Belső ellenőr a házipénztárban

Az év végéhez közeledve célszerű felkészülni a könyvviteli zárásra is. Ennek keretében a cég házipénztárát, illetve annak bizonylatait is érdemes górcső alá venni.

A házipénztár keretében kell minden olyan pénzeszközről nyilvántartást vezetni, amely nem bankszámlán vagy értékpapírszámlán van.

Ez esetben is érvényesek a számviteli törvény alapvető elvárásai, így e nyilvántartásban az összes készpénzmozgást – bevételt, kiadást – időrendben és tételesen kell szerepeltetni.

Amennyiben a társaság valutával is rendelkezik, akkor ezeket valutanemenként külön-külön kell nyilvántartania.

Azon vállalkozások, más gazdálkodó szervezetek számára, amelyek a számviteli törvény hatálya alá tartoznak, e törvény írja elő a házipénztár vezetésének szabályait is. Arról azonban a jelenleg hatályos számviteli törvény nem rendelkezik, hogy a házipénztárban mennyi pénz tartható.

Ez azonban korántsem jelenti azt, hogy mindegy, milyen összeg van éppen a cég pénztárában!

A vállalkozásoknak pénzkezelési szabályzatban kell meghatározniuk azt az összeget, amely a házipénztárukban tartható készpénz maximális összegét jelenti.

Ez egyrészt az ésszerű gazdálkodás követelménye is – az átmenetileg „felesleges” pénzeszközöket okosabb befektetni, de legalább a társaság bankszámláján elhelyezni –, biztonsági szempontok is indokolják. Másrészt azért sem szabad ezt a kérdést félvállról venni, mert adóellenőrzés során a revizorok is a szabályzatban foglaltakból indulnak ki.

Abban az esetben, ha a pénzkezelési szabályzat összeállítása során „elfelejtik” beépíteni a dokumentumba, mennyi is a társaság házipénztárában tartható összeg maximuma, akkor az nem felel meg a számviteli előírásoknak. Ez is megalapozhatja a mulasztási bírság kiszabását, ahogyan az is, ha a cég a saját szabályzatában előírtaknak sem tesz eleget, azaz indokolatlanul túllépi a házipénztárban ténylegesen meglévő pénz értéke a szabályzatban felső értékként rögzítettet.

Noha a munkabéreket a vállalkozások jelentős többsége már a munkavállaló bankszámlájára utalja, előfordulhat, hogy a dolgozók a cég házipénztárából veszik fel a fizetésüket. Ilyen esetben a bérek kifizetéséhez szükséges összeggel túlléphető a vállalkozás szabályzatában meghatározott pénzkészlete, például a kifizetést megelőző nap délutánján bekerül a szükséges összeg a pénztárba.

Fentiekkel kapcsolatban fontos ismernünk az adózás rendjéről szóló törvény (Art.) pénzforgalmi számlanyitási kötelezettséget érintő előírásait.

A törvény 114.§-a az alábbiak szerint rendelkezik erről:

• A belföldi jogi személynek és az általános forgalmi adó fizetésére kötelezett természetes személynek - ideértve az egyéni vállalkozót is legalább egy belföldi pénzforgalmi számlával kell rendelkeznie.
• Pénzforgalmi számla nyitására kötelezett adózó rendszeres gazdasági tevékenysége körében kizárólag pénzforgalmi számlát nyithat.
• Az első pénzforgalmi számlát a pénzforgalmi számlanyitásra kötelezett adózó adószámának közlésétől számított tizenöt napon belül kell megnyitni.
• Az adózó bevallásában, valamint kiutalási kérelmében feltünteti azon pénzforgalmi számla számát, amelyre a költségvetési támogatás kiutalását kéri.
• A pénzforgalmi számlanyitásra kötelezett adózó – törvény vagy kormányrendelet eltérő rendelkezése hiányában – a készpénzben teljesíthető fizetések céljára szolgáló pénzeszközök kivételével köteles pénzeszközeit pénzforgalmi számlán tartani, pénzforgalmát pénzforgalmi számlán lebonyolítani, és ennek érdekében pénzforgalmi számlaszerződést kötni.

A vállalkozás tevékenységétől, körülményeitől függ, hogy milyen nagyságrendet képvisel az a készpénzmennyiség, amelyet a napi folyamatos működése indokol, ahhoz szükséges. Ezért nem adhatunk erre „hüvelykujj szabályt”, csak annyiban, hogy az ágazat, a tevékenység figyelembe vételével magyarázható nagyságrendről van szó.

