A simlis és a szende – tanulságok „laza” ügyvezetőknek
Ha arra bíztatnám a cégtulajdonosokat, ügyvezetőket, hogy tanuljanak némi számvitelt – nem többet, csak az alapokat –, többségük tiltakozna: „Ugyan már, van könyvelőnk! Ez az ő dolga.” Pedig a társaság érdekében is fontos lenne ez a tudás. Az alábbi eset pórul járt ügyvezetője az élő példa erre.
A Bajai Rendőrkapitányság honlapján olvashatjuk a híradást arról a könyvelőről, aki az ügyfele bankszámláját a sajátjaként kezelte.
Nézőpont kérdése, hogy kétmillió forint sok vagy kevés – majdnem ennyit utalt át ugyanis a könyvelő a saját számlájára –, de az biztos, hogy ennél lényegesen több kárt okozott, mivel ez a pénz a cég adófolyószámlája helyett landolt nála.
A Bács-Kiskun Vármegyei Rendőr-főkapitányság közleménye szerint csalás bűntette miatt indított nyomozást a könyvelő ellen, 2024 márciusában, miután egy cég ügyvezetője feljelentést tett. A társaság eredetileg egy könyvelőirodát bízott meg a vállalkozás pénzügyeinek kezelésével, azonban két évvel később az iroda megszűnt. Viszont egy korábban ott dolgozó nő felajánlotta, hogy továbbra is ellátja a könyvelési feladatokat.
Az ügyvezető egy idő után hozzáférést adott a nő számára a cég számlájához, és lehetővé tette, hogy ellenőrzés nélkül intézze az utalásokat. A csalásra akkor derült fény, amikor értesítést kaptak az adóhatóságtól: a társaság kényszertörlés alatt áll, mivel hosszabb ideje nem nyújtott be adóbevallást.
A könyvelő a kezdeti elszámoltatásakor azt állította, hogy mindent rendben intézett – az ügyvezető azonban nem hitt neki, ezért egy másik könyvelőt is megbízott.
Az utóbbi által végzett vizsgálat során kiderült: a hölgy 2022 januárja és novembere között tizenháromszor utalt át pénzt a vállalkozás számlájáról a sajátjára, csaknem kétmillió forintot.
Megbízójának ezeket az utalásokat úgy tüntette fel, mintha a hatóságoknak befizetett adókról és járulékokról lenne szó. Ráadásul a bevallásokat sem nyújtotta be, ami további károkat okozott a vállalkozásnak.
A bajai nyomozók csalás bűntette miatt hallgatták ki gyanúsítottként a megtévedt könyvelőt, majd a rendőrség az eljárást lezárva, az iratokat vádemelési javaslattal továbbította az ügyészségnek.
[Azok számára, akik szeretnének elmélyedni az ügy részleteiben:
Adódik a kérdés, hogy ugyan mit segített volna a megkárosított vállalkozáson, annak ügyvezetőjén, ha konyít egy kicsit a tartozikhoz és követelhez.
Mire jó a számvitel egy ügyvezetőnek?
Egészen röviden összefoglalva: megváltozik a szemléletmód, ahogyan a rábízott társaság számviteli, pénzügyi adataira – a könyvelőtől kapott főkönyvi kivonatokra, összefoglalókra, a mérlegbeszámolóra, vagy az adófolyószámla kivonatra – néz, és amilyen következtetést ezekből levon.
Igaz, az problémát jelent, hogy a számviteli tény adatokat csak utólag, az adott ügylet megtörténtét követően rögzítjük, így a könyvelő munkája picit hasonlít a régészéhez: a „leletből” – a könyvelésre átadott bizonylatokból – igyekszik kitalálni, mi történhetett a múltban. Persze, ahogyan a régészeti eredmények is segítenek a jövő megálmodásában, a számvitel jelen adatai is megalapozzák a jövő tervezését.
A kulcsszó itt is a tervezés: ha ezt a lépést kihagyjuk, akkor a számvitel tényleg csak utólag kiabálja azt, amire a cégtulajdonos már amúgy is rájött: csőd van!
Célszerű tehát az ügyvezetőnek, tulajdonosnak hónapra, negyedévre, félévre előre felmérnie, miként fest a vállalkozás pénzügyi helyzete (várható bevételei és az ezekből teljesítendő kifizetések), és ha itt-ott lyukat lát a bevételekben, a hiányzó forrásokról időben gondoskodhat.
További pozitív hozadéka mindezeknek, hogy a társaság tulajdonosai pontosan átlátják, a vállalkozásuk forráshiánya a cég korábbi, gazdaságtalan működésének a következménye: nem kellő hatékonysággal kezelik a vállalkozás pénzét, folyamatosan elmaradásuk van a fizetési kötelezettségeik teljesítésében. A folyamatos pénzhiány a vállalkozás fejlődését, növekedését is gátolja.
