A könyvelőváltás számvitele 2/1. rész

FOGHÍJAS IRATANYAG, HELLYEL-KÖZZEL FIZETETT KÖNYVELŐK 

1.) A Kontírozó Tündérek Számviteli Szolgáltató Kft 2015. márciusában átvette egy cég könyvelését. Elszámolási viták miatt - az előző könyvelő szerint a társaság négy hónapi könyvelési díjjal adósa maradt - a 2014. évi főkönyvi kivonatot nem adta át sem a könyvelőiroda, sem korábbi ügyfelének kérésére. A Kontírozó Tündérek Kft annak rendje és módja szerint könyvelte a 2015. évet, de a nyitó tételek hiányában nem tudnak a számviteli törvény követelményeinek megfelelő, megbízható mérleget készíteni (aminek bizony vészesen közeleg a határideje). Mit tehet ebben a helyzetben az új könyvelő, illetve ügyfele? Az előző könyvelőnek joga van visszatartani a megbízója iratanyagát, vagy azok feldolgozásának eredményét? Kit terhel a szakmai felelősség a 2015. évi mérleg szabályos elkészítéséért? Jogszerű megoldás lehet a problémára a 2014. év újrakönyvelése?

2.) Számlássy Szidónia egyéni vállalkozó könyvelő. Egyik ügyfele 2015. szeptember hótól kezdődően nem fizeti a könyvelési díjat (annak ellenére, hogy Szidi folyamatosan végzi a könyvelési feladatokat és beadta a szükséges bevallásokat). Szidi ezért nemfizetés címén 2016. januárjában felmondta a szerződést, átadás-átvételi jegyzőkönyvvel kísérten átadta a cég iratanyagát, ideértve az általa használt könyvelési program ügyfelére vonatkozó adatainak másolatát is. Az ügyfél ennek ellenére nem fizette ki az elmaradt könyvelési díjat, sőt vitatja a követelést, a kapcsolódó egyenlegközlőt sem írta alá. Mit tehet a pórul jár könyvelő? Lehet, hogy hiba volt átadnia az iratanyagot?

Mielőtt a fenti esetek bővebb elemzésébe kezdenénk, leszögezhetjük: akkor, ha egy cégtulajdonos könyvelőt vált – csak úgy zsigerből, mindenféle tervezés és „felderítő munka”nélkül, jellemzően az okoz később galibát, hogy a szóban forgó tulajdonos nincs tisztában azzal, milyen feladatokkal jár a könyvelés átvétele, átadása. Hétköznapi nyelvre lefordítva a problémát: főhősünknek halovány fogalma sincs arról, pontosan milyen dokumentumokat és milyen formában kell át -, illetve visszaadnia a könyvelőnek, a megbízatás megszűntével.  

Az új könyvelőre pedig már csak a „tűzoltás” maradhat, ha később kiderül, ez is hiányzik, amaz sincs meg, túl „soványka” az átadott iratanyag. Mi a teendő ekkor, vagy abban az esetben, ha elvileg minden megvan, mégsem egyezik semmi semmivel, azaz van némi gond az adatok megbízhatóságával?

HOGYAN INTÉZIK EZT A PROFIK?

Ahogyan azt a cikk bevezetőjében említettem, a számviteli törvényben nem – de más jogszabályban sem – találunk olyan fejezetet, címet, hogy „a könyvelőváltás szabályai”.

Ezért azokat egyrészt a szerződési kötelemre (Ptk.) vonatkozó rendelkezések megfelelő alkalmazásával, a számviteli törvény elvárásait és az érintett vállalkozás körülményeit, sajátosságait is figyelembe véve kell összegyűjtenünk. 

Röviden összefoglalva ezeket, azt mondhatjuk, e körben legfontosabb feladat a könyvelési szerződés lezárása, a felelősség kérdésének tisztázása (az esetleges mulasztások, illetve azon jogkövetkezményeket illetően, amelyekre csak később, a felek közti jogviszony megszűntét követően derül fény), a könyvelési anyagok hiánytalan átvétele és átadása az új könyvelőnek (akivel természetesen már megkötötte a megfelelő szerződést a vállalkozó) és mindezek szakszerű dokumentálása.

Az alábbiakban a kérdés számviteli részét vizsgálom, a jogviszony polgári jogi oldalát nem elemzem – ezt a feladatot inkább a jogászokra bíznám (ezt javaslom a tisztelt cégvezetőknek is). Fogalmazhatnánk úgy is, hogy fókuszban könyvelési anyag átvétele-átadása, a könyvelőváltás sava-borsa. 

KI, MIT ÉS HOGYAN

Tapasztalt könyvelőknek most biztos eszébe jut a gyakorlatukban előfordult rémisztő esetek valamelyike, amikor később sok-sok - és az ügyfél által nehezen (vagy egyáltalán nem) honorált - többletmunka származott a finoman szólva is hiányos könyvelési anyagból, a köddé vált dokumentumokból.

Ráadásul már „picurka” cégek viszonylag kisebb könyvelési anyagának átvételekor is szinte lehetetlen ellenőrizni annak teljes körűségét.

Persze, ahogy mondani szokás, „jó az öreg a háznál” – a már sok mérleget látott, gyakorlott „vén róka” könyvelői szem már a papírok „fizikai állapotából” is sok mindent meglát: így például az iratok jól átlátható, logikusan rendezett lefűzése a korábbi könyvelő precizitásáról árulkodik, míg a „most költöztünk és még nem volt időnk kicsomagolni” típusú iratkezelés ennek ellenkezőjéről.

Ettől függetlenül, a dokumentumok átvétele jellemzően leginkább a játékelméleten alapuló bizalmi, mintsem szakmai kérdés: az ügyfél – és új könyvelője - feltételezi, hogy a korábbi könyvelő hiánytalanul átadja a bizonylatokat, illetve, ha akad olyan, ami bármi okból kimaradt, azt később eljuttatja az érdekelteknek.

A biztonság kedvéért vegyük sorra – nagyvonalakban, a teljesség igénye nélkül -, melyek azok a dokumentumok, amelyeket a régi könyvelőtől meg kell kapnia a távozó ügyfélnek:

1) Számvitelt érintő céges iratok: az utolsó cégkivonaton, határozatok könyvén, taggyűlési jegyzőkönyveken és határozatokon (pl. a mérlegbeszámoló elfogadásáról, az adózott eredmény felosztásáról) túl ide tartoznak például a cég engedélyhez kötött tevékenységeihez kiadott engedélyek, de a társaság levelezése is a könyvvizsgálónak adott teljességi nyilatkozattól a NAV-nak küldött adatlapokig bezárólag. 

2) Számviteli dokumentációk (ha nem haragszanak, itt picit belemegyünk a részletekbe is):

• A vállalkozás számviteli szabályzatai (számviteli politika, számlarend, számlatükör, pénzkezelési, leltározási, értékelési, selejtezései, önköltség-számítási szabályzat).
• Korábbi évek és lezárt időszak általános dokumentumai:
• Évek főkönyvi kartonjai, naplólistái, főkönyvi kivonatai nyomtatott formában.
• Beszámolók, 1-4 számlaosztályok leltárai, átsorolások leltárai (közzététel igazolása).
• Analitikus kimutatások 1-4 számlaosztály egyenlegeiről.
• Kalkulációk, költségfelosztások, vegyes könyvelések bizonylatai.
• Átsorolások analitikája.
• Bizonylatok (minden könyvelési és egyéb tárgyévet érintő dokumentum).
• Bevallások (Költségvetési, társasági adó, helyi iparűzési adó, áfa, stb.), adatszolgáltatások (Szja, KSH, stb.).
• Bevallások benyújtását igazoló dokumentumok (tértivevény, érkeztető pecsét, elektronikus beküldés visszaigazolása, adófolyószámla).
• Könyvelt év nyitó tételeit alátámasztó bizonylatok:
• 1-4 számlák főkönyvi tételes előző évi záró leltárai.
• Előző év záró bevallásai, adatszolgáltatások.
• Tárgyévi dokumentumok:
• Bizonylatok (minden könyvelési és egyéb tárgyévet érintő dokumentum).
• Immateriális javakhoz, tárgyi eszközökhöz kapcsolódó iratok:
• Analitika (mozgások, bekerülési értékek, értékcsökkenés változások, stb.).
• Aktiválási, selejtezési jegyzőkönyvek.
• Szerződések, egyéb dokumentumok, amelyek a befektetett eszközminősítést alátámasztják (használati idő, forgalomképesség, érték, jellege, stb.).
• Értékelési tartalék analitika (hitelesítések, mozgások, átértékelt eszközök egyedi nyilvántartása).
• Könyvön kívüli ügyletek (opciók, terhelések, fedezetek, stb.) dokumentumai, információi.
• Befektetett pénzügyi eszközökhöz, értékpapírokhoz kapcsolódóan:
• Analitika (árfolyam-nyilvántartás, névérték, mozgások, kamatelszámolások).
• Könyvön kívüli tételek (opciók, fedezetek, stb.) dokumentumai, információi.
• Készletekkel összefüggésben:
• Mennyiségi, értékbeni nyilvántartások, vagy éves tételes leltározási ívek, jegyzőkönyvek.
• Selejtezések, értékvesztések nyilvántartása (piaci értékelés dokumentációja).
• Analitikák (úton lévő, nem számlázott, bizományosi, fellelt, idegen helyen tárolt, nálunk tárolt idegen, megrongálódott, elfekvő, stb. készletek).
• Könyvön kívüli tételek (opciók, fedezetek, stb.) dokumentumai, információi.
• Követelésekhez kapcsolódóan:
• Nyitott tételek listája (jogcím, teljesítés, lejárat, késedelem, stb.).
• Minősítési dokumentumok (felszámolói levelek, a vevőnek küldött, és „ismeretlen címzett” jelzéssel visszajött egyenlegközlők, stb.).
• Váltók eredeti példánya.
• Devizás értékek értékelése (záróárfolyamok, pénzügyi teljesítések, egyéb, a mérlegkészítésig rendelkezésre álló információk).
• Átsorolások analitikája.
• Könyvön kívüli tételek (opciók, stb.) dokumentumai, információi.
• Faktoring elszámolások analitikái, nyitott munkaszámonkénti alábontásban. Az egyes ügyletekhez kapcsolódó teljes körű dokumentációk (szerződések, megállapodások, jogok, kötelezettségek, egyéb információk).
• Pénzeszközökhöz kapcsolódóan:
• Átvezetési számla egyenlegének levezetése.
• Pénzeszközállomány-bankegyenlegek egyeztetett állománya.
• Pénztáregyenlegek tételesen felvett leltárral alátámasztott állománya.
• Pénztárkiadási-bevételi bizonylatok, pénztárjelentések.
• Devizaszámlák analitikája, értékelési árfolyamok analitikája.
• Saját tőkéhez kapcsolódóan:
• Társasági szerződés, cégkivonat utolsó állapota.
• Egyéb mozgások dokumentumai.
• Céltartalék esetében:
• Jogcímenkénti mozgásai.
• Minősítés szerinti követelések, kötelezettségek csoportosítása, képzett érték levezetése.
• Kötelezettségek kapcsán:
• Szerződések, lehívások, lejárat szerinti csoportosítások.
• Fedezetek megjelölése.
• Kamatelhatárolások.
• Időbeli elhatárolásokhoz kapcsolódóan:
• Tételes kimutatása, nyitó tételeinek követése.
• Adóelszámolások esetében:
• Adónemenkénti (ideértve a kifizetéseket terhelő járulékokat, a helyi adót is) analitikák NAV adófolyószámlával egyeztetve.
• Adóbevallások, analitikával alátámasztottan, és átadásig lezárt időszakról készítendő bevallások levezetése, tételeinek analitikus alátámasztása (társasági adó alapját növelő, csökkentő tételeihez kapcsolódó kimutatások, bizonylatok, levezetések, kimutatások).
• Elhatárolt veszteségek kimutatása.
• Önellenőrzési nyilvántartás, önellenőrzési jegyzőkönyvek, elszámolások levezetései
• Szigorú számadású bizonylatok és azok nyilvántartása.
• Útnyilvántartások.
• Adóellenőrzések jegyzőkönyvei, határozatok, kivetések.
• Bérszámfejtés dokumentációja.
• Nyitó / záró tételek.

Mindezek átadását, átvételét jegyzőkönyvnek kell igazolnia.

Valószínű – legalábbis nagyon remélem -, hogy emlékeznek még kollégáinkra, a Kontírozó Tündérek Kft könyvelő csapatára és Számlássy Szidire, és kíváncsiak, miként oldották meg a bemutatott problémákat. Ez is kiderül, de már csak az írás következő részében!