Az Art. fentebb hivatkozott 114. §-a azt is meghatározza, hogy a bankszámla nyitására kötelezett gazdálkodó más, ugyancsak bankszámla nyitására kötelezett gazdálkodónak legfeljebb milyen összeget fizethet ki készpénzzel:

• Pénzforgalmi számla nyitására kötelezett adózó adóköteles tevékenysége keretében más, pénzforgalmi számla nyitására kötelezett adózónak a vele vagy más jogalannyal kötött szerződés alapján, az abban meghatározott szolgáltatás vagy termékértékesítés – általános forgalmi adó felszámítása esetén az általános forgalmi adóval növelt – ellenértékeként, szerződésenként egy naptári hónapban legfeljebb másfél millió forint összegben teljesíthet készpénzfizetést.

Az egy szerződés alapján teljesített készpénzfizetésnek kell tekinteni, ha kétséget kizáróan megállapítható, hogy a felek közötti jogügylet nem rendeltetésszerű joggyakorlás miatt került több szerződésben meghatározásra.

A házipénztár vezetésének formai követelményeire nincs konkrét előírás, hogy a pénztárjelentésnek miként kell kinéznie, ahogy a kiadási – és a bevételi pénztárbizonylatok alkalmazása sem kötelező, bár egyes esetekben szükség van ezekre.

Amennyiben a készpénzes be- vagy kifizetésről számla készült, akkor nincs szükség a pénztárbizonylat kiállítására. Kivételt jelent az az eset, ha a pénzkezelési szabályzat ezt előírja, például azért, mert nem a vállalkozó maga kezeli a házipénztárt, vagy a központi és telephelyi pénztárak közötti elszámolás ezt indokolja.

Akkor azonban, ha a pénzmozgáshoz nem kapcsolódik számla, akkor azok dokumentálására szigorú számadású bizonylat – bevételi vagy kiadási pénztárbizonylat – kiállítására van szükség.

Hiányzó bizonylatra utal, ha a házipénztárban ténylegesen megtalálható összeg nem egyezik azzal, amennyinek papíron lennie kellene a kasszában.

Nézzünk erre néhány példát is!

Tegyük fel, hogy a társaság ügyvezetője 2022. november 30-án a vállalkozás bankkártyájával felvesz 300 ezer forint készpénzt, majd ebből vásárol egy tabletet a vállalkozás számára. Az ezt igazoló számlát átadja a pénztárosnak, aki annak rendje és módja szerint rögzíti a kiadást a pénztárjelentésben.

December 1-jén reggel az ügyvezető ellenőrzi a pénztár tényleges pénzkészletét és összeveti azt a pénztárjelentés szerinti, november 30-i záró egyenleggel – és azt látja, hogy azok bizony nem egyeznek.

Ugyanis a bankból felvett készpénzről elfelejtettek bizonylatot (bevételi pénztárbizonylat) kiállítani és a pénzt bevételezni a pénztárba.

Ez ráadásul a számviteli törvény szabályainak megsértését is jelenti, amit az adóhatóság is mulasztási bírsággal honorál.

Ugyancsak szabálytalanságot jelez, ha a házipénztár egyenlege negatív összeg!

Tipikus példa erre, ha a társaság pénze és a tulajdonos pénze „összemosódik”.

Térjünk vissza az előző példánkhoz, és tegyük fel, hogy a cég tulajdonosa a szóban forgó tabletet a saját készpénzéből veszi meg, majd az erről kiállított számlát átadja a pénztárosnak.

A pénztárjelentés szerint ekkor 300 ezer forinttal csökkent a társaság készpénzkészlete, adott esetben akkor is, ha abban az előző napon – mondjuk – mindössze 100 ezer forint volt. Az egyenleg tehát 200 ezer forint mínusz.

Számok nélkül, általános jelleggel úgy is megfogalmazhatnánk a problémát, hogy tényleges pénzmozgás nem történt a házipénztárban, de a készpénzes számla rögzítésével – papíron – mégis csökkent a házipénztár egyenlege: adott esetben úgy, hogy az ezt megelőzően nyilvántartott egyenleg erre egyáltalán nem, illetve csak részben ad fedezetet.

A házipénztár ellenőrzése szempontjából (is) lényeges, hogy a negatív házipénztár hátterében az alábbi okok állhatnak:

• a nyilvántartásban rögzített kiadásra ténylegesen nem került sor (e mögött akár egy kiadási számla dupla rögzítése is állhat), vagy
• a nyilvántartásban a készpénzben megszerzett bevételt, vagy más jogcímen kapott készpénzt nem vételezték be.

