Vészhelyzeten innen és túl – számvitel a járvány után

Bár a koronavírus-járvánnyal összefüggésben nem történt módosítás a számviteli törvényben, annak szabályai közül sokat érdemes – bármilyen – válsághelyzetben át- és újragondolniuk a vállalkozóknak.

A vállalkozások többsége már nem a túlélésért harcol, hanem helyzete stabilizálásán dolgozik, illetve már újraindította működését, de legalábbis tervezi azt. Akármelyik szakaszában is jár e folyamatnak a vállalkozás, az biztos, hogy a „romok eltakarításával” érdemes kezdenie a dolgot. Ehhez a számviteli törvényben is találunk lehetőségeket.

A járványügyi vészhelyzet alatt a vállalkozások vezetői a cégük fizetőképességének megőrzésére törekedtek – helyesen -, akár „mindenáron”is. Így számos vállalkozás részmunkaidőt vezetett be, esetleg „kényszerszabadságra” küldte a dolgozóit, de olyan is akadt, aki a béren kívüli juttatásokat áldozta be erre az évre, vagy legalábbis az eredetileg tervezettnél később fizeti ki ezeket.

Voltak, akik a munkavállalóik képzésére szánt pénzből faragtak le, voltak, akik az egyébként időszerű fejlesztések elodázásáról döntöttek, vagy megkurtították a marketing büdzsét.

Bár ez utóbbinak ismert gurui ezt egészen biztosan nem javasolnák („válságban kell leginkább, hogy vevőid hallják a hangodat” felkiáltással), de a többi területen is „visszanyal a fagyi”, ha a társaság túlságosan is meghúzza a nadrágszíjat. De a válság az válság, és sokaknak lehet most „aha” élménye.

Például azért, mert rádöbbennek, az a kis kellemetlen figura, aki a - tulajdonos szerint nem kevés pénzért – szekál mindenkit információkért (könyvelőt, pénzügyest, és amúgy tényleg mindenkit), pattog a költségek miatt, sőt az „üzleti célú utak” címszó alatt megjelenő számlák láttán sokszor könnyeivel látszik küszködni, szóval a kontroller „kellene egy válságforgatókönyv” javaslatát mégiscsak meg kellett volna fogadni. Igaz, ezt akkor mondta, amikor nem is volt válság…
Persze a cég (és tulajdonosai) zsebében kotorászó belsős „macerátor” nélkül is érezheti úgy egy vállalkozó, itt lenne az ideje optimalizálni számviteles módon is a helyzetet.

Az alábbiakban ehhez adunk néhány ötletet.

Akár letétbe helyezte már a vállalkozás a mérlegbeszámolóját, akár – élve a szeptember 30-ig meghosszabbított határidővel - még csak ezután fogja, jól teszik a tulajdonosok, ha friss szemmel néznek a mérlegre és az eredménykimutatásra.

E dokumentumokból is meríthetnek tippeket a cég pénzügyi helyzetének javítására.

Azok, akik tanultak valaha számvitelt, bizonyára emlékeznek a mérleghez fűzött magyarázatra, miszerint ez azt mutatja meg, hogy mink van (eszközök) és miből származik (források). Jelen esetben azt kell megvizsgálnunk, hogy mit kezdhet a vállalkozás azzal a vagyonnal, amivel rendelkezik.

Kezdjük a befektetett eszközökkel!

Mindegyiknek helye van ebben a kategóriában, esetleg ildomos lenne már átsorolni egyiket-másikat a forgóeszközök közé? Esetleg megérettek a selejtezésre? A tökéletes állapotban lévő eszközeink között akad olyan, amelyet nem használunk a tevékenységünkhöz, vagy érdemesebb lenne inkább bérelt eszközökkel dolgoznunk (azaz el is adhatnánk a meglévő gépet, berendezést, autót)? Az egyébként szükséges tárgyi eszközök esetében is megfontolandó alternatíva lehet a visszlízing.

A korábban már elhatározott beruházásokra a sok szempontból megváltozott helyzetünkben is szükségünk van? Elodázható a fejlesztés a cég működőképességének veszélyeztetése nélkül, vagy növeljük a bajt, ha tovább várunk vele?
Ha a vállalat tevékenységével együtt jár, hogy készleteket tart, van-e átmenetileg felesleges, vagy (például tevékenység vagy technológia váltása miatt) véglegesen szükségtelenné vált, de piacképes anyag, áru?

