Az árulkodó online pénztárgépek - a céges készpénz kezelésének hat fontos szabálya

AKIK CSAK BEKUKKANTANAK AZ ÉTTEREMBE

2015. június 5. délután 1 óra, ragyogó napsütés, Belváros. Három étterem – nevezzük ezeket “A”, “B” és “C” vendéglőknek – tele van vendégekkel. Mindhárom étteremben online kassza működik. És tényleg működik, a felszolgálók annak rendje és módja szerint ütögetik a gép billentyűit, és pötyögik be szépen a fogyasztást. (Vagy talán nem is olyan “szépen”?)

Két kellemes megjelenésű fiatalember jelenik meg az “A” vendéglő ajtajában, körülnéznek, majd távoznak, annak ellenére, hogy az eléjük siető pincér biztosítja őket, van még egy üres asztal az étteremben.  Ugyanez a két fiatalember bekukkant a “B” és a “C” vendéglőbe is. Ugyanaz a végeredmény, mint az “A” vendéglőben, nem térnek be sem egy finom ebédre, sem egy jó hideg sörre…

Mintegy 1,5 óra múlva a “B” vendéglőt megbüntetik a nyugtaadási kötelezettség elmulasztása miatt. Mi történt a 1,5 óra alatt, és mi köze a két nyughatatlan úriembernek mindehhez? Igen, igen, jól tippeltek, adóellenőrzés volt mindhárom helyen, és a két úr ellenőr!

Természetesen az ellenőrzés nem csupán abból állt, hogy a revizorok az ajtóban állva körülnéztek, hanem a vendéglők aznap déli forgalmának előzetes felmérése játszott komoly szerepet az ügyben.

A hatóság ugyanis már nem csak az irodában juthat a pénztárgépekből származó információkhoz, hanem revizorai rendelkeznek azokkal a mobil eszközökkel, amelyekkel helyben, a vállalkozásnál is lekérdezhetik az aktuális forgalmi adatokat. Akár egyszerre, több vállalkozásnál is, mint ahogyan ez pórul járt vendéglősünk esetében is történt.

Az éppen vizsgált - azonos tevékenységű – vállalkozások, jelen esetben a három étterem közül az nyeri el a hatóság további, kiemelt figyelmét, amelynél kevesebb a rögzített bizonylat a vizsgált időszakban.

Az ellenőrzött vendéglők azonos időszakban, azonos “telítettséggel”, azaz vendéglétszámmal kiadott nyugtái esetében ahhoz “költöznek” az ellenőrök, amelyik a legkevesebb forgalmat mutatta ki. Fontos, hogy itt nem a forgalom értékéről, összegéről van szó, hanem a bizonylat – a nyugták - mennyiségéről! Hiszen nem mindegy – és ezt a NAV is figyelembe veszi -, hogy mondjuk 20 vendégből 18 csak egy üdítőre tért be és csak egy házaspár ebédel, vagy fordítva.

E keretek közt nem térek ki arra, hogy kiknek, milyen - és az utóbbi időben hányszor módosuló - előírások alapján kell online pénztárgépet üzemeltetnie. Ennek lassan már kisebb könyvtárnyi szakirodalma van, aki szeretne a kérdésben elmélyülni, csak írja be a megfelelő kulcsszavakat a google keresőjébe.

Arra viszont szeretném felhívni az érintettek figyelmét, hogy a NAV információi  szerint jelenleg megközelítőleg 200 ezer online pénztárgép működik az országban.  2014-ben az adóhatóság 62 ezer ellenőrzést tartott e tárgyban, és ezek során 910 millió forinti mulasztási bírságot szabtak ki! (Kádár Gábor-nak, a NAV Észak-budapesti Adóigazgatóság Operatív és Információtechnológiai Ellenőrzési Osztály főosztályvezető-helyettesének, a MOKLASZ által szervezett, IX. Nemzetközi Adó Konferencián, a tárgyban elhagyott előadása alapján.)

A TECHNOLÓGIA CSODÁJA - ÚJ ELLENŐRZÉSI LEHETŐSÉGEK

Nézzük, milyen új ellenőrzési lehetőségeket rejt magában az online pénztárgép a hivatal számára!

