Megalapozott döntések = vezetői számvitel? Számvitelszervezés és „okos” számlatükör 2/1. rész

Vezetői számvitel?

Ha azt halljuk, „vezetői számvitel”, az ügyvezetők többségét kirázza a hideg (egyébként a könyvelőket is). Ha találomra kiválasztunk egy ebben a témában írt szakkönyvet, és beleolvasunk a tartalomjegyzékbe, akkor ilyesféle fejezetcímekkel találkozunk:

- A költséggazdálkodás gyakorlata (ezen belül: fedezeti-költség- és határköltség-számítás, értékelemzés,stb.).

- Költségek tervezése (üzleti terv, a teljesítmények tervezése, nulla bázisú költségtervezés, stb.). stb., stb...

Kétségkívül, ezek mind-mind fontos és hasznos dolgok. Lássuk be azonban, hogy a magyar mikro- és kisvállalkozásokat rendszerint nem mérnök-közgazdászok, igazságügyi könyvszakértők, bankárok vezetik. Egy átlagos cégtulajdonos-ügyvezető számára fentiek nem csak egyszerűen ómandarin nyelvjárásban előadott kínai balladaként hangzanak, de az sem világos számára, mi szüksége neki erre, hiszen van a cégnek könyvelője, s ezzel már mindent megtett, ami tőle „papírügyekben” elvárható.

A könyvelők is ódzkodnak: olyan sok feladatot ró rájuk pusztán az adótörvényeknek, számviteli törvénynek és sok más jogszabálynak való egyidejű megfelelés, hogy igazán nincs szükségük a könyvelési anyag további, a számviteli törvény által el nem várt szempontok szerinti kategorizálására. (Gondoljunk arra is, hogy a kkv-szektor könyvelői egy idevágó, bár a statisztikusok szerint nem feltétlenül reprezentatív felmérés szerint, jellemzően 2010 óta nem merték áraikat emelni. Ennek – a piac telítettségén túl – sokféle oka van, de ezeket itt most nem elemezzük.)

Viszont egészen biztos, hogy minden ügyvezetőtől kérdeztek már olyat, hogy „Tudtok adni egy kis árengedményt? Olyan régi vevőtök vagyok.” Tudunk, persze, hogy tudunk (vagy mégsem), de mennyit? Azt is jó lenne tudni, megvásárolhatjuk-e azt az új gépet. Tudjuk majd fizetni a hiteleket? Nos ezek azok a kérdések, amelyekre a számvitel – különösen a vezetői számvitel- választ tud(na) adni.

Segíthet természetesen értő kezekben a „sima” számvitel is, de adott esetben az az információk speciális szempontok szerinti kigyűjtésével jár együtt. Vannak azonban olyan „aranyszabályok” – azt is mondhatnám, hogy „öreg róka trükkök”-, amelyek minden vállalkozás számviteli rendszerének megszervezése során hasznosnak bizonyulhatnak.

A számviteli munka egész folyamatát – a bizonylatok kezelésétől, az adatrögzítéstől a számlatükör összeállításáig – érinti a rendszerszervezés, de jelen keretek közt csak az utóbbit, a számlatükröt vesszük górcső alá.

Gondoljuk át, milyen is a jó számlatükör!

Szerintem egy vállalkozás számviteli rendszerének sikere – a munka más elemeinek fontosságát sem feledve- alapvetően a számlatükrön áll vagy bukik. Ráadásul egy igazán a cégre szabott számlatükör egyben képes a vezetői számvitel elvárásainak is megfelelni, anélkül, hogy fejfájást okozna a könyvelőnek. Számlatükrünk összeállítása során az egyik alapvető kérdés mindig az, hogy milyen mélységben, részletezettségben nyissuk meg a szükséges főkönyvi számlákat, indokolt-e alszámlák alkalmazása is az adott esetben.

Itt is az az egyik nagyon fontos döntési szempont, hogy mit tud az az ügyviteli szoftver, amit használunk, illetve ezzel párhuzamosan milyen igényeket támaszt elénk az adott cég könyvelése az adótörvények és a számviteli törvény kapcsán, illetve a tulajdonosok mely egyéb információkra tartanak igényt (például egy adott nyersanyag felhasználásának értékét szeretnék folyamatosan nyomon követni).

Mérlegelnünk kell tehát - néhány szempontot kiemelve - az alábbiakat:

a) szoftverünk csak a főkönyvi nyilvántartások vezetésére képes, vagy van -például – tárgyi eszköz modulja is,

b) képes-e a program a vevők, szállítók folyószámláit kezelni, a folyószámla összerendelések automatikusan történnek-e, illetve van-e egyáltalán ilyen lehetőség a programban,

c) paraméterezhető-e az áfa-bevallás sorainak megfelelően.

