Amire figyelni kell a szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartásánál

Az adóhatósági ellenőrzések tapasztalata szerint a szigorú számadású nyomtatványokról szóló nyilvántartások gyakran hiányos adattartalmúak, azaz nem tesznek eleget teljes mértékben a jogszabályi előírásoknak.

A magánszemélyekre (pl. az egyéni vállalkozók, az őstermelők és az adószámos magánszemélyek) a személyi jövedelemadóról szóló törvény mellékelte tartalmaz előírást, amely szerint a szigorú számadás alá tartozó nyomtatványok nyilvántartásának tartalmaznia kell a nyomtatvány nevét és számjelét, a beszerzés keltét, a tömb(ök) sorszámát (tól-ig), a használatbavétel keltét, a felhasználás keltét, valamint a kiselejtezés keltét.
A gazdasági társaságok és egyéb szervezetek  vonatkozásában a nyugta adását biztosító pénztárgép és taxaméter alkalmazásáról szóló rendeletben foglaltak az irányadóak, amely szerint a nyomtatványt számlaként, nyugtaként felhasználó adóalany a nyomtatványt szigorú számadás alá vonja.
Ennek keretében olyan nyilvántartást vezet, amely nyomtatvány fajtánként külön-külön tartalmazza a nyomtatvány sorszámtartományát, az első sorszám (-tól) és az utolsó sorszám (-ig) megjelölésével, a nyomtatvány beszerzését igazoló számla sorszámát, a nyomtatvány beszerzésének keltét, a nyomtatvány felhasználásának időtartamát (az első felhasználás keltétől az utolsó felhasználás keltéig), valamint a nyomtatvány kiselejtezésének keltét.
A szigorú számadású nyomtatványok fogalmába a nyugtán és számlán kívül beletartozik minden olyan nyomtatvány, amelyért a nyomtatvány értékét meghaladó vagy az azon feltüntetett névértéknek megfelelő ellenértéket kell fizetni, továbbá amelynek illetéktelen felhasználása visszaélésre adhat alkalmat (pl.: bevételi és kiadási pénztárbizonylat, vételi jegy, leltárívek, szállítólevelek, áruutalványok). A szigorú számadás alá vont nyomtatványok nyilvántartásának pontos, naprakész és teljes körű vezetése kiemelt jelentőséggel bír, hiszen ezen nyomtatványok tartalmának közvetlen hatása van az adózó költségvetési kapcsolataira, azok mértékére.
Ez indokolja, hogy a nyilvántartás vezetésének pontatlansága, hiányossága, esetleg teljes hiánya esetén a jogszabály szigorú szankciók alkalmazását írja elő:
magánszemélyek esetén 200 ezer forintig, más adózókra vonatkozóan pedig 500 ezer forintig terjedő mulasztási bírság kiszabását teszi lehetővé.