Időszaki pénztárjelentés-számla

Kérdés

Tisztelt Szakértő! Adott egy Kft, ahol rendszeresen előfordul, hogy a dolgozók beszerzési előleg nélkül saját pénzből fizetnek pl. parkolási díjat, feladnak levelet a postán, vásárolnak dolgokat, stb és erről számlát kérnek a cég nevére, amit a cég kifizet nekik mikor leadják a számlákat a pénztárba. De sok esetben a kifizetés nem a kp-s számla kiállításának, teljesítésének napján történik,hanem későbbi időpontban. Sok esetben akár 2-3 héttel később adják le a számlákat,mert elfelejtik vagy nem jönnek be addig a telephelyre. A pénztáros napi pénztárjelentést készít, amiben a tényleges elszámolási időpontban írja be a kifizetett összeget a pénztárjelentésbe és nem a számlán szereplő időpontban. Szviteli politikában az van,hogy amikor van elsődleges bizonylat, akkor nem kell kiadási és bevételit használni. A könyvelésben a számla teljesítési időpontja alapján kerülnek a számlák lekönyvelésre. Így eltérés van a könyvelés és a pénztárjelentés között. Hogyan szokták kezelni ezt a dolgot? Év végén kérdés az is, hogy pl a beszámolóban szereplő pénzösszeg ezek miatt eltérhetnek. Mi a törvényes kezelése a fenti problémánk, mely szerint a pénztárjelentés és a könyvelési adatok egyezzenek. Köszönettel

---

Válasz

A költségszámlákat valóban a számlán feltüntetett teljesítési időpontban kell
könyvelni,  ezért a pénztár egyezőséget ebben az esetben az elszámolásra kiadott előleggel lehet megteremteni.

Amennyiben ez nem megvalósítható, úgy tudni kell, hogy Áfa szempontjából nincs jelentősége a késve beérkező számláknak, mivel az adó megállapításához való jog elévüléséig  akkor kell az áfabevallásba beállítani, amikor az megérkezett.
A számviteli elszámolásnál okoz problémát  -  amennyiben a tárasság önköltségszámítást nem végez -  elsősorban  az év végi kezelése.
A  késve érkezett számlákat az eredeti teljesítés időpontjának megfelelő időszakban kell elszámolni, ezért ha például 2012-ben könyvelek le egy 2011. évre vonatkozó számlát, úgy az 2012-ben költségként nem számolhatom el, tehát társasági adóalapot kell növelni az összeggel, és önrevízióval tudom visszatenni a 2011. évre.
A gyakorlatban a társaságok úgy oldják meg a kérdést – amennyiben elszámolási előleget nem adnak ki, -  hogy kötelezik a munkavállalókat a számlák  határidőben történő elszámolására.