A készletezési- és raktározási költségek is viszik a pénzt, és az idő múlásával azok a készletek is eladhatatlanná válhatnak, amelyekre most még más vállalkozás boldogan lecsapna, ha vásárlása felkínálnánk. (Ami nekünk már csak lom, kacat, másnak még kincs lehet!)

Ha olyan anyagot, terméket, árut is őrizgetünk a raktár legporosabb sarkában, amely már tényleg senkinek sem kell pénzért, de még eredeti rendeltetésük szerint használhatóak, vegyük fontolóra az eladományozásukat. Bevételünk ugyan ebből – közvetlenül legalábbis- nem származik, de legalább a raktári költségekből faragtunk egy keveset.
Közben pedig gondolkodjunk el rajta, mit is jelent a mostani, és a későbbiekre tervezett helyzetben az optimális készletszint fogalma.

Az is nagyon fontos minden vállalkozás számára, hogy megőrizze vevőkörét, sőt lehetőség szerint még bővítse is azt. (Persze ez sem feltétlenül mennyiségi kérdés, adott esetben lehetnek olyan ügyfeleink, akiktől jobb, ha megválunk.)
A legfontosabb vevőink eddigi megrendeléseit elemezve, dönthetünk arról, van-e olyan termékünk, szolgáltatásunk, amelyet a továbbiakban nem kellene kínálnunk, hiszen stratégiai partnereink nem, vagy csak nagyon ritkán rendelik ezeket.

A vevők 20%-a hozza egy vállalkozás bevételének 80%-át. Ha van marketing-, illetve üzleti tanácsadód, ő már biztosan mondta ezt. Persze nem ő találta ki, ez a Pareto-elv, amely egy olasz közgazdászról kapta a nevét.
Vilfredo Pareto figyelte meg, hogy a megtermelt javak a lakosság csupán 20%-ához kerülnek. Ennek igazságos voltán most nem tűnődünk el, mert számunkra most az a lényeg, hogy az élet sok más területére – köztük az üzleti világra – is érvényes.

A vevők 20%-a hozza tehát egy vállalkozás bevételének 80%-át, és a bevétel 80%-át a termékek 20%-a adja.
Legfőbb ideje tehát – ha eddig nem is próbálkoztunk ezzel – megkeresnünk a vevőink és a termékeink között azt a bizonyos 20%-ot és arra összpontosítanunk a továbbiakban.

Érdemes a szitán így fennmaradt vevőinket megkérdezni arra, mire lenne még igényük, milyen fejlesztéseket látnának indokoltnak termékeinkben, szolgáltatásainkban.

Étteremtulajdonosokként – például – ráébredhetünk arra, hogy ezentúl sokkal kisebb üzlethelyiséggel és jóval nagyobb házhoz szállító láncolattal sokkal jobban boldogulunk majd.  Ha már górcső alá vettük vevőinket, azt is érdemes megvizsgálnunk, milyen fizetési morállal bírnak üzleti partnereink: nem biztos, hogy érdemes magánbankjukként folyvást hónapokon át hiteleznünk számukra, mérgelődve ki nem fizetett számláik miatt.

A cégünk követeléskezelési folyamatát általában is érdemes átgondolnunk. Milyen fizetési határidőkkel számlázunk partnereinknek, és indokolt lenne- e ezen változtatnunk?

(Ne feledkezzünk meg arról, hogy a még behajtható követelések is értékesíthetőek, egy átgondolt faktoring ügylet is időben helyre billentheti a pénzügyi helyzetünket.)

Minden vállalkozásnak akad olyan szállítója, akit (eddig) nem zárt szívébe szőrős szívűsége miatt, hiszen már átlagosnak mondható nagyságrendű megrendelésekor is előleget, sőt, adott esetben banki garanciát követel.