A jó út – legalábbis az odavezető első lépés – az, ha a tulajdonos hozzálát a tartalékképzéshez (és itt nem a mérlegből ismert lekötött tartalékra gondolok).
Mielőtt utóbbira néznénk egy szemléletes példát, térjünk vissza a cég pénzét sajátosan kezelő könyvelőhöz, ahhoz, miért is lett volna hasznos, ha az ügyvezető járatos a számvitelben (csak egy kicsit is)!
A rendőrségi közleményből ugyan nem derül ki, de feltételezhetjük, hogy az enyves kezű könyvelő, ha minimális szinten is, de valamilyen módon azért eleget tett a tájékoztatási kötelezettségének, azaz legalább negyedévente főkönyvi kivonatot küldött az ügyvezetőnek („ébersége elaltatásaként”).
Ha ez így történt, és az ügyvezető kicsit is járatos lett volna ebben, emellett az adófolyószámla-kivonatot is rendre letöltötte volna a vállalkozás cégkapuján keresztül, akkor az adatokat összevetve felfigyelhetett volna az eltérésekre (akkor is, ha a hölgy kreativitása a könyvelésben is teret nyert volna). Amúgy a cég kényszertörlését számos, az adóhatóságtól a bevallások pótlását célzó felszólítás is nyilván megelőzte, amit nem csupán a megbízásuk alapján eljáró könyvelő, de a társaság tulajdonosai, illetve ügyvezetője is megkaptak, letölthettek (volna) a cégkapun keresztül.
Térjünk vissza a számviteli adatokra és azok alapján a pénzügyi tartalékok képzésére, egy példán keresztül!
A Ramaty Kft pénzügyi helyzete katasztrofális. A szállítói felé fennálló tartozásai elérték az éves árbevételének hároméves átlagát, egyes üzleti partnereinek már 1,5, illetve 2 éve tartoztak. Ez utóbbi kilátásba helyzete, hogy felszámolási eljárást indít a cég ellen.
A vállalkozás tulajdonosai úgy döntöttek, hogy – tulajdonosként – beveszik a cégbe dr. Furmányos Gézát, az ismert, és sikeres pénzügyi tanácsadót, és rábízzák a társaság pénzügyeinek rendezését.
Furmányos úr imádja a kihívásokat – és valljuk be, ez tényleg az –, így elfogadja ezt az ajánlatot.
Mit gondolnak, mi volt az első intézkedése?
A cég meglévő bankszámlája mellé nyitott egy másikat, amit Céges tartalék számlának nevezett el, és minden, az elszámolási betétszámlára befolyó bevétel 5 százalékát átutalta erre a tartalék számlára. A cél a vállalkozás adósságainak rendezéséhez szükséges összeg összegyűjtése és „kimenekítése” a folyó tevékenység forrásaiból.
Sok kicsi sokra megy, így 10 hónap múlva a Ramaty Kft adósságállománya a korábbinak mindössze 25 százaléka volt, amelynek mintegy 15 százalékára elegendő tartalékkal rendelkezett a társaság. Ezzel párhuzamosan egyeztettek a hitelezőikkel a még fennmaradó tartozásuk átütemezéséről. A Ramaty Kft megmenekült a felszámolástól!
Tanulva a korábbiakból, illetve dr. Furmányos sikeres beavatkozásából, a tartalékolást azóta sem hagyták abba, immár váratlan helyzetekre is van némi „dugipénzük”.
A dolog lényege az, hogy a bevételeik 5 százalékával úgy számoltak, mint valamiféle átalányköltséggel, nem hagyták a cég bankszámláján, hanem mintha költségszámlát egyenlítenének ki, átutalták azt egy másik számlára, azaz a tartalék számlára. Így nem estek kísértésbe, hogy a bankszámlán gyarapodó összeget elköltsék, ahelyett, hogy tartozásaikat rendeznék. E módszer kezdetben „kellemetlen érzést” vált ki a tulajdonosokból, de biztosítja azt, hogy a vállalkozás semmiképpen se költsenek annyit, mint a befolyt bevételeik.
Hogyan olvassunk főkönyvi kivonatot – a rövidebbnél is rövidebb ízelítő ügyvezetőknek
A főkönyvi kivonat a vállalkozás által vezetett főkönyvi számlák adatállományáról – az oda feljegyzett gazdasági eseményekről – adott időpontra készített összesített kimutatás, amely tartalmazza valamennyi megnyitott és vezetett főkönyvi számla
· számjelét és megnevezését növekvő számlaszám sorrendben,
· tartozik és követel forgalmát (növekedés és csökkenés forgalmát),
· valamint tartozik és követel egyenlegét (amely tartalmában pozitív, vagy negatív számot jelent).
