Megalapozott döntések = vezetői számvitel? Számvitelszervezés és „okos” számlatükör 2/2. rész

A) A 463. Költségvetési befizetési kötelezettségek és a 464. Költségvetési befizetési kötelezettségek teljesítése főkönyvi számlákat minden gyakorló könyvelő jól ismeri. Ezekről a számlákról azt tanultuk az iskolában (közgazdasági szakközép, egyetem, mérlegképes könyvelői tanfolyam, stb., tetszés szerint), hogy ezeket párhuzamosan kell megnyitni, vezetni.

Például a 4635. Munkaerő-piaci járulék számla követel oldalára könyveljük a befizetendő járulékot, majd amikor átutaljuk a szükséges összeget, az a 4645. Munkaerő-piaci járulék teljesítése számla tartozik oldalára kerül.

Az, hogy éppen hátralékunk vagy túlfizetésünk van-e az adott adónemben, vagy forintra pontosan teljesítettük a kötelezettségünket, az a két főkönyvi számla együttes ellenőrzésével derül ki. Év végén pedig össze kell vezetnünk a szóban forgó számlákat.

Nos, ezek a számlák nekem személy szerint az „idegeimre menetek”, és gondolom, nem csak nekem. Ezért - és ezt a számviteli törvény egyetlen betűje sem tiltja - én csak a 463. főkönyvi számlákat vezetem, „Költségvetési befizetési kötelezettségek és teljesítésük” címszó alatt, az egyes adónemek számára alszámlákat nyitva.

Maradva tehát a munkaerő-piaci járulék példájánál, a számla követel oldalára – természetesen – a fizetendő kötelezettség kerül, míg a tartozik oldalra a teljesített befizetés. A számla mindenkori egyenlege mutatja meg, minden rendben van-e, vagy szükséges-e befizetés vagy épp ellenkezőleg, túlfizetése van az adott cégnek.

Praktikusan e számlákat a vállalkozás adófolyószámla-kivonata (az érintett adónemeke) szerinti tagolásban nyitjuk meg. Az adófolyószámla kivonatok egyeztetése is könnyebb és gyorsabb így - nem is beszélve az év végi zárásról. Persze e módszer sem alkalmazható mindig.

B) És mindenkit óva intenék attól, hogy fenti logika alapján „kiirtsa” a 468. Általános forgalmi adó elszámolási számlát a számlatükörből. A 466. Előzetesen felszámított általános forgalmi adó és a 467. Fizetendő általános forgalmi adó számlák összevonása ugyanis szabálytalan lenne - mindkét számlán általános forgalmi adó szerepel, de nem mindegy, hogy az a bevételeinket terhelő kötelezettség, vagy a beszerzéseinkhez kapcsolódó, levonható adó -, továbbá olyan zűrzavart okozna, amely a munkánkat cseppet sem könnyítené meg.

C) Célszerű, ha a számlatükör összeállításakor figyelembe vesszük a mérleg számviteli törvény szerinti bontását, és minden mérlegsorhoz kapcsolódik a számlatükörben egy összesítő főkönyvi szám. Vegyük például a tárgyi eszközöket!

A számviteli törvény szerint a mérlegben a tárgyi eszközök értékét az alábbi bontásban kell megadni:

1.    Ingatlanok és a kapcsolódó vagyoni értékű jogok,

2.    Műszaki berendezések, gépek, járművek,

3.    Egyéb berendezések, felszerelések, járművek,

4.    Tenyészállatok,

5.    Beruházások, felújítások

6.    Beruházásokra adott előlegek,

7.    Tárgyi eszközök értékhelyesbítése.

A könyvelőprogramok jellemzően számlacsoporton (mondjuk 12. Ingatlanok és kapcsolódó vagyoni értékű jogok) belül a „12-esre” összesítenek. A mérlegben azonban – például- a tárgyi eszközök értékhelyesbítésére egy összegben- azaz a127. Ingatlanok értékhelyesbítése, a 137. Műszaki berendezések, gépek, járművek értékhelyesbítése, stb. adataira együtt) van szükség.

Ne feledjük, a számviteli törvény az egységes számlakerettel kapcsolatban (160.§.) csak az egyes számlaosztályok tartalmára ad kötelező előírást, de az idetartozó tételek számalcsoport, számla szerinti bontására már nem! A szaktárca által kiadott számlatükör csak ajánlás, attól a vállalkozások eltérhetnek.

Ezért most kinevezzük a 12. számlacsoportot (vagy a 13-ast, ahogy tetszik) a tárgyi eszközök kizárólagos urának! És: 121-es, illetve ezen belül szükséges bontásokat kap minden, ami ingatlan és ahhoz kapcsolódó vagyoni értékű jog. 122-essel kezdődik minden tárgyi eszköz főkönyvi száma, amely műszaki berendezés, gép, jármű. És így tovább, például 127-es számsorral kezdődik minden tárgyi eszközcsoport értékhelyesbítése.

Ahhoz, hogy az egyes mérlegsorok kitöltéséhez szükséges adatok rendelkezésünkre álljanak, már csak be kell állítani a könyvelési programban szükséges paramétereket, így például összesítő kódként a 121-et, a 122-t, és így tovább.

Tudom, hogy ez most első látásra sokkal inkább a helyzetet bonyolító, mintsem a kívánt könnyítést hozó megoldásnak tűnik, de a beszámoló összeállításakor értékelni fogjuk, hogy nem kell az egyes számlák forgalmait külön-külön összeadnunk.

Persze vannak komoly, integrált számviteli rendszerek, amelyek egyszeri adatrögzítés alapján mindent megcsinálnak egy gombnyomásra, így a mérleget is, de azért okosabb, ha a záráskor ellenőrizzük ennek adatait. Ehhez ad segítséget az előzőek szerinti megoldás.

D) Az eredménykimutatás gyors és – természetesen – pontos- összeállítását segíti, ha használjuk a jó öreg 59-es számlacsoport számláit. A költségnemek átvezetése számlacsoporton belül praktikus alszámlákat is - az eredménykimutatás által elvárt tagolásban – megnyitni. Így például a 811. Anyagköltségek számlához kapcsolódóan az 591-es, míg a 812. Igénybe vett szolgáltatások számlához az 592-es számlát használjuk. Ha a 8-a számlaosztály számlacsoportjait is - így az előző példánál maradva a 81. számlacsoportot is összesítő számlaként alkalmazzuk (az összesítő számlákra nem lehet könyvelni, csak bontásaikra), akkor rögtön megkapjuk a főkönyvi kivonatban az anyagjellegű ráfordítások értékét is.

E) Érdemes a társasági adó alapját növelő és csökkentő tételeket is megjelölni a számlatükörben! Például a 86. számlacsoportban megnyitott számlákon az adott számla megnevezése mellett alkalmazhatjuk az „AN”(adóalapot növelő) és a „NAN”(nem adóalapot növelő) megjelöléseket.

Amennyiben a vállalkozás számlatükrét a fenti elvek szerint állítja össze, akkor olyan automatikus „ellenőrzési pontokra” tesz szert, amelyekkel a könyvelés esetleges hibái gyorsan kiszűrhetőek, ráadásul az ügyvezetés számára kiemelten fontos információk -, hogy állunk az iparűzési adóval”, vagy „mi a helyzet az áfával” típusú kérdésekre adható válaszok is azonnal rendelkezésre állhatnak.

Sinka Júlia