Mit tanulhat egy startup cég egy tapasztalt cégvezetőtől – jó üzleti terv = lelkes befektetők? (2/2.rész)

 

 

(a cikksorozat első részét itt olvashatja el >>)

 

STARTUP MANAGER ÉS AZ INFORMÁCIÓK

 

Kíváncsiságból beírtam a google-be a „startup manager” kifejezést. Számomra ez olyan személyt jelentene, aki egy startup vállalkozást irányít, annak ügyvezetője. A világháló szerint viszont – ráadásul nem is igazán új – windows-os fejlesztésről, egyfajta Intézőről van szó, bár ennek menedzser szerepe vitathatatlan. Feladata az, hogy a Windows indításakor kiszűrje a felesleges alkalmazásokat, veszélyes programokat (például a kémprogramokat), rendet tegyen a gépen, gondoskodjék a programoknak a felhasználó által megadott sorrendű indításáról, szükség esetén késleltetéséről.

Természetesen ez nem egy informatikai szakcikk, és bizonyára a fenti összefoglalóval nem nyűgöztem le a terület szakértőit, ámde remekül példázza, hogy mi is a szerepe egy startup cég ügyvezetőjének.

 

Ahhoz, hogy ez a bizonyos ügyvezető képes legyen villámgyorsan stratégiai döntéseket hozni – akár hosszú távon is meghatározva ezzel a rá bízott cég jövőjét -, információkra van szüksége. Ezek sokfélék lehetnek: a saját és konkurens vállalkozások internetes keresők szerinti népszerűségi adataitól kezdve az időjárásig (mezőgazdaságban utazó, vagy környezeti hatásoknak kitett termékekbe befektető vállalkozásoknak létfontosságú  kérdés), de az biztos, hogy működjék bármely iparágban, számviteli információkra is szüksége van.

 

Mivel ez utóbbiak iránt nem lankadó érdeklődést mutatnak a hatóságok – különösen a NAV -, és egyébként is könyvelni muszáj, úgy tűnik, mi sem könnyebb, mint megszerezni ezeket az infókat. Mondjuk, ott a főkönyvi kivonat… Ez aztán telis-teli van számviteli adatokkal. Ami persze igaz is, csak nem „úgy”.

 

Egy vállalkozás irányításához ugyanis nem feltétlenül abban a rendezettségben, abban a mélységben van szükség a könyvelési adatokra, ahogyan azt a mérlegbeszámoló- és a társasági adóbevallásra „trenírozott” főkönyvi kivonat mutatja. Ugyanakkor nem szabad megfeledkeznünk arról sem, hogy a számviteli törvényt még a legkreatívabb társaságoknak is be kell tartaniuk, és ez kötelezően előírja a költségek költségnemenkénti elszámolását, így:

• anyagköltség,
• igénybe vett szolgáltatások értéke,
• egyéb szolgáltatások értéke,
• bérköltség,
• személyi jellegű egyéb kifizetések,
• bérjárulékok,
• értékcsökkenési leírás.

 

Ez kiindulásként persze nem rossz (sőt), de lehet, hogy ügyvezetőnket mondjuk az érdekelné, hogy hol tartanak éppen az  „A” projekt költségei (egyébként, és a tervekhez képest), jövedelmező volt-e a vállalkozás „Y” üzletága az elmúlt negyedévben, hitelképes-e a cég, van-e fedezet az „X” beruházásra.

 

A számviteli rendszernek tehát a „kecske is jól lakjon és a káposzta is megmaradjon” elvárásnak egyszerre kellene eleget tennie. A fenti – természetesen csak példálózó jelleggel kiemelt - elvárásoknak eleget tesz a költséghely-költségviselő elszámolás, azaz a 6-7. számlaosztályok használata.

 

 

KÖLTSÉGHELY VAGY KÖLTSÉGNEM SZERINT

 

Mit jelent ez? Némileg leegyszerűsítve a lényeg az, hogy a 6. számlaosztályban a tevékenység általános, míg a 7. számlaosztályban közvetlen költségeit vesszük számba.

 

Azaz a 6. számlaosztály (költséghelyek, általános költségek) számláira azokat a költségeket könyveljük, amelyekről nem tudjuk azonnal eldönteni, hogy pontosan melyik termékhez (szolgáltatáshoz) kapcsolódnak, és milyen arányban. Csak az egyértelmű, hogy helyileg hol (melyik üzemben, gépsoron, stb.) merültek fel, vagy az adott költség – bár van némi köze az adott tevékenységhez, de nem közvetlenül érinti azt -, nem vehető figyelembe a tevékenység önköltségében.

Ezzel szemben a 7. számlaosztály (költségviselők) számláin az egyes termékek előállítása során felmerülő közvetlen költségeket számoljuk el, így azonnal megmutatják, mennyit költött a cég az adott termék előállítására. Egy-egy 7-essel kezdődő számlaszám tehát, egy-egy terméket (szolgáltatást) jelöl. Így például 711. „A” projekt közvetlen költségei.

 

Tegyük fel, hogy az „A” projekt egy terméket jelöl, amelyet a vállalkozás saját műhelyében gyárt, ez legyen az „A” műhely. Így az „A” projekt műhely- és általános költségeit a 611. „A” műhely számlán találjuk. Ez már ügyvezetőbarát megoldás - az 5. számlaosztályon elszámolt költségek projektenkénti „szemezgetéséhez”képest mindenképpen -, és választ adhat arra a példaként hozott kérdésre, hogy állnak éppen az „A” projekt költségei, vagy jövedelmező-e az „Y” üzletág (ehhez persze a bevételeket rögzítő 9. számlaosztályt is tematikusan kell bontani).

 

Felmerülhet persze az a megoldás is, hogy az 5. számlaosztály számláit bontjuk meg a kellő számú alszámlára, és termékenként kigyűjtjük, összegezzük a költségeket: de ez több termék esetén már nehézkes, és több problémát okoz, mint hasznot.

 

A könyvelők jól tudják – a laikus ügyvezetők pedig most fogják ezt megjegyezni (remélem)-, hogy ha a vállalkozás úgy dönt, vezeti a 6-7. számlaosztály számláit is, akkor ezt teheti úgy, hogy

• elsődlegesen a költségnemek szerint (ez az 5. számlaosztály, és ennek vezetése kötelező) és másodlagosan költséghely, költségviselő (6-7. számlaosztály) szerint, vagy
• elsődlegesen költséghely, költségviselő, és másodlagosan költségnem szerint

számolja el, könyveli a költségeket.

 

Mikor, melyik megoldást célszerű választani? Ezt a vállalkozás céljai döntik el. Így:

• Ha azon van a hangsúly, hogy az egyes tevékenységek milyen költségekkel járnak, akkor az elsődleges költséghely-költségviselő elszámolást indokolt választani.
• Ha az a fontos, hogy az egyes erőforrásokból (munkaerő, anyag, stb.) mennyit használt fel a vállalkozás, akkor a költséghely-költségviselő elszámolás szerepe másodlagos.

Az esetleg párhuzamosan több termék fejlesztésén dolgozó, azonnali pénzügyi döntésekre kényszerülő startup vállalkozások számára az elsődleges költséghely-költségviselő elszámolási mód választása a célszerű.

 

 

„MEGJELÖLÉS”

 

Az a kérdés, hogy a vállalkozás hitelképes-e, nem csak akkor merülhet fel, ha a társaság hitelt szándékozik felvenni, hanem egy potenciális befektető is ezt vizsgálja. Hasonlóan egy bankhoz a befektetőt az is érdekli, a jövőben mire számíthat, a vállalkozás nyereséges lesz-e (ha igen, mennyire).

 

A különféle pénzügyi mutatók (például likviditási ráta) számításához szükséges információk pedig kiszűrhetőek a főkönyvi kivonatból. Csak van egy probléma: az ügyvezető (általában) nem könyvelő vagy közgazdász, de nem is tapasztalt bankár. Így számára a főkönyvi kivonat három-, de az is lehet, hogy négy-ötjegyű kódszámok, fura elnevezések és melléjük írt számoszlopok riasztó listája. A kivonat ugyan tartalmaz összesítéseket is – például befektetett eszközök összesen-, de nem feltétlenül abban a bontásban, ahogyan az a különféle mutatók számításához szükséges. Így például a főkönyvi kivonatok nem tartalmaznak olyan összesítést, hogy „likvid pénzeszközök”, pedig ez az adat fontos, ha a vállalkozás rövid távú eladósodottságát kívánjuk vizsgálni.

Viszont a bank és pénztár főkönyvi számlákat megjelölhetjük (például egy zárójelbe tett „L” betűvel, vagy esetleg azon mutatóra kidolgozott rövidítéssel, amelynek számításához szükség van rá, pl. jelen esetben RTE). Igaz, egy- egy főkönyvi adat többféle mutatóban is főszereplő lehet – ez okoz némi zavart a jelölésekben-, de az ügyvezetés számára nincs szükség rendszeresen ezek mindegyikére, így elég csak a legfontosabbakat kiemelnünk. Természetesen, önmagában ettől még nem „listázza” a kivonat a mutatókat – bár a könyvelési programok többsége kiszámolja a legfontosabbakat-, de azokra a tételekre, amelyek az adott vállalkozás szempontjából lényeges mutatók számításához kellenek, azaz különösen figyelni kell rájuk, meg lehet jelölni, és így azonnal „kiugrik”, ha azok értéke számottevően változik.

 

A főkönyvi számlák „tikos” jelei az adóalappal kapcsolatban is jó szolgálatot tehetnek: a 8-9. számlaosztályban (pl. a 86-96. számlacsoportban) megnyitott számlákat is megjelölhetjük arra utaló jelzéssel, hogy adóalapot növelő, vagy adóalapot csökkentő tételként kell-e számolnunk velük. Így például a 863. főkönyvi számlán (annak alszámláján) könyveljük az adóhatóságnak fizetett bírságot is. A számlacsoport az egyébként az adózás előtti, számviteli eredményt csökkentő ráfordításokat gyűjti, de a társasági adó alapja szempontjából az említett tételt nem vehetjük figyelembe. Ezért célszerű a számlát megjelölni, hogy bár ráfordítás (költség) mégis Adóalapot Növelő tételről (azaz AN) van szó.

 

Mindez nem csak az ügyvezető számára, de a mérlegbeszámolót, bevallást összeállító könyvelő számára is hasznos.  

 

(Sinka Júlia)