Kis értékű eszközök a könyvekben
Az éves zárás, a beszámoló összeállítása arra is alkalmat adott, hogy a vállalkozók átgondolják eddigi számviteli politikájukat, például a kis értékű tárgyi eszközök kezelésének módját.
A kis értékű tárgyi eszközök könyvelésével kapcsolatban makacsul tartja magát az a gyakorlat, hogy egyes vállalkozásoknál ezeket az eszközöket beszerzésükkor azonnal a költségszámlára (azaz a terv szerinti értékcsökkenés elszámolására az 5. számlaosztályban megnyitott számára) vezetik át: az eszköz így a beruházások (16. számlacsoport) számláján, vagy a jellegének megfelelő főkönyvi számlán egy percig sem időzik. Nem bíbelődnek a nyilvántartásával, leltározásával, sőt, adott esetben selejtezésének „papírmunkájával” sem.
Nézzük, mit „gondol” erről a számviteli törvény!
A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (Szt.) 26.§ (7) bekezdése alapján a beruházások (tehát a 16. számlacsoport) között kell kimutatni a rendeltetésszerűen használatba nem vett, üzembe nem helyezett tárgyi eszközök bekerülési értékét. Ez az előírás a kis értékű tárgyi eszközök bekerülési értéke könyvelésére is vonatkozik. Így a beszerzési értéket a beszerzéskor nem lehet közvetlenül terv szerinti értékcsökkenési leírásként elszámolni. Az értékcsökkenés elszámolása a bekerülési értéknek a hasznos élettartam alatti költségként való kimutatását jelenti.
Az Szt. 80. § (2) bekezdése lehetőséget ad arra, hogy a 200 ezer forint egyedi beszerzési, előállítási érték alatti vagyoni értékű jogok, szellemi termékek, tárgyi eszközök bekerülési értékét a használatbavételkor (és ne a hasznos élettartam alatt) értékcsökkenési leírásként egy összegben elszámolják. Ez azonban nem jelenti azt, hogy a kis értékű tárgyi eszköz bekerülési értékét a beszerzéskor azonnal terv szerinti értékcsökkenési leírásként el lehet számolni.
A beruházási számlán kimutatott kis értékű tárgyi eszközt is – dokumentáltan – rendeltetésszerűen használatba kell venni, és csak azt követően lehet egy összegben a bekerülési értéket terv szerinti értékcsökkenési leírásként kimutatni.
Általános szabály, hogy a tárgyi eszköz bekerülési (bruttó) értékét a rendeltetésszerű használatbavételkor kell a megfelelő tárgyi eszköz főkönyvi számlára átvezetni.
Kis értékű tárgyi eszközök esetében nem tekinthető törvényellenesnek az az elszámolás, mely szerint a rendeltetésszerű használatbavételkor azok bruttó értékét nem vezetik át a megfelelő tárgyi eszköz főkönyvi számlára, hanem – a vállalkozó döntésének megfelelően – azonnal elszámolják terv szerinti értékcsökkenési leírásként:
T 571. Terv szerinti értékcsökkenési leírás
K 161. Befejezetlen beruházások
Az Szt. 69. § (1) bekezdése alapján a mérlegtételek alátámasztására leltárt kell összeállítani, amely tételesen, ellenőrizhető módon tartalmazza a mérleg fordulónapján meglévő eszközeit és forrásait mennyiségben és értékben.
A kis értékű tárgyi eszközök értékkel nem szerepelnek a főkönyvben, akkor sem, ha a „hagyományos módon” történik a könyvelés (a bruttó értékkel azonos elszámolt értékcsökkenés összege). Ebből – külön előírás hiányában is – az következik, hogy a kis értékű tárgyi eszközöket nem kötelező leltározni.
Ugyanakkor, a társasági vagyon védelme érdekében, a kis értékű tárgyi eszközök meglétéről, rendeltetésszerű használatáról, a pótlás eredményre gyakorolt hatásáról is szüksége van adatokra a társaság vezetésének. Ennek a módszerét – például: nem a mérlegtételeket alátámasztó leltár – az adott társaságnak kell kidolgoznia.
Egy összegben leírt eszközök „Excel táblázatban”
Az Akkurátus Kft a tárgyi eszközeit az üzembe helyezést követően egyedi nyilvántartó kartonokon tartja nyilván, amely tartalmazza az eszköz valamennyi szükséges adatát, így különösen az esetleges fejlesztési tartalék terhére történő beszerzésre utalást és az amortizáció elszámolását. A cég tulajdonosai szerint sok, másra fordítva több hasznot hozó időt takaríthatnának meg, ha a 200 ezer forint egyedi bekerülési érték alatti – a társaság számviteli politikája szerint egyösszegű értékcsökkenési leírás alkalmazása alá vont – eszközökről nem egyedi nyilvántartó kartont, hanem egy megfelelő adattartalmú „Excel táblázatot” vezetnének, és ebben a táblázatos nyilvántartásban rögzítenék az esetleges változásokat.
Vajon a számviteli törvénynek is „tetszik” ez a megoldás?
Ahogyan arról fentebb már volt szó, az egy összegben történő értékcsökkenési leírás elszámolása azt jelenti, hogy azok bekerülési értékét a leírással az eredmény terhére elszámolták, így a mérlegben értékkel a vagyoni eszközök között nem szerepelhetnek ezek a tárgyi eszközök. Ebből következően, azokra már nem vonatkoznak a számviteli törvény eszköznyilvántartásra vonatkozó szabályai, azaz a mérlegfordulónapi leltárban sem kell szerepelniük.
Ez azonban nem jelenti azt, hogy semmiféle nyilvántartásba nem kell felvenni ezeket az eszközöket!
Hiszen a 200 ezer forint egyedi bekerülési érték alatti eszközök beszerzései is változást eredményez a vállalkozás eszközeiben: a beszerzés pénzeszközök felhasználásával jár, az értékcsökkenési leírása pedig az adózás előtti eredményt csökkenti a társasági adó hatálya alatt adózó cégeknél. (A beruházások a kisvállalati adó alapjának megállapításakor is jelentőséggel bírnak.)
Fentiek, és a társasági tulajdon védelme, indokolják, hogy az egy összegben leírt eszközöket is a vállalkozás – azok várható élettartama alatt, azok cseréjéig, selejtezéséig – nyilvántartsa.
Az, hogy ez a nyilvántartás milyen formában, milyen technikai eszközök használatával történik, a társaság tulajdonosainak, vezetőségének (belső szabályozásban rögzített) döntésétől függ. Az „Excel táblázat” vezetése is megfelelő lehet, feltéve, hogy abból az eszköz azonosításához szükséges adatok mellett – egyebek mellett – az is kiderül, hol van, kinél van, és mióta van használatban az adott eszköz. (A nyilvántartás jelenthet mennyiségi nyilvántartást, például szerszámkönyvet, szobaleltárt stb. is.)
Klasszikusok és a modernek a főkönyvben: a kis értékű tárgyi eszközök elszámolása
Az előzőekben részletezettekkel felvértezve, nézzük meg, hogyan jelenik meg a kis értékű tárgyi eszköz a cég könyveiben, ha a „régi” módon történik az elszámolás, vagy ha a „könnyített” módszerrel.
A „klasszikus”: a használatbavételkor egy összegben értékcsökkenésként elszámolandó 200 ezer forint egyedi bekerülési (beszerzési, előállítási) érték alatti tárgyi eszközöket is elsődlegesen beruházásként kell a beszerzéskor elszámolni
T 161. Befejezetlen beruházások
K 455. Beruházási szállítók/ 582. Saját előállítású eszközök aktivált értéke
A könyvelési munka során szükséges egyeztetések megkönnyítése érdekében (is) a kis értékű tárgyi eszközök elkülöníthetők a befejezetlen beruházások között (analitika), de célszerű erre a célra külön főkönyvi számlát nyitni (például: 163. Kis értékű befejezetlen beruházások).
Az eszköz használatbavételekor a jellegének megfelelő főkönyvi számlára kerül át a beruházások köréből, bekerülési (bruttó) értékben:
T 12-15. Tárgyi eszközök
K 161. Befejezetlen beruházások
Ezzel egyidejűleg történik – egy összegben – az értékcsökkenési leírás elszámolása:
T 572. Használatbavételkor egy összegben elszámolt értékcsökkenési leírás
K 129, 139, 149, 159. Tárgyi eszközök terv szerinti értékcsökkenési leírása
Ebben az esetben a 200 ezer forint egyedi bekerülési érték alatti tárgyi eszközök állományból történő kivezetésekor (a hasznos élettartam végén) történik a bruttó értéket, illetve az elszámolt terv szerinti értékcsökkenést tartalmazó számlák összevezetése:
T 129, 139, 149, 159. Tárgyi eszközök terv szerinti értékcsökkenési leírása
K 12-15. Tárgyi eszközök
Ha a cég ezt a megoldást választja, akkor nem kerülheti ki ezeknek az eszközöknek az év végi leltározását sem, hiszen ezzel támasztható alá a megfelelő tárgyi eszköz számla, azaz a leltárt nemcsak mennyiségben, de értékben is el kell készíteni. Az éven belüli változásokat (a csökkenéseket is) folyamatosan figyelemmel kell kísérni.
A „modern” megoldás: a beruházási számláról (annak alszámlájáról) közvetlenül vezetik át (számolják el) egy összegben értékcsökkenési leírásként a 200 ezer forint egyedi bekerülési érték alatti tárgyi eszközök bekerülési értékét:
T 572. Használatbavételkor egy összegben elszámolt értékcsökkenési leírás
K 161. Befejezetlen beruházások
Ennél az elszámolási módnál nincs értékbeni nyilvántartás, így a leltározás sem kötelező.
Azonban ez esetben is ajánlott a használatban lévő, teljes összegében költségként (értékcsökkenési leírásként) elszámolt tárgyi eszközöknél a mennyiségi nyilvántartás, a korábban már említett okokból (vagyonvédelem, stb.). A már csak mennyiségben nyilvántartott eszközök kivezetése a mennyiségi nyilvántartásból az elhasználódáskor készített selejtezési jegyzőkönyv alapján történhet.