Fél tucat hiba, amit lehet, hogy te is elkövetsz a számlázáskor

A vállalkozók úgy gondolják, sokszor könnyebb megkeresni a pénzt, mint “lepapírozni”, azaz minden előírásnak megfelelő számlát kiállítani.

A hatályos szabályoknak megfelelő bizonylat általában véve is fontos, akár vásároltunk, akár eladtunk, de idén nyáron ez különösen hangsúlyos kérdés lesz a vállalkozások életében.

Július 1-ével ugyanis életbe lép az a rendelkezés, amely a számlázó programok online adatszolgáltatását - közkedvelt kifejezéssel élve, e programok bekötését a NAV-hoz - írja elő.

Önmagában még nem kellene mindenkinek frászt kapnia egy új - és tárgyilagosan vizsgálva még a jogkövető vállalkozások érdekeit is szolgáló - technikai megoldástól, de ennek “hozadékai” okkal töltik el aggodalommal az érintetteket.

A vállalkozásoktól eddig is elvártak különféle szervek - nem csupán az adóhatóság - speciális adatszolgáltatásokat, jellemzően már elektronikus úton beküldve, vagy az adott szervezet honlapján e célra biztosított webes felületen kitöltve a kérdőívet, de ez az online pénztárgépekre hajazó újdonság most “árulkodhat”.

Miről is?

A számlázás hibás gyakorlatáról - és ez legalább olyan hatásos “meghívó” az adóellenőrök számára, mint az adott ágazatban gyanúsan csekély bevétel utáni nyugta kibocsátása, vagy a tagi kölcsön adata a társasági adóbevallásban.

A számlakiállítás gyakorlati kérdéseire május hónapban több cikkben is visszatérünk, az alábbiakban - egyfajta ráhangolódásként - a vállalkozók által leggyakrabban elkövetett hibákat és azok “fajsúlyát” vesszük górcső alá.

A jellemző hibák rangsorában a kevésbé előkelő utolsó előtti és utolsó - jelen esetben az ötödik és hatodik - helyet foglalják el az adómentes értékesítéssel kapcsolatos jelölések és a vevő adatainak “túlbuzgó” feltüntetése. Ez utóbbi nem is igazi hiba, inkább csak felesleges munka
A számlákon sokszor a “TM”, az “AM” és az “AKK” jelölésekkel találkozunk, amelyek - az egyébként már fogalmában nem létező - tárgyi adómentességet, valamint az alanyi adómentességet és az Áfa törvény hatályán kívüli ügyleteket hivatottak jelölni.

Mi a baj ezzel?

Egyrészt tárgyi adómentességet az Áfa törvény nem ismeri - helyette a tevékenység közérdekű, illetve egyéb sajátos jellege miatti mentességek (85-86.§.) érvényesek, valamint a közösségi és harmadik állambeli adóalanyok felé történő, az adótörvény hatályán kívüli ügyletek ismertek.
Másrészt a számla elvárt adattartalma körében ezekben az esetekben a törvény elvárása a “jogszabályi vagy a Héa- irányelv vonatkozó rendelkezéseire történő hivatkozás vagy bármely más, de egyértelmű utalás arra, hogy a termék értékesítése, szolgáltatás nyújtása mentes az adó alól”.
A számlán tehát mindenképpen mellőzzük a “TM” jelölést. Adómentesség esetében (ebből ugyanis többféle van) célszerűbb az adótörvény idevágó paragrafusát feltűntetni, akár betűjelzésekkel kombinálva: például “AM Áfa tv. 85.§.”, vagy alanyi adómentesség esetében “AM” esetleg AAM Áfa tv. 187.§.”. Ez utóbbi elvileg kiderül a számla kibocsátója adószámának 9. számjegyéből (ekkor az 1-es számot látjuk e pozícióban), de “megszokásból” ez akkor is megmaradhat az adatok között a számlázó programban, ha időközben változott a helyzet.

Az ügylet közérdekű vagy egyéb sajátos jellege miatti adómentes értékesítése pedig az áfát - más tevékenységük kapcsán - az általános szabályok szerint fizető, 2-es áfa kóddal rendelkező, adóalanyoknak is lehet. (Például üzleti tanácsadó cég e tevékenysége mellett, irodákat is bérbe ad.)

Célszerű az adómentesség tényét - az Áfa törvény előírásának megfelelően - is feltűntetni a jogszabályi hely vagy egyértelmű szöveges utalás rögzítésével. (Ez utóbbi még nem nehéz az “alanyi adómentes” esetében, de a 85-86. §-kal szabályozott esetekben már meglehetősen hosszú szövegről beszélünk, így javasolt a vonatkozó paragrafusra való hivatkozás.)
A “TM” jelölés nyilvánvalóan hiba (nincs ilyen kategória az adótörvényben), a további utalások elvárt “egyértelműsége” viszont lehet nézőpont kérdése is. Önmagában tehát pusztán a betűkombinációk (pl. AM) alkalmazása nem jár adójogi kockázattal, feltéve, hogy az ügylet adómentességét helyesen ítélték meg - a gyakorlatban valójában jól ismert kitételekről van szó-, de a jogalkotó elvárásainak inkább megfelelő, “egyértelmű” eljárás a megfelelő jogszabályi helyre való hivatkozás. Ennek akkor van különös jelentősége, ha később kétely támasztható az ügylet körülményeivel, tényleges adómentességével, illetve annak jogcímével szemben.

A számlán nem szükséges adatok rögzítése is okozhat bonyodalmakat.

Az Áfa törvény által megkövetelt adatokon túlmenően további adatok - így a felek szempontjából az ügylethez kapcsolható, fontos információk - rögzítése nem tilos, de problémák forrása lehet. Ilyen adat a vevő adószáma. Az Áfa törvény kétségtelenül meghatároz olyan eseteket, amikor a vevő adószáma kötelező eleme a számlának, de az ügyletek többségében nincs erre szükség.

Lényegében csak akkor kell, ha az áfát a vevő köteles megfizetni (belföldi fordított adózás) vagy közösségi beszerzésről van szó. Továbbá akkor bír még jelentőséggel ez az adat, ha a számla ellenértékének áfa tartalma eléri vagy meghaladja a 100 ezer forintot.

Probléma az adószámokkal az, hogy bár a vázoltakkal összefüggésben elegendő az adószám első 8 számjegye (az első kötőjel előtti számsor), jellemzően az adószám egészét veszik nyilvántartásba a vállalkozók. A kötőjel utáni első szám az ún. áfa kód - például ebből derül ki, hogy a partner mondjuk az egyszerűsített vállalkozói adó hatálya alatt adózik.
A 10. és 11. számjel a megyekód. Mind az áfa kód, mind a megyekód változhat - áttér más adózási módra, vagy elköltözik a vevő, és máris “hibás” az általunk eddig ismert adószáma, ebből következően pedig a számla.
Célszerű tehát a vevőnyilvántartásban és adott esetben a számlán csak az adószám első 8 karakterét rögzíteni. (Ez azonosítja az érintettet az adóhatóság számára is, így a további karakterek esetleges hibájának adókockázata elenyésző. Ekkor is jobb elkerülni a felesleges magyarázkodást és huzavonát: vannak “macerás” revizorok is.)

A képzeletbeli rangsor negyedik helyezettje a készpénzfizetéses számla összetévesztése az egyszerűsített készpénzfizetéses számlával. Ugyanis csak ez utóbbinál igaz, hogy az ügylet teljesítési ideje biztosan megegyezik a számla kibocsátásának napjával. (A teljesítés időpontja, mint tudjuk az áfa fizetési kötelezettség keletkezésének, és egyben a másik fél adólevonási joga megnyíltának napja is.)
A “sima” számla fizetési módja is lehet természetesen készpénzes, és még az is előfordulhat, hogy arra a teljesítéssel egyidejűleg kerül sor.
Kerülendő azonban az a hibás megoldás - hogy a készpénzes fizetéshez kapcsolódó számlák adattartalmát félreértelmezve, utólagos fizetés (késleltetett készpénzfizetés, utánvét) esetében is a számla kelte szerepel az ügylet teljesítésének időpontjaként (ide nem értve most a folyamatos teljesítésű ügyletek bizonylatait), illetve az ellenérték megfizetése időpontjaként, majd a házipénztárban (és a könyvekben) megjelenik egy bevételi pénztárbizonylat azzal a nappal, amikor a vevő ténylegesen kifizette a számlát.

Az egyszerűsített számla tehát csak azonnali készpénzfizetésnél alkalmazható, és akkor elég egyetlen dátum feltűntetése, hiszen mind a teljesítés, mind a fizetés, mind a számla kiállításának kelte azonos.
Ha készpénzes számlát a vevő később fizet ki, akkor a számla keltét megelőzheti a teljesítés időpontja, ahogyan a fizetési határidő is lehet ezektől későbbi időpont. Ahogyan azonnali készpénzfizetésnél is kiállítható ez a számlafajta, de akkor se keverjük össze a kétféle számlát!

Dobogós - harmadik helyezett - a belföldi fordított adózáshoz kapcsolódóan kiállított számla, amelyre a kibocsátó rávezeti, hogy “adómentes“, vagy még ezt sem, csak adó összegének feltűntetése nélkül állítja ki a bizonylatot és elfelejt utalni a fordított adózás tényre.

A fordított adózás egy adózási mechanizmus - ahogyan az egyenes adózás is, amikor az értékesítőt terheli az áfa-, és nem jelent adómentességet. Akkor sem, ha az adóteher konkrétan nem a számla kibocsátójánál (az értékesítőnél) jelentkezik, hanem azt a vevő, megrendelő fizeti.
Szerencsésebb, ha a bizonylaton az szerepel, hogy “Az Áfa tv. 142.§(1) bekezdése alapján az áfa fizetésére a vevő kötelezett”, bár a most hatályos szabályok alapján elegendő pusztán annyit rögzíteni, hogy “fordított adózás”.

Az ezüstérmet a “0%-os adókulcs” vívta ki magának, ami igen szép teljesítmény tőle, tekintve, hogy a jelenleg hatályos Áfa törvényben ő nem is létezik!

Az adómentesség ugyanis nem azonos kategória a 0%-os adómértékkel, ami bár végeredményében ugyancsak nem jár(na) áfa fizetésével, de attól még egy adókulcs. (Azok, akik huzamosabb ideje dolgoznak könyvelőként, és gyakorta kellett a levonható áfa arányosításával “bíbelődniük”, már akkor is, amikor még volt nálunk ez az adókulcs, egészen biztosan átérzik a különbséget!)

Az Áfa törvény most érvényes rendelkezéseiben nem létezik 0%-os adókulcs! A belföldön teljesítettnek minősülő ügyleteknél van három adómérték, továbbá a tevékenység közérdekű, illetve egyéb sajátos jellegére figyelemmel megállapított adómentesség (korábbi terminológiával ezt a lényeget jól kifejező szóval, tárgyi mentességnek neveztük), valamint a bevételi értékhatárhoz kapcsolt alanyi adómentesség.
Adómentesség esetében azonban adókulcs fel sem merülhet, még a 0% sem. Ettől függetlenül a hiba adójogi kockázata - stílusosan - nulla, de ez nem von le abból, hogy az így kiállított számla hibás.

Az első helyet a vevő adatainak (név, cím) “helyettesítése” vívta ki magának a számlakiállítás hibáinak rangsorában.

Az online pénztárgépet sok vállalkozó úgy akarta kikerülni - persze előre nem sejtve, hogy egy kényelmetlen adatszolgáltatást vesz a nyakába ezzel-, hogy élt azzal az Áfa törvényben deklarált lehetőséggel, hogy minden vevő számlát kap, ezzel kiváltva a nyugtaadási kötelezettséget, és ilyenkor nincs szükség pénztárgépre.

A nagykereskedelemben ez amúgy is így van, miért ne működhetne a dolog kicsiben is, vélekedtek sokan.

Bár a vázolt megoldás teljes mértékben jogszerű, de alkalmazói elfeledkeztek a kis- és nagykereskedelem egyik alapvető különbségéről!
Jelesül, a nagykereskedőnél jellemzően a többi kereskedő – főként a kiskereskedő-, de termelő cégek is, vásárolnak, akik mindenképpen számlát kérnek, hiszen csak így tudják a beszerzést elszámolni, az áfát levonni, visszaigényelni. Számukra magától értetődő, hogy ehhez meg kell adniuk bizonyos adataikat.

A kiskereskedelmi forgalomban pedig általában magánszemélyek szerzik be a szükséges dolgokat, és számlára csak ritkán, mondjuk, akkor van szükségük, ha a munkaadó ennek bemutatásával kifizeti a vásárlást (például a munkaruha juttatás esetében) vagy a termékhez garancia, jótállás kapcsolódik, mint ahogyan az a műszaki cikkeknél ismert.

Egyébként miért is kérne valaki számlát két kiló kenyérről és három liter tejről? (Na, jó, most a céges “repi bevásárlásoktól” tekintsünk el, annál is inkább, mert ott nem a hivatkozott termékkör van divatban.)

Az ilyen vásárlóktól nehéz beszerezni a szabályos számla kiállításához szükséges adatokat (név, cím), ráadásul ez még gépi számlakiállításkor is jelentősen lassítja a forgalmat (a pénztárgépi nyugtaadáshoz képest).
Igaz, egy élelmiszerbolt nem kifejezetten szerencsés példa- tulajdonosai nyilván “pénztárgépeznek”-, de a problémát, az adatok beszerzésének buktatóit jól szemlélteti.

Áthidaló megoldás, ha a boltban jól látható helyen kifüggesztik a figyelmeztető táblát, hogy mindenkinek számlát állítanak ki, és azt, aki nem közli az ehhez szükséges adatait, nem áll módjukban kiszolgálni.

Kereskedelempolitikai szempontból ezt most nem elemezzük, de nyugodtan megkockáztathatjuk azt a kijelentést, miszerint ez nem igazán jó ötlet.

Mit tett az a kiskereskedő, aki nem tudta “kihízelegni” a vásárló számlázási adatait?

Szerencsés esetben idejekorán ráébredt, hogy ez több bajjal jár, mint amennyi hasznot hozna, és inkább beszerezte az online pénztárgépet.

Kevésbé szerencsés esetben igyekezett - a máskor egyébként dicséretes - arany középutat megtalálni (a “kecske is jól lakott és a káposzta is megmaradt” ősi elvét követve), és a számlára az “akadékoskodó” vevő neve és címe helyett csak annyit írt: “készpénzes vevő” vagy “bankkártyás vevő”.

Sajnos az így kitöltött számla szabálytalan. Az Áfa törvény ugyanis a számla minimálisan elvárt adatai között előírja a vevő nevének, címének feltűntetését!

A “készpénzes vevő”, illetve a “bankkártyás vevő” számára kibocsátott számla akkor is mulasztási bírság alapja lehet, ha egyébként az minden további adatában szabályos, a bevételt bevallották, az adókat befizették.

Hozzá kell tennünk, hogy az állami költségvetés számára az áfa jelenti az egyik legfontosabb bevételi forrást, és ha azt a kereskedő ezzel nem kurtította meg, az eljárás bár kifogásolható, a mulasztási bírság kiszabásakor ezt a körülményt is mérlegeli az adóhatóság. De a bírság esélye akkor is adott!

Az egyszerűsített készpénzfizetési számláknál meglepően gyakori és komoly - már-már kiérdemelné a fenti “készpénzes vevő” kitétellel a megosztott első helyet - hiba: a felülről számított adókulccsal kapcsolatos kalamajka, de erről a következő cikkemben lesz szó.