NAV Online Számla – fontos változások a rendszerben július 1-jétől

Sok vállalkozó számára nem jelent újdonságot a NAV online számla rendszere, hiszen közel két éve tesznek eleget ezzel kapcsolatos kötelezettségüknek. 2020. július 1-jétől azonban az adatszolgáltatásra kötelezettek köre jelentősen kibővül.

  2020. július 1-jétől kezdődően minden belföldi üzleti partner között kiállított számla online számla adatszolgáltatásra köteles lesz, függetlenül a számlában felszámított áfa összegétől. Vagyis a jelentési kötelezettség értékhatára nullára csökken, az eddigi 100 ezer forintról.

 A jelzett naptól tehát bekerülnek az online számla adatszolgáltatásra kötelezett számlák körébe:

• a 100 ezer forintos értékhatár eltörlése miatt, az áfa összegétől függetlenül minden belföldi üzleti partner felé kiállított számla,

• a fordított áfás ügyletek és

• az alanyi mentes adózók ügyletei is.

 Fontos továbbá, hogy kötelező a számlán és az XML állományokban a vevők adószámának a feltüntetése is, a számlázott összeg nagyságára (és áfa tartalmára) tekintet nélkül.

 Kézi számlák kiállítása továbbra sem tilos, de esetükben az adatszolgáltatási, jelentési határidő júliustól 4 napra rövidült, a korábbi 5 napról.

 A számlázó programmal kiállított számlák esetében változatlanul érvényes marad az azonnali jelentési kötelezettség.

 Ami a fentiekhez kapcsolódó, technikai kérdéseket illeti, az adatszolgáltatási kötelezettséghez kapcsolódó jogszabályok a számlaadatok bekötésére többféle megoldást is elfogadnak.

 Ezekből kiindulva, a legjobb helyzetben azok a vállalkozások vannak – és számukra lesz így a legkönnyebb feladat az adatszolgáltatás teljesítése -, amelyek olyan számlázó programot használnak, amelybe már eredetileg, „gyárilag” beépített az adatszolgáltatási kötelezettség teljesítéséhez szükséges megoldás.

 Ezen programok esetében a 2020. július 1-jétől indokolt módosításokat is elvégzik az adott szoftver készítői.

 Bár a július 1-jétől életbe lépő változásokat már év elején megismerhették a vállalkozók, mégis előfordulhat, hogy a vállalkozás által eddig használt számlázó program fejlesztése mégsem készül el e határidőre. Ez jellemzően azoknál a rendszereknél képzelhető el, amelyek eddig olyan ügyfeleket szolgáltak ki, akik/amelyek nem voltak érintettek az online számla adatszolgáltatási kötelezettségben, például az alanyi adómentes vállalkozók.

Az is lehetséges, hogy a fejlesztők a cég számára vállalhatatlanul magas költségek mellett végeznék el a szükséges módosításokat a számlázó programon.

 Az e körbe tartozó vállalkozóknak érdemes megfontolniuk a NAV Online Számlázó programjának használatát, amely az adóhatóság által fejlesztett – ebből következően az adatszolgáltatást érintő kritériumoknak megfelelő – megoldás. Az adatszolgáltatási kötelezettséget ez automatikusan teljesíti, és ingyenesen elérhető a NAV honlapján.

 A vállalkozói életüket (is) az okostelefonjukon élő, és cégükről folyamatosan naprakész információkat igénylő vállalkozók biztosan örülnek annak az új szolgáltatásnak, amellyel az adóhivatal a fentebb említet, Online Számlázó programját kibővítette.

 Ez egy mobil applikáció, amely az Apple App Store és a Google Play áruházakból ingyenesen letölthető és használata is díjmentes.

Az új mobilalkalmazás a webes Online Számlázó program mobil kliense. Ez a NAV saját fejlesztése, letöltése és használata teljesen ingyenes. Egyaránt alkalmazható iOS és Android operációs rendszerrel működő okostelefonokon is, használatához minimum Android 7.0 vagy iOS 11 verziószámú operációs rendszerrel működő okostelefonra van szükség.

Lényeges azonban, hogy a számlázó programban rögzített számlaadatok tárolása nem a felhasználó okostelefonján, hanem felhőben valósul meg. Ezért a mobilapplikáció használatához nélkülözhetetlen az aktív internet hozzáférés.

A mobiltelefonnal történő számlakiállítás egyszerűsíti a több helyszínen szolgáltatást nyújtó, folyamatosan úton, mozgásban lévő szolgáltatók számlakibocsátását, számlakezelését.

A mobilalkalmazással a NAV-hoz beküldött számlaadat-szolgáltatások állapota, valamint a kimenő és bejövő számlák lekérdezése bármikor, bárhol, a mobiltelefonról, pár gombnyomással megtekinthető és elérhető.

Az Online Számlázó program használatához kapcsolódó alapvető tudnivalók összefoglalója a NAV honlapján, a fő lap/adó/általános forgalmi adó elérési útvonalon található, illetve ezen a linken érhető el közvetlenül:

https://nav.gov.hu/data/cms524300/Alapveto_tudnivalok_a_NAV_Online_Szamlazo_programjanak_alkalmazasahoz.pdf

Használjon bár a vállalkozás bármilyen – a jogszabályoknak megfelelő és az adatszolgáltatást teljesíteni képes – számlázó programot, a számlaadat-szolgáltatást a NAV által biztosított elektronikus felületen – az Online Számla rendszerben – kell teljesíteni.

 Az elektronikus felület (elérhető: https://onlineszamla.nav.gov.hu) az adóalany és az eljárásra jogosult személy egyedi azonosítását követően használható.

 Az adóalanynak ahhoz, hogy az adatszolgáltatási kötelezettségének eleget tudjon tenni, regisztrálnia kell magát az Online Számla rendszerbe.

A regisztrációt az adózó, az adózó törvényes képviselője vagy állandó meghatalmazottja végezheti el. A regisztrációt elvégző természetes személyt a rendszer ún. „elsődleges felhasználónak” tekinti.

 Ha az elsődleges felhasználó további személyeket is be szeretne vonni az adatszolgáltatási kötelezettség teljesítésébe, vagy a rendszerben lekérdezéseket szeretne engedélyezni más személyek részére is, akkor lehetősége van arra, hogy ún. „másodlagos felhasználókat” hozzon létre.

A másodlagos felhasználók jogosultságát az elsődleges felhasználó határozza meg: korlátozható akár lekérdezések, nyomtatvány alapú számlák adatszolgáltatásának elvégzésére, de számos jogosultságot is adhat számukra.

 Számlázó program használata esetében mindenképpen szükség van egy ún. „technikai felhasználó” létrehozására is!

 A technikai felhasználó adatait a számlázó programban kell rögzíteni. Ennek helyéről, módjáról a számlázó program fejlesztője tud bővebb felvilágosítást adni. A technikai felhasználó adatainak megadását követően lesz lehetősége a számlázó programnak arra, hogy az adatszolgáltatásokat beküldje az adóhivatal számára.

 (A regisztrációval kapcsolatban bővebb információt találunk a NAV honlapján: https://onlineszamla.nav.gov.hu/tajekoztatas_a_regisztraciorol.)

 A regisztrációt követően az adóalany a következő funkciókat érheti el a rendszerben:

• Felhasználók kezelése (jogosultságkezelés, adatok módosítása),

• Adatszolgáltatás fogadása számlázó programokból,

• Adatszolgáltatás kézi rögzítése (nyomtatványalapú számla, vagy adatszolgáltatás kézi javítása esetén),

• Adatszolgáltatás lekérdezése,

• Adatszolgáltatás érvénytelenítése,

• Adószám-lekérdezés.

 A fenti funkciók működésével kapcsolatban az Online Számla Felhasználói kézikönyvben található magyarázat: (https://onlineszamla.nav.gov.hu/dokumentaciok).

 Nagyon fontos, hogy valós idejű adatszolgáltatásról van szó, azaz a számla kiállítását (lezárását) követően azonnal emberi beavatkozás (külön gombnyomás) nélkül történik. Ez azért lényeges, mert ebből következik, hogy

• ha az adóalany számlázó programmal számláz, az adatszolgáltatást is neki kell teljesítenie, nem teljesítheti helyette más (például a vállalkozás könyvelője), mert

• számlázó programos számlázásnál csak akkor van lehetőség arra, hogy a számlázott ügyletet teljesítő adóalany helyett más teljesítse az adatszolgáltatást, ha meghatalmazottként a számlát is ő állítja ki.

 A valós idejű adatszolgáltatás, illetve annak kapcsán, hogy az adatszolgáltatást a számla kiállításakor azonnal teljesíteni kell, az is fontos, hogy miként kell értenünk az „azonnaliság” fogalmán.

 A számla, számlával egy tekintet alá eső okirat abban az időpontban minősül kiállítottnak, amely időponttal a számlázó program az előállított számla, számlával egy tekintet alá eső okirat adatait lezárja.

Az adatszolgáltatásnak - főszabály szerint- tehát abban az időpontban kell teljesülnie, amely időponttól kezdődően – a számlázó program rendeltetésszerű használata esetén – az adott sorszámú számla egyetlen adata sem írható felül, adattartalmának módosítására már csak egy új számlasorszámon kibocsátott számlával egy tekintet alá eső okirattal (módosító, sztornó számlával) van lehetőség.

 Ha fentiek szerint lezárt adatú számláról kiderül, hogy nem szabályszerű, hibás adatokat tartalmaz, akkor a hibajavítást a stornó/érvénytelenítő vagy módosító számla/számlával egy tekintet alá eső okirat kiállításával kell elvégezni, azzal a különbséggel, hogy ilyen esetekben nem a rendszerben ismert hibajavítás szabályait kell alkalmazni. Vagyis nincs technikai érvénytelenítés és nem szükséges külön jóváhagyás.

Fontos, hogy módosító számla nem módosítható érvénytelenítő számlával, csak egy újabb módosító számlával!

 Olyan eset is adódhat, hogy maga a számla nem tartalmaz sem formai, sem tartalmi szempontból hibát, de az adatszolgáltatás valamilyen technikai hibája miatt küld a rendszer „error” válaszüzenetet.

Ez esetben is van lehetőség a hiba javítására. 3 napon belül ismét el kell küldeni az adatszolgáltatást. Ha akkor sem jár sikerrel ebben, úgy manuálisan kell felvinni az adatokat.

Lényeges, hogy a technikailag hibás adatszolgáltatást a javítása előtt technikailag érvényteleníteni kell.

(A rendszer arra is lehetőséget ad, hogy egyszerre több számla adatszolgáltatásának érvénytelenítése történjék meg.)

 A hibajavítást az elsődleges felhasználónak külön jóvá kell hagynia, ezt helyette a technikai felhasználó nem teheti meg. A fejlesztő sem vonhat vissza egyedül adatszolgáltatást és nem javíthatja ki annak adattartalmát. Ugyanakkor a rendszer a gyakorlatban lehetőséget ad a másodlagos felhasználónak is a jóváhagyásra.

 Manuális adatszolgáltatás esetén is követhetünk el hibákat. Ennek javítása kapcsán fontos szerepe van az adatszolgáltatás technikájának: a manuális adatszolgáltatás azt jelenti, hogy a számla adatait egy képernyőfelületen keresztül kell rögzítenie az adatszolgáltatónak. Ebből következően, a hibajavításnál sincs mód arra, hogy az adóalany fájlt töltsön fel. Így abban az esetben sincs lehetőség arra, hogy előre elkészített számlaadatokat (ezeket tartalmazó fájlt) töltsünk fel, ha jelentős számú bizonylat adatait kell javítani. Ilyenkor is manuálisan kell az adatszolgáltatást helyesbíteni.

 A bizonylatok, vagy rögzítésük esetleges hibái mellett, számolnunk kell azzal is, hogy technikai probléma merül fel, azaz üzemzavar lép fel a számlázó-programos számlázás során.

 Abban az esetben, ha az adóalany rendszerének 24 órán túl tartó üzemzavara miatt nem továbbítja az adatokat a NAV részére, a számlázó programnak akkor az előállított számlának legalább az Áfa tv. szerinti kötelező adattartalmát az üzemzavar elhárulását követő 24 órán belül kell a NAV-hoz elektronikus úton továbbítania. Ha az adóalanynál a rendszer üzemzavara a 48 órát meghaladja, ezt be kell jelentenie a NAV-hoz, és 24 órán belül kell pótolnia manuálisan az adatszolgáltatást. Ha még mindig nem hárult el a hiba, akkor újabb bejelentéssel újabb 24 órára meghosszabbítható a határidő.

 Az is előfordulhat, hogy az adatszolgáltatást olyan körülmény akadályozza, amely az adóhatóságnál merült fel. Ilyen az üzemzavar és a rendszer karbantartás miatti leállása.

 Amennyiben üzemzavarról van szó, úgy a NAV e tényről, és az elhárítását követően az üzemzavar kezdő és megszűnési időpontjáról haladéktalanul közleményt tesz közzé honlapján.

A rendszer karbantartás miatti leállítását megelőzően az adóhatóság tájékoztatást tesz közzé a honlapján a karbantartási célú üzemszünet várható kezdeti időpontjáról és tervezett tartamáról.

 A fenti esetekben a számlázó programnak az előállított számla, számlával egy tekintet alá eső okirat legalább Áfa tv. szerinti kötelező adattartalmát az üzemzavar, karbantartás vagy az internet-szolgáltatás elégtelensége megszűnését követő 24 órán belül kell az állami adó- és vámhatóság részére elektronikus úton továbbítania.