Új szabályozás a számla és a nyugta adóigazgatási azonosításáról
Új, számlázással és nyugtakibocsátással kapcsolatos NGM-rendelet jelent meg 2014. június 30-án a Magyar Közlönyben. A 23/2014. (VI. 30.) rendelet július 1-jén lépett hatályba, egyes rendelkezéseit viszont csak 2014. október 1-jétől kell csak alkalmazni. Ezzel egyidejűleg a számlázással és nyugtakibocsátással kapcsolatos 24/1995. (XI. 22.) PM-rendelet hatályát veszti.
Legfontosabb változás, hogy 2014. október 1-jétől a vállalkozásoknak be kell jelenteniük az adóhatóság felé a számlakibocsátáshoz alkalmazott számlázási programjukat.
Ennek értelmében az adóalany köteles az általa használt számlázóprogram
a) nevét, azonosítóját;
b) fejlesztőjének nevét, és – ha van – adószámát;
c) értékesítőjének, rendelkezésre bocsátójának nevét, adószámát;
d) beszerzésének, használata megkezdésének vagy – saját fejlesztésű program használata esetén – a rendeltetésszerű használatbavételének időpontját.
A d) pont szerinti időpontot követő 30 napon belül az adóhatósághoz, az erre a célra rendszeresített nyomtatványon bejelenteni.
Emellett az adóalany köteles a használatból kivont program adatait, továbbá a használatból történő kivonásának időpontját is bejelenteni az adóhatóság számára.
A rendelet egy másik új eleme, hogy az online számlázási rendszert használó adóalanyoknak is bejelentési kötelezettségük van, mely adatok a következők:
* Az online számlázó rendszer neve és elérhetősége
* Az online számlázási szolgáltatást nyújtó neve és adószáma
* Az online számlázási szolgáltatás igénybevételének kezdő időpontja
Az online számlázási program használatának befejezésekor a fentieken felül még az online számlázási szolgáltatás igénybevétele befejezésének időpontját is be kell jelenteniük a változást követő 30 napon belül.
A bejelentéseket egy külön erre a célra rendszeresített nyomtatványon kell megtenni, méghozzá 30 napon belül. Az első bejelentést elegendő 2014. november 15-ig megtenni, azaz a jogszabály bevezetésére tekintettel a jogalkotó további 15 napot biztosított az adózóknak.
A számlázási programhoz a fejlesztőnek továbbra is dokumentációt kell készíteniük, amit a felhasználók rendelkezésére is kell bocsátaniuk. A számlázási program nem rendelkezhet olyan funkciókkal, amelyek nem szerepelnek a program dokumentációjában. Ez azt is jelenti, hogy amennyiben a program funkciói megváltoznak, akkor a dokumentációt is frissíteni kell. A felhasználónak a program dokumentációját meg kell őriznie, méghozzá az ezen számlázóprogrammal kibocsátott számlákban áthárított adó megállapításához való jog elévüléséig. Ez vonatkozik a program valamennyi kiegészítésére, illetve módosítására is. Az adóalany ezen megőrzési kötelezettségének elektronikusan is eleget tehet.
A rendelet struktúrája
Az új számlázási NGM-rendelet szerkezeti változtatásokat is behoz, amelyek az előírások könnyebb megértését segítik elő.
A rendelet a következő bizonylatkibocsátási módokra tér ki:
a) a nyomtatvány felhasználásával kibocsátott nyugtára és számlára (ez az ún. „kézi számlázás”),
b) a számlázóprogrammal előállított számlára, és
c) a számítógéppel előállított nyugtára.
A számla, illetve nyugta megjelenési formája lehet:
* papíralapú és
* elektronikus formában megőrzött.
Ez utóbbi fogalom két esetet takar:
* olyan bizonylatot, amely eleve elektronikusan lett kibocsátva, valamint
* olyan papíralapú bizonylatot, amely digitalizálásra került.
Digitális archiválás: nincs változás
A rendelet szerint a digitalizálásra továbbra is a papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól szóló 13/2005. (X. 27.) IHM-rendelet előírásait kell alkalmazni.
Nem változott a digitális archiválásra vonatkozó szabályozás sem. Eszerint továbbra is alkalmazni kell a digitális archiválás szabályairól szóló 114/2007. (XII. 29.) GKM-rendelet rendelkezéseit, miszerint a digitális archiválás csak legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással, vagy külön akkreditációhoz kötött ún. zárt rendszer útján lehetséges. Tapasztalatunk szerint e két eljárás gyakorlati nehézségekbe ütközik, mivel a rendelet szó szerinti értelmezéséből az is következik, hogy abban az esetben, amikor a beszerző kap egy pdf-formátumú számlát elektronikus aláírás és időbélyegző nélkül (mely egyébként megfelel az áfatörvény elektronikus számlákkal szemben támasztott követelményeinek), akkor az adójogszabályok által előírt megőrzési kötelezettség teljesítéséhez továbbra is szükséges a dokumentumhoz rendelt elektronikus aláírás és időbélyegző alkalmazása.
Nem változott a folyamatos sorszámozottságra vonatkozó előírás, valamint az a követelmény sem, miszerint a számlázóprogramnak az adóalany nem magyarországi adószámán történő számla kibocsátásához a belfölditől elkülönített sorszámtartományt kell biztosítania.