Galibák a házipénztár körül

Bár kétségtelenül komoly felelősséggel jár, a házipénztár kezelése – elvileg – nem a legbonyolultabb feladat egy cégnél. Az adóellenőrzések tapasztalatai szerint mégis oly sokszor adnak okot a bírságra a házipénztár körül tapasztalt szabálytalanságok.

Tipikus probléma, hogy a házipénztár vezetésének gyakorlata nem követi a társaság pénzkezelési szabályzatában előírtakat, és e körülmény akkor is megalapozhatja a mulasztási bírság kiszabását, ha amúgy mindkét eljárás szabályos.

Az is gyakori, hogy a társaság könyvelési adatai szerinti készpénzkészlet a cég tevékenységéhez, méretéhez képest indokolatlanul magas. Az már csak hab a tortán, hogy ha a revizorok kérésére a vállalkozó nem tudja bemutatni a házipénztárban „papíron” meglévő összeget, legfeljebb annak csak egy töredékét.

Nézzünk néhány példát ez utóbbi helyzet okozta problémákra!

Problémák és megoldások a pénztárban és a könyvelésben

A „Malter és Tégla” Építőipari Kft házipénztárának könyvelés szerinti egyenlege 85 millió forint, éves nettó árbevételük évi 20-25 millió forint közötti összeg. A tetemes összegű egyenleg oka az, hogy a bankszámlára érkező bevételt a tulajdonosok azonnal felveszik a bankból, így az - könyvvitelileg legalábbis – bekerül a házipénztárba, viszont a cég készpénzben rendezett kiadásai elenyészőek. Könyvelőjük figyelmeztette őket, hogy az éves beszámolóban, illetve a társasági adóbevallás mérlegadatokra rákérdező lapjain „kiabáló” hatalmas pénztáregyenleg következménye adóellenőrzés is lehet.

Az Óvatos és Fiai Kft széfet bérel egy bankban. A házipénztárból a készpénzt nem a bankszámlájára fizeti be, hanem a bankban bérelt széfben helyezi el. Vajon ezzel a megoldással kikerülték a magas készpénzkészlet a könyvelésben csapdáját?

A „Laza és Társai” Kft tényleges tevékenységet két éve nem folytat, ezért tulajdonosai úgy döntöttek, megszűntetik a céget. Könyvviteli adataik szerint a házipénztáruk egyenlege több tízmillió forint. A vállalkozásnak egyéb eszközei nincsenek, illetve azok értéke elhanyagolható. Ez vajon veszélyezteti a megszűnést? Mit lehet tenni ebben a helyzetben?

Vegyük sorra, mit tanácsolhatunk a példaként hozott esetekben a vállalkozások tulajdonosainak!

„Malter és Tégla” Építőipari Kft esetében a kézenfekvő az, hogy ha a könyvelés szerint kimutatott összeg valóban megtalálható a házipénztárban, hogy a cég szokásos működéséhez nem szükséges összegen felüli részt befizetik a társaság bankszámlájára.

Egyéb esetben – közbenső mérleg alapján – osztalékelőleget állapítanak meg, amelyet a pénztárból „kifizetnek” a tulajdonosoknak, majd a soron következő beszámoló elfogadásakor osztalékká minősítik azt: természetesen figyelembe véve az osztalékfizetési korlátra vonatkozóan az Szt. 39.§. (3) bekezdésében előírtakat is.

Az Óvatos és Fiai Kft tulajdonosainak abból kell kiindulniuk, hogy a készpénz e minősége nem változik meg attól függően, hogy azt a házipénztárban vagy a pénzintézetnél bérelt széfben tárolják.

A széfben elhelyezett pénzeszközök fölött a társaság ugyanúgy rendelkezik, mint a házipénztárban őrzött készpénz fölött, azaz a készpénz nem került a társaság folyószámlájára. A széfben elhelyezett készpénzt is a "Pénztár, csekkek" soron kell szerepeltetni a mérlegben.

Ebből az is következik, hogy a beszámolóban – a társasági adóbevallás megfelelő lapjain - feltűntetett adatokból kitűnik az adott esetben túlzott nagyságrendű készpénzkészlet. Hasonlóan a „Malter és Tégla” Kft esetéhez, itt is alapot adhat ez az adat vállalkozás adóellenőrzésre történő kiválasztására.

Visszatérve a banknál bérelt széfben tárolt készpénz könyvviteli elszámolására, fontos, hogy a társaság házipénztárában és a banki széfben tárolt pénzösszeget elkülönítetten mutassák ki. Ez történhet a 381. Pénztár számla alszámlákra bontásával, de hasonlóképpen elfogadható megoldás az is, ha az analitikus nyilvántartásban (például a pénztárnaplóban) külön nyilvántartásban szerepel a házipénztár készpénzforgalma, és külön nyilvántartásban a bankszéfben elhelyezett készpénz forgalma. Ez a társaság belső ellenőrzési folyamatait, a pénztárellenőrzést, a leltározást is segíti.

A „Laza és Társai” Kft jogutód nélküli megszüntetését meggyorsítja az, ha a cégnek csak pénzeszköze van. Ugyanakkor e pénzeszköz meghatározó részének a társaság bankszámláján lenne a helye, nem a házipénztárban.

A társaság pénzkezelési szabályzatában szerepelnie kell(ene) annak a kikötésnek is, hogy mennyi készpénz lehet a házipénztárban, és annak az őrzéséről miként intézkedtek.

Ha a cég jogszerűen rendelkezik jelentős készpénzállománnyal – ideértve természetesen azt is, hogy a könyvviteli adatok szerint kimutatott érték megegyezik a házipénztárban ténylegesen fellelhető összeggel -, és kötelezettségei sem tagjaival szemben, sem harmadik féllel szemben nincsen, úgy az említett pénzeszközök forrása a mérlegelvből következően a saját tőke (ezen belül az eredménytartalék).

Ez esetben a kft. egyszerűsített végelszámolása is kezdeményezhető, a cégnyilvánosságról, a bírósági cégeljárásról és a végelszámolásról szóló 2006. évi V. törvény vonatkozó előírásainak figyelembevételével.

Természetesen a számvitelben járatlan vállalkozók joggal tehetik fel a kérdést, ki és milyen jogszabály dönti el, milyen módon kell szabályosan kezelniük a házipénztárt, illetve az abban lévő pénzt.

És a szabályok?

Fontos, hogy a vállalkozások önálló gazdálkodásának tiszteletben tartása mellett, az alapvető szabályok, mint a számviteli törvény, a Munka törvénykönyve, a Polgári törvénykönyv kapcsolódó elvárásai betartásával - a döntési lehetőségek függvényében - maguknak a vállalkozóknak a pénz kezelésére vonatkozó rendet belső szabályzatukban rögzíteniük.

A számviteli törvény (Szt.) 14. §-ának (3) bekezdése szerint pénzkezelési szabályzatot (ebbe beletartozik nyilvánvalóan a házipénztár is) kell készíteni, amelyben rendelkezni kell:

• a pénzforgalom (készpénzben, illetve bankszámlán történő) lebonyolításának rendjéről,


• a pénzkezelés személyi és tárgyi feltételeiről, felelősségi szabályairól,


• a készpénzben és a bankszámlán tartott pénzeszközök közötti forgalomról,


• a készpénzállományt érintő pénzmozgások jogcímeiről és eljárási rendjéről,


• a napi készpénz záró állomány maximális mértékéről,


• a készpénzállomány ellenőrzésekor követendő eljárásról,


• az ellenőrzés gyakoriságáról,


• a pénzszállítás feltételeiről,


• a pénzkezeléssel kapcsolatos bizonylatok rendjéről és a pénzforgalommal kapcsolatos nyilvántartási szabályokról.

A pénzkezelés gyakorlata nyilvánvalóan cégenként más és más lehet, a pénzkezelési szabályzatokban rögzítendő kérdésekhez kapcsolódóan is különböző számviteli politikai döntések kapcsolódnak.

Ezért van az, hogy jogszabályi szintű, egységes pénzkezelési szabályzatot nem lehet kidolgozni, és ezért nincs a pénztárral kapcsolatos részleteket szabályozó rendelet sem.

A pénzkezelési szabályzat készítésekor a helyi sajátosságok mellett figyelembe kell venni a számviteli alapelveket, a szigorú számadási kötelezettségre vonatkozó előírásokat, de a számviteli törvény azon elvárását is, miszerint a pénzeszközöket érintő gazdasági események bizonylatainak adatait késedelem nélkül, készpénzforgalom esetén a pénzmozgással egyidejűleg, illetve bankszámla forgalomnál a hitelintézeti értesítés megérkezésekor a könyvekben - a megfelelő bizonylat alapján - rögzíteni kell.

A vállalkozások mindennapjaiban viszonylag gyakori, hogy elszámolásra kiadott előlegként, illetve munkabér előlegként számolnak el dolgozóiknak, tulajdonosaiknak kifizetett összegeket.

Erre, az elszámolásra kiadott előlegre - összegszerűségére, nagyságára - vonatkozóan nincs jogszabályi előírás: annyit kell e jogcímen adni, ami az adott ügylet pénzügyi rendezéséhez szükséges.

Ez más-más összeget jelenthet, ha például készpénz ellenében történő beszerzésről vagy belföldi, illetve külföldi kiküldetésről van szó.

Az elszámolásra kiadott összeg elszámolási határidejére sincs törvényi előírás, hiszen az attól függ, milyen célból történt a pénz kiadása.

Ugyanakkor, annak érdekében, hogy az elszámolásra kiadott összeget (előleget) a magánszemély ne használja saját célra, az Szja-tv. adózási szempontból korlátot állított fel.

Az Szja-tv. 72. §-a (4) bekezdése alapján kamatkedvezményből származó jövedelem megállapításánál nem kell figyelembe venni a kizárólag a kifizető tevékenységével összefüggésben, a tevékenységet szolgáló eszköz megszerzése, szolgáltatás igénybevétele érdekében - 30 napot nem meghaladó időtartamra - adott előleget, elszámolásra kiadott összeget.

Persze ez nem zárja ki, hogy az elszámolásra kiadott összeggel 30 napon túl számoljanak el, viselve a teljes időtartamra számított személyi jövedelemadót és szociális hozzájárulási adót, ha kamatot nem fizet a magánszemély.

Arra vonatkozóan sincs jogszabályi kikötés, hogy elszámolási előleget csak akkor vehet fel valaki, ha az előzővel már elszámolt. Viszont, ha még nem számolt el a régivel, de felvett új összeget, akkor ez azt is jelenti, hogy folyamatosan nála lévő, elszámolásra kiadott összeg előbb-utóbb 30 napot meghaladó időtartamú lesz. Ebből pedig az következik, hogy kamatkedvezményből származó jövedelmet kapott, és ez adóteherrel jár a cég számára.

A Munka törvénykönyve 161. §. (2) bekezdése megemlíti a munkabérből történő levonások között az előlegnyújtásból eredő követelést is, de magának az előleg kifizetésének szabályait nem rögzíti. Ebből az következik, hogy annak a feltételeit belső szabályzatban vagy a kollektív szerződésben kell rögzítenie a vállalkozásnak.

A munkabérelőleg kapcsán figyelembe kell venni az Szja-tv. 72. §. (4) bekezdésének g) pontjában előírtakat.

E szerint a kamatkedvezményből származó jövedelem megállapításánál nem kell figyelembe venni az olyan munkabér előleget, amelynek folyósítása legfeljebb hathavi visszafizetési kötelezettség mellett, legfeljebb a folyósítás napján érvényes minimálbér havi összegének ötszörösét meg nem haladó értékben történik, azzal, hogy ha a munkáltató az általa az előzőek szerint folyósított munkabérelőleg visszafizetése előtt újabb munkabérelőleget folyósít, arra ez a rendelkezés nem vonatkozik.

Ha a folyósított munkabérelőleget hat hónapot meghaladó időtartam alatt kell visszafizetni (vonják le a munkabérből), vagy annak összege meghaladja a minimálbér ötszörösét, akkor vagy kamatot fizet a munkavállaló, vagy a cégnek kell kamatkedvezményből származó jövedelmet számolnia, és a fentebb már említettek szerinti adókat megfizetnie.

Ha az előleg nem minősülhet munkabérelőlegnek, akkor pénzkölcsön-nyújtásként kell kezelni, azaz a Ptk. kölcsönszerződésre vonatkozó rendelkezéseit kell alkalmazni.

(A pénzkölcsön-nyújtás rendszeressé válásától azonban óva inteném a vállalkozásokat, mivel ekkor a Hpt. rendelkezéseit is figyelembe kell venniük, hiszen a rendszeres pénzkölcsön nyújtása engedélyhez kötött tevékenység.)