A főkönyvi kivonat a gyakorlatban arra való, hogy a cég vagyoni, pénzügyi helyzetére vonatkozóan következtetéseket vonhassunk le. Az 1-4. számlaosztályokban egy statikus állapot szerinti, egy adott napra vonatkozó vagyoni értéket látunk, az 5-9 számlaosztályokban pedig az év elejétől eltelt időszak alatt megtermelt bevételt és a bevétel elérése érdekében felmerült költségeket, ráfordításokat találjuk. A bevételek és költségek, ráfordítások különbözete az adott év gazdasági tevékenységének eredménye, amely a 4 számlaosztályban, az „Adózott eredmény” főkönyvi számon jelenik meg.
A fentiekből is következik, hogy az 1-4. számlaosztály a cég alapításától eltelt időszakban bekövetkezett változásokat tükrözi. Természetesen a könyvelésben mindig az az érték látható, amely a beszerzéskor, megvásárláskor a számlákon, vagy egyéb dokumentumokon szerepelt, vagyis amennyibe akkor került, amikor megvették az adott befektetett eszközt, készletet, követelést. Ha régóta működik a vállalkozás, és például 15 éve vásárolt egy ingatlant néhány millió forintért – adott esetben, például árverésen, mélyen a piaci ár alatt –, az a főkönyvi kivonatban még mindig viszonylag alacsony értéken szerepel, holott szinte biztos, hogy a 15 évvel ezelőtti értéknél lényegesen többet ér.
A számviteli törvény lehetőséget ad arra, hogy az ilyen irányú eszközérték-többletet kimutassuk, de ezeket viszonylag ritkán alkalmazzák a társaságok.
A kettős könyvvitel logikájából következnek azok az összefüggések, amelyek alapján az is kiszűrheti a nyilvánvaló hibákat a főkönyvben, aki nem hivatásos könyvelő.
Nézzünk erre néhány példát!
· 1. számlaosztály, a befektetett eszközök (például a tárgyi eszközök) számlái: mindig tartozik egyenlege van, vagy nulla, hiszen több értékcsökkenési leírást nem számolhatunk el, mint amennyi az eszköz bruttó értéke volt.
· Fentieken belül, a 161. Befejezetlen beruházások főkönyvi számla: akkor lehet egyenlege, ha a társaságnál folyamatban van még nem lezárt, nem üzembe helyezett beruházás. Ha nincs ilyen, akkor az hiba, ami adott esetben az eredményt befolyásoló, el nem számolt értékcsökkenési leírást is jelezhet.
· A 2. Készletek és a 3. Követelések, pénzügyi eszközök és aktív időbeli elhatárolások számlaosztályok számláinak tartozik egyenlegük van. Ez nem azt jelenti, hogy soha nem lehet követel egyenlegük, de annak mindig tudnunk kell az okát.
· Ha a 389. Átvezetési számlának van egyenlege, annak okát is tisztázni kell.
· A 419. Adózott eredmény főkönyvi számlának év közben már nem lehet egyenlege, mert azt át kell vezetni a 413. Eredménytartalék számlára.
· A 454. Szállítók számlának „főszabályként” követel egyenlege van. Ha tartozik egyenleget látunk, akkor annak okát vizsgálnunk kell.
· A 471. Kereset-elszámolási számlának is követel egyenlege van (ha van egyenlege), a tartozik egyenleg – többet fizettünk ki bérként, mint amit e jogcímen költségként elszámoltunk –, szintén hibát jelezhet.
· Az 5-8. számlaosztályok (Költségnemek, Ráfordítások) számlák egyenlege is „alapból” tartozik. Előfordulhat „jogszerűen” is követel egyenleg is, de annak okát ugyancsak vizsgálni kell, mert hibát is jelezhet.
· A 9. számlaosztály (Árbevételek és Bevételek) egyenlege is „hivatalosan” Követel, de a tartozik egyenleg sem mindig jelent hibát, de okát tisztázni kell.
A főkönyvi kivonat fentiek szerinti átfutása csak a durva hibák kiszűrésére jó – az okokat sem az ügyvezetőnek kell kiderítenie –, de arra kiváló eszköz, hogy megmutassa, a könyvelő úgy adja át a főkönyvi kivonatot, hogy az alapvető egyeztetéseket is elmulasztja – szerencsére a könyvelők többsége nem ilyen–, vagy az esetleges eltérésekre tud magyarázatot adni.
Cégtulajdonosoknak, vezetőknek könyvviteli gyakorlati ismeretek, saját ütemben, otthonról: