Selejtezetés a cégnél – a papírmunka is fontos

Alig több mint egy negyedév van hátra az idei évből. Érdemes a cégeknek már most átgondolniuk, mely eszközeik nélkül indulnak majd neki az új üzleti évnek. A selejtezéssel csökkenhetnek a raktározási költségek, de a hiányos papírmunka sokba kerülhet. 

A társasági adóról és az osztalékadóról szóló 1996. évi LXXXI. törvény (Tao tv.)

3. számú mellékletének A/6. pontja alapján, nem a vállalkozási tevékenység érdekében felmerülő egyes költségnek, ráfordításnak minősül az értékkel nyilvántartott tárgyi eszköz selejtezésekor az eszköz könyv szerinti értéke, ha a selejtezés ténye, oka nincs dokumentumokkal megfelelően alátámasztva.

 Azok sem ülhetnek a babérjaikon, akiknek cége a kisvállalati adóról szóló törvény hatálya alatt adózik! A kisadózó vállalkozások tételes adójáról és a kisvállalati adóról szóló 2012. évi CXLVII. törvény (KIVA) 20.§ (3) bekezdésének d) pontja szerint növelik a kisvállalati adó alapját a Tao. tv. 3. számú melléklet A) részében meghatározott, a nem a vállalkozási tevékenység érdekében felmerülő egyes költségek, ráfordítások.

 A selejtezés hanyag dokumentálása tehát a kisvállalati adózóknál is – szó szerint – pénzbe kerül.

 Ráadásul, ha a selejtezés tényét, indokát a vállalkozás nem tudja bizonyítani, a termékek gazdasági tevékenység köréből történő kivonása miatt az áfatörvény szerint is adófizetési kötelezettsége keletkezhet.

Ha ezt szeretnénk elkerülni, akkor úgy tűnik, egyszerű a dolgunk: pontosan ki kell állítani minden szükséges dokumentumot, hogy megfelelően alátámasszuk a selejtezés tényét, okát. 

De mely jogszabály, előírás mondja meg nekünk, hogy mit is jelent ez esetben a „megfelelő dokumentálás”? 

A selejtezés szabályozásának és dokumentációjának nincs előírt formája, hiszen a számviteli törvény a selejtezés fogalmát, annak tartalmát sem határozza meg.

A törvény szabályokat csak az eszközök állományból való kivezetésére ír elő, ami bekövetkezhet egyrészt káresemény, másrészt feleslegessé válás miatt. 

A számviteli törvény foglalkozik viszont a vagyonért való felelősséggel. Ezért a vállalkozásnak a számviteli politikájában, illetve az ennek részét képező szabályzatában meg kell határoznia azokat a „céges” szabályokat, amelyeket a feleslegessé vált (immateriális javak, tárgyi eszközök, készletek) eszközeinek feltárása (vagyis hogy milyen esetekben válnak feleslegessé) és selejtezése során követ – természetesen a számviteli törvény rendelkezéseivel összhangban. 

Arra is ki kell térni a szabályzatban, hogy az adott társaságnál ki, milyen értékhatárig hozhat döntést magáról a selejtezésről, és az érintett vagyonelemek további hasznosításról. 

A szabályzatban arról is rendelkeznie kell a társaságnak, hogy ha a selejtezett eszköz értékesítése mellett döntenek, ennek tényét hogyan teszik közzé, milyen szempontok szerint választják ki a vevőt. 

A selejtezési jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell a selejtezett eszköz megnevezését, azonosítási adatait, a nyilvántartással egyeztetett mennyiségi és értékadatait. Rögzíteni kell benne, hogy ki rendelte el és hagyta jóvá a selejtezést, és milyen döntés született az eszköz további hasznosításról. Az se maradjon ki a jegyzőkönyvből, hogy miért vált feleslegessé az adott eszköz, illetve, hogy az miért nem szolgálja már a vállalkozás tevékenységét a továbbiakban. 

Fontos, hogy a selejtezett eszközöket fizikailag külön kell kezelni, a kapcsolódó selejtezési bizonylatot pedig 8 évig meg kell őrizni. 

Okkal hangsúlyozzuk, hogy a vállalkozásnak selejtezési gyakorlatát is a saját körülményeire szabva kell kialakítania. Itt is igaz, hogy ahány vállalkozás, annyiféle sajátos helyzettel találkozhatunk a selejtezés kapcsán is. 

Például egy kiskereskedelmi tevékenységet folytató társaságnál merült fel a kérdés, hogyan járjanak el bizonyos lejárt szavatosságú árukészletük – üdítő, chips, édesség – esetében, ha azokat még akció keretében sem sikerült eladniuk.

Selejtezési jegyzőkönyv alapján kivezették e tételeket a készleteik közül. A könyvelőjüknek is átadták e jegyzőkönyv egy példányát, amelyben a kiselejtezett termékeket darabszám és érték megjelölésével sorolták fel. Ennek alapján a selejtezett árut egyéb ráfordításként könyvelve kivezették a készletek közül. A társaság tulajdonosai azonban aggódnak, hogy esetleg számolniuk kell egyéb kötelezettséggel is az áru selejtezése miatt, ha azt szavatossági idő lejárta miatt vezetik ki a könyvekből. 

A példaként hozott esetben a szükséges intézkedéseket áruismereti és fogyasztóvédelmi szempontok – amelyek a számviteltől függetlenek – szerint is át kell gondolnia a társaság tulajdonosainak. Ezekbe egy alapvetően számviteli témájú írásban nem mélyedhetünk el (azért sem, mert speciális szakmai ismereteket igényel), de azt hozzá kell tennünk, hogy

az élelmiszerek esetében megkülönböztethetünk fogyaszthatósági időt és a minőségmegőrzési időt, amelyek fontos jellemzői a terméknek, és meghatározóak az értékesítésnél, illetve fogyasztásnál. Ebből következően előfordulhatnak olyan esetek, hogy bizonyos áru már nem értékesíthető, de mégis hasznosítható. Ezeket az áruismereti sajátosságokat érdemes figyelembe venni. 

Ezzel összefüggésben – a kérdésben említett vállalkozás tulajdonosainak, munkavállalóinak fentebb hivatkozott szakismerete mellett – hasznos lehet a Nemzeti Élelmiszerlánc-biztonsági Hivatal (Nébih) által, még 2022-ben közzétett, de honlapjukon még fellelhető ajánlás a lejárt minőségmegőrzési idejű termékek fogyaszthatósági határidejére vonatkozóan:

https://portal.nebih.gov.hu/-/hianypotlo-lejarati-utmutatot-allitott-ossze-a-nebih

A Hivatal amellett, hogy leszögezi, lejárt élelmiszereket nem lehet kereskedelmi forgalomba hozni, hangsúlyozza azt is, hogy minden esetben egyéni mérlegessel lehet csak eldönteni, valóban fogyasztható-e a termék. 

A példaként hozott esetben is, a vállalkozás méretének függvényében, selejtezési bizottságot kell létrehozni, amely lefolytathatja az eljárást, a bizottság tagjait, taglétszámát, vezetőjét és speciális feladatait is a selejtezési szabályzatban kell rögzíteni. Olyan szakembereket kell kijelölni, akik meg tudják ítélni a tárgy, a készlet használhatatlanságát, és tudnak javaslatot tenni annak további sorsára. 

Ugyanígy rendelkezni kell a selejtezéshez használt iratmintákról, jegyzőkönyvekről is.

A jegyzőkönyveket sorszámozni kell – évente folyamatos sorszámokkal –, és 8 évig meg kell őket őrizni, a számviteli törvény előírásainak megfelelően.

Ha a bizottság jóváhagyta a selejtezést, akkor meg lehet semmisíteni az adott készletet, de csak akkor lehet így dönteni, ha már semmilyen formában nem lehet vagy nem szabad tovább hasznosítani a készletet. Ha még lehet hasznosítani – például értékesíteni a lejárt szavatossági ideje miatt már nem lehet, de a termék még fogyasztható, és így adományozható –, akkor ennek megfelelően piaci értéken készletre kell venni. 

Legyen szó bármilyen készletről, tárgyi eszközről, annak selejtezésekor a vállalkozókban általában felmerül a kérdés, hogy a selejtezés tényét be kell-e jelenteniük az adóhatóságnak. 

Nos, nem kell ilyen bejelentést tenni, de egy adóhatósági ellenőrzéskor a fentiek szerint – szabályzat, dokumentáció – igazolni kell, hogy a selejtezésre valóban sor került, és annak indokai megalapozottak.

Ez az áfatörvényben előírtak miatt is vízválasztó: a gazdasági tevékenység során már használhatatlan, feleslegessé vált eszközök (tárgyi eszközök, készletek) selejtezését nem terheli adófizetési kötelezettség. Nem az árukészletnek az adóalanyiságot eredményező gazdasági tevékenységből való kivonásáról van szó ugyanis, hanem a gazdasági tevékenység folytatása során történő „elhasználódásáról” (jelen esetben emberi fogyasztásra alkalmatlanná vált, romlott élelmiszerről).

Ha ezt nem sikerül hitelt érdemlően bizonyítania a cégnek, akkor viszont az árukészletnek az adóalanyiságot eredményező gazdasági tevékenységből való kivonása vélelmezhető, és a társaságnak meg kell fizetnie az áfát. 

A selejtezési jegyzőkönyvet az előzőeket is figyelembe véve, gondosan kell megszövegezni, kitérve az élelmiszer-romlás körülményeire, okaira is. 

A számviteli törvény (Szt.) szerint, ha a készlet a vonatkozó előírásoknak, illetve eredeti rendeltetésének nem felel meg, a készlet értékének csökkenését értékvesztésként kell elszámolni az egyéb ráfordítások között. Ez esetben azonban a csökkent értékű készlet még a készletek között marad. 

Ezért, ha olyan mértékű az élelmiszerek értékének csökkenése, hogy azokat már értékesíteni nem lehet, azokat a készletek közül ki kell vezetni, és egyéb ráfordításként kell könyv szerinti értéküket elszámolni. Az értékvesztést nem lehet az eladott áruk beszerzési értékeként elszámolni. A megrongálódás esetére is az előzőek az irányadóak

[Szt. 56.§ (2) bekezdés; 81. § (4) bekezdésének a) pontja; 81. § (3) bekezdésének e) pontja;78. § (5) bekezdése]

Hasonlóképpen érdekes eset az, ha a cégnél a végül meg nem valósult beruházást, az azzal kapcsolatos számlákat szeretnék selejtezni. 

Egy gazdasági társaság beruházási számlájáról a meg nem valósult beruházással kapcsolatos számlákat (tervezési díj, talajvizsgálati díj) szeretné selejtezni. Hogyan kell helyesen eljárniuk ez esetben? 

Itt is érvényes az, amit fentebb már hangsúlyoztunk: a számviteli előírások között nem találunk értelmező rendelkezést a selejtezésre. Selejtezés lehet – a hétköznapi gyakorlat szerint – az eszközök, a bizonylatok megsemmisítése is, de lehet az eszközöknek az aktív állományból történő kivonása is.

Számviteli szempontból selejtezés alatt alapvetően az eszközök hasznos állományból történő kivezetését értjük. Az eszközt az eszközök közül ki kell vezetni, mert feleslegessé vált, mert rendeltetésének megfelelően nem használható, mert arra alkalmatlan.

A példaként hozott esetben is erről van szó. A tervezett beruházás nem valósul meg, így a tervezési díj, a talajvizsgálati díj kifizetése feleslegessé vált, e dokumentumok máshol nem használhatók, azok nem értékesíthetők.

Ha a beruházás vagy annak egy része (a tervezési díj, a talajvizsgálati díj) feleslegessé vált, akkor azt a beruházási számláról ki kell vezetni, terven felüli értékcsökkenés elszámolásával: 

T 8664. Tárgyi eszközök elszámolt terven felüli értékcsökkenése

K 161. Befejezetlen beruházások 

Az egyéb ráfordítások között így elszámolt terven felüli értékcsökkenés összegével növelni is kell az adózás előtti eredményt, de a Tao-tv. 7. § (1) bekezdésének d) pontja alapján csökkenteni is lehet.

Sinka Júlia: Leltározás 2025. online kiadványunkat ítt lehet megvásárolni >>