A „belső ellenség” - tipikus, de az éves záráskor kiszűrhető könyvelési hibák 2/1. rész

1.Az immateriális javak körében jellemző hiba az elszámolást alátámasztó dokumentáció hiánya, illetve pontatlansága – például a bérleti jogokkal, a szoftver-használattal kapcsolatos szerződések, iratok hiányosak, vagy egyáltalán nem lelhetőek fel a cég irata közt. (Ez egyébként tipikusan ügyvezetői bűn – csak a számlát adja át a könyvelésnek-, de a könyvelő hátán csattan az ostor.) Az immateriális javak  esetében  sokszor előforduló hiba még az alapítás-átszervezés, illetve a kísérleti fejlesztés aktivált értékébe nem tartozó költségek elszámolása. Szoftverekkel kapcsolatban gyakori hiba, hogy a szoftvertermékek között veszik nyilvántartásba azokat a programokat is, amelyeknek csak a használati jogát vásárolta meg a cég.  Fontos, hogy szoftvertermékként csak abban az esetben számolható el a program, ha annak forráskódja csak az érintett vállalkozásé (Szt. 25.§. (7) bekezdés).    

2.A tárgyi eszközök „állatorvosi lova” a karbantartás és a felújítás, illetve a beruházás összekeverése, amely  tetemes adóhiány alapja is lehet. Az Szt. meghatározza mindhárom kategóriát (3.§. (4) bekezdés 7. és 8., valamint 9. pontja), bár kétségkívül ezek gondos tanulmányozásával sem könnyű a döntés. Ez sokszor olyan, a számvitel területétől teljesen idegen ismereteket is igényel, melyekkel a könyvelő nem rendelkezik.    

Lényeges, hogy azokat a javítási, karbantartási munkákat, amelyeket a rendeltetésszerű használat érdekében kell elvégezni, és amely ezzel a folyamatos elhasználódás rendszeres helyreállítását eredményezi, karbantartásként (és nem felújításként) lehet elszámolni. A helytelen besorolás önmagában is gond, de további tévedések forrása is lehet: a tárgyi eszközök értékcsökkenési leírásával kapcsolatos hibák is sokszor ebből adódnak.

Gyakori hiba az is, hogy az üzembe helyezésig néhány, a beruházással kapcsolatos  számlát anyagbeszerzésként vagy igénybe vett szolgáltatásként – esetleg a fent már említett karbantartásként – könyvelnek. Ezek a hibák is adóhiányt vonnak maguk után, ráadásul az adott eszköz bekerülési értéke is pontatlan lesz az elszámolásokban (ez ismételten az amortizáció elszámolásában is galibát okoz, és ez is adóhiánnyal párosul). 

A különféle illetékek elszámolása is érinti a beruházás aktivált értékét! Abban az esetben, ha a hatóság által kivetett összeg még nem ismert, úgy a szerződés, a jogszabályi előírás alapján kell annak kalkulált összegét megállapítani, majd a kivetés alapján azt – szükség esetén – módosítani (Szt. 47. §-ának (9) bekezdése szerint).

Fontos még az is, hogy a maradványértéket az eszköz aktiválásakor mindenképpen meg  kell határozni, akkor is, ha az nulla (ha a vállalkozás érdekében való használata időtartamának végén az érintett eszközértéke valószínűsíthetően már nem lesz jelentős).

3. Abefektetett pénzügyi eszközök esetében gyakori hiba, hogy az apportként kapott részesedések értékét nem megfelelően állapítják meg   – jellemzően felülértékelik -, valamint ezek dokumentációi is sokszor hiányosak, illetve elmulasztják a befektetések értékváltozását figyelemmel kísérni, és nem számolják el az indokolt értékvesztéseket.  

Sokszor elmarad az értékpapírok átsorolása is: azokat a hosszú lejáratú befektetések közé sorolt értékpapírokat, amelyeknek a lejárata a következő évben van, át kell sorolni az értékpapírok (forgóeszközök) közé.

Az adott kölcsönök esetében általános hiba, hogy hiányzik a szerződés, vagy nem az abban rögzített feltételek szerint járnak el. Adott esetben emiatt a cégnek mélyen kell a „zsebébe” nyúlnia, mivel a kamathoz, az annak felszámítása nélkül adott kölcsönökhöz  az Szja-tv. is joghatásokat fűz (72.§.).

4.A forgóeszközök körében a  készletek valóságos aknamezők, rengeteg könyvelési hiba forrásai! Ezek közül az alábbiakban csak néhányat emelek ki.

A készletekre adott előlegek kapcsán megfeledkeznek az Szt. 28.§.(4) bekezdésében előírtakról, azaz  arról, hogy a készletekre adott előleget a levonható előzetesen felszámított áfát nem tartalmazó összegben kell az Adott előlegek számlacsoportban kimutatni. E tételeket össze kell(ene) vetni a szállítói teljesítésekkel, de sokszor ezt is elfelejtik. 

Nem közvetlenül könyvelési kérdés, ám gyakori a leltárszabályzat hiánya, illetve a más társaságtól „átvett”, az internetről szabadon letölthető minták használata, amelyet nem igazítottak az adott vállalkozás tevékenységére, körülményeire. Sok hiba forrása a leltárhiányok elszámolása, csökkent értékű készletek teljes értékű felvétele, leértékelés-, selejtezés-, leltártöbblet rendezése is.

A saját termelésű készletek értékelése, az értékvesztés fogalmi és tartalmi keveredése is sokszor tetten érhető hiba a vállalkozások könyvelésében.

5. Az elkövethető hibák számát tekintve ugyancsak dobogós a követelések csoportja! Például a vevők között  el nem ismert teljesítéseket számolnak el.

A tulajdonosok által utólag befizetett jegyzett tőkerészt sokszor nem a jegyzett, de be nem fizetett tőkeként könyvelik, hanem  egyéb bevételként.

Az egyéb követelésekkel is mostohán bánnak a cégek, gyakori, hogy egyáltalán nem dokumentálják az ide könyvelt tételeket.

A devizában fennálló követelések – de általában minden devizás tétel értékelése -  is valóságos tárháza az elszámolási hibáknak. Igaz, e tételek eredményre gyakorolt hatása sokszor kiegyenlítődik, és a vakszerencse folytán a valós adózás előtti eredményt mutatja a főkönyvi kivonat.  Lényeges azonban, hogy az adókötelezettség szempontjából általában nem mindegy, hogy e tételek mely eredménykategória részét képezik.  (A számviteli fegyelem betartásának fontosságáról már nem is beszélve!)

Az értékpapírokat ugyan úgy leltározni és egyeztetni kell, mint az árukészletet vagy a házipénztárban lévő pénzt! Ezt is sokszor elfelejtik a cégek, akárcsak az értékpapír időarányos kamatainak elszámolását. Átsorolás itt is szükséges lehet, mondjuk azért, mert a tulajdonosok úgy döntenek, hogy az adott papírokat érdemes hosszabb időn át megtartani (befektetésként), akkor azokat át kell sorolni a befektetett pénzügyi eszközök közé. Az értékpapírokkal kapcsolatban lényeges, hogy az osztalék és a kamat nem azonos kategóriák, az eredménykimutatásban is eltérő helyen kell szerepelniük!

6. A vállalkozások nyilván pénzeszközeiket tekintik a legfontosabb vagyonelemnek, mivel itt fordul elő a legkevesebb hiba! Ha mégis gond van, akkor szinte mindig a pénzkezelési szabályzat a probléma forrása: az is lehet, hogy nincs (!), vagy hiányos. Nem tudom, hogy érdekes-e vagy sokkal inkább riasztó, de tény, a vállalkozások gyakran a (szakmai szempontból) legjobb szabályzatot sem tartják be! 

A kisebb vállalkozásokra jellemző, hogy külső cégre bízzák a könyvelést – ami persze nem baj –, ám azzal jár, hogy úgyszólván lehetetlenné válik a számviteli törvény egyik alapkövetelményének betartása (165.§. (3) bekezdése a) pont), a  pénzmozgások  felmerülésével egy időben történő dokumentálás (és ezek aláírása, ellenjegyzése).

Jelzi a probléma fontosságát az is, hogy szinte minden könyvelőnek van egy ”sztorija” arról, milyen küzdelemmel jár a cégtulajdonosokat rávenni a házipénztár adminisztrációjának akár alapszintű ellátására!

Azaktív időbeli elhatárolások kapcsán fontos ellenőriznünk, figyelembe vettünk-e minden ide tartozó  gazdasági eseményt!  Ezek a tételek komoly hatással bírnak az adózás előtti eredményre!

Sinka Júlia