A „belső ellenség” - tipikus, de az éves záráskor kiszűrhető könyvelési hibák 2/2. rész

7. A források is hibaforrások!  Itt a jegyzett tőke könyvelésének tipikus hibája, hogy a cégbírósági bejegyzést nem várják meg, és úgy számolják el a tőkeemelést, leszállítást. Tőkét csak szabad tőketartalékból lehet emelni, és csak a  cégbírósági bejegyzés napjával könyvelhető - erről is sokszor megfeledkeznek a vállalkozások!

Annak eldöntéséhez, hogy rendelkezésére áll-e társaságnak a tőkeemeléshez szükséges szabad tőketartalék, meg kell vizsgálni, hogy a lekötött tartalékkal, értékelési tartalékkal korrigált saját tőke meghaladja-e a jegyzett tőke összegét legalább annyival, mint a tőkeemelésre szánt összeg. Továbbá feltétel, hogy ez a „többlet” a tőketartalékban szerepeljen!

A számviteli matematikáról – az Szt. 39.§. (3) bekezdése szerinti korlátról - az eredménytartalékból fizetett osztalék esetében sem lehet megfeledkezni. A tárgyévi adózott eredmény, illetve a szabad eredménytartalékkal kiegészített tárgyévi adózott eredmény akkor fizethető ki osztalékként, ha a saját tőke összegéből a lekötött tartalékot és az értékelési tartalékot, valamint a kifizetni szándékozott osztalékot levonva nagyobb összeget kapunk, mint a jegyzett tőke. A lekötött tartalék és az értékelési tartalék egyaránt veszélyes terület, érdemes a beszámoló készítését megelőzően is tanulmányozni az Szt. vonatkozó előírásait. Az értékelési tartalék esetében például tipikus hiba  a teljes körű és alapos dokumentáció hiánya.

8. Triviális, de mégis gyakori hiba, hogy a mérleg szerinti eredmény nem egyezik az eredmény-kimutatásban kimutatott összeggel.

A céltartalék képzés kapcsán (Szt. 41.§.) figyelni kell arra, hogy egyes jogcímeken a törvény kötelező jelleggel írja elő az adózás előtti eredmény terhére a céltartalék elszámolását, míg a törvényben részletezett feltételek mellett egyes esetekben a vállalkozás szabadon dönthet a céltartalék képzéséről. Érdemes  a kapcsolódó előírásokat gondosan tanulmányozni, mivel adott esetben a céltartalék az  adótervezés eszköze is lehet.

9. A kötelezettségek sorában  problémát jelent a hátrasorolt kötelezettségek minősítése. Sokszor ismételt kérdés például az, hogy ide sorolható-e a tagi kölcsön. Az Szt. 42.§. (4) bekezdésében találjuk azokat a feltételeket  -  beleértve azokat az elvárásokat, amelyek a szükséges dokumentációra, az analitikákra, a leltárra vonatkoznak, valamint az ide sorolt tételek  jogcímenkénti bemutatására a kiegészítő mellékletben – amelyek mellett  valamely kötelezettség megkaphatja az említett minősítést. Abban az esetben, ha a tagi kölcsön feltételei, az azt alátámasztó szerződés eleget tesz az idézett jogszabályi hely elvárásainak, akkor beszélhetünk a tagi kölcsönről is, mint halasztott kötelezettségről. (Ennek egyik lényeges előnye, hogy a társasági adóbevallásban kiemelendő adatokból nem „kiabál” átfogó ellenőrzésért a tagi kölcsön léte.)

A  hosszú lejáratú kötelezettségek között jellemző hiba, hogy elfelejtik átsorolni az adott évben esedékes részt a rövid lejáratú kötelezettségek közé. 

A rövid lejáratú kötelezettségek sem ússzák meg, itt is gyakori a hiba – jellemzően a szállítók soraiban. Például gyakran találkozni  hibás számlákkal, amelyeket a társaság sokszor be sem fogadhatott volna, vagy a szállításról nincs is számla. Sokszor a szállítói folyószámlák egyeztetése is elmarad.
Az egyéb rövidlejáratú kötelezettségek háza táján sincs mindig minden rendben! Főként a költségvetéssel szembeni kötelezettségekre igaz - az adófolyószámla kivonat egyeztetésének és az átvezetési kérelmek elszámolásának hiánya  miatt -, hogy köszönő viszonyban sem állnak a valós helyzettel.  

A passzív időbeli elhatárolások ugyancsak befolyásolják az adózás előtti eredményt, ezért az aktív elhatárolások kapcsán vázoltak e tételekre is érvényesek.

A könyvelésben előforduló hibákat természetesen egy cikk keretei közt teljes körűen nem lehet bemutatni. Minden vállalkozásnak a tevékenységétől, sajátosságaitól  függően kell eldöntenie, melyek azok a stratégiai területek könyvelésében, amelyekre kiemelt figyelmet kell fordítania. Kétségtelen, a könyvelők is követnek el hibákat. Ahogyan a pékek, a varrónők, sőt a fogorvosok is.  Mindenki. A könyvvitel ráadásul - a gyakran változó jogszabályi környezet miatt - folyamatosan megújuló szaktudást, odafigyelést igénylő „veszélyes” terület. 

Ám jó, ha a vállalkozások tulajdonosai is gondolnak arra, hogy a könyvelési hibák –  az általános vélekedéssel szemben – sokszor nem a könyvelő hibái (legalábbis nem ő azok forrása). A pontos számviteli munka alapfeltételét ugyanis az ügyvezetőnek kell biztosítania azzal, hogy a szükséges információkat, dokumentumokat teljes körűen és időben a könyvelő rendelkezésére bocsátja. 

Sinka Júlia