A „belső ellenség” - tipikus, de az éves záráskor kiszűrhető könyvelési hibák 2/1. rész

1. Az immateriális javak körében jellemző hiba az elszámolást alátámasztó dokumentáció hiánya, illetve pontatlansága – például a bérleti jogokkal, a szoftver-használattal kapcsolatos szerződések, iratok hiányosak, vagy egyáltalán nem lelhetőek fel a cég irata közt. (Ez egyébként tipikusan ügyvezetői bűn – csak a számlát adja át a könyvelésnek-, de a könyvelő hátán csattan az ostor.) Az immateriális javak  esetében  sokszor előforduló hiba még az alapítás-átszervezés, illetve a kísérleti fejlesztés aktivált értékébe nem tartozó költségek elszámolása. Szoftverekkel kapcsolatban gyakori hiba, hogy a szoftvertermékek között veszik nyilvántartásba azokat a programokat is, amelyeknek csak a használati jogát vásárolta meg a cég.  Fontos, hogy szoftvertermékként csak abban az esetben számolható el a program, ha annak forráskódja csak az érintett vállalkozásé (Szt. 25.§. (7) bekezdés).    

2. A tárgyi eszközök „állatorvosi lova” a karbantartás és a felújítás, illetve a beruházás összekeverése, amely  tetemes adóhiány alapja is lehet. Az Szt. meghatározza mindhárom kategóriát (3.§. (4) bekezdés 7. és 8., valamint 9. pontja), bár kétségkívül ezek gondos tanulmányozásával sem könnyű a döntés. Ez sokszor olyan, a számvitel területétől teljesen idegen ismereteket is igényel, melyekkel a könyvelő nem rendelkezik.    

Lényeges, hogy azokat a javítási, karbantartási munkákat, amelyeket a rendeltetésszerű használat érdekében kell elvégezni, és amely ezzel a folyamatos elhasználódás rendszeres helyreállítását eredményezi, karbantartásként (és nem felújításként) lehet elszámolni. A helytelen besorolás önmagában is gond, de további tévedések forrása is lehet: a tárgyi eszközök értékcsökkenési leírásával kapcsolatos hibák is sokszor ebből adódnak.

Gyakori hiba az is, hogy az üzembe helyezésig néhány, a beruházással kapcsolatos  számlát anyagbeszerzésként vagy igénybe vett szolgáltatásként – esetleg a fent már említett karbantartásként – könyvelnek. Ezek a hibák is adóhiányt vonnak maguk után, ráadásul az adott eszköz bekerülési értéke is pontatlan lesz az elszámolásokban (ez ismételten az amortizáció elszámolásában is galibát okoz, és ez is adóhiánnyal párosul). 

A különféle illetékek elszámolása is érinti a beruházás aktivált értékét! Abban az esetben, ha a hatóság által kivetett összeg még nem ismert, úgy a szerződés, a jogszabályi előírás alapján kell annak kalkulált összegét megállapítani, majd a kivetés alapján azt – szükség esetén – módosítani (Szt. 47. §-ának (9) bekezdése szerint).

Fontos még az is, hogy a maradványértéket az eszköz aktiválásakor mindenképpen meg  kell határozni, akkor is, ha az nulla (ha a vállalkozás érdekében való használata időtartamának végén az érintett eszközértéke valószínűsíthetően már nem lesz jelentős).

3. A befektetett pénzügyi eszközök esetében gyakori hiba, hogy az apportként kapott részesedések értékét nem megfelelően állapítják meg   – jellemzően felülértékelik -, valamint ezek dokumentációi is sokszor hiányosak, illetve elmulasztják a befektetések értékváltozását figyelemmel kísérni, és nem számolják el az indokolt értékvesztéseket.  

Sokszor elmarad az értékpapírok átsorolása is: azokat a hosszú lejáratú befektetések közé sorolt értékpapírokat, amelyeknek a lejárata a következő évben van, át kell sorolni az értékpapírok (forgóeszközök) közé.

Az adott kölcsönök esetében általános hiba, hogy hiányzik a szerződés, vagy nem az abban rögzített feltételek szerint járnak el. Adott esetben emiatt a cégnek mélyen kell a „zsebébe” nyúlnia, mivel a kamathoz, az annak felszámítása nélkül adott kölcsönökhöz  az Szja-tv. is joghatásokat fűz (72.§.).

4. A forgóeszközök körében a  készletek valóságos aknamezők, rengeteg könyvelési hiba forrásai! Ezek közül az alábbiakban csak néhányat emelek ki.

A készletekre adott előlegek kapcsán megfeledkeznek az Szt. 28.§.(4) bekezdésében előírtakról, azaz  arról, hogy a készletekre adott előleget a levonható előzetesen felszámított áfát nem tartalmazó összegben kell az Adott előlegek számlacsoportban kimutatni. E tételeket össze kell(ene) vetni a szállítói teljesítésekkel, de sokszor ezt is elfelejtik. 

Nem közvetlenül könyvelési kérdés, ám gyakori a leltárszabályzat hiánya, illetve a más társaságtól „átvett”, az internetről szabadon letölthető minták használata, amelyet nem igazítottak az adott vállalkozás tevékenységére, körülményeire. Sok hiba forrása a leltárhiányok elszámolása, csökkent értékű készletek teljes értékű felvétele, leértékelés-, selejtezés-, leltártöbblet rendezése is.

A saját termelésű készletek értékelése, az értékvesztés fogalmi és tartalmi keveredése is sokszor tetten érhető hiba a vállalkozások könyvelésében.

5. Az elkövethető hibák számát tekintve ugyancsak dobogós a követelések csoportja! Például a vevők között  el nem ismert teljesítéseket számolnak el.

A tulajdonosok által utólag befizetett jegyzett tőkerészt sokszor nem a jegyzett, de be nem fizetett tőkeként könyvelik, hanem  egyéb bevételként.

Az egyéb követelésekkel is mostohán bánnak a cégek, gyakori, hogy egyáltalán nem dokumentálják az ide könyvelt tételeket.

A devizában fennálló követelések – de általában minden devizás tétel értékelése -  is valóságos tárháza az elszámolási hibáknak. Igaz, e tételek eredményre gyakorolt hatása sokszor kiegyenlítődik, és a vakszerencse folytán a valós adózás előtti eredményt mutatja a főkönyvi kivonat.  Lényeges azonban, hogy az adókötelezettség szempontjából általában nem mindegy, hogy e tételek mely eredménykategória részét képezik.  (A számviteli fegyelem betartásának fontosságáról már nem is beszélve!)

Az értékpapírokat ugyan úgy leltározni és egyeztetni kell, mint az árukészletet vagy a házipénztárban lévő pénzt! Ezt is sokszor elfelejtik a cégek, akárcsak az értékpapír időarányos kamatainak elszámolását. Átsorolás itt is szükséges lehet, mondjuk azért, mert a tulajdonosok úgy döntenek, hogy az adott papírokat érdemes hosszabb időn át megtartani (befektetésként), akkor azokat át kell sorolni a befektetett pénzügyi eszközök közé. Az értékpapírokkal kapcsolatban lényeges, hogy az osztalék és a kamat nem azonos kategóriák, az eredménykimutatásban is eltérő helyen kell szerepelniük!

6. A vállalkozások nyilván pénzeszközeiket tekintik a legfontosabb vagyonelemnek, mivel itt fordul elő a legkevesebb hiba! Ha mégis gond van, akkor szinte mindig a pénzkezelési szabályzat a probléma forrása: az is lehet, hogy nincs (!), vagy hiányos. Nem tudom, hogy érdekes-e vagy sokkal inkább riasztó, de tény, a vállalkozások gyakran a (szakmai szempontból) legjobb szabályzatot sem tartják be! 

A kisebb vállalkozásokra jellemző, hogy külső cégre bízzák a könyvelést – ami persze nem baj –, ám azzal jár, hogy úgyszólván lehetetlenné válik a számviteli törvény egyik alapkövetelményének betartása (165.§. (3) bekezdése a) pont), a  pénzmozgások  felmerülésével egy időben történő dokumentálás (és ezek aláírása, ellenjegyzése).

Jelzi a probléma fontosságát az is, hogy szinte minden könyvelőnek van egy ”sztorija” arról, milyen küzdelemmel jár a cégtulajdonosokat rávenni a házipénztár adminisztrációjának akár alapszintű ellátására!

Az aktív időbeli elhatárolások kapcsán fontos ellenőriznünk, figyelembe vettünk-e minden ide tartozó  gazdasági eseményt!  Ezek a tételek komoly hatással bírnak az adózás előtti eredményre!

Sinka Júlia