Belső visszaélés-bejelentési rendszer

2023. július 24-én lépett hatályba lép a panaszokról, közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvény, azaz az ún. új Panasztörvény. Ez a törvény szabályozza a visszaélés-bejelentések kezelésének rendjét, amelyet többek között munkaviszonyban is alkalmazni kell. Az alábbi cikkben bemutatjuk, hogy milyen szabályok vonatkoznak a nem állami tulajdonban álló munkáltatók belső visszaélés-bejelentési rendszerére.

Mikor kell létrehoznia a munkáltatónak a belső visszaélés-bejelentési rendszert?

Ha a munkáltató kevesebb, mint 50 személyt foglalkoztat, akkor nem kötelező a belső visszaélés-bejelentési rendszer bevezetése.

Ha azonban a munkáltató legalább 250 főt foglalkoztat, akkor 2023. július 24-étől, míg legalább 50, de legfeljebb 249 személyt alkalmazó munkáltató esetén 2023. december 17-étől kötelező belső visszaélés-bejelentési rendszert kialakítani.

Mit lehet jogszerűen bejelenteni a belső visszaélés-bejelentési rendszerben?

A belső visszaélés-bejelentési rendszerben jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményre vagy mulasztásra, illetve egyéb visszaélésre vonatkozó információt lehet bejelenteni. Ha a munkáltató például a munkavállalóira a munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény 9. § (2) bekezdésében meghatározott feltételekkel a közérdeket vagy nyomós magánérdeket védő magatartási szabályokat állapít meg, akkor ezek megsértése a belső visszaélés-bejelentési rendszerben bejelenthető.

Ki tehet bejelentést a belső visszaélés-bejelentési rendszerben?

Munkaviszony esetén a belső visszaélés-bejelentési rendszerben bejelentést tehet többek között

• a munkavállaló (beleértve a volt munkavállalót is),
• a munkáltató tekintetében tulajdonosi részesedéssel rendelkező személy, valamint a munkáltató ügyviteli, ügyvezető, illetve felügyelő testületéhez tartozó személy, ideértve a nem ügyvezető tagot is,
• a munkáltatónál tevékenységet végző gyakornok és önkéntes,
• a munkáltatóval munkaviszonyt létesíteni kívánó olyan személy, aki esetében a jogviszony létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött.

Ki intézi a belső visszaélés-bejelentési rendszerbe érkezett bejelentéseket?

A munkáltatónál egy erre a célra kijelölt, pártatlan személy vagy szervezeti egység működtetheti a belső visszaélés-bejelentési rendszert. Erre tekintettel ki kell jelölni, hogy melyik személy vagy részleg a legalkalmasabb arra, amelyik a függetlenség biztosítása mellett a bejelentéseket fogadni tudja.

Ugyanakkor a belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetésével bejelentővédelmi ügyvéd vagy más külső szervezet is megbízható.

Hogyan lehet a bejelentést megtenni?

A bejelentő a bejelentést írásban vagy szóban teheti meg. A szóbeli bejelentést telefonon vagy más hangüzenetküldő rendszer útján, vagy személyesen lehet megtenni.

Ha a bejelentő személyesen teszi meg a bejelentését, a belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetője a szóbeli bejelentést

• a személyes adatok védelmére vonatkozó előírások szerint megtett tájékoztatást követően, tartós és visszakereshető formában rögzíti, vagy
• írásba foglalja és – annak ellenőrzésére, helyesbítésére, aláírással történő elfogadására vonatkozó lehetőség biztosítása mellett – a bejelentő számára másodpéldányban átadja.

A belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetője a szóbeli bejelentés írásba foglalása során teljes és pontos jegyzőkönyvet köteles készíteni. Szóbeli bejelentés esetén a bejelentő figyelmét fel kell hívni a rosszhiszemű bejelentés következményeire, a bejelentés kivizsgálására irányadó eljárási szabályokra és arra, hogy személyazonosságát – ha az annak megállapításához szükséges adatokat megadja – a vizsgálat valamennyi szakaszában bizalmasan kezelik.