A központhoz beérkező adatokat

• összevethetik a bevallások adataival (e ponton a kevésbé logikusan gondolkodó vállalkozások, amelyek tudják mi “ment be a NAVhoz”, de mégis kevesebbet vallanak be, rögtön fenn is akadnak a hálón),
• összevetik a bejelentett alkalmazotti létszámmal (sok alkalmazott, kevés bevétel - ez több mint gyanús),
• a telephelyek bejelentésére vonatkozó kötelezettség ellenőrzését is megalapozza,
• kiváló adatbázis a vállalkozók adatainak összevetésére és abból - egyesek számára ellenőrzési megállapításokkal záródó - következtetések levonására.

A revizorok alkalmazhatják a forgalomszámlálás módszerét is. Ez azt jelenti, hogy az adott időszakban - mondjuk az üzlet egy teljes napi nyitvatartási idejében - “beköltözik” a boltba egy ellenőr és figyeli a forgalmat, azaz a betérő, illetve vásárló vevők számát. Ezzel - azon túl, hogy idegesíti a személyzetet - arra kényszeríti a vállalkozást, hogy minden értékesítésről állítson ki nyugtát, azaz minden tételt üssenek be a pénztárgépbe.

Ezzel több legyet is ütnek egy csapásra! Nem csupán az aznapi bizonylat-kiállítási kedv pörög a maximumon, hanem az erre az időszakra vonatkozó - és ellenőri jelenléttel hitesített - adatok egyrészt összevethetőek a vizsgált vállalkozó más időszaki forgalmával, másrészt a hasonló tevékenységi körben működő vállalkozások bevallott bevételeivel is. Ezzel ismét hasznos tippeket kap a hatóság, hova is lesz érdemes küldeni az ellenőrző munkatársat.

Fontos, hogy azok a vállalkozások sem érezhetik magukat e téren biztonságban, amelyek már sikeresen átmentek egy próbavásárláson!

Ha az üzletbe betérő ellenőrök - illetve ottlétük alatt minden vevő - kapott nyugtát (azaz a hatóság nézőpontjából a vizsgálat eredménytelen volt), de a bevétel mégis gyanúsan kevés a környék hasonló profilú vállalkozásaihoz képest, akkor a revizorok jó eséllyel “futnak még egy kört”, azaz jön a forgalomszámlálás. 

A forgalomszámlására történő kiválasztás során a lista elejére kerülnek azok a vállalkozások is, amelyek már “lebuktak” a nyugtaadási kötelezettséggel kapcsolatos mulasztásukkal, ideértve azt is, ha a bizonylatot kiállítják, de ennek során mégis elkövetnek valami szabálytalanságot (mondjuk nem adják át a nyugtát a vevőnek).

Fontos, hogy a hatóság már nem csak a hivatalos helyén juthat a pénztárgépekből származó információkhoz, revizorai rendelkeznek azokkal a mobil eszközökkel, amelyekkel helyben, a vállalkozásnál is lekérdezhetik az aktuális forgalmi adatokat. Akár egyszerre, több vállalkozásnál is. Az éppen vizsgált - azonos tevékenységű - vállalkozások közül az nyeri el a hatóság további, kiemelt figyelmét, amelynél kevesebb a rögzített bizonylat a vizsgált időszakban - így például az ellenőrzött vendéglők azonos időszakban, azonos “telítettséggel”, azaz vendéglétszámmal kiadott nyugtái esetében ahhoz “költöznek” az ellenőrök, aki a legkevesebb forgalmat mutatta ki.

A hasonló tevékenységet végző vállalkozások adatainak összehasonlítása egyébként bármely más tevékenységet végző vállalkozásnál megalapozhatja az ellenőrzésre történő kiválasztást.

A forgalmon kívül az ellenőrök egy füst alatt a kapcsolódó kötelezettségek teljesítését is vizsgálják, így például a napi nyitás, zárás, forgalmi jelentés szabályszerűségét, a pénztárgép-napló vezetését. Ez utóbbival kapcsolatban ne feledkezzünk meg arról, hogy szigorú elszámolás alá esik, az e jogcímen való nyilvántartását is górcső alá veszi a hatóság. Ráadásul, ha már a helyszínen vannak, akkor számos más kötelezettséget is vizsgálnak - például ellenőrzik (rovancsolják) a készpénzkészletet.

A KÉSZPÉNZKEZELÉS ARANYSZABÁLYAI

Fontos tehát emiatt is ügyelnie arra minden vállalkozásnak, hogy az összes pénzmozgást bizonylattal dokumentálja - ideértve a szabályos pénztárjelentést is. Így például a kasszában lévő pénzt címletenként összegezni kell, és nem szabad elfeledkezni a bolt forgalmába tartozó, de a készpénzkészletet módosító tételekről (a bankkártyás vagy utalványos fizetésekről, a sztornó tételekről, a visszavett áruról) sem az elszámolás során.

A kasszában tárolt pénz kapcsán meg kell jegyeznem, hogy a vendéglők esetében a borravalót elkülönítetten kell kezelni, ha azt a vendégek a közvetlenül személyzet tagjainak adták át.  Még biztonsági okokból se tárolják ezt az összeget a pénztárban. Ellenkező esetben a nyugtaadási kötelezettség elmulasztását állapíthatják meg a revizorok, a “felesleget” a pénztárgépben nem rögzített bevételként értékelve.

A készpénzpénz-kezelés 6 “aranyszabályát” az online kasszától és nyugtaadási kötelezettségtől és azok ellenőrzésétől függetlenül – pontosabban azok mellett -, a saját érdekében is be kell tartania a vállalkozásoknak.  Ha Ön társas vállalkozás ügyvezetője, úgy a vállalkozás és a saját személyes pénzügyi, jogi biztonságod érdekében is jól teszi, ha 

1. Még hallgatólagosan sem tűri el (pláne nem bíztatja erre) az alkalmazott “szelektív” számlázását, nyugtaadását, azaz azt, hogy csak akkor állítja ki ezeket a bizonylatokat, ha az kikerülhetetlen (a vásárló kéri, vagy felmerül a gyanú, hogy a vevő adóellenőr). Azon túl, hogy ez szabálytalan, arra is gondolni kell, hogy a szóban forgó alkalmazott nem érdekelt a cég sajátságosan értelmezett adóoptimalizálásában, így az sem zárható ki, hogy a saját zsebére dolgozik.
2. A cég pénze akkor sem az Ön és családja pénze, ha Ön a tulajdonos! Szigorúan el kell különíteni a vállalkozás pénzkészletét, bevételeit és kiadásait a magántermészetű bevételektől, kiadásoktól! Ez fordítva is igaz, a cég házipénztára nem azért van, hogy megspóroljuk az otthoni pénzkazetta árát!
3. Senkinek nem szabad a megfelelő bizonylatok nélkül a pénzárból pénzt felvennie, de befizetnie sem!
4. A vállalkozás készpénzét ne tévesszük össze a nyereséggel! Gyakran előfordul, hogy a pénztárban jelentős összeg van – például aznap több vevő készpénzzel fizetett -, de ez még nem egyenlő a tényleges nyereséggel, hiszen a tevékenységnek költségei is vannak!
5. Nem okos dolog túl sok pénzt tartani a kasszában! A számviteli politikában rögzített értékhatárt jól fontolja meg, és csak indokolt esetben lépje túl azt. Egyrészt így nem okoz örömet a betörőknek, másrészt a bankban lekötött pénz kamatairól sem kell lemondania a vállalkozásnak!
6. Rendszeresen ellenőrizze a cég pénzügyeit: hetente többször is egyeztesse a pénztárat a nyilvántartásokkal, figyeljen a cash-flow alakulására és mindezeket vesse össze a vállalkozás terveivel! Felbecsülhetetlen előnyt jelent, ha időben észleljük az esetleges hiányt, vagy azt a tényt, hogy veszteséges (kezd lenni) a vállalkozás – könyvvitelileg legalábbis…(Az nem mentség, hogy „a könyvelő nem figyelmeztetett”!)

A készpénzes ügyletek kapcsán az adózás rendjéről szóló törvény (Art.) előírásait – és az ezekhez kapcsolódó bejelentési kötelezettséget- is fontos betartani! Ezeket az Art. 17.§. (9) bekezdésében, és a 38.§. (3a)-(3b) bekezdéseiben találja meg. Nem részletezem, miről szólnak e jogszabályi helyek, mert remélem, hogy ügyvezetőként mindenki tudja, miről van szó! Ha mégsem, akkor az a házi feladat, hogy utána járjon! :)

Sinka Júlia