Célszerű most erre a partnerünkre inkább „tanítóként” gondolnunk, átgondolva, hogy üzleti kockázat-kezelési megoldásaiból mit ültethetnénk saját cégünk gyakorlatába. E lépéssel sor kerülhet a fizetési határidők, feltételek újratárgyalására, mind vevőinket, mind szállítóinkat érintően. Ehhez sok segítséget adhat számviteli rendszerünk: a lejárt határidejű követeléseink kiegyenlítésére mióta várunk, mely partnereinkhez köthetőek a leginkább „rázós” tételek, szállítóinktól kapott fizetési határidőink milyen viszonyban állnak a vevőinknek adottakkal, sikerült-e pénzügyi összhangot teremtenünk követeléseink beérkezte és kötelezettségeink esedékessége között?

A szállítóinkra fontos termelési tényezőként is érdemes tekintenünk, a követeléseink és kötelezettségeink kívánatos egyensúlyán túl, gondoljunk arra is, beszállítói láncolatunk mely tagjai nélkül vagyunk képtelenek cégünk működését biztosítani.

Ha ezt eldöntöttük, akkor e partnereinket helyezzük a „kifizetési sorrend” című listánk élére. A válsághelyzet rávilágított arra, mennyire törékenyek is az országhatárokon átívelő, hosszabb ellátási láncok. Célszerű körülnéznünk tehát a piacon, hátha találunk az eddigieknél hozzánk földrajzilag közelebb működő, megfelelő minőségben gyártó vállalkozásokat.
E körben indokolt lehet a cég hitel- és kölcsönszerződéseinek újratárgyalása is, kérve például a futamidő meghosszabbítását.

A számviteli adataink elemzése és a cash-flow előrejelzés rendszeres elkészítése hasznos segítőnk lehet vállalkozásunk kívánatos pénzügyi helyzetének megteremtéséhez. Ehhez megfontolandó megoldás – vállalatcsoportok esetében – a cash pool számla bevezetése is.

Maradva még mindig a likviditás fontos kérdésénél, az is előfordulhat, hogy egy vállalkozás nem szívesen vonna be idegen forrásokat pénzügyi helyzete rendezésére, például azért, mert amúgy sem mutat jó képet az idegen és saját tőke aránya a mérlegükben, vagy túlságosan sokba kerülne az adott kölcsön, hitel. Igaz, nem minden cégtulajdonos van olyan szerencsés helyzetben, hogy bármikor és bármilyen összegben képes saját pénzéből tőkeinjekcióhoz juttatni a vállalkozását. Ilyen esetben kívülről kell érkeznie a pénznek, de a lehetséges alternatívákat – milyen költségekkel és milyen hosszan, milyen nagyságrendben adósodik el a cég – gondosan kell mérlegelni.

Az idegen és a saját tőke arányát egyébként is, és hosszabb távon érdemes elemezni.

Az adózás előtti eredményt – és ezen keresztül az adóterheket – közvetlenül befolyásolja a céltartalékok képzése, az időbeli elhatárolások alkalmazása. Ez utóbbiak klasszikusai a bérlet- és előfizetési díjak – akár kapjuk, akár mi fizetjük őket.

Ne felejtsük el, hogy az időbeli elhatárolások nem az adóoptimalizálás kreatív eszközei! Csak az olyan gazdasági események hatásait megengedett elhatárolni, amelyek két vagy több üzleti évet érintenek. Ezeket az adott időszak bevételei és költségei között, olyan arányban kell elszámolni, ahogy az, az alapul szolgáló időszak és az elszámolási időszak között megoszlik.

A csak egy üzleti év bevételeit, költségeit jelentő tételeket akkor sem lehet időbeli elhatárolással ki- vagy bevonni az adózás előtti eredménybe, ha jelentős összegről van szó, és az eredménykimutatásunk szebb lenne velük, vagy éppenséggel nélkülük.

A céltartalékok kapcsán – különös figyelemmel a koronavírus-járvány gazdasági következményeire – fontos, hogy a megfelelően dokumentált jövőbeli kötelezettségekre (például elmaradó beruházások miatt felmerülő, a szokásosnál számottevően magasabb karbantartási költségek, tartós bevétel-elmaradás esetén leépítések miatti végkielégítések) céltartalékot képezhet a társaság.

A koronavírus-járvány időszakában nyert tapasztalataink alapján a cég számviteli politikájának átírása, kiegészítése is indokolt lehet – erről egy következő cikkemben lesz majd szó.