Noha a számviteli törvény nem rendelkezik a pénztárjelentés formai követelményeiről és azt sem írja elő kötelező jelleggel, hogy a számlákkal igazolt pénzmozgásokhoz is kapcsolódjék bevételi- vagy kiadási pénztárbizonylat, a pénzkezelést érintően tartalmaz követelményeket:

• a készpénzben, készpénz-helyettesítő fizetési eszközökben (ilyen például az utalvány) szerzett, teljesített bevételeket és kiadásokat folyamatosan és hiánytalanul rögzíteni kell;
• a nyilvántartásban szereplő tételeket hiteles dokumentumokkal kell alátámasztani;
• a házipénztár egyenlegét módosító gazdasági eseményeket a pénzmozgás időpontjában kell felvenni a nyilvántartásba.

Kikerülhetetlen kérdés, ha vállalkozások házipénztárának „papírmunkájáról van szó”, hogy rábízható-e az a cég könyvelőjére.

A választ a vállalkozók maguk is megtalálhatják, ha belegondolnak, hogy a cég megbízott („külsős”) könyvelője nem vesz részt a társaság napi munkájában, az annak tevékenységével összefüggő bizonylatokat csak utólag kapja meg. Ebből következően, a házipénztárt sem lehet így naprakészen vezetni, holott az követelmény!

Ezért az adott vállalkozás vezetőjének feladata, hogy gondoskodjon a házipénztár számviteli szabályoknak megfelelő, vállalkozáson belüli vezetéséről.

Gyakran teszik fel a könyvelőknek azt a kérdést, hogyan lehet a házipénztár pénzkészletét törvényes keretek között befolyásolni, azaz, hogy az ne forduljon át negatív összeggé, vagy mi a teendő, ha (legalábbis papíron) túlzott összegű.

Lényeges, hogy a házipénztárban lévő összeget növelni vagy éppen csökkenteni, csak megfelelő – jogszabályba nem ütköző – jogcímek és az azokat hitelt érdemlően alátámasztó bizonylatok alapján lehet!

Kifizetést megalapozó jogcímek jellemzően:

• munkabér, megbízási díj;
• költségtérítés;
• szállítói tartozás, egyéb jogcímen fennálló kötelezettség, kifizetés teljesítése (például kártérítés, elszámolásra kiadott előleg);
• kölcsön, tagi kölcsön visszafizetése;
• veszteségek fedezetére a tag által korábban teljesített pótbefizetés visszafizetése;
• osztalék vagy osztalékelőleg kifizetése.

Fentebb már volt szó a negatív pénztáregyenlegről. Ez nem csupán a hiányzó bizonylatok (elfelejtették bevételezni a bankból felvett pénzt) miatt fordulhat elő, hanem azért is, mert a cégnek adott időpontban valóban nincs pénze arra, hogy a kérdéses beszerzést finanszírozza. Ilyenkor a cég tulajdonosa nyúl a zsebébe (szó szerint) és saját pénzéből kifizeti azt. Ez esetben tehát nemcsak átmeneti finanszírozásról van szó, arról, hogy amint a tulajdonos megérkezik az irodájába, felveszi a megelőlegezett pénzt, hanem tagi kölcsön nyújtásáról beszélünk.

Ezzel csak akkor van baj, ha nem kísérik az ügyletet megfelelő dokumentumok (szerződés a kölcsön nyújtásáról, bevételi pénztárbizonylat), vagy ha a kölcsön átadására úgy került sor, hogy az adott időszakban a tulajdonos nem rendelkezett legális forrásokból a szükséges mennyiségű pénzzel.

Az már csak hab a tortán, ha a tagi kölcsönt leegyszerűsítik egyfajta könyveléstechnikai lépésre, és az érintett tulajdonos nem is tud arról, hogy éppen jelentős összegű pénzt adott a saját cégének.

(Könyvvizsgálók és adóellenőrök tanúsíthatják, hogy ez sajnos gyakrabban előfordul, mint gondolnánk.)

Végül szeretném még felhívni a figyelmet a több tízmilliós házipénztári záró egyenlegekre – sajnos ez sem „fehérholló” probléma –, amelyek évek óta halmozódnak, de ha helyszíni ellenőrzés során az adóellenőr azt kérné, hogy mutassák meg neki a pénztári pénzkészletet, akkor a töredéke sem lenne meg a valóságban.

Ez persze lehet régről áthúzódó adminisztrációs hiba, például többször elszámolt bevételi számla vagy kiadást igazoló, az elszámolásból kimaradt bizonylatok miatt is. Ez is a számviteli törvénybe ütköző probléma, és mulasztási bírság lehet a vége.

Ahogyan annak is, ha az a probléma gyökere, hogy a tulajdonosok „elfelejtették” megfizetni a felvett és régen elköltött osztalék közterheit.

Ezeket az eseteket okosabb önellenőrzés keretében – ideértve a már lezárt évek beszámolóinak vizsgálatát is – rendbe tenni.

Az év lezárása során érdemes a házipénztárt és annak bizonylatait ebből a szempontból is górcső alá venni.