Hasonlóan kell eljárni akkor is, ha a szóbeli bejelentést telefonon vagy más hangüzenetküldő rendszer útján teszik meg. Azaz, ha belső visszaélés-bejelentési rendszer keretében a bejelentő hozzájárulását igénylő, rögzített telefonvonalat vagy egyéb rögzített hangüzenetküldő rendszert használnak, a belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetője a szóbeli bejelentést

• a személyes adatok védelmére vonatkozó előírások szerint megtett tájékoztatást követően, tartós és visszakereshető formában rögzíti, vagy
• írásba foglalja és – annak ellenőrzésére, helyesbítésére, aláírással történő elfogadására vonatkozó lehetőség biztosítása mellett – a bejelentő számára másodpéldányban átadja.

Fontos! A belső visszaélés-bejelentési rendszert úgy kell kialakítani, hogy a személyazonosságát felfedő bejelentő, valamint a bejelentésben érintett személy személyes adatait az erre jogosultakon kívül más ne ismerhesse meg.

Hogyan kell intézni a bejelentést?

A belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetője a belső visszaélés-bejelentési rendszerben tett írásbeli bejelentés kézhezvételétől számított 7 napon belül a bejelentés megtételéről visszaigazolást küld a bejelentő számára. Ezen visszaigazolás keretében a bejelentő részére általános tájékoztatást kell nyújt az eljárási-, és adatkezelési szabályokról.

A belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetője a bejelentésben foglaltakat a körülmények által lehetővé tett legrövidebb időn belül, de legfeljebb a bejelentés beérkezésétől számított 30 napon belül kivizsgálja. Ezt a határidőt különösen indokolt esetben, a bejelentő egyidejű tájékoztatása mellett meg lehet hosszabbítani. A bejelentőt ebben az esetben a kivizsgálás várható időpontjáról és a kivizsgálás meghosszabbításának indokairól tájékoztatni kell. A bejelentés kivizsgálásának és a bejelentő tájékoztatásának határideje a meghosszabbítás esetén sem haladhatja meg a 3 hónapot.

A bejelentés kivizsgálása során a belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetője kapcsolatot tart a bejelentővel, ennek keretében a bejelentés kiegészítésére, pontosítására, a tényállás tisztázására, valamint további információk rendelkezésre bocsátására hívhatja fel a bejelentőt.

A bejelentés kivizsgálása mellőzhető, ha

• a bejelentést azonosíthatatlan bejelentő tette meg,
• a bejelentést nem az arra jogosult személy tette meg,
• a bejelentés ugyanazon bejelentő által tett ismételt, a korábbi bejelentéssel azonos tartalmú bejelentés, illetve
• a közérdek vagy a nyomós magánérdek sérelme a bejelentésben érintett természetes személy, illetve jogi személy jogainak a bejelentés kivizsgálásából eredő korlátozásával nem áll arányban.

A bejelentés kivizsgálása során értékelni kell a bejelentésben foglalt körülmények helytállóságát, és meg kell hozni azokat az intézkedéseket, amelyek alkalmasak a visszaélések orvoslására. Ha azonban a bejelentés alapján büntetőeljárás kezdeményezése indokolt, akkor intézkedni kell a feljelentés megtételéről.

A belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetője a bejelentés kivizsgálásáról vagy annak mellőzéséről és a mellőzés indokáról, a bejelentés kivizsgálásának az eredményéről, a megtett vagy tervezett intézkedésekről a bejelentőt írásban tájékoztatja. Az írásbeli tájékoztatás mellőzhető, ha a belső visszaélés-bejelentési rendszer a bejelentőt szóban tájékoztatta, aki a tájékoztatást tudomásul vette.

Végezetül meg kell említeni, hogy a fenti kötelezettségek teljesítését a foglalkoztatás-felügyeleti hatóság ellenőrzi. A kötelezettségek megsértése esetén a foglalkoztatást elősegítő szolgáltatásokról és támogatásokról, valamint a foglalkoztatás felügyeletéről szóló 2020. évi CXXXV. törvény szerinti rendelkezéseket alkalmazhatja a foglalkoztatás-felügyeleti hatóság azzal, hogy a bírság és a tevékenység végzésétől történő eltiltás nem alkalmazható.