Házipénztár és készpénzfizetés – mire „ugrik” a NAV?

 

EGY TELI POCI ESETE

 

A Teli Poci Étteremben ellenőrzést tartott az adóhatóság. Az online pénztárgép kasszájában 2.500 forinttal több volt, mint amennyit a gép „jelentett” az adóhatóság szerverének. Hiába magyarázták a pincérek és az étterem tulajdonosa – a hangzavarra még a főszakács is kijött a konyhából!-, hogy ez a borravaló, amit mindig is a kasszában helyeztek biztonságba, de nem az étterem bevétele, így nem ütötték be a gépbe. A revizorokat ez nem hatotta meg, sőt még a pénzkezelési szabályzatba is „belekötöttek”. Pedig az igen alapos munka, még az is benne van, hogy a biztonsági okokból a kasszában tárolt borravalót a munkanap végén a dolgozók megkapják (azaz lényegében a pénztárban őrzött idegen értékről van szó). Minden esetre az ellenőrök látogatása 70 ezer forint bírságba került a cégnek.

„A készpénzzel kapcsolatban olyan sok a szabály, hogy az ember csak kapkodja a fejét – panaszkodott könyvelőjének az étterem tulajdonosa -, és akkor még itt ez a bírság is… Vajon érdemes fellebbeznünk?”

 

Nos, azt nem tudom, mit felelt erre a cég könyvelője, de az alábbiakban igyekszem némi rendet teremteni a házipénztárhoz és készpénzforgalomhoz kapcsolódó szabályokban. Természetesen szó lesz arról is, hogy hogyan kell a borravalót „NAV-barát” módon kezelni. (Annak érdekében, hogy a Kedves Olvasó megőrizze a témát megillető lelkesedését, elárulom, hogy a NAV idei ellenőrzési irányelvei közt is szerepel a készpénzforgalom szigorú ellenőrzése.)

 

 

MAXIMUM KÁPÉ – KÁBÉ?

 

A vállalkozások készpénzforgalmához az adózás rendjéről - és a számvitelről szóló törvény, valamint a pénzmosás elleni törvény is előírásokat kapcsol. A számviteli törvény (Szt.) csak a pénzkezelési szabályzat - ezt a számviteli politika részeként kötelező elkészíteni – ürügyén foglalkozik a házipénztárban a munkanap végén tartható készpénz maximumával (14.§.(8) bek.). Ugyanis a pénzkezelési sz abályzatban rendelkezni kell többek közt, a napi készpénz záró állomány maximális mértékéről.

 

Azaz nincs jogszabályi előírás, egy konkrét összeg vagy arányszám arra, hogy mekkora lehet a házipénztárban tartható összeg, de a számviteli törvény hatálya alá tartozó vállalkozásoknak meg kell állapítaniuk egy saját maguknak szóló korlátot. Azt, hogy ez az összeg mennyi legyen, függ a vállalkozás tevékenységétől, körülményeitől. Célszerű ezt abban a legkisebb összegben megszabni, amely mellett a cég zavartalan működéséhez szükséges készpénzmennyiség még biztosított.

 

 

EGYEDÜL NEM MEGY!

 

A pénzkezelési szabályzat elkészítése – a házipénztár maximális pénzkészlete kérdésén túl – komoly fejtörést okoz azoknál a társaságoknál, ahol nem áll rendelkezésre e feladatok ideális felosztásához szükséges létszám. Ezeknél a cégeknél az ügyvezető kezeli a pénzt, ő tölti ki a szükséges bizonylatokat, és ellenőrzi önmagát is. Nem kell könyvelőnek, pénzügyesnek lenni ahhoz, hogy az ember érezze, ez nem az a megoldás, amire a jogalkotó helyeslően bólogatna.

Ugyanakkor jogilag nincs akadálya az egyszemélyes vállalkozások alapításának sem, így például az egyéni cég vagy az egyszemélyes kft is vígan „elvan” egyetlen emberrel. De nem úgy a pénzkezelési szabályzat!

 

Ha az ügyvezető egyben a pénztáros is, akkor a pénztár ellenőrzési feladatait – egyfajta függetlenített belső ellenőrként - a vállalkozás könyvelőjének kell elvégeznie: a könyvelést megelőzően az átvett bizonylatok, a pénzforgalomról vezetett nyilvántartás (pénztárjelentés) alaki és tartalmi vizsgálatát is elvégzi.

Figyelnie kell arra is, hogy a pénztárjelentésbe bevezetett tételekhez kapcsolódó pénztári alapbizonylatok hiánytalanul meglegyenek, és azok az előírt szigorú számadási kötelezettségnek is megfeleljenek.

A könyvelő az ellenőrzött (majd könyvelt) okmányokat, elszámolásokat kézjegyével köteles ellátni. Ha mulasztást, szabálytalanságot vagy a pénzkezelésre vonatkozó rendelkezésekkel ellentétes gyakorlatot tapasztal, erről jegyzőkönyvet kell felvennie, és azt a pénzkezelést végző ügyvezetőnek is alá kell írnia.

(A pénzkezeléssel, ennek szabályozásával kapcsolatban az egyszemélyes „hadsereg” és a kisvállalkozókra jellemző működési feltételek egyéb problémákat is felvetnek.)

 

 

JELENTSEM VAGY SEM?

 

A készpénzhez az adózás rendjéről szóló törvény is – az évek során egyre szigorodó – előírásokat fűz! Ezek egyrészt bizonyos összeghatárt állapítanak meg, amelyek feletti készpénzfizetés esetén szankciókkal kell szembenéznie a bűnösnek, másrészt bejelentési kötelezettsége is felmerül - adott esetben akár minden érintett félnek, így a fizetést teljesítőnek és a pénzt fogadónak is.

 

Így a készpénzfizetés napjától számított 15 napon belül az adóhatósághoz a vevőnek kell bejelentést tennie (kivéve, ha ő vállalkozói tevékenységet nem folytató magánszemély) akkor, ha

• kapcsolt vállalkozásától vett igénybe szolgáltatást, vásárolt terméket, illetve egyéb ügyletre szerződött, és ennek ellenértékét egymillió forintot meghaladó értékben, készpénzzel fizette ki, vagy

• egyéb esetben – tehát a kapcsolt vállalkozásán túl bárki másnak – kétmillió forint feletti összegben készpénzzel fizetett.

Biztosan feltűnt sokaknak a kissé esetlen – de mint látni fogjuk, indokolt - „egyéb ügyletre szerződött” kitétel.

Arról van szó, hogy a jogszabály nem határozza meg azokat a kifizetési jogcímeket, amelyekhez a szóban forgó bejelentési kötelezettséget társítja. Ez azt jelenti, hogy nem csak az adásvétel, de más ügyletek, így például a kölcsönadás vagy bármi más jogcímen történő kifizetés esetén is figyelni kell a megjelölt értékhatárokat.

 

A bejelentési kötelezettségüket a 40-es számú nyomtatvány kitöltésével, elektronikus úton kell teljesíteniük az érintetteknek. Ez természetesen nem egy iszonyúan bonyolult feladat, csak egy baj van vele!

A bejelentés teljesítését ez esetben (is) a könyvelőjétől várná a társaság, de a kisvállalkozókra jellemző, hogy ők egy hónapban általában csak egyszer keresik fel könyvelőjüket, amikor átadják neki a könyvelendő bizonylatokat. Ekkor azonban már rég túl vannak azon a bizonyos 15 napon.

A könyvelő ilyenkor két dolgot tehet – mindkét esetben őt fogják szidni, ha balul sül el az akció -, teljesíti a bejelentési kötelezettséget, kockáztatva a határidő túllépése miatti szankciókat (és az ügyfél tájékoztatása mellett ezt javasolnám), vagy nem teljesíti, és bízik abban, hogy majd csak elévül az ügy, és addig nem kapnak ezt is érintő ellenőrzést. Ha mégis, akkor ismét csak azok a bizonyos szankciók…

 

Létezik erre jobb megoldás is!

A vállalkozóval kötött szerződésben, vagy az ún. általános szerződési feltételek közt – ezeket például a honlapján is mindenki számára elérhetővé teheti a könyvelő –arra is ki kell térni, hogy az e körbe tartozó ügyletekről haladéktalanul, de – mondjuk – legkésőbb három napon belül értesítsék a könyvelőt, megküldve a bizonylatok fénymásolatát, közölve a kifizetés jogcímét, és kérve az adatszolgáltatás teljesítését is. Amennyiben a vállalkozó ennek nem tesz eleget, könyvelője nem felel az Art. szerinti szankciók kiszabása esetén, a céget ért kárért.

(Kezdő könyvelők el sem tudják képzelni, milyen nevelő hatása van az ügyvezetőkre nézve annak, ha nem számíthatnak rá, hogy majd fizet a könyvelő biztosítója!)

 

Az Art. mulasztási bírságot is előír azon vállalkozások számára, akik/amelyek más, bankszámla nyitására kötelezett vállalkozásnak termék vagy szolgáltatás ellenértékeként, szerződésenként egy naptári hónapban 1,5 millió forint felett készpénzben fizetnek, illetve azoknak, akik az ellenértéket befogadták. Igen, pontosan arról van szó, hogy mindkét félnek számolnia kell a mulasztási bírsággal. Ez az 1,5 millió forint feletti rész 20 százalékának megfelelő összeg.

Fontos, hogy minden esetben a ténylegesen kifizetett összeg nagysága a döntő, és nem az, hogy ebből mennyi a nettó árbevétel és mennyi az áfa, mert ezek együttesen jelentik a kifizetett ellenértéket, azaz a számla bruttó összegéből kell kiindulni.

Az is lényeges, hogy az adott hónapban ugyanazon szerződés alapján kifizetett tételeket egybe kell számítani. Nem lehet megúszni a bírságot azzal, ha – mondjuk – 1,6 millió forintot 8 részletben fizetünk ki, egy hónapra szépen felosztva.

 

 

MÉG EGY TILALOMFA!

 

Ezt a pénzmosás elleni törvényben találjuk. Ennek alapján a kereskedő legfeljebb 3,6 millió forintig fogadhat el készpénzfizetést, akkor is, ha a vevő nem vállalkozó vagy más gazdálkodó szervezet, hanem magánszemély. Kivéve, ha a szóban forgó kereskedő hajlandó bizonyos többletfeladatokat is teljesíteni vásárlói érdekében. Így pénzmosási szabályzatot készít, és azt jóváhagyatja az illetékes hatósággal, és nyilvántartásba veteti magát.

Amennyiben a kereskedő nem kér ezekből a szorgalmi feladatokból, akkor – például-, ha magánszemélynek elad egy személygépkocsit mondjuk – sarkított példával élve – 3 millió hatszázezer egyszáz forintért, akkor a 100 forintot már nem fogadhatja el készpénzben. (A kereskedő 50 ezer forinttól 20 millió forintig terjedően büntethető a 3,6 milliós szabály megsértése esetén.)

 

Tehát ha a cég biztosra szeretne menni készpénz-korlátok ügyben, akkor kapcsolt vállalkozásainak ne fizessen készpénzben 1 millió forint felett, illetve egyéb esetben 1,5 millió forint felett. És ezt a döntést a pénzkezelési szabályzatában is rögzítse!

 

(Azoknak, akik a konkrét jogszabályokkal is szeretnének farkasszemet nézni, az Szt. 14.§., valamint az Art. 17.§.(9) bekezdése, a 38.§. (3a) bekezdése, illetve a 172.§. (20f) bekezdése, továbbá a 2007. évi CXXXVI. Tv. 1.§.(1) bekezdése k) pontja, 33.§.(4) bekezdése, és 35.§.(1) bekezdése f) pontja rejti a szükséges információkat.)

 

 

FELLEBBEZZEN-E TELI POCI?

 

Hősünket azzal a kérdéssel hagytuk magára, fellebbezzen-e az online kasszában fellelt készpénz (borravaló) miatt kiszabott bírság ellen. Ezzel összefüggésben fontos, hogy a szervízdíj nem azonos kategória a borravalóval!

A szervizdíj (felszolgálási díj) a vendégtől (egyébként külön jogszabály szerint) megszerzett, hivatalosan nyilvántartott bevétel, általában a fogyasztás értékének 10 százalékában megállapítva. Ez a díj adóköteles szolgáltatás – az étel, ital felszolgálásának - ellenértéke, tehát van áfa-tartalma is. A pénztárgép által kiállított nyugtában, számlában az értékesített étel, ital ára mellett ezért elkülönítetten kell feltüntetni a felszolgálási díjat is. Értelemszerűen tehát ezt a pénztárgépbe is be kell ütni.

Ugyanakkor a borravalót a vendég azért adja, mert elégedett a szolgáltatással, és ezt a szervízdíjon felül is fizetheti. Ez közvetlenül átadott pénzösszeg, és nincs beépítve az árba. Ez egyben azt is jelenti, hogy a pénztárgépben sem kell rögzíteni ezeket az összegeket. Viszont ekkor „nem illik” a kasszába sem betenni a pénzt, még biztonsági okokból sem. (Ha mégis, akkor az ellenőrök ezt – lényegében jogosan – eltitkolt bevételként fogják értékelni.)

 

Természetesen ez nem jelenti azt, hogy a borravaló egy légtérben sem tartózkodhat a bevétellel, a szervízdíjjal! Csak el kell ezektől fizikailag is különíteni, mondjuk egy pénzkazettában, vagy – erősebb idegzetűek esetén – egy üres bonbonos dobozban. (Én a kazettát javasolnám.) És ezt a gyakorlatot kell a pénzkezelési szabályzatban is viszont látnia az ellenőrzésnek!

 

Fentiek miatt a Teli Poci Étterem tulajdonosának nem fellebbeznie kell, hanem ún. méltányossági kérelemben kérheti a bírság elengedését vagy mérséklését. Hivatkozhat ebben arra – feltéve, hogy ez megfelel a valóságnak-, hogy eddigi működése során még nem adott okot arra, hogy bírságot szabjon ki a hatóság (például nyugtaadás elmulasztása vagy egyéb hasonlók miatt), bár e körülményeket a hatóság a bírság kiszabása során is köteles mérlegelni.

 

(Idén január 1-től egyébként a vámhatóság is ellenőrizheti az online pénztárgépek használatát.A mulasztási bírság esetleges mérséklésének szempontjairól az Art. 172.§. (21) bekezdése (21) bekezdése ad támpontokat. Az adóhatóság a méltányossági kérelmek kapcsán útmutatót is kiadott (3005/2013.))

 

 

Sinka Júlia