Gyakorlat teszi a könyvelőt - a számlarend „titkai”

A számlarend készítését minden, a hatálya alá tartozó gazdálkodó számára előírja a számviteli törvény. Noha annak elvárt tartalmát is rögzíti a jogszabály, a feladat mégis sokszor kemény diónak bizonyul a kezdő könyvelők számára.

A számviteli törvény (Szt.) „Számlarend” címszóval két önálló paragrafust – a 161-161/A.§-ait- szentel a kérdésnek.

Eszerint a kettős könyvvitelt vezető gazdálkodó az egységes számlakeret előírásainak figyelembevételével olyan számlarendet köteles készíteni, hogy az ennek alkalmazásával végzett könyvelése lehetővé tegye a számviteli törvény szerinti beszámoló készítését.

Ennek érdekében a számlarendnek tartalmaznia kell:

• minden alkalmazásra kijelölt számla számjelét és megnevezését,


• a számla tartalmát, ha az a számla megnevezéséből egyértelműen nem következik, továbbá a számla értéke növekedésének, csökkenésének jogcímeit, a számlát érintő gazdasági eseményeket, azok más számlákkal való kapcsolatát,


• a főkönyvi számla és az analitikus nyilvántartás kapcsolatát,


• a számlarendben foglaltakat alátámasztó bizonylati rendet.

A számviteli törvény 160.§-a mutatja be az egységes számlakeretet, számlaosztály szinten szabályozva az egyes számlaosztályokba tartozó számlák tartalmát.

Ez azt jelenti, hogy a jogalkotó azt mondja – például-, hogy „a 2. számlaosztály a vásárolt és a saját előállítású készleteket foglalja magában”, és nem úgy fogalmaz, hogy a „nyers- és alapanyagokat a 211. főkönyvi számlára kell könyvelni”.

A számviteli törvény továbbá meghatároz az egyes számlaosztályokon belül csoportokat is, amelyeket tartalmuk szerint a számlaosztályon belül meg kell különböztetni, de a számlacsoport számát nem írja elő.

Így például a költségek és ráfordítások, valamint a bevételek (5-8-9. számlaosztályok) csoportjait is nevesíti, amelyeket az érintett számlaosztályokon belül meg kell különböztetni – anyagköltség, igénybe vett szolgáltatások, stb.- az eredménykimutatás összeállítása érdekében.

Azaz a gazdálkodóknak kell az egyes számlaosztályok előírt tartalmának – és a számlacsoportokat érintő előírások- figyelembevételével meghatároznia az egyes számlaosztályokba tartozó, általa alkalmazott számlákat.

(A szaktárca rendszeresen közzéteszi az egységes számlakeret figyelembevételével összeállított számlakeretet szakmai ajánlásként. Ennek alkalmazása nem kötelező, de célszerű kiindulópontja a vállalkozás saját számlakerete összeállításának.)

Továbbá arra is figyelni kell a számlarend összeállításakor, hogy az analitikus nyilvántartásoknak szoros kapcsolatban kell lenniük a főkönyvi könyveléssel, és a kettő között az értékadatok számszerű egyeztetésének lehetőségét biztosítani kell.

Lényeges, hogy bár az Szt. szerint „a könyvviteli szolgáltatás körébe tartozik különösen” – többek között - a számlarend összeállítása, annak folyamatos karbantartása, mindezekért.

A gazdálkodó képviseletére jogosult személy a felelős. Ez a személy rendszerint a társaság valamely, az ügyvezetést is ellátó tulajdonosa, aki jellemzően nem rendelkezik számviteli ismeretekkel – legalábbis nem könyvviteli szolgáltatói mélységben.

Ráadásul nemcsak arra kell figyelnie, hogy a számviteli törvény hatálya alá tartozó, újonnan alakuló vállalkozás köteles számlarendjét a megalakulás időpontjától számított 90 napon belül elkészíteni, de a szükséges módosításokról sem szabad megfeledkeznie: a törvény változása esetén a számlarend szükséges módosítását a törvényi változás hatálybalépését követő 90 napon belül kell elvégezni.

Emellett arra is ügyelni kell, hogy a számlarend alapján végzett könyvelés adatainak alkalmasaknak kell lenniük arra, hogy a mérlegen és az eredménykimutatáson túlmenően, a kiegészítő melléklet adatait is közvetlenül alátámasszák.

Nagyon fontos tehát a számlarendet összeállító könyvelő szaktudása, gyakorlata.

A könyvelői képzés (legyen az akár a mérlegképes könyvelői képzés, akár főiskolai, egyetemi oktatás részeként tanult számvitel) során a számviteli törvény előzőekben hivatkozott szakaszait „ha álmodból ébresztenek, akkor is tudnod kell” szinten sulykolják a hallgatókba és számon is kérik a vizsgán.

Mégis, a gyakorlatban sokszor találkozunk olyan számlarenddel, amely lehetne bárkié, nem csupán azé a társaságé, akinek a számára és nevében készült.

Ugyanis az iskolában – jellemzően - nem mutatják meg a hallgatóknak, hogyan is néz ki (szó szerint) egy számlarend.

A következőkben a számlarend készítését esettanulmányokon keresztül is bemutatjuk, de mielőtt ebbe belevágnánk, még foglalkoznunk kell egy keveset a feladat elméleti oldalával is.

Lényeges, hogy a számviteli törvény előzőekben hivatkozott elvárásainak megfelelően, a vállalkozások számlarendje lényegében két részből áll

• a számlatükör tartalmazza - az egysége számlakeret alapján - a főkönyvi számlákat a számlaszám emelkedő sorrendjében,


• a szöveges számlarend, amely az egyes számlákhoz kapcsolódó tartalmi kérdéseket, magyarázatokat, valamint a főkönyvi számla és az analitikus nyilvántartás kapcsolatát, egyeztetését tartalmazza. A szöveges számlarendben részletesen szabályozni kell az elszámolásokat alátámasztó bizonylati rendet is.

Fentieknek azzal együtt kell eleget tennie a cég számlarendjének, hogy

• megfelel az egységes számlakeret előírásainak,


• segíti a számviteli politika maradéktalan érvényesítését,


• szerkezete, taglalása, szöveges része világos, egyértelmű és áttekinthető,


• elősegíti a belső és külső ellenőrzés megbízhatóságát,


• alapinformációkat ad az elemző tevékenységhez,


• biztosítja, hogy az információk valamennyi érdekelt részére időben, kellő részletességgel, megbízható és valós tartalommal álljanak rendelkezésre.

E cél érdekében – természetesen - figyelembe kell venni a kettős könyvelés olyan alapvető szabályait és kategóriáit, mint a főkönyvi számla.

Erről tudjuk, hogy olyan kétoldalú kimutatást jelent, amely egyik oldalára a vagyoni pénzügyi és jövedelmi helyzet változásaiból származó növekedést a másik oldalra az ebből adódó csökkenést mutatja. Jellege attól függ melyik típusú forgalom összege nagyobb. Ha a két forgalom különbsége nulla, a számla egyenlege is nulla.

Azt is tudjuk, hogy tartalmilag megkülönböztetünk: eszköz-, forrás-, költség- és eredményszámlákat, azon belül eredményt csökkentő és növelő számlákat, míg alakilag: aktív és passzív számlákat. (Az eszközöket aktíváknak, a forrásokat passzíváknak nevezzük.)

Az is lényeges, hogy a főkönyvi számla definícióján túl, tisztában legyünk olyan fogalmakkal, mint számlaosztály, számlacsoport, alszámlák.

Mindezek a pályakezdő könyvelőknek is a „könyökén jönnek ki”, de visszaidézésük azért fontos, mert ez a tudás a számlakeret és a számlarend készítésének ábécéjében az „a” betű.

Ugyanis számlakeretnek nevezzük azt a „listát”, amely a vállalkozás által alkalmazott számlákat, alszámlákat sorolja fel.

A vállalkozás számlarendjének pedig a számlatükrét kell lekövetnie, annak alapján kell a társaság könyvviteli rendjét előírni – azaz azt szabályzatba önteni, hogy az adott cégnél mely főkönyvi számlákra történik könyvelés, és milyen szabályok alapján úgy, hogy a könyvvezetés biztosítja a törvényben előirt beszámoló elkészítéséhez szükséges adatokat és kielégíti a vezetői információs igényeket.

A számlarend része tehát

• a számlatükör


• az egyes számlák tartalmának és összefüggéseiknek bemutatása


• a főkönyvi számlák és az analitikus nyilvántartások kapcsolatainak szöveges bemutatása


• a számlarendben foglaltakat alátámasztó bizonylati rend bemutatása
  

Cikkem folytatásában egy szolgáltató tevékenységet folytató kisvállalkozás számlarendjét állítjuk össze.