Foglalkoztatás bejelentése, változás, törlés – amiről gyakran elfeledkeznek a munkáltatók

Bejelentési kötelezettség terheli a munkáltatót, kifizetőt, az egyéni vállalkozót és a biztosított mezőgazdasági őstermelőt, valamint a külföldi foglalkoztatót, ha biztosítottat foglalkoztat. Ezt a kötelezettséget a Tbj törvényben találjuk meg, a bejelentés módját viszont az Art szabályozza.

A NAV honlapján található ’T1041 számú nyomtatvány szolgál erre. A NAV a bejelentéseket tartja nyilván, a NEAK viszont a biztosítási jogviszonyok közhiteles nyilvántartó szerve.

Az adatlap elektronikusan ügyfélkapun vagy cégkapun keresztül nyújtható be a NAV területileg illetékes szervéhez. Az adatlap elektronikusan történő benyújtásához a NAV által rendszeresített Általános Nyomtatványkitöltőben (ÁNYK) használatos programokat kell használni. Javasolt az ONYA program használata, ahonnan közvetlenül is beküldhetők a jelentések.

Az adatlap elektronikus benyújtásához a képviseleti jogosultságot előzetesen be kell jelenteni a NAV-hoz. Az elektronikusan benyújtott adatlapot ugyanis a NAV csak akkor tudja befogadni, ha a benyújtó képviseleti jogosultságát előzetesen regisztrálta (az ’EGYKE nevezetű nyomtatványon).

A bejelentési kötelezettség teljesítése alapozza meg a természetes személy (munkavállaló) egészségbiztosítási, nyugdíjbiztosítási ellátásainak, valamint az álláskeresési támogatás jogosultságának érvényesíthetőségét.

A ’T1041-es adatlapot ki kell tölteni, ha

• új biztosítási jogviszony létesül,
• megszűnik a biztosított jogviszonya,
• a biztosított szünetelteti a jogviszonyát,
• a biztosítotti jogviszony szünetelése befejeződik,
• egy napos a szünetelés,
• adott jogviszony keretében a biztosított munkaköre (FEOR-kódja) megváltozik,
• megváltozik a biztosított heti munkaideje,
• a jogviszonynak egyszerre több adata változik meg vagy
• elírtak egy vagy több adatot, amit javítani szeretnének (helyesbítés),
• jogutódláskor, ha vannak tovább foglalkoztatottak,
• a jogelőd kifizetőnél, munkáltatónál korábban fennálló biztosítási jogviszonyok bejelentése vagy javítása (ún. visszamenőleges korrekció) történik,
• munkaügyi jogutódlásnál a részleg átvételével az új munkáltató (a jogutód) átveszi - tovább foglalkoztatja - az alkalmazottak meghatározott körét,
• több munkáltató által létesített munkaviszonynál:
• új további foglalkoztató csatlakozik a munkáltatókhoz,
• a meglévő további foglalkoztató kilép a munkáltatói körből,
• a kijelölt munkáltató személyében változás következik be,

- a több munkáltató által létesített munkaviszony megszűnik.

• korábban lefolytatott ellenőrzési eljárást követően a hatósági bejelentésre kötelezett szerv az adózó helyett adja be a ’T1041-et:
• be nem jelentett foglalkoztatás feltárásakor,
• az egészségügyi szolgáltatásra jogosultak nyilvántartásában nem szereplő, de a biztosítotti státuszt okirati eljárásban igazolt biztosítottak vonatkozásakor,
• valós foglalkoztató feltárásakor.

Bejelentésről akkor beszélünk, ha létrejön egy új biztosítási jogviszony, amelynek „új” adatait megadjuk. Változásbejelentéskor egy korábban bejelentett biztosítási jogviszonyban megváltozik valamilyen jellemző adat, például a heti munkaidő 40 óráról 20 órára csökken, más lesz a munkakör, szünetel vagy lezárul a jogviszony.

A nyomtatványon meg kell adni a munkáltató adószámát, elnevezését, székhelyét valamint az általa foglakoztatott személy természetes azonosítóit, adóazonosító jelét, taj-számát, a biztosítási jogviszony kezdetét, kódját, megszűnését, a biztosítás szünetelésének időtartamát, a heti munkaidejét, a FEOR-számát.

A bejelentést (U=új jogviszony)

• a biztosítás kezdetére vonatkozóan legkésőbb a biztosítási jogviszony első napján, a foglalkoztatás megkezdése előtt,
• álláskeresési támogatás esetén a támogatást megállapító határozat jogerőre emelkedését követő 10 napon belül, illetve ha
• a biztosítás elbírálásra utólag kerül sor, legkésőbb a biztosítási kötelezettség megállapítását követő napon kell teljesíteni.

Felmerülhet a kérdés, ki minősül TB szempontjából biztosítottnak, ezt a Tbj törvény 6§-a tételesen felsorolja, meghatározza, hogy melyek azok a jogviszonyok, amelyek alanya biztosítottnak minősül. Ha a foglalkoztató a természetes személyt egyidejűleg több biztosítási kötelezettséggel járó jogviszonyban foglalkoztatja (= más a biztosítási jogviszonykód), akkor a biztosítotti bejelentést jogviszonyonyként kell teljesíteni.

Bejelentés teljesítése jogutódlás esetén:

Ha a foglalkoztató személyében jogutódlás következik be, a bejelentést a jogutód munkáltató köteles a foglalkoztatott biztosított személyekre vonatkozóan megtenni, a bejelentésre vonatkozó általános szabályok szerint. A korábbi, jogelőd foglalkoztatással kapcsolatos visszamenőleges korrekciók beadása is a jogutód kötelezettsége.

Ha a foglalkoztató a biztosítottat egyidejűleg osztott vagy kapcsolt munkakörben foglalkoztatja (= több FEOR is van), akkor a biztosítotti bejelentést úgy kell teljesíteni, hogy kizárólag egy FEOR kódot lehet megadni, ezért csak 1 db 13. pótlapot kell kitölteni. A bejelentő választása szerint azt a FEOR-kódot praktikus megadni, amely a biztosított munkaidejének nagyobb részét kiteszi.

Ha ugyanaz a foglalkoztató, pl. különböző iskolákban, de azonos jogviszony kezdettel pl. 3 x 10 órában, pedagógusként foglalkoztat valakit (= azonos kezdettel azonos FEOR kód), akkor a biztosított jogviszonyát egy bejelentésben, 1 x 30 órában kell bejelenteni. Ha egy ilyen 10 órás munkakör megszűnik, akkor elegendő csak a heti munkaidő 30 óráról 20 órára történő változás (V) bejelentése.

Több munkáltató által létesített munkaviszonnyal kapcsolatos bejelentés:

Ebben az esetben a munkaszerződésben meghatározott, az adatszolgáltatás teljesítésére írásban kijelölt munkáltató köteles a benyújtásra, a többi foglalkoztatónak nem kell a bejelentést megtennie. Ha a kijelölt munkáltató személyében változás következik be, az újonnan kijelölt foglalkoztatónak, a jogutódlás szabályai szerint kell a T1041-es bejelentést beküldenie.

A bedolgozói jogviszonyban állók bejelentése:

Az Mt szerint, ez a foglalkoztatás munkaviszony, tehát a 1101-es jogviszony kóddal kell teljesíteni a bejelentést. A rendelkezés szerint a bedolgozó munkarendje, eltérő megállapodás hiányában kötetlen, így a munkaviszony teljes napi munkaidőre jön létre.

Külföldi vállalkozás bejelentése:

A külföldi vállalkozás fióktelepe vagy pénzügyi képviselője útján, ennek hiányában közvetlenül maga jelenti be az általa foglalkoztatott biztosítottnak minősülő magánszemélyt. Bejelentésre a T1041INT jelű nyomtatvány szolgál. Amennyiben a külföldi munkáltató elmulasztja a bejelentést, akkor az általa foglalkoztatott munkavállaló köteles a bejelentési kötelezettséget teljesíteni, a fentebb megnevezett adatlapon.

Az előtársaság bejelentése:

Az előtársaság bejelentése speciális, azaz amikor még nem rendelkezik adószámmal és van biztosítottnak minősülő alkalmazottja, papíralapon jelenti be a munkavállalót. Az adószám megszerzését követően nyolc napon belül ismételten bejelenti - az adószám és a korábban teljesített bejelentés adóhatósági iktatószámát is feltüntetve – az általa biztosítottként foglalkoztatott adatait, elektronikus úton.

Mikor nem kell a biztosítottat bejelenteni:

Nem terheli bejelentési kötelezettség a kifizetőt, ha alkalomszerűen foglalkoztat megbízási jogviszony keretében magánszemélyt - aki egyébként a Tbj szerint biztosítottnak minősül – és kifizetéskor igazolja, hogy e megbízási jogviszonyával egyidejűleg rá a Tbj.6.§-ában meghatározott más jogviszonya alapján a társadalombiztosítási jogviszony kiterjed. Abban az esetben viszont, ha a munkáltató rendszeresen juttat a természetes személynek megbízási díjat, amely a biztosítási kötelezettséget megalapozza – a bejelentési kötelezettség fennáll.

Természetesen amennyiben megbízási (vagy más hasonló elbírású) jogviszonyában nem minősül biztosítottnak a feladatot ellátó, nincs bejelentési kötelezettsége a foglalkoztatónak.

8 napon belül kell bejelenteni (V=változás)

• a biztosítási jogviszony megszűnését,
• a biztosítás szünetelésének kezdetét és befejezését, valamint
• a biztosítás megszűnését követően folyósított ellátás kezdő és befejező időpontját.

A biztosítás szünetelésének jogintézménye azt jelenti, hogy ezen idő alatt a munkavállalót a társadalombiztosítással járó kötelezettségek nem terhelik (nem fizet tb-járulékot), de emiatt nem szerezhet jogosultságot a társadalombiztosítás ellátásaira sem (nem jogosult táppénzre, nem számít bele a nyugdíjhoz szükséges szolgálati időbe).

Szünetel a biztosítás:

1. a) a fizetés nélküli szabadság ideje alatt, kivéve, ha
2. aa) a fizetés nélküli szabadság idejére csecsemőgondozási díj, örökbefogadói díj, gyermekgondozási díj, gyermekgondozást segítő ellátás vagy gyermeknevelési támogatás kerül folyósításra, vagy
3. ab) a fizetés nélküli szabadságot tizenkét évesnél fiatalabb beteg gyermek ápolása címén veszik igénybe,
4. ac) azt önkéntes tartalékos katonai szolgálat teljesítése céljából veszik igénybe,

A katonai szolgálatot teljesítő önkéntes tartalékos katona biztosított és abban az esetben, ha a civil jogviszonyában azért engedélyezték a fizetésnélküli szabadságot, hogy önkéntes tartalékos katonai szolgálatot teljesíthessen, akkor a civil jogviszonyában is biztosított marad, nem szünetel a biztosítása. Ebben az esetben két biztosítási kötelezettséggel járó jogviszonyban áll a szóban forgó személy.

1. b) az igazolatlan távollét időtartama alatt,
2. c) a munkavégzési (szolgálatteljesítési) kötelezettség alóli mentesítés ideje alatt, kivéve, ha a munkavégzés alóli mentesítés idejére a munkaviszonyra vonatkozó szabály szerint átlagkereset jár, vagy munkabér (illetmény), átlagkereset (távolléti díj), táppénzfizetés történt,
3. d) a letartóztatás tartama alatt, kivéve, ha a letartóztatottat jogerősen felmentették,
4. e) az ügyvédi tevékenység szünetelésének ideje alatt, a közjegyző, a szabadalmi ügyvivő kamarai tagságának szüneteltetése alatt,
5. f) az egyéni vállalkozói tevékenység szünetelésének ideje alatt,
6. g) az állategészségügyi szolgáltató tevékenységet végző állatorvos tevékenységének szünetelése alatt,
7. h) az a)-g) pontban nem említett olyan esetben, amikor külön jogszabály, vagy egyéb, a jogviszonyra vonatkozó szabályozás szerint a biztosítás alapjául szolgáló jogviszony szünetel.

15 nap áll rendelkezésre (H=helyesbítés/javítás)

• a foglalkoztatással összefüggő adatokban bekövetkezett változások bejelentésére.

Helyesbítéssel nem javítható a jogviszony kezdet és a jogviszonykód (mert ezek az adatok kellenek egy adott biztosítási jogviszony egyedi azonosításához).

T = jogviszony törlése: arra szolgál, ha a bejelentett jogviszony nem jött létre, és a munkáltató visszavonja, vagy a bejelentésben téves volt a jogviszony kezdet, vagy téves volt a jogviszonykód és javítja. Ilyenkor a beazonosítás érdekében a korábbi adatokat újból meg kell adni.

A bejelentő és változásbejelentő lap a helységnév feltüntetésével, dátumozással és aláírással zárul és válik okirattá, tehát a főlap alján (hitelesítő rész) mindig kitöltendők ezek az adatok.

A munkavállalók be- és kijelentésével általában nincs probléma, de a szünetelések jelentéséről gyakran elfeledkeznek a munkáltatók.

Zárásként nézzünk meg egy példát, milyen adatokkal kell feltöltenünk a T1041-es nyomtatványt.

A munkavállaló 2022.05.11-05.13-ig igazolatlanul távol volt.

Ilyenkor két pótlap kitöltése szükséges, mert egy pótlapon csak egy hatálydátum szerepelhet.

A főlapot, a hitelesítő részt a szokásos módon kitöltjük vagy előállítjuk a bérszámfejtő szoftver segítségével (ügyelve arra, hogy az 5. pont = ügyintéző neve-telefonszáma, valamint a lap alján helységnév, dátum, aláírás kitöltésre kerüljön.)

A 13.pótlap kitöltése, előállítása (1-bejelentés):

A biztosított személy adatai

Az adatbejelentés jellege: V (változás)

A jogviszony adatai:

A 13.pótlap kitöltése, előállítása (2.pótlap – az igazolatlan távollét vége’ bejelentés)

A kitöltés a személyi adatoktól a heti munkaórákkal bezárólag megegyezik a fenti leírással.

Ezek kitöltése után az ’Új adatok B’ oszlopban, a ’Biztosítás szünetelésének vége’ dátumát kell csak megadni, a példa szerint. 2022.05.13.

A biztosítási bejelentések pontossága, naprakészsége esetén, a foglalkoztató megmenekülhet, egy esetleges foglalkoztatási-felügyeleti ellenőrzés (korábban munkaügyi ellenőrzés) által kiszabható szankció, bírság megfizetése alól.

A témával kapcsolatban javaslom a NAV honlapján található információs füzetek valamint a T1041 adatlap kitöltési Útmutatójának tanulmányozását.