Számvitel a gyakorlatban – tippek kezdő és leendő könyvelőknek (1.)

Más az iskola, és más az élet, mondogatta gyakran egykori tanárnőm. A könyvvitelt tanulók a megmondhatói, ez mennyire igaz. A számvitelből jelesre vizsgázók is számos problémával kerülnek szembe „élesben”, azaz a gyakorlati munka során.

Mielőtt konkrét könyvelési dilemmákkal egyáltalán találkozhatna a pályakezdő, rögtön itt az „egyáltalán, hogyan is kezdjünk hozzá” probléma, azaz a könyvviteli program megismerése és használatba vétele.

Két-három évtizede még – és ez ugyan egy ember életében hosszú idő, de egy évszázadokra visszatekintő szakma történetében röpke pillanat – a könyvelési feladatok javát egyszerű ügyviteli gépekkel támogatva ugyan, de javarészt manuális nyilvántartások vezetésével végezték a könyvelők. Az oktatásban igyekeztek megismertetni a technikát, de ehhez egyrészt jellemzően nem volt elég gép, másrészt, ami volt az is idejét múlt volt már akkor is, ráadásul nem is mindig működtek rendesen (ez saját, ’80-as évekbeli tapasztalat).

Azóta a számítógépek rengeteget fejlődtek és fejlődnek folyamatosan, nem is beszélve a szoftverfejlesztőkről.
A mai számviteli programok „hét nyelven beszélnek” (némelyik tényleg, szó szerint), az év közbeni könyvelési feladatok elvégzésén túl még a beszámolót is elkészítik, és emellett annyi minden más feladatot is megoldanak, amikről a könyvelők mai derékhada még álmodni sem mert egykoron.

A széles választék öröm a felhasználók számára, de egyben a bőség zavarával is szembesülnek: nem könnyű a döntés, melyik programot válasszuk.

Kell egy szoftver!

Kiindulópontunk az – mint más természetű szoftverek esetében is -, hogy mire, milyen elvárásokkal szeretnénk használni a szoftvert, vannak-e választásunkban korlátozó tényezők.

Amennyiben a nagyobb cégek számára végezzük a könyvelést – akár külsősként is -, úgy általában az ügyfél saját szoftverével kell dolgoznunk. Ezek jellemzően egy összetett vállalatirányítási rendszer részei, azaz a könyvelés itt csupán egy eleme a programnak. Ennek előnye az, hogy az érintett vállalkozás konkrét igényeit, kéréseit figyelembe véve, a szoftvert fejlesztő cég (tanácsadó óradíj díjazásért) „testre szabja” a szoftvert. (Ez egyben azt is jelenti, hogy megfelelő szakmai támogatásra, technikai háttérre számíthatunk a szoftveres cég részéről.)
Abban az esetben, ha az ügyfelünknek vannak a szoftver kiválasztását érintő kérései – mondjuk, tervezi, hogy további ügyviteli modult is csatlakoztat hozzá, esetleg az anyavállalatánál, más érdekeltségénél is egy adott programot használnak -, akkor e kikötések korlátozzák a választási lehetőségeinket.

Ha magunk dönthetünk a kérdésben, akkor célszerű listát készítenünk arról mi az a funkció, amelyekre mindenképpen szükségünk van, és mi az, ami jó, ha van. Gondoljunk arra is, hogy ha a szoftvernek vannak olyan funkciói, amelyekről úgy gondoljuk, most nincs rá szükségünk, vagy számunkra idegenek, attól még később, vagy ha megismerjük ezeket, akkor hasznosak lehetnek és könnyíthetnek a munkánkon. Ráadásul a piac változik, így számoljunk az esetleges jövőbeni igényekkel is.
A megfelelő program kiválasztásánál az alábbi szempontokat vegyük fontolóra:

- Mire fogjuk használni, kizárólag főkönyvi nyilvántartás vezetésére?
- Kik dolgoznak majd a programmal? Alkalmazottunk vagy alvállalkozónk is használja majd?
- Milyen szintű számítástechnikai ismereteink vannak nekünk, és/vagy az adatrögzítést végző munkatársunknak? Képes lesz/leszünk működtetni az adott szoftvert?
- Milyen bizonylatokat kell előállítanunk a szoftverrel? Az általában szükségeseket- főkönyvi kivonat, könyvelési naplók, főkönyvi kartonok, áfa analitikák, stb.-, vagy ügyfelünknek vannak különleges igényei, mint mondjuk pénztá

rbizonylatok, havi riportok, jelentések, vezetői számvitel információi?
- A nem számviteli szakember számára (pl. ügyvezető, tulajdonos) is értelmezhető a főkönyvi kivonat, vagy az egyéb listák (például vevő korosító lista)?
- Vannak a munkát gyorsító és könnyítő funkciói, mint például automatikus kontírozás?
- Ki fogja végezni a bérszámfejtést? Van-e a programnak bérszámfejtő modulja, hogy mi magunk lássuk el ezt a feladatot, vagy ha nincs, akkor legalább képes arra, hogy külső adatokat fogadjon, importáljon más rendszerből?
- Van a programnak hálózatos változata, illetve vásárolhatunk-e később hozzá más modulokat, ha jelenleg még nincs is rá szükségünk, vagy nincs rá pénzünk?

Szoftver van, de még soha nem könyveltem

Sok szoftverfejlesztő cég elkészítette számviteli programjainak diákok részére, oktatási célokat szolgáló változatát is, és örömmel adják át azt – jelképes használati díjért cserébe, vagy akár ingyenesen is – a jövő szakembereit képző intézményeknek.

Bár téves lenne az a megállapodás a számviteli szoftvereket illetően, hogy aki egyet ismer, az mindet ismeri, de az kétségtelen, hogy sok közös pontot találunk ezekben. Kézenfekvően természetesen magát a kettős könyvvitel logikáját mindnek követnie kell, és a könyvelt vállalkozás e tekintetben szükséges adatainak köre is többé-kevésbé azonos mozgásteret biztosít.

A későbbiekben a gyakorlati munka során különösen fontos területek – így többek között a pénzkezeléssel, a tárgyi eszközökkel kapcsolatos – tételek könyvelését, bizonylatolását esettanulmányokon keresztül is megvizsgáljuk, és azt is megnézzük, miként kell kezelni ezeket egy könyvelési programban. Ennek szemléltetéséhez két kedvenc, oktatási célokra is remek szoftveremet hívjuk segítségül (természetesen fejlesztőik engedélyével): a Makrodigit Kft könyvviteli programját, illetve az In mid Air ERP Kft által kifejlesztett IMA Könyvelési rendszert.

Mielőtt a tényleges könyvelésbe belekezdenénk, használjuk bármelyik, a céljainknak, a vállalkozásunknak megfelelő szoftvert, az biztos, hogy fel kell vinnünk az érintett cég (ek) alapadatait, és más, az ún. törzsadatok körébe tartozó információkat is.

A számítógépes adatfeldolgozás során alapvetően kétféle adatállománnyal dolgozunk, ezek a
- törzsadatok, illetve
- forgalmi adatok.

A törzsadatok – ahogyan az elnevezés is sejteti – a könyvelés során nem változnak, a könyvelt tételek mennyiségétől, a forgalom összegszerűségétől független, állandó (illetve jellemzően csak ritkán változó) adatok, amelyeket éppen ezért célszerű tárolni.
Ilyenek például az ún. munkaszámok – ezek teszik lehetővé a vállalkozás bevételeinek, ráfordításainak a cégvezetés igénye szerinti kimutatását -, de a rendszeres vevők neve, címe, adószáma is a törzsadatok körébe tartozik. A könyvelési programok többsége megengedi, hogy ezeket az adatokat könyvelés közben is felvigyük, de okosabb előre rögzíteni, lementeni az ilyen és ehhez hasonló információkat, hogy az adatrögzítés során csak előhívhassuk őket, amikor szükség van rájuk.
A törzsadatokon belül különbséget kell tennünk a könyvelést közvetlenül meghatározók és az ezt csak kiegészítő, kiszolgáló adatokat.
Könnyen belátható, hogy a könyvelt vállalkozás számlatükre a könyvelést közvetlenül befolyásoló adatállomány.
A számviteli szoftverek jellemzően tartalmaznak egy alap számlatükröt, amely kiegészíthető, bővíthető: a számlák alszámlákra bonthatóak, illetve felvehetőek új, az alap számlatükörben nem szereplő főkönyvi számlák is (például a 0. számlaosztály számlái).
Ha a szoftvert könyvelőirodai keretek közt működtetjük, és így több ügyfél könyvelését végezzük ugyanazon programmal, akkor is érdemes a számlatükröt minden egyes ügyfél körülményeit, tevékenységét, tulajdonosainak információigényét figyelembe véve kialakítani, úgymond „testre szabni”: az ezzel járó időráfordítás később sokszorosan visszatérül, mert nem lesz szükség az adatok ilyen-olyan szempontok szerinti kigyűjtögetésére a változatlanul hagyott, vagy éppen minden ügyfélre nézve azonosan módosított számlatükör számláiból.
Az, hogy mondjuk a vevőnk, szállítónk cégét miként nevezik, vagy hol van a székhelye, milyen adószámot kapott, a könyvelést, a forgalmi adatokat nem befolyásolja, de – különösen azon partnerek esetében, melyekkel a vállalkozás rendszeres üzleti kapcsolatban áll – tanácsos a törzsadatok közt (Ügyféltörzs) ezeket is lementeni, hogy könyvelés közben egy kattintással elérhetőek legyenek, mondjuk a vevők és szállítók nyilvántartása számára szükséges adatok.
Egyes programok kérik az adott partnerhez kapcsolódó főkönyvi számlát is, például 311. vagy 4541.
Amennyiben a vállalkozásnak kezelhető létszámú – ez ebben a vonatkozásban egy maximum 15-20 partnert jelent a vevők, illetve a szállítók között -, akkor megfontolandó a számlák alszámlákra bontása, hogy mindegyik vevő, szállító saját főkönyvi számlát kapjon. Ez nagyban megkönnyíti az időszakos egyeztetéseket.
Tetemes létszámú partneri körben azonban már többet árt, mint használ: ilyenkor megoldás lehet, ha csak a stratégiai vevők, szállítók számára nyitunk alszámlát, a többiek „mennek a levesbe”, azaz egy főkönyvi számlára, esetleg két-három, valamilyen szempont szerinti csoportosításban megnyitott alszámlákra. (E kérdéskörre később még visszatérünk.)
Lehetséges, hogy a szoftver eleve korlátozza a megnyitható alszámlák mennyiségét, esetleg az ennek során a számlaszámban alkalmazható karakterek száma szabja meg a határt.

Magának a könyvelt cégnek is bizonyos adatai a törzsadatok körébe tartoznak.

Ennek megfelelően szükségünk lesz az alábbi törzsadataikra:
- a vállalkozás neve,
- a vállalkozás székhelye,
- adószáma,
- KSH-száma,
- Tevékenységi köre (TEÁOR számmal is),
- bankszámlaszáma,
- a bank címe,
- cégjegyzékszáma,
- vállalkozás alapításának éve,
- ügyvezető,
- kapcsolattartó.

Ezeket az adatokat javasolt előre rögzíteni egy táblázatban – mondjuk excelben – és kinyomtatott példánya alapján lehet gyorsan elvégezni a könyvelési programban a törzsadatok felvitelét.
Magát a segédtáblázatot is mentsük el adathordozón is: egy kellemetlen adatbázis-sérülés esetén nem kell újra begyűjtenünk az információkat az ügyfelektől. A kinyomtatott példánynak is hasznát vehetjük – például egy pályázati anyag összeállításakor, esetleg a nyomtatványok online kitöltésekor praktikusabb ezeket papírról nézni, mint ide-oda ugrálni a gépen a programok között.

A törzsadatok körébe tartoznak még – többek között – az áfakulcsok, az ügyfél által választott áfa-elszámolási mód (például pénzforgalmi), a naplószámok és a már említett munkaszámok is.
A könyvelési program használatához bizonyos „beállításokat” – könyvelési és technikai jellegűeket - is el kell végeznünk a programban.

Itt kell beállítani például a könyvelési évet, a könyvelés nyelvét, a nyomtatóra vonatkozó beállításokat.

Cikkem folytatásában mindezeket megnézzük a gyakorlatban is – kedvenc szoftvereim segítségével – és részletesen is foglalkozunk a számlatükörrel és beállításaival, valamint a könyvelés megnyitásával.