KEZDJÜK AZ „ALAPOKKAL”

Az elszámolásra kiadott előlegek visszavételének ügye könyvvitelileg nem tűnik túl bonyolultnak, mégis komoly szakmai viták folynak a kérdésben. Azaz: bruttó vagy nettó? Mindkét „iskolának” vannak hívei. Miről is van szó?

Egyes vélemények szerint a teljes összeget (azaz bruttóban) kell könyvvitelileg visszavételezni, majd kiadásként elszámoljuk a tényleges költségeket. Ez a konzervatív verzió, magam is ezt tanultam – a „jó öreg” Hunfalvyban -, de manapság már egyre többen képviselik a nettó elszámolást, azaz azt, hogy csak a vásárlásból fennmaradó különbözetet veszik vissza a pénztárba, a számlával igazolt költségeket pedig a megfelelő költségszámlákra könyvelik a 361. Elszámolásra adott előlegek számlával szemben.

Az biztos, hogy ez utóbbi tükrözi a valóságot – szakmailag fogalmazva a ténylegesen lezajlott gazdasági eseményeket-, hiszen amikor elszámolunk az előleggel, akkor az abból fennmaradó összeget és a „különbözetet” igazoló költségszámlákat adja át az érintett, és szó sincs az egész összeg visszavételezéséről (kivéve, ha valami miatt nem használta fel az előleget még részben sem a megbízottunk, de az más eset).

A bruttó elszámolásnak is van alapja: hiszen azzal, hogy az előleggel elszámol az, aki felvette, a vele szemben fennálló követelésünk egésze szűnik meg e jogcímen, és a kiadott összeg „átalakul” a belőle fedezett kiadássá. Véleményem szerint mindkét megoldás megfelelő, de a választott elszámolási módot rögzítsük a számviteli politikában. Ám ez csak a jéghegy csúcsa azokhoz a kérdésekhez képest, amelyeket az elszámolási előleg felvet!

Ilyen például az elszámolási előleg kontra kölcsön problémája. Ha nem vigyázunk, könnyen kerülhetünk abba a helyzetbe, hogy nem csak az előleg hiányzik a pénztárból, de még adót is kell fizetnie a cégnek emiatt! Itt a kamatkedvezményből származó jövedelemről van szó (Szja-tv. 72.§.), és az elszámolásra kiadott előlegek kapcsán akkor merül fel, ha az összeggel a kifizetését követő 30. napon túl nem számolnak el a felek, és a cég kamatot sem kér – az Szja-tv. fogalmai szerint ekkor már az előleget kapó magánszemélynek nyújtott „hitelnek” minősülő pénz után. Az adótörvény szerint ekkor az érintett személy kamatkedvezményből származó jövedelmet kapott a cégtől.

Ekkor a társaságnak keletkezik adófizetési kötelezettsége, ha erre a követelésére nem számított fel (és fizettetett meg) legalább az előző év december 31-én érvényes jegybanki alapkamat 5 százalékponttal növelt összegének megfelelő kamatot, de legalábbis a szokásos piaci kamatot.

A kellemetlenül felduzzadt házipénztár kezelésére a vállalkozások gyakran alkalmazzák azt a trükköt, hogy az év utolsó napjaiban kiadják elszámolásra a „felesleget”, ezzel elfogadhatóvá téve a mérleg megfelelő adatait, illetve a társasági adóbevallás készpénzkészletet firtató sorát.

Ez veszélyes megoldás – azon túlmenően, hogy nem felel meg a valóságnak -, sőt valóságos időzített bomba! Ugyanis, ha az előlegként felvett összeget nem használták fel vásárlásra, illetve annak csak töredékét, akkor sokkal inkább minősülhet az érintett magánszemélynek nyújtott kölcsönnek, mintsem előlegnek. Ekkor már nem csak a 31. nap és a kamatkedvezmény problémájával szembesül a cég, hanem azzal is, hogy tényleges kölcsön - és nem csak az elszámolási határidő túllépése miatt ekként „büntetett” összeg – esetében a kamatot az első naptól fel kell számítani, különben megint csak az Szja-tv. 72.§-a szerinti kötelezettségeket kell a társaságnak teljesítenie.

A KÉRDÉSES ESETEK

A) A Laza és Könnyű Kft telephelyén 2010-2012-ben felújítást végeztek. A rendbe hozott épületet használatba is vették. A két év alatt, amíg a felújítás tartott, az ügyvezetőnél (Laza úrnál) mintegy 9 millió forint elszámolásra felvett előleg halmozódott fel (ez a könyvelésben követelésként szerepelt). A társaság másik tulajdonosának (Könnyű úrnak) többszöri sürgetésére végül elszámolt a szóban forgó összeggel az ügyvezető úgy, hogy 2013. februári teljesítésű, felújításról szóló számlákat adott át, amelyek együttes ellenértéke közel megegyezett az előlegként felvett összeggel.

Könnyű úr ekkor sikkasztás gyanúja miatt feljelentést tett. A bírósági eljárás – Laza úr jogerős felmentésével - 2015 márciusában lezárult.  A bíróság nem látta bizonyítottnak, hogy az ügyvezető a rá bízott pénzt jogtalanul eltulajdonította vagy sajátjaként rendelkezett volna vele. Az eredeti – a rendőrség által lefoglalt és a könyvelésből kimaradt - számlákat a társaság nem kapta vissza. Kérdés, mi a teendő?

B) Az Apró Kft-nek két tulajdonosa van. Egyikük egyben a cég ügyvezetője is, míg a másik tulajdonos nem működik közre személyesen a társaság tevékenységében. Alkalmazott nincs. A vállalkozás pénzét az ügyvezető kezeli, a beszerzéseket is ő intézi. Ezek fedezetére rendszeresen vesz fel elszámolási előleget. A „csendestárs” szerint ez így szabálytalan. Vajon igaza van? Mi a helyes eljárás?

C) A Kesze & Kusza Kft tulajdonosai munkaviszonyban állnak a társasággal. Rendszeresen vesznek fel 1-5 millió forintos összegeket elszámolásra. Ezt rendszeresen visszafizetik, de a felvett összegeknél kisebb értékű vásárlásokról szóló számlákat adnak át. Így az elszámolásra kiadott, és el nem számolt előleg összege folyamatosan növekszik. Év végén – ha a házipénztár egyenlege „úgy kívánja” – szintén milliós nagyságrendben vesznek fel előleget. Az ügyvezető szerint ez így rendben van, hiszen az elszámolásra kiadható összeg nagyságát a kft nem szabályozta. Könyvelőjük szerint a cég által követett gyakorlat akár a tulajdonosoknak adott kölcsönt is leplezheti, illetve a társaság a házipénztáron keresztül a mérleggel „trükközik”. Valóban?

JÖJJENEK A VÁLASZOK!

A) Az, hogy a bíróság felmentette az ügyvezetőt – bár örvendetes-, de sajnos nem bizonyítja, hogy a felújítás - mint gazdasági esemény - ténylegesen megtörtént.

A példánkban szereplő cégnél itt azért van az ügynek némi szépséghibája, hiszen a felújítás 2012-ben már kész volt, de a számlák picit későbbiek. Ennek jogszerű oka lehet az, hogy a munka szerződésszerű elvégzését csak később igazolta a megrendelő – például valamilyen javítást, kiegészítő munkálatot még szükségesnek látott-, és a vállalkozó ennek függvényében számlázott.

Az első és legfontosabb teendő tehát az, hogy a felújítást megfelelően bizonyítsa, dokumentálja a cég. Ehhez a társaságnak a bírósági iratokban maradó eredeti számlák helyett be kell szereznie azok hiteles másolatát a könyvelés, az áfa-elszámolás bizonylataiként. A tulajdonosok közti ellentét miatt célszerű, ha a felújítás megtörténtéről jegyzőkönyvet vesznek fel, és azt mindketten aláírják.

Mivel az ügyvezető által átadott számlák elszámolásával is marad még követelése a társaságnak, kérdés, hogy azt visszafizeti-e az érintett, vagy a kft elengedi ezt. Ha visszafizeti, akkor a követelés megszűnik. Ha nem, akkor a társaságnak egyrészt ezt az összeget rendkívüli ráfordításként kell elszámolnia, másrészt ez ügyvezető adóköteles jövedelmének minősül, és a felek közti jogviszonyra vonatkozó szabályok szerint adózik.

Mivel az előleggel az ügyvezető annak felvételét követő 30. napig nem számolt el, arra kamatot sem fizetett, 2010-től az elszámolás megtörténtéig az Szja-tv. 72.§-ában előírtakat is alkalmazni kell. (Az ügylet a már benyújtott mérlegbeszámolókat, társasági adóbevallást és áfa-elszámolást is érinti, de ezekre e keretek közt nem térek ki.)

B) Az Apró Kft ügyvezetője egyedül kezeli a házipénztárt. Sok olyan készpénzkezelési szabály van, amely az „egyszemélyes” módon működő társaságoknál nem értelmezhető. Jelen esetben például az, hogy az ügyvezető önmagának „utalványozza” a vásárláshoz szükséges pénzt.

Ugyanakkor a készpénzkezelési szabályzattal szemben is alapfeltétel – az Szt. vonatkozó előírásai betartásán túl – az, hogy a tényleges, valódi folyamatokat tükrözze. Így elfogadható megoldás az is, ha a bankszámláról, a házipénztárból felvett összeg közvetlenül elszámolásra kiadott összegnek minősüljön (anélkül, hogy annak utalványozása, jóváhagyása megtörténne), azzal, hogy az érintett a szóban forgó összeg(ek)ről, azok „sorsáról” folyamatos nyilvántartást, elszámolást vezet. Ennek konkrét módját a pénzkezelési szabályzatban kell részletezni. A pénzkezelés, a házipénztár azonban mindenképpen igényel ellenőrzést: jelen esetben vagy a társaság másik tagja teszi ezt meg, vagy a cég könyvelője feladataként kell ezt a szabályzatban előírni.

c) A Kesze és Kusza Kft esetében (is) a pénzkezelési szabályzatban kell rögzíteni kell azt, hogy az adott társaságnál milyen jogcímen adható készpénz elszámolási kötelezettséggel, mennyi lehet annak a maximális összege, az elszámolásra átvett készpénzzel milyen gyakorisággal, milyen határidővel kell elszámolni (legalább 30 naponként). Indokolt esetben e jogcímen akár 1 millió (vagy több) forint felvétele is jogszerű lehet, ha az ügyvezető azt várhatóan teljes összegében vagy legalább 80-90 százalékában ténylegesen is el fogja költeni, amelyet az elszámoláskor bizonylatokkal igazol. Az viszont, hogy az elszámolás ne az összeg egészére terjedjen ki, az nem megengedhető. Nem igazolható az a megoldás a házipénztár egyenlegének rendezésére, hogy a „felesleget” – ami egyébként valószínűleg a valóságban nincs meg- kiadják elszámolási előlegként.

Sinka Júlia