Például, ha a szoftvernek nincs tárgyi eszköz modulja, de a könyvelt cégnek nincs sok tárgyi eszköze, akkor érdemes a főkönyvi számlákat alszámlákra bontani. Ez megkönnyíti az egyeztetést a nyilvántartással, amit vezethetünk kézi kartonokon, illetve Excel táblában. Így ha a cég tevékenysége pl. az, hogy irodákat és lakásokat ad bérbe:

1231 Aranyhal u.-i irodaház,

1232 Hófehérke u.-i lakások,

1233 Hamupipőke sétány, lakások,

1234 Aranycipellő u.-i irodaház

Fentiekkel természetesen nem feleltünk meg a tárgyi eszköznyilvántartással szembeni követelményeknek, mint például a számviteli törvény szerinti és a társasági adótörvény szerinti értékcsökkenés elkülönített kimutatása, a ráaktiválások, üzembe helyezések, maradványértékek nyilvántartása, de az alszámlákra bontás nagyon sokat segíthet az év végi egyeztetéseknél.

Számlánként azonban a kb. 10 alábontáson túl további bontásokat már nem javasolnék. Ha a cégnél sok a tárgyi eszköz, akkor a fentiek szerinti bontás egyrészt kezelhetetlen mennyiségűvé teszi a főkönyvi számlákat, másrészt már nem segíti az analitikával való egyeztetést, a számlák mennyiségével egyenes arányban nő a hibák lehetősége is.

Az is lehetséges, hogy a főkönyvi számlák alszámlákra való bontása kiválthat egy analitikát. Például egy vállalkozás – egy kis létszámú cégről van szó – mindig egyazon személynek ad ki elszámolásra előleget, a cég beszerzéseinek intézésére. Ekkor a 3611 Munkavállalóknak folyósított előlegek alszámla egyben az analitika szerepét is betöltheti. Természetesen a ki- és befizetéseket ekkor is szabályosan bizonylatolni kell.

Ha a vállalkozás vevőköre állandó, törzsvevőkből áll - ez ritka manapság-, akkor a 311. Vevők főkönyvi számla is tovább bontható alszámlákra, például:

31101 Kiss és Fia Kft,

31102 Jó Kalmár 2015 Bt,

31103 Tóth és Tóth Bt.

S ugyanezt lehet a szállítókra is alkalmazni.

Ha a fentiek szerint kezelendő vevők száma nem sok (kb. 20 alatti), és könyvelési programunk nem tudja ütköztetni a folyószámlákat, azaz a követeléseket és a befizetéseket szembe állítani egymással, akkor e megoldás nagyban segíti az egyeztetést. Persze ez a  megoldás is kezelhetetlenné teheti a főkönyvi kivonatot, illetve a számlatükröt, ha nagyon sok a vevő (szállító).

Az áfa-analitika is kényes pontja a könyvvitelnek, így hatása van a számlatükörre is.

Például a közösségen belüli beszerzések és értékesítések összesítőjével kapcsolatban fontos, hogy szoftverünk képes-e EU-s adószámos listát készíteni vagy sem. Ha nem, akkor sajnos ezt „kézi” nyilvántartással kell megoldanunk, vagy - kezelhető mennyiségű partner esetében a főkönyvi számlák alábontásával. Pl.

45421 Jorgosz and Son EL09.....

Egyes programok paraméterezése - manapság már ritkán találkozni ilyenekkel, jó magam kb. 10 éve nem láttam ilyen programot, de attól még akadhat itt-ott – nem teszi lehetővé a könyvelés során az áfa kulcsonkénti bontásban való rögzítést, illetve ennek megfelelő listázást. Ez probléma az áfa-analitika készítése során, ahol az áttekinthetőség nagyon fontos. A cég számára is, és mindannyian találkoztunk már adóellenőrrel... Szóval ők sem szeretik a nem azonnal egyértelmű nyilvántartásokat.

Az áfa-kulcs változása is problémát okozhat a paraméterezés kapcsán.

Ha a program a könyvelési tétel rögzítése során nem firtatja az áfa-kulcsot, hanem az adó alapját és az általunk megadott összegű adót rögzíti, akkor szükségünk lehet a főkönyvi számlák bontására is, például:

46611 Beszerzések előzetesen felszámított általános forgalmi adója, 5%

46612 Beszerzések előzetesen felszámított általános forgalmi adója, 18%,

46613 Beszerzések előzetesen felszámított általános forgalmi adója 27%.

Célszerűen a 466-os számla gyűjtőszámla, de a gyűjtőszámlákról még lesz szó a 2. részben.

Sinka Júlia