Őszi számviteli cheklista - nem csak könyvelőknek (1.)

Őszi számviteli cheklista  - nem csak könyvelőknek (1.)

A legelszántabb optimisták sem tagadhatják már: visszavonhatatlanul vége a nyárnak. Benne járunk a szeptemberben, közeledik az év utolsó harmada. Célszerű felmérnünk – akár könyvelői, akár tulajdonosi minőségünkben –hol is tart a cégünk.

Első hallásra talán korainak tűnik az éves zárással foglalkozni, de a tapasztalt kollégák pontosan tudják, milyen sok feladat zúdul a nyakukba év végén: nem árt picit előre dolgozni.

Megéri ez már csak azért is, mert most még van idő az esetleges hibák javítására, azokra az intézkedésekre, amelyekkel az adóalapot is jogszerűen faraghatjuk.  

Egy kis belső ellenőrzés: adófolyószámla

Az adóhatóság soha nem pihen, így például mostanában a késedelmi pótlékokkal foglalkozott, kiszámolta és előírta a „sarcot” az érintettek folyószámláin. Egyébként az önkormányzati adóhatóságok is szorgalmasak voltak – legalábbis ebben -, többségük már postázta a helyi adó-folyószámlák egyenlegeinek adatait. 

Minden könyvelő utálja az adófolyószámla-egyeztetést – ha éppen van közgazdász hallgató vagy számviteli főiskolás gyakornok a cégnél, ezt megkönnyebbült mosollyal az ő nyakába szokás sózni -, kétségkívül macerás feladat.

Ennek ellenére ne halasszuk ezt az év végére – persze a számlára még rákerül néhány tétel a szilveszteri koccintásig, de a munka dandárján már most áteshetünk -, mer egyéb más zárási feladat mellett nagyobb az esélye, hogy hibázunk az egyeztetés során.

Miért is utáljuk annyira az adófolyószámla-egyeztetést?

Nos, azért, mert az adóhatóság a kettős könyvvitelben megszokottól eltérő módszerrel – pénzforgalmi szemléletben – dolgozik. A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy a főkönyvi kivonatot – legyen bár alapja hibátlan könyvelés – nehéz összevetni az adóhatóság által vezetett folyószámlával.

A mindig mindenre figyelő „nagytestvér” ugyanis a bevallás esedékessége, illetve az esetleges önellenőrzés beérkezésének napja szerint és pénzforgalmi szemléletben összesíti az egyes adónemekben fennálló kötelezettségeket, illetve az azokra érkező befizetéseket. 

A számvitel viszont az adott ügylet teljesítésének időpontja szerint rögzíti az eseményeket. Ebből az is következik, hogy könyvvitelileg – például- a márciusi béreket terhelő munkaadói közterhek március 31-i dátummal jelennek meg a költségek, illetve a kötelezettségek között.  E tételeket április 12-ig kell bevallani és befizetni, így az adófolyószámlán e nappal írja elő ezeket a hatóság. A főkönyvi kivonat emiatt nem „kompatibilis” az adófolyószámlával, szükség van némi ügyeskedésre az egyeztetéshez.   

Így például már a vállalkozás számlatükrének összeállításakor is célszerű figyelembe vennünk az adófolyószámla „szempontjait”.

Nézzük például a 463-as és 464-es számlák vezetését a kötelezettségek, illetve a pénzügyi teljesítések rögzítésére. 

A két számla együttes – az iskolában tanultaknak megfelelő – vezetésének hátránya, hogy külön feladatként jelentkezik az egyenlegek összevezetése. Ezt egy ügyes - és legális – trükkel kikerülhetjük és megkönnyíthetjük, gyorsíthatjuk a munkánkat.

Nem ellentétes a számviteli törvény előírásaival, ha a kötelezettségek és pénzügyi teljesítések elszámolására ugyanazt a számlát alkalmazzuk, megfelelő alábontásban, továbbá egy összesítő számlát. 

Legyen ez a 463-as számla - ha jobban tetszik, választható a 464-es számla is- és végezzük el például, most csak néhány számlát kiemelve, az alábbi bontást:

-463-4 Környezetvédelmi termékdíj

-463-5 Egészségügyi hozzájárulás 

-463-6 Szociális hozzájárulási adó

Tehát a megfelelő 463-as számla követel oldalára könyveljük a kötelezettséget, a tartozik oldalra pedig a pénzügyi teljesítést. Az adott számla aktuális egyenlege mutatja az érintett adónemben mutatkozó egyenleget.

Egyes adónemek – így például a személyi jövedelemadó – esetében az adóhatóság különbséget tesz a magánszemélyektől levont, illetve a magánszemélyt, őstermelőt, egyéni vállalkozót, kifizetőt terhelő kötelezettségek között: ezeket eltérő adónemkódon (103 és 290) tartja nyilván. 

 Amennyiben a vállalkozás mindkét „minőségben” – munkavállalótól, bérből levont, illetve a béren kívüli juttatások, egyes meghatározott juttatások kapcsán – köteles adót fizetni, célszerű a 462-es főkönyvi számlát ennek megfelelően, az adófolyószámla-kivonathoz igazítva alszámlákra bontania. 

Ez más adónemek, így például a „nyugdíjbiztosítási alapot megillető bevételek”, vagy az „egészségbiztosítási járulék”, illetve „munkaerő-piaci járulék”esetében is igaz. 

Ezeket típusa, és a fentiekben már említett - levont, vagy mondjuk a kifizetőt terhelő – felosztás szerint külön-külön számlaszámra kell utalni, de természetesen mindet a NAV-nak. 

Az adófolyószámla egyeztetése könnyebb, ha itt is alszámlákat alkalmazunk.

Az, hogy egyébként mely számla legyen a kiválasztott „főszámla”, amelyet majd alszámlákra bontunk, az nem mondom, hogy ízlés kérdése, de majdnem.

Használható a 473. Társadalombiztosítási kötelezettség számla, de jó megoldás lehet a 463. Költségvetési befizetési kötelezettségek számla alkalmazása is.

Egyes vállalkozások pedig egyéni számlát nyitnak e célra a 4-es számlaosztályban. Mindegyik megoldás egyformán jó. Én a 463-as számlát ajánlanám e célra is. Ekkor  bevethetjük a 463. főkönyvi számla gyűjtőszámláját is – szoftvertől függően ez lehet „pucéran” a 463-as számla, vagy alszámlája, mondjuk, a 463-99. Ekkor erre a számlára nem könyvelünk, de mutatja az összes közteher aktuális egyenlegét, amit a bérprogram adataival is könnyen egyeztethetünk.   

Visszatérve az egyeztetés gyakorlati kérdéseire: első lépésben a főkönyvi kivonat szerinti időszak(ok)nak megfelelő adatokat ki kell gyűjtenünk az adófolyószámlából, illetve azokat a könyvelésnek megfelelő szemléletben kell összegeznünk.

Például, ha a vállalkozás 2017. június 30-i állapotára – adóhátraléka van, esetleg túlfizetése, vagy minden rendben - vagyunk kíváncsiak, akkor a 2017. július 12-én és július 20-án esedékes bevallások adatait figyelembe kell vennünk a kötelezettségek számításakor – a könyvelés szerint ezek június 30-ai tételek-, de a befizetéseket már a júliusi könyvelési adatokban találjuk.  

Azaz a június 30-val bezárólag lekért főkönyvi kivonat alapján azok a kötelezettségek is tartozásként jelennek meg, amiket már júliusban befizettünk, illetve túlfizetést láthatunk olyan adónemekben is, amelyeknél ez már nem valós adat.  Ezért a fizetendőket - maradva az előző példánál – június 30-ig vizsgáljuk, és nyomtatunk egy főkönyvi kivonatot július hónapig bezárólag is. Itt a befizetéseket vizsgáljuk. Ezek egyesített adatait pedig összevetjük az adófolyószámla-kivonattal. 

(Vannak már olyan könyvelő szoftverek, amelyek képesek ún. XML file-ok beolvasására. 

Ez azért (is) fontos, mert az adóhatóság az ügyfélkapun keresztül lekérdezhető folyószámla-kivonatokat e formátumban is elérhetővé tette.  Ha a könyvelési program képes arra, hogy ezt átvegye és összevesse a főkönyv adataival, akkor nagyon gyorsan elkészül az egyeztetés.)

Az adófolyószámla-kivonat, a mérleghez, illetve a főkönyvi számlákhoz hasonlóan, egy kétoldalú kimutatás, azaz van egy bevallási oldala és egy pénzforgalmi oldala. 

A bevallási oldalon rögzíti az adóhatóság a vállalkozás bevallott kötelezettségeit – a bevallás, illetve az adott adónem esedékességének dátumával -, azaz a nyitóegyenleg mellett az egyes adófizetési kötelezettségek esedékessége szerepel. Az érintett adónem megjelölése mellett a fizetési kötelezettséget láthatjuk, pozitív előjellel. Előfordul, hogy a bevallási oldalon negatív előjelű számot látunk: ez azt jelenti, hogy a vállalkozásnak visszaigényelhető adója van a szóban forgó adónemben. 

A pénzforgalmi oldalon is találunk dátumokat: az egyes adóbefizetések teljesítésének dátumait.

A következő rovat az adófizetési kötelezettség teljesítésének módját jelöli, amely 01-től 10-ig sorszámozott kódokkal jelöli a teljesítés módját. Így például 01-es kódot kapott a befizetés, míg a 04-es kód az adótúlfizetés másik adónemre történő átvezetését jelenti.  (A kódok „megfejtését” a kivonat tartalmazza.)

A következő oszlopban a pénzösszeg forgalmát látjuk: ha itt pozitív előjel szerepel, akkor az kiutalást jelent a vállalkozás bankszámlájára, vagy átvezetést valamelyik másik adónemre. 

Ezekben az oszlopokban a negatív előjel a befizetett összeget jelenti, valamint azt az összeget is így rögzíti az adóhatóság a folyószámlán, amelyre valamelyik másik adónem túlfizetése terhére átvezetést kértünk. 

Ha a vállalkozó később fizeti be az adót, mint az esedékes, késedelmi pótlékot kell fizetnie.

Az ezzel kapcsolatos tudnivalókról a folytatásban lesz szó.