Mire figyeljünk az év végi hajrában - azaz a munkáltatók decemberi feladatai

Közeledik az év vége, ennek apropóján érdemes áttekinteni, hogy ebben az időszakban mire kell különösen odafigyelni az év végi zárást megelőzően. Tekintettel arra, hogy a munkáltatók többsége számára a december rövid hónap, sok helyen a két ünnep közötti időszak általában leállást vagy kötelező szabadságot jelent.

Szabadság kiadása

Optimális esetben a munkavállalói szabadságok kiadását egész évben folyamatos odafigyelés kíséri, de azért célszerű átnézni, hogyan állunk ezen a területen az év végéhez közeledve. A Munka Törvénykönyve ugyanis pontosan meghatározza a szabadság kiadásának szabályait.

Az Mt. 122. § (1) bekezdése alapján a szabadságot – a munkavállaló előzetes meghallgatása után – a munkáltató adja ki.

Az Mt. 123. § (1) bekezdése alapján a szabadságot esedékességének évében kell kiadni, azonban e főszabály alól több eltérő lehetőséget biztosít a törvény:

• A szabadságot, ha a munkaviszony október elsején vagy azt követően kezdődött, a munkáltató az esedékességet követő év március 31-ig adhatja ki.
• Ha a munkavállaló oldalán felmerült ok miatt nem lehetett kiadni a szabadságot, az ok megszűnésétől számított hatvan napon belül ki kell adni. Az esedékesség évében kell kiadottnak tekinteni a szabadságot, ha igénybevétele az esedékesség évében megkezdődik és a szabadság következő évben kiadott része nem haladja meg az öt munkanapot. Gyakori a félreértelmezése e rendelkezésnek, ezért szeretném felhívni a figyelmet arra, hogy az öt munkanapot csak úgy lehet átvinni, ha december végén megkezdődik a szabadság, és január első öt munkanapjára folytatólagosan átnyúlik. Tehát az nem jogszerű gyakorlat, ha pl. a 2022. évről úgy viszünk át öt szabadságnapot, hogy 2023. január 16-20. között adjuk ki a munkavállalónak.
• A munkáltató kivételesen fontos gazdasági érdek vagy a működését közvetlenül és súlyosan érintő ok esetén a szabadság kiadásának közölt időpontját módosíthatja, a munkavállaló már megkezdett szabadságát megszakíthatja, illetve kollektív szerződés rendelkezése esetén a szabadság egynegyedét legkésőbb az esedékességet követő év március 31-ig adhatja ki.
• A munkáltató – a felek naptári évre kötött írásbeli megállapodása alapján – az alap és az életkori pótszabadság legfeljebb egyharmadát az esedékesség évét követő év végéig adhatja ki. Ez a 25 év alattiak esetében legfeljebb 7 munkanap (20 munkanap alapszabadság 1/3-a, illetve 45 éves kortól 10 munkanap lehet). A megállapodásnál nem vehetők figyelembe a további jogcímen járó, pl. gyermek utáni pótszabadságok. A megállapodásnak nincs formai előírása, de ha 2023. év végéig szeretnénk kiadni a tárgyévi szabadságot, akkor még 2022-ben hozzuk létre a megállapodást.

 Az Mt. nem rendelkezik arról, hogy a szabadság természetbeni kiadására vonatkozó munkavállalói igény a munkaviszony fennállása alatt nem évül el, illetve arról sem, hogy a szabadság pénzbeli megváltásával kapcsolatos munkavállalói igény elévülése a munkaviszony megszűnésének napján kezdődik, így ezekben az esetekben az általános szabályok az irányadóak (Mt. 286. §).

Fontos hangsúlyozni, hogy a kiadni elmulasztott szabadságok természetbeni kiadására mindaddig lehetőség van, amíg a munkaviszony fennáll, ezért például a 3 évnél régebbi szabadságok sem „vesznek el”. Ez azért lehetséges, mert a munkáltató nyilvántartásában a bennragadt’ szabadság évről évre szerepel, azaz ezzel elismeri, így a 3 éves általános elévülési idő minden évben újra kezdődik. Ekkor a jogviszony megszűnésekor a munkavállalót megilleti a szabadságmegváltás ezen napok után is.

A szabadság kiadására vonatkozó szabályok betartása egy esetleges munkaügyi ellenőrzésnek mindig tárgya, ezért a munkáltatónak is különösen fontos érdeke, hogy a felhalmozódott, még ki nem vett szabadságok helyzetét rendezze a dolgozókkal.

Cafeteria-rendszer felülvizsgálata

Minden évben érdemes áttekinteni a cafeteria-rendszert. Az adott évben irányadó munkáltatói szabályzatok felülvizsgálata, a juttatások áttekintése minden év végén célszerű, hiszen az ezekből levont következtetések nyomán azok módosítása, aktualizálása egyik első lépése lehet majd az évkezdésnek.

A törvényi változások, illetve a NAV esetleges célirányos vizsgálatai miatt célszerű a decemberi cafeteriaelemek hó közben történő kifizetése. Ez azt jelenti, hogy ésszerű minden cafeteriaelemet 2022. december 30-ig kifizetni a munkavállalóknak, illetve ugyanezen napig feltölteni a SZÉP-kártyákat, kiosztani az utalványokat és átutalni az önkéntes pénztári összegeket. Ez az extra feladat azokat a munkáltatókat érinti, ahol a decemberi bér – és ezzel együtt a cafeteria is – csak az új év januárjában kerülne kifizetésre.

Ha januárban történne a cafetéria kifizetése, az már következő évi jövedelemnek minősülne.

Legkésőbb az év végéig gondoskodni kell bizonyos cafeteriaelemekhez kapcsolódóan – pl. önkéntes pénztári befizetések – a szükséges munkavállalói nyilatkozatok beszerzéséről is. 

Munkaidőkeret körüli teendők

Amennyiben a munkáltató munkaidőkeretet alkalmaz, annak lezárása, elszámolása év végén is esedékes lehet. Ez jelentős többletfeladatot jelenthet, az ünnepek miatt vélhetően megrövidült decemberben.

Munkaidőkeretben történő foglalkoztatás esetén a munkavállaló minden hónapban megkapja a munkaszerződés szerinti alapbérét, ezen felül a munkaidő nyilvántartás alapján járó bérpótlékokat, továbbá az adott hónapban elrendelt túlórát is.

A munkaidőkeret utolsó hónapjában felmérik, hogy a munkavállaló az adott időszak alatt többet vagy kevesebbet dolgozott mint az általános munkarend szerinti törvényes munkaidő, és azt az utolsó havi bér számfejtésekor kompenzálják.

Ha kevesebbet dolgozott és max 8 óra hiányzik, - az érvényben levő munkáltatói szabályzat alapján - azt ledolgozhatja a következő munkaidőkereten belül, vagy ezt az időtartamot kiírhatja a munkáltató szabadságnak is. Az Mt előírása alapján azonban, levonható a munkavállaló munkabéréből, a munkabérelőlegre vonatkozó szabályok szerint.

Amennyiben viszont a munkaidő nyilvántartás alapján, beosztás szerint többet dolgozott, mint a törvényes (általános) munkaidő, azt a rendkívüli munkavégzésre vonatkozó szabályok szerint ki kell fizetni.

 Rendkívüli munkaidő korlát felülvizsgálata

A munkaügyi ellenőrzés gyakori témája, sőt igen magas bírságokkal sújtott területe a rendkívüli munkavégzés korlátjának betartása, így az év végén is érdemes ezt leellenőrizni.

Az Mt. 109. §-a alapján naptári évenként kétszázötven óra rendkívüli munkaidő rendelhető el.

Kollektív szerződés rendelkezése alapján legfeljebb évi háromszáz óra rendkívüli munkaidő rendelhető el.

A munkavállaló és a munkáltató írásbeli megállapodása alapján az előbbi két korlátot felülírva, maximum évi 400 óra rendkívüli munkaidő rendelhető el (önként vállalt túlmunka). A munkavállaló a megállapodást a naptári év végére mondhatja fel.

 Amennyiben a munkavállaló munkaviszonya év közben kezdődött, határozott időre vagy részmunkaidőre jött létre, úgy a rendkívüli munkaidő arányos része rendelhető csak el.

Határozott idő/próbaidő lejárta év végén

A határozott idejű munkaszerződéssel rendelkező munkavállaló jogviszonya, az abban meghatározott időpontban automatikusan megszűnik, pl. december 31. Amennyiben a munkáltató a hosszabbításban gondolkodik, ebben a megrövidült hónapban célszerű időben közös megegyezéssel elkészíteni az új munkaszerződést, hogy az átvétel még decemberben megtörténjen.

A próbaidő tartama alatt bármelyik fél azonnali hatályú felmondással, indokolás nélkül szüntetheti meg a munkaviszonyt. Az egyoldalú jognyilatkozat a címzettel való közléssel válik hatályossá. Vagyis, ha egy olyan dolgozónak szeretne a munkáltató indokolás nélkül felmondani, akinek a próba ideje december 31-én jár le, akkor ügyelni kell arra, hogy a felmondás közlése ne ütközzön akadályba, pl. szabadságolás miatt. Ugyanis amennyiben akár személyes, akár postai úton (ez esetben közlés: a levél átvételének időpontja) nem közli a munkáltató a felmondást a próbaidő tartama alatt a munkavállalóval, akkor az a jognyilatkozat jogellenesnek minősül.

Decemberi bérszámfejtés elkészítése

December hónapról lévén szó különösen fontos, hogy a tárgyévi jövedelmek még ebben a hónapban elszámolásra kerüljenek.

Az, hogy mi számít tárgyévi jövedelemnek adózás szempontjából, a kifizetés (utalás) időpontja a meghatározza meg.

Munkabérek tekintetében a következő év január 10-e a határidő. Ha decemberben új dolgozó kerül alkalmazásra, az ő bérének számfejtésére/utalására is ez a határidő vonatkozik.

Egyéb jövedelmek esetében viszont un. pénzforgalmi szemlélet az irányadó, azaz december 31-ig kell megtörténnie a kifizetésnek.

A leggyakoribb jogcímek a megbízási díj, de ebbe a körbe tartozik a béren kívüli juttatás is. Ebben az esetben a bérként viselkedő’ cafetéria elemekre is gondoljunk. Ezek a juttatások akkor is már következő évi jövedelemnek minősülnek, ha január első napjaiban kerülnek kifizetésre.

Érdemes átgondolni, hogy a munkáltató belső szabályzatai vagy kialakult gyakorlata alapján milyen juttatásokat akar még kifizetni ebben az évben, - pl. karácsonyi jutalom vagy 13. havi bér - hogy időben a munkavállaló számlájára kerüljenek.