Adós fizess – és ha nem…

Azt hittem, barátok vagyunk… Van képed azért a néhány ezer forintért ekkora patáliát csapