Számlázó programok bejelentési kötelezettségéről

Számlázó programmal szembeni jogszabályi követelmények

A számla és a nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint az elektronikus formában megőrzött számlák adóhatósági ellenőrzéséről szóló 23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet (a továbbiakban: Számlarendelet) figyelembe alapján kötelező az adóalanyok által használt számlázó programok bejelentése.

 A 2014. október 01. napján használatban lévő programok bejelentési határideje 2014. november 15-e. A 2014. szeptember 30-át követően használatba vett számlázó programok esetén a rendelet szerint a használatba vételtől számított 30 napon belül szükséges a bejelentés.

Ezen kötelezettség teljesítéséhez szükséges lehet a jogszabály fogalmi rendszerének, valamint gyakorlati jelentőségének és alkalmazásának áttekintése, melyre azért van szükség, mert ilyennel korábban az adóalanyok nem találkoztak.

Számlázó program fogalma

A Számlarendelet 2. § 2. pontja szerint „számlázó program: számla kibocsátására alkalmas számítástechnikai program, programfunkció, programmodul, ideértve az online számlázó rendszereket is.”

A számlázó programot a Számlarendelet olyan általános gyűjtőfogalomként határozza meg, mely magában foglalja mindazokat az informatikai megoldásokat, amelyek alkalmasak számla kiállítására.

A bejelentési kötelezettség teljesítése szempontjából tehát számlázó programnak kell tekinteni minden olyan informatikai megoldást, amely alkalmas számla kiállítására, függetlenül attól, hogy az adott program emellett más funkciókkal is rendelkezik. Ilyen esetben a bejelentési kötelezettség teljesítésekor arra kell odafigyelni, hogy az alapján egyértelműen beazonosítható legyen az a rész, amellyel a számla kiállítása történik.

Annak meghatározása, hogy egy több funkciót is ellátó program esetében pontosan a program mely funkciója, modulja alkalmas a számla kibocsátására, a fejlesztő feladata.

A számlázó program azonosítója

A Számlarendelet 2. § 3. pontja értelmében számlázó program azonosítója alatt valamely számlázó program készítője vagy fejlesztője által meghatározott megnevezést, elnevezést, valamint a számlázó program különböző előállított változatainak megkülönböztetésére szolgáló betű és szám karaktersorozatot, mozaikszót kell érteni.

A számlázó programot fejlesztőként, forgalmazóként értékesítő adóalany köteles az általa értékesített számlázó programot annak neve, azonosítója, a vevő neve és az értékesítés időpontja szerint nyilvántartani.

A Számlarendelet 10. § (1) bekezdése szerint pedig a számlázó program értékesítésekor, rendelkezésre bocsátásakor az értékesítő, rendelkezésre bocsátó köteles a vevő, felhasználó részére átadni vagy egyéb módon rendelkezésére bocsátani a számlázó program fejlesztője által készített, magyar nyelvű felhasználói dokumentációt, valamint tájékoztatnia kell a vevőt, felhasználót a számlázó program nevéről és azonosítójáról.

Végül, a Számlarendelet 2014. október 1-jétől hatályos 11. § (1) bekezdés a) pontja alapján a számlázó programot használónak a számlázó program nevét és azonosítóját be kell jelentenie.

A fenti előírások alapján az értékesítőnek a vevőt azon azonosítóról kell tájékoztatni, amely szerint az adott számlázó programot az értékesítő nyilvántartja. Ez az azonosító a számlázó program típusának beazonosítására szolgál, így minden olyan esetben, amikor ugyanaz a típus kerül értékesítésre a vevők részére, úgy a bejelentésekben is a számlázó programot használónak ugyanazt az azonosítót kell megadnia.

A számlázó program azonosítója tekintetében a jogszabály nem fogalmaz meg formai kötöttséget, annak felépítése a készítő, a fejlesztő döntése.

Számlázó program kizárólag adóalany részére értékesíthető!

A Számlarendelet 9. § (2) bekezdése értelmében a számlázó program fejlesztője, forgalmazója a számlázó programot kizárólag adóalanynak értékesítheti, aki vagy amely köteles az értékesítést megelőzően adóalanyiságát igazolni. A számlázó program fejlesztője, forgalmazója köteles a számlázó program értékesítéséről kibocsátott számlán feltüntetni a számlázó programot beszerző adóalany adószámát.

A Számlarendelet tehát az értékesítő számára kötelezettségként írja elő, hogy kizárólag adóalanynak értékesítheti a számlázó programot, a vevő számára pedig azon kötelezettséget rögzíti, miszerint köteles a számlázó program vásárlásakor az adóalanyiságát igazolni. Ezen igazolás módjára azonban nem tartalmaz részletes rendelkezést a jogszabály.

Ez alapján az értékesítő saját döntése, hogy tevékenysége során milyen módon teljesíti a követelményeknek történő megfelelést, vagyis hogyan biztosítja az adóalanyiság vizsgálatát és mit fogad el annak igazolásaként. Az adóalanyiság igazolásának legegyszerűbb módja az adószám megadása.

De általánosságban elvárható, hogy az értékesítő minden értékesítés során kellő körültekintéssel, alapossággal és gondossággal járjon el, vagyis azt biztosítani, hogy számlázó program értékesítésére kizárólag adóalany részére kerüljön sor.

Ennek megfelelően a vevő adószámának előzetes bekérése akkor fogadható el az adóalanyiság igazolásaként, ha annak gyakorlati alkalmazása során az értékesítő részéről joggal vélelmezhető, hogy a vevő adóalanynak minősül.

A megalapozott vélelem különösen abban az esetben állhat fenn, ha az értékesítő az adószám formai megfelelősége mellett az adószám valódiságát is ellenőrzi. Ehhez segítséget nyújt a NAV honlapján elérhető „Adóalanyok lekérdezése” menüpont. 

A számlázó programmal kapcsolatos bejelentési kötelezettség

A Számlarendelet 11. §-a értelmében

„(1) Az adóalany köteles az általa használt számlázó program

a) nevét, azonosítóját;
b) fejlesztőjének nevét, és - ha van - adószámát;
c) értékesítőjének, rendelkezésre bocsátójának nevét, adószámát;
d) beszerzésének, használata megkezdésének vagy - saját fejlesztésű program használata esetén - a rendeltetésszerű használatbavételének időpontját
a d) pont szerinti időpontot követő 30 napon belül az adóhatósághoz, az erre a célra rendszeresített nyomtatványon bejelenteni.

(2) Az adóalany köteles a használatból kivont számlázó program

a) (1) bekezdés szerinti adatait;
b) használatból történő kivonásának időpontját

a program használatból történő kivonását követő 30 napon belül az adóhatósághoz, az erre a célra rendszeresített nyomtatványon bejelenteni.”

A hivatkozott rendelkezés értelmében a számlázó program beszerzésének, használata megkezdésének, rendeltetésszerű használatbavételének időpontját kell bejelenteni, többek között a számlázó programazonosítójának megadásával. De nagyon fontos a határidő számítás szempontjából, hogy a használatba vételt követő 30 napon belül kell a bejelentésnek megtörténnie és nem a beszerzést követően. A használatba nem vett programokat nem kell bejelenteni. Ez előfordulhat például akkor, ha az adóalany használ egy ügyviteli rendszert, melynek része egy számlázó program is, ugyanakkor ha a rendszernek ezt a részét nem használja, bejelentési kötelezettsége ezzel kapcsolatban nincsen.

A számlázó program frissítése, verzióváltása esetén nem kell ismételten bejelentést tenni, hiszen ilyen esetben a használatba vett és már bejelentett program nem, csak annak működése változik, tehát a korábbi név és azonosító alapján maga a program továbbra is beazonosítható marad.

Egy ellenőrzés során így elfogadható, ha a verzióváltásra vonatozó dokumentációval (pl.: módosított felhasználói dokumentáció, szerződés, számla) vagy más hitelt érdemlő módon igazolni tudja a számlázó program használója, hogy az általa használt program megegyezik a korábban bejelentettel, azon csupán frissítés, verzióváltás történt, és a program továbbra is egyértelműen beazonosítható, valamint a korábbi bejelentéssel összeköthető.

 Ha az adóalany helyett, de az adóalany nevében más állítja ki a számlát,a bejelentési kötelezettség akkor is az adóalanyt terheli.

Az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (a továbbiakban: Áfa tv.) 159. § (1) és 160. § (1) bekezdése értelmében a számla kibocsátási kötelezettség a terméket értékesítő, szolgáltatást nyújtó adóalany kötelezettsége. A teljesítésre kötelezett adóalany a számla kibocsátási kötelezettségének az Áfa tv. 160. § (1) bekezdése értelmében az általa választott meghatalmazott útján is eleget tehet.

A fentiek alapján a Számlarendelet 11. §-a alkalmazásában a számlázó programot használó adóalanynak ezért azt az adóalanyt kell tekinteni, akinek a nevében a számlázó programmal a számlát kibocsátják és nem a meghatalmazottat.

Ezekben az esetekben a megbízott meghatalmazottként jár el és a számlakibocsátás kapcsán az Áfa tv. 160-162. §-aiban, valamint a Számlarendelet 15. §-ában foglaltaknak is eleget kell tennie.

A bejelentési kötelezettség célja, hogy az adóhatóság folyamatos nyilvántartással rendelkezzen az adóalanyok által használt számlázó programokról. A számlakibocsátásra kötelezett ellenőrzésekor és a számlakibocsátásra kötelezett tekintetében van szüksége, mivel a vizsgálat ennek az adóalanynak a tevékenységére irányul. A bejelentés elsődleges célja, hogy az ellenőrzés alá vont adózó számlázási gyakorlata előzetesen megismerhető legyen.

Előbbiek nem zárják ki annak lehetőségét sem, hogy ténylegesen a meghatalmazott jelentse be a megbízója helyett és nevében a Számlarendelet 11. §-ában meghatározott adatokat az adóhatóságnak, azonban az alkalmazott számlázó programnak a számlakibocsátást meghatalmazottként teljesítő által, a megbízója helyett és nevében történő bejelentése csak az Art. képviseleti szabályainak figyelembe vételével történhet. Annak érdekében, hogy a számla kibocsátásra meghatalmazott személy a megbízója helyett és nevében teljesíthesse a bejelentést, igazolnia kell, hogy a bejelentés során a megbízója képviseletében jár el. Elektronikus bevallók esetén a T180-as adatlap benyújtásával (illetve ha korábban ez már elküldésre került, újbóli beküldése nem szükséges), ha nem kötelezett elektronikus bevallásra, papír alapon benyújtható.

Külföldi adóalanyok bejelentési kötelezettsége

Az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (Áfa tv.) 158/A. § (1) bekezdése értelmében a számlára vonatkozó kötelezettségekre főszabály szerint annak a tagállamnak a szabályait kell alkalmazni, ahol azt a termékértékesítést vagy szolgáltatásnyújtást teljesítik, amelyre a számla vonatkozik. Ez alóli kivételként azok az esetek vannak meghatározva, amikor az ügylet a Közösség területén kívül teljesített, vagy olyan határon átnyúlóan nyújtott ügyletekről van szó, amikor a beszerző, igénybevevő az adófizetésre kötelezett, valamint nincs önszámlázás. Az adóztatás joga azt a tagállamot illeti meg, ahol az ügyletet áfa szempontból teljesítették, valamint ennek ellenőrzése is. Az adóellenőrzés pedig többek között kiterjed az ügyletekre vonatkozó számlákra is.

Amennyiben a belföldön áfa regisztrált adóalanynak olyan belföldön teljesített ügyletei vannak, amely után ő az adófizetésre kötelezett, a számlákra a belföldi számlázási szabályokat kell alkalmazni.

A bejelentési kötelezettség kiterjed minden olyan számlázó programra, amellyel olyan számlát állítanak ki, amelyre az áfa-törvény 158/A. §-a szerint a belföldi szabályok az irányadók.

Ha a számla kiállítása külföldön történik még akkor is a belföldi adókötelezettség teljesítését kizárólag a magyar adóhatóság jogosult ellenőrizni, így a számlákat a belföldi adókötelezettség teljesítésének ellenőrzése során a magyar adóhatóság rendelkezésére kell bocsátani.

Összefoglalva a Számlarendelet előírásai, így a bejelentési kötelezettség is, kiterjed a kizárólag áfa regisztrációval rendelkező külföldi adóalanyra is, amennyiben olyan számlát bocsát ki, amelyre az áfa-törvény 158/A. §-a értelmében a belföldi számlára vonatkozó kötelezettségeket kell alkalmazni.

A számlázó program használatba vételének időpontja

A Számlarendelet 11. § (1) bekezdés d) pontja tekintetében használat megkezdése alatt a számlázó program tényleges használatának a megkezdését kell érteni, vagyis azt az időpontot, amelytől kezdve az adóalany a jogszabály szerinti számla-kibocsátási kötelezettségét az adott számlázó program használatával teljesíti. A bejelentési kötelezettséget a tényleges használat megkezdésétől számított 30 napon belül kell teljesíteni. Ha a számlázó program beszerzése megtörténik, de a tényleges használatba vételre csak egy későbbi időpontban kerül sor, a bejelentési kötelezettséget legkésőbb a tényleges használat megkezdésétől számított 30 napon belül kell teljesíteni.

A bejelentési kötelezettség minden esetben az adóalany által használt számlázó programra vonatkozik. Abban az esetben, ha az adóalany új – az előző helyett, attól eltérő – számlázó program használatát kezdi meg, úgy egyrészt be kell jelentenie a korábban használt számlázó program használatból történő kivonását, másrészt az új számlázó program használatának megkezdését. A bejelentési kötelezettség megkezdése szempontjából nincsen annak jelentősége, hogy az adóalany milyen konstrukcióban, akár bérleti jogviszonyban kezdi meg az új számlázó program használatát. Amennyiben az eltér az addig használt számlázó programtól, úgy teljesíteni kell a bejelentési kötelezettséget.

A használatból történő kivonás bejelentése

A Számlarendelet 11. § (2) bekezdése szerinti használatból történő kivonás bejelentése esetén a korábban már bejelentett számlázó program bejelentés szerinti adatainak megfelelő adatokat kell megadni. Tehát a használatból történő kivonáskor megadott adatoknak meg kell felelniük a használat megkezdésekor bejelentett adatokkal, hiszen az adóalany ugyanarra a számlázó programra vonatkozóan teljesít bejelentést.

A használatból történő kivonás időpontja alatt azt a dátumot kell érteni, amelytől kezdődően az adóalany a számla-kibocsátási kötelezettsége teljesítésére a későbbiekben már nem használja az adott számlázó programot, tehát azzal nem állít ki többet számlát.

Amennyiben a már használatból kivont számlázó programmal korábban kiállított és megőrzött számlákról másolatot készít az adóalany, az nem jelenti a számlázó program ismételt használatát, így emiatt újabb bejelentést nem kell tenni.

Felhasználói dokumentációra vonatkozó szabályok

A Számlarendelet 10. § (1) - (2) bekezdése szerint

„A számlázó program értékesítésekor, rendelkezésre bocsátásakor az értékesítő, rendelkezésre bocsátó köteles a vevő, felhasználó részére átadni vagy egyéb módon rendelkezésére bocsátani a számlázó programfejlesztője által készített, magyar nyelvű felhasználói dokumentációt, valamint tájékoztatnia kell a vevőt, felhasználót a számlázó program nevéről és azonosítójáról.

A dokumentációnak tartalmaznia kell a számlázó program működésére, használatára vonatkozó részletes leírást és a számlázó program valamennyi funkciójának ismertetését. A számlázó program kizárólag a dokumentációban szereplő funkciókat hajthatja végre.”

A fenti előírások értelmében a magyar nyelvű felhasználói dokumentációnak tartalmaznia kell a számlázó program működésére, használatára vonatkozó részletes leírást és a számlázó program valamennyi funkciójának ismertetését. Azt, hogy ezt a dokumentációt milyen formában, illetve milyen megnevezés alatt kell a vevő rendelkezésére bocsátani, nem határozza meg a rendelet.

Így bármilyen olyan dokumentáció elfogadható, ami egyértelműen tartalmazza a program rendeltetésszerű használatához, működéséhez szükséges információkat. Ez akár egy a kérdésben hivatkozott elektronikus felhasználói kézikönyv is lehet, ha az megfelel a követelményeknek.

Amennyiben a hatályon kívül helyezett, a számla, egyszerűsített számla és nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint a nyugta adását biztosító pénztárgép és taxaméter alkalmazásáról szóló 24/1995. (XI. 22.) PM rendeletnek megfelelt a Számlarendelet hatályba lépése előtt vásárolt programokhoz adott dokumentáció (felhasználói kézikönyv), megfelel a Számlarendelet szerinti követelményeknek is.

Dokumentáció megőrzési kötelezettség

A Számlarendelet 10. § (1) bekezdése értelmében a számlázó program értékesítésekor, rendelkezésre bocsátásakor az értékesítő, rendelkezésre bocsátó köteles a vevő, felhasználó részére átadni vagy egyéb módon rendelkezésére bocsátani a számlázó program fejlesztője által készített, magyar nyelvű felhasználói dokumentációt, valamint tájékoztatnia kell a vevőt, felhasználót a számlázó program nevéről és azonosítójáról. Ha a számlázó program vevőjének, felhasználójának a meghatalmazott minősül, a felhasználói dokumentációt az ő részére kell átadni. A felhasználói dokumentáció megőrzésének kötelezettségét a Számlarendelet 10. § (4) bekezdése viszont a számlázó programot használó adóalanyra telepíti. A számlázó program használójának a számlakibocsátásra kötelezett adóalany minősül abban az esetben is, ha helyette a számlát meghatalmazott állítja. Ezek alapján a számlázó programmal rendelkező meghatalmazottnak a program felhasználói dokumentációját a számlakibocsátásra kötelezett adóalany rendelkezésére kell bocsátania. De mivel a számla kibocsátásáért egyetemlegesen felelősek, a felhasználói dokumentációt a meghatalmazott is megőrizheti, amennyiben a meghatalmazás erre is vonatkozik. Amennyiben ezt nem tartalmazza, úgy azt módosítani szükséges.

Elmondható, hogy a bejelentési kötelezettséggel kapcsolatos határidő betartásának szem előtt tartása amiatt is szükséges, mert amennyiben ez nem történik meg a meghatározott időpontig, az adózás rendjéről szóló törvény szerinti mulasztási bírság kiszabásának van helye, ami nem magánszemély adózó esetén 500 ezer forintig terjedhet. Látva az Adóhatóság ellenőrzési gyakorlatát, amennyiben a revizorok helyszíni ellenőrzést tartanak egy adózónál, a számlázó program bejelentésének megtörténtét a november 15-i határidőt követően a korábban használatba vett programok tekintetében biztosra vehetjük.

Ádám József