Utálok könyvelni! Miért tart négy hónapig a zárás?!

Cikkem címét egy könyvelő blogbejegyzéséből kölcsönöztem, amelynek egyebekben semmi köze sem volt a számvitelhez. De tényleg, miért tart ez a munka hónapokig?

A szóban forgó bejegyzés rögtön két fontos dolgot is tanít azoknak, akik számára a könyvelő olyasféle csodabogár, mint az éneklő kutya vagy a számoló medve a cirkuszban.
Írásában kolléganőnk képzőművészetről, irodalomról, mindenféle kreativitást igénylő és számára kikapcsolódást, feltöltődést jelentő dologról mesélt (a „kreatív könyvvitel” természetesen nem szerepelt a sorban). Ez egyrészt jelzi, hogy minden ellenkező híreszteléssel szemben a könyvelők korántsem olyan „kockák”, mint azt mások gondolják róluk, másrészt mutatja, hogy mint minden szakmát, lehet időnként nagyon-nagyon utálni! Mondjuk a mérleg készítésének idegtépő időszakában – legyen bármilyen elhivatott is a számvitel leánya (fia).

De térjünk vissza az eredeti – a szóban forgó bejegyzésben csak mellékesen odavetett – panaszra: miért is tart az előző év zárása hónapokig, általában a beszámoló benyújtására előírt dátumig?

Van annak hatása a mérlegre, ha a fordulónaphoz viszonylag közeli időponttal zárul ez az időszak? Lehet ezzel – törvényes keretek közt persze, de – trükközni?

Először is azt kell tisztáznunk, mit - ideértve az e körbe tartozó feladatokat is - értünk a mérlegkészítés időszakán, és milyen szabályok vonatkoznak erre!

Mint fogalmat, a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (Szt.) 3. § (6) bekezdésének 1. pontja értelmezi, mely szerint a mérlegkészítés időpontja, „a mérleg egyes tételeihez kapcsolódóan meghatározott azon – az üzleti év mérlegfordulónapját követő – időpont, amely időpontig a megbízható és valós vagyoni helyzet bemutatásához szükséges értékelési feladatokat el lehet, és el kell végezni.”

A jogalkotó tehát a végcél meghatározásával, de a vállalkozások tulajdonosainak, vezetőségének belátására, döntésére bízta a mérlegkészítése időpontjának – és ezzel együtt a fordulónaptól a beszámoló elkészítéséhez szükséges időtartam –kijelölését.

Persze, azért egy korlátot, a beszámoló benyújtására előírt határidőt azért rögzít a törvény,
Így a beszámolót összeállító könyvelő nem várhat bármeddig azokra az információkra, számlákra, bizonylatokra, amelyek még a tárgyévet érinthetik. Ugyanis a beszámolót a mérlegfordulónapot követő 150 napon belül nyilvánosságra kell hozni, és letétbe kell helyezni, s ezt megelőzően a gazdasági társaság legfőbb szerve elé kell terjeszteni jóváhagyás céljából.
Ráadásul véleményének kialakításához, a szükséges jelentés összeállításához a könyvvizsgálónak is időre van szüksége, így a könyvvizsgálatra kötelezett vállalkozásoknál erre is tekintettel kell lenni az időszak behatárolásakor – amit a vállalkozásnak számviteli politikájában is le kell írnia, azzal a végső időponttal egyetemben, amíg a lezárandó évet érintő információkat még hajlandó, illetve képes figyelembe venni.

A mérlegkészítés időszakaként megjelölt időnek tehát elégségesnek kell lennie arra, hogy a vállalkozás mérlegbeszámolója valós képet adjon annak vagyoni és pénzügyi helyzetéről.
Egy kis létszámú, kevés bizonylatot „termelő”, csekély forgalmat bonyolító cég számára nyilván rövidebb idő alatt teljesíthető ez a feladat, mint egy mindenféle szempontból nagyobb cégnél.
Az, hogy mennyi idő szükséges ezen elvárásnak megfelelő beszámoló elkészítéséhez, az sok mindentől függ. Csak néhányat kiemelve az ezt befolyásoló körülmények sorából:

- a cég eszközeinek és forrásainak szerkezetétől, amely jelentősen befolyásolja az értékelésükhöz szükséges időtartamot, vagy

- az üzleti partnerek adatküldésének – különösen a folyószámla egyenlegközlők visszaérkezésének – gyorsaságától, a bizonylatok minőségétől (vissza kell-e esetleg küldeni az indokolt korrekciókat kérve), szükséges- egyes bizonylatok pótlása, az adatok egyeztetése: ezek mind-mind időigényes feladatok.

Ráadásul a könyvelőnek nem „csak” a beszámoló összeállítása a feladata, hanem a már folyamatban lévő év eseményeinek könyvelése, az adótörvényekben meghatározott követelmények teljesítése is.

Az már csak hab a tortán, ha a cégnek anyavállalata is van, mert az is kijelölhet e tárgyban feladatokat, szempontjait tekintetbe kell venni, sőt a beszámolók konszolidálása sem a kávészünetet színesítő kis „semmiség”.

Ettől függetlenül, a számviteli alapelveket a beszámoló elkészítése, összeállítása során be kell tartani!
Így például a teljesség elvének érvényesítése megköveteli, hogy az adott üzleti év valamennyi gazdasági eseménye szerepeljen a beszámolóban még akkor is, ha azt csak a mérleg fordulónapja után ismerte meg a vállalkozás.
A megbízható és valós összkép követelménye pedig azt a jogalkotói elvárást jelenti, hogy megtörténjék mindazon gazdasági események bemutatása, amelyek az eszközök és a források értékének alakulására befolyással bírnak.

Maradva a tortás hasonlatnál, a tejszínhabot fűszerező mazsola, hogy a fenti elvárást adott esetben a kapcsolódó bizonylat hiányában is teljesíteni kell, egyéb módon (más, rendelkezésre álló dokumentum, gazdasági számítások) szerzett adatok figyelembevételével.
Arra az esetre és számviteli kezelésére, ha a bizonylat nem érkezett meg – mondjuk a vásárolt készlet már a raktárban van, de a számlát még nem kapta meg a cég -, az Szt. 47.§. (9) bekezdése ad iránymutatást.

Ebből is látszik, hogy a számviteli törvény komolyan gondolja a dolgot: a teljesség elve alkalmazásának kiemelt jelentősége van, és így komoly hatással bír a mérlegkészítés időpontjának meghatározására is.

A teljesség elve egyébként egy komoly, tartalmi alapelv a beszámoló és a könyvvezetés szempontjából, melynek megvalósítása időigényes.

Emellett érvényesülnie kell a következetesség számviteli alapelvének is, amely szerint az állandóságot és az összehasonlíthatóságot biztosítani kell, így is segítve az összemérés elve követelményeinek teljesülését is.

A számviteli politika, vagyis a cég saját szabályainak összegzése is ezt célozza, azok következetes alkalmazása garanciája a számviteli szempontból kívánt állandóságnak.

A mérlegkészítés időpontját tehát a vállalkozás határozza meg, - a saját működésében szerepet játszó tényezők, szempontok figyelembevételével, - és a számviteli politikájában rögzíti.

(Abban az esetben, ha a társaság konszolidációba bevont vállalkozásnak minősül, úgy az összevont beszámoló összeállításának szempontjait a számviteli politikájában is figyelembe kell vennie.)

A mérlegkészítés időpontja lehet egyetlen időpont, de az is megengedett, hogy egyes eszköz- vagy forráscsoportokra vonatkozóan más (lehetőség szerint persze egymáshoz közeli) időpontot határozzanak meg az értékelésüket befolyásoló sajátosságok figyelembevétele miatt.

Ez egyben azt is jelenti – visszaidézve a fentebb már vázoltakat-, hogy a mérlegkészítés időpontja a mérleg egyes tételeihez kapcsolódóan meghatározott azon - az üzleti év mérleg-fordulónapját követő - időpont, amely időpontig a megbízható és valós vagyoni helyzet bemutatásához szükséges értékelési feladatokat el lehet és el kell végezni.

Ezt a megoldást is be kell mutatni a számviteli politikában, valamint a kiegészítő mellékletben is, és persze következetesen be is kell tartani.

Ez nagyon fontos!

Hiszen a tárgyévi eredmény számítása során a beszámoló készítőjének figyelembe kell vennie azokat az eseményeket is, amelyek a tárgyévre vonatkoznak, de csak a mérleg fordulónapja és a mérlegkészítés időpontja között váltak ismertté. Az ily módon feltárt kockázatokat és előrelátható veszteségeket az értékvesztés elszámolásával, illetve céltartalék képzésével kell eredményt befolyásoló tényezőként érvényesíteni.

(Ez persze csábítana némi trükközésre az adózás előtti eredménnyel, de nem érdemes egyetlen év kívánatos eredménye miatt változtatni a mérlegkészítés időpontján, mert azt nem lehet minden ütre-bütre újra módosítani.)

A mérlegkészítés időszakában feladhatja a leckét például az alvállalkozói munkák szerződés szerinti teljesítésként való elfogadása, illetve ennek vitatása is.

Lássunk erre egy példát is!

A Kőmíves Kelemen Kft - vállalkozási szerződés keretében - ingatlan felújítási munkát végzett, melyről a megrendelő a 2017. évi számlájukat befogadta és kifizette.

Ugyanakkor a Kft a fenti munkákkal összefüggésben, az egyik alvállalkozója által elvégzett munkát minőségi kifogás miatt nem ismeri el, számláját (15 M Ft) nem fogadja be.
Lényeges, hogy külső szakértő a minőségi kifogást megalapozottnak találta. Az alvállalkozó a kijavításra azonban nem volt hajlandó. A Kőmíves Kelemen Kft ezért 2018-ban a javítást külső céggel elvégezteti, várhatóan 8-9 M Ft-ért. Az alvállalkozó korábban 7 M Ft előleget kapott. Elszámolhatja-e a Kőmíves Kelemen Kft a 2018. évben elvégzett és számlázott javítás értékét 2017. évi költségként, ha az a mérlegkészítésig elkészül?
Az alvállalkozói szerződés értékéből levonva a számla alapján elszámolt javítás összegét, a különbözetet - számla hiányában - elszámolhatják-e 2017. évi alvállalkozói teljesítésként?

Nos, nem számolhatják el, sem költségként, sem alvállalkozói teljesítményként!

A társaság ugyanis olyan teljesítményt is számlázott a megrendelő felé 2017-ben, amelyet az alvállalkozó - a Kft szerint - nem végzett el szerződésszerűen.

A ténylegesen el nem végzett munka számlázásával a társaság is, a számla befogadásával (kifizetésével) a megrendelő is megsértette a bizonylati elv és a bizonylati fegyelem követelményét, mivel olyan munkákat is számláztak, amelyet az alvállalkozó még nem végzett el.

Ezért a megrendelő felé kibocsátott számlát a Kft-nek helyesbítenie, és az árbevételként elszámolt összeget ennek alapján csökkentenie kell.

Amikor az említett „külső cég” elvégzi a javítási munkákat, számláz, és a Kőmíves Kelemen Kft a számlát az alvállalkozó teljesítményeként befogadja 2018-ban, akkor kell kibocsátania a számlát a megrendelő felé a különbözetről, és 2018-ban árbevételként elszámolnia.
Amennyiben az eredeti alvállalkozó által elvégzett munkát a 7 M Ft összegű előleg értékében műszakilag el lehet fogadtatni, akkor az alvállalkozónak az elutasított (illetve be sem fogadott) számla helyett ki kell bocsátania a számlát a 2017. évi teljesítményéről, és ha ez a számla a Kőmíves Kelemen Kft-hoz a mérlegkészítés időpontja előtt megérkezik, akkor azt 2017. évi alvállalkozói teljesítményként könyvelhetik. Elfogadott alvállalkozói számla hiányában azonban alvállalkozói teljesítményt sem 2017-re, sem 2018-ra nem lehet elszámolni.

Fentiek tanúságait persze a 2017. évi beszámolóban már nem kamatoztathatják a vállalkozások, de beszámoló-készítési időszak lesz jövőre is!

Az sem kizárt – kívánt folytonosság ide vagy oda-, hogy a társaság működésében olyan jelentőségű változás történik, amely miatt a mérlegkészítés időpontjának megváltoztatása indokolt.

Természetesen erre van mód, de ilyenkor a kiegészítő mellékletében be kell mutatnia a cégnek, hogy a változtatás egyik évről a másikra, milyen különbségeket eredményez, és mi volt az indoka a módosításnak.

A mérlegkészítés időpontja tehát egy kiemelt, végső határidő abban a tekintetben, hogy eddig az időpontig veszi figyelembe a vállalkozás a mérleg fordulónapja után bekövetkezett - de még a tárgyévet érintő - gazdasági események, kapott információk hatásait a beszámolóban.

E dátumot követően megismert események már nem vehetők figyelembe.