Könyvelni vagy nem könyvelni? - A vállalkozási tevékenységhez nem kapcsolódó tételek problémája

Nemrégiben egy szakmai konferencián jártam, ahol a szünetben két kolléganő éppen a szóban forgó problémáról beszélgetett.

- Én az ilyet mindig visszaadom az ügyvezetőnek, és elmagyarázom neki, legközelebb ne kérjen ilyesmiről céges számlát. – mondta egyikük.

- Én biztos, ami biztos, azért lekönyvelem a 86-osban, és bevalláskor megnövelem vele az adóalapot. – mesélte a másik hölgy.

A probléma lényegét úgy is összefoglalhatnánk, hogy „könyvelni, vagy nem könyvelni”.

Annak részletezésétől most tekintsünk el, hogy vajon mely – adott esetben komikus – beszerzések minősülhetnek nem a vállalkozás érdekében felmerült kiadásnak – ezeknek már szinte könyvtárnyi irodalma és sok-sok ellenőrzési jegyzőkönyve van.

Az év végéig - és az ehhez kapcsolódó zárási, ellenőrzési feladatokig – még van idő, így lehetősége van a vállalkozásoknak arra, hogy az e körbe tartozó számlákat időben „kigyomlálják” a cég könyvelési anyagából (ha eddig még nem tették volna).

Gondoljuk át, mit tehet a könyvelő, ha ilyen „cégesnek látszó” számlát talál a könyvelési anyagban! 

MIT TEHET A KÖNYVELŐ?

A számviteli törvény megköveteli, hogy a vállalkozások az eszközeikben, forrásaikban bekövetkezett változásokat a valóságnak megfelelően, folyamatosan, zárt rendszerben mutassák ki, továbbá - ehhez kapcsolódóan - azt is, hogy elszámolásaik legyenek teljeskörűek, azaz minden olyan gazdasági eseményt könyvelniük kell, amely eszközeikre és forrásaikra, a tárgyévi eredményükre hatást gyakorol.

Ráadásul bizonylatot kell kiállítani minden gazdasági eseményről, amely az eszközök, források állományában, összetételében változást okoz: mondjuk azzal, hogy az adott beszerzés miatt csökkent a vállalkozás készpénzkészlete és nőtt a készleteinek értéke, legalábbis a cég nevére szóló számla tanúsága szerint.

Ebből következően a társaság könyvelésében minden olyan számlának szerepelnie kell, amelyen vevőként, megrendelőként az érintett vállalkozás szerepel –, függetlenül annak az adózott eredményre, az adóalapra gyakorolt hatásától, azaz attól, hogy az adott kiadás igazán céges költség, vagy csak annak álcázták.

Ezek szerint tehát annak van igaza, aki a „könyvelni” opciót választotta.

A megoldás ebből kiindulva az, hogy a számlát le kell könyvelni – hogy hova, arról még lesz szó -, de az adózási következményeket is vállalja a cég, azaz nem vonja le az áfát, megnöveli a társasági adó alapját. Megoldás lehet az is, ha a tulajdonos(ok) jövedelméhez számítják hozzá a beszerzés értékét és „leadózzák” - az adóhatósági ellenőrzések következménye is ez -, vagy kiszámlázza a cég, és a tulajdonos kifizeti a – valójában tényleg általa – felhasznált terméket, szolgáltatást. Ennek viszont hátránya az, hogy a mérleg és az eredmény-kimutatás adatai – finoman szólva is – torzulnak, hiszen olyan tételeket is tartalmaznak, amelyeknek nincs valós közük a vállalkozáshoz. 

Akkor mégis csak az a megoldás, hogy „nem könyvelni”? A számviteli törvény már boncolgatott elvárásai miatt viszont ez sem lehet szabályos eljárás...

Amennyiben a bemutatott lehetőségek közt rangsort kellene felállítanunk, akkor ez utóbbi lenne a második helyezett. Pontosabban a harmadik... (Igen tudom, hogy eddig csak kettőről volt szó! Voltak a gimiben problémáim a matekkal, de azért nem ennyire...)

1. HELYEZETT

A legjobb – és ezért első helyezett - megoldás az, hogy a valós állapotot kell elérnünk, azaz azt, hogy a számla annak a nevére szóljon, aki az adott terméket, szolgáltatást ténylegesen felhasználta, igénybe vette. A vállalkozás tulajdonosainak privát beszerzései esetében tehát a számlának nem az általuk birtokolt, irányított vállalkozás nevére, hanem az érintett személy nevére kell szólnia.

Nincs más hátra, mint az, hogy vigyék vissza a számlát a boltba, és kérjék a bizonylat helyesbítését. Ezzel egyrészt elérjük azt, hogy a szóban forgó számla nem kerül be a cég könyvelésébe, azaz a számviteli törvénynek a valódiság elvével kapcsolatos kívánalmainak is eleget teszünk.

Másrészt, az a reakció, amellyel a társaság tulajdonosa, ügyvezetője szembekerül a számla helyesbítése miatt, elegendő tanúsággal szolgál ahhoz, hogy a jövőben tartózkodjék az „aggályos” beszerzések céges számláztatásától.

2. HELYEZETT

Abban az esetben, ha a könyvelőnek ezt nem sikerül elérnie a cég érintett tulajdonosánál – akinek mégis, az legyen szíves megosztani velünk a módszert -, akkor az ezüstérmes megoldás a számla lekönyvelése. Emlékszünk, cikkem elején idézett kolléganőnk a 86-os számlacsoportra esküszik, és az adóalap megnövelésére.

Az nem lehet vita tárgya, hogy a Tao.-tv. nem díjazza a céges pénzek „maszek” felhasználását, azaz az biztos, hogy az adóalapot meg kell növelni ezekkel a tételekkel (8.§. (1) bekezdése d) pont). Az adótörvény egy egész mellékletet is – pontosabban annak felét - szenteli a kérdésnek. A 3. számú melléklete A) részében sorolja fel azokat a költségeket, amelyeket nem a vállalkozási tevékenység érdekében felmerült költségeknek, ráfordításoknak tekint. E felsorolás a lehetséges üzleti tevékenységek sokszínűsége miatt, természetesen nem lehet teljes körű, csak inkább amolyan példálózó jellegű, és nem szorosan adott termékeket, szolgáltatásokat nevesít a jogalkotó, hanem bizonyos körülményeket (például a selejtezés nem megfelelő dokumentálásának következményeit).

Arról azonban, hogy az adóalappal szemben nem érvényesíthető kiadásokat hova kell könyvelni, a Tao.-tv. nem rendelkezik. A számviteli törvény (Szt.) 81. § (1) szerint "Egyéb ráfordítások az olyan, az értékesítés nettó árbevételéhez közvetlenül vagy közvetetten nem kapcsolódó kifizetések és más veszteség jellegű tételek, amelyek a rendszeres tevékenység (üzletmenet) során merülnek fel, és nem minősülnek sem a pénzügyi műveletek ráfordításainak, sem rendkívüli ráfordításnak." (Az idézett meghatározáson kívül az Szt. felsorol olyan eseteket, gazdasági eseményeket is, amelyeket szintén egyéb ráfordításként kell kezelni, és ezek nem mindegyike növeli az adóalapot.)

Adott tétel könyveléséről fő szabályként azt mondhatnánk, hogy elszámolását az határozza meg, hogy a számviteli törvény mely eredménysorba – mondjuk igénybe vett szolgáltatások - sorolja be az adott gazdasági eseményt. Ebből következően, ha az ügyvezető – például – a fodrászától vagy a válóperes ügyvédjétől kapott számlát “csempészi be” a könyvelési anyagba, akkor azoknak az igénybe vett szolgáltatások körében (lenne) a helye.

Persze ember legyen a talpán, aki az 52 számlacsoportból évzáráskor kigyűjti az adóalapból le- és le nem vonható összegeket.

Az elszámolást befolyásolja az, hogy miként rendezi a személyes kiadásokkal kapcsolatos adózási kérdéseket a cég.  Ha nem fizetteti ki – maradva a fodrász számlájánál – az igénybe vett szolgáltatást az érintettel, akkor azt úgy kell adózás alá vonni, mint az illető jogviszonyának megfelelő jövedelmet, annak ellenére, hogy nem tartozik a bérköltség (törzsbér, bérpótlék, stb.) fogalmába. Ezért az 55. számlacsoportban kell helyet találnunk az adott tételnek, vagy oda átvezetni az 52. számlacsoportból. Ha az érintett kifizeti a kérdéses tételt, akkor a cég kiszámlázza azt, és a bevétel elszámolása mellett a költség maradhat az igénybe vett szolgáltatások köz a helyén, sőt az áfa is levonható.

TÉNYLEGESEN FELMERÜLT, DE NEM BIZONYLATOLT

Az is előfordulhat, hogy valamely költség valójában a vállalkozási tevékenység érdekében merült fel, de ezt nem sikerül a megfelelő bizonylatokkal igazolni. Tipikus példa erre a tanácsadói szolgáltatás (mondjuk pénzügyi-gazdasági szaktanácsadás), ha nincs írásbeli szerződés, vagy van, de nincs a tanácsadás témaköre pontosan meghatározva, esetleg a szolgáltatás teljesítéseként elfogadott anyag csak olyan általánosságokat tartalmaz, amelyeket bárki “összeollózhat” az internetről, vagy szakkönyvekből. Ekkor az ésszerű gazdálkodás elve és a költség- haszon elve is sérül (Tao.-tv. 3. számú melléklete A/4. pont), különösen, ha szolgáltatás áfa nélküli értéke meghaladja a 200 ezer forintot.

Ebben az esetben nem igazán járható út az, hogy a tulajdonosok fizessék ki a vitatható szolgáltatás ellenértékét, mert annak magáncélú igénybevétele vélelme sem állja meg a helyét.

A „kecske is jól lakjon és a káposzta is megmaradjon” alapon én a következő megoldást javasolnám.

• A cég nevére szóló, de nem a vállalkozás tevékenységét szolgáló kiadás a jellegének egyébként megfelelő főkönyvi számlára kerül. Maradva a fenti példánál, a tanácsadó számlája mondjuk az 529. Egyéb igénybe vett szolgáltatások költségei számlára kerül.
• A 86. számlacsoportban, a 869. számlára – célszerűen ezen belül a Különféle, az adólappal szemben NEM érvényesíthető ráfordítások címszó alatt megnyitott számlára - vezetjük át e tételeket, a számlához mellékelve a körülmények, az elszámolás néhány soros magyarázatát is.

(A javasolt számla neve hosszú – a számlatükörben értelemszerűen rövidíteni kell-, és a könyvvizsgálók némelyike kifogásolni fogja az adóalappal kapcsolatos utalást a számla elnevezésében. Nyugodtan vegyék védelmükbe ilyenkor a megoldást, mert egyrészt nem mond ellent a számviteli törvény előírásainak, másrészt komoly segítséget jelent majd az adóbevallás- és mérlegbeszámoló készítésének „hajtós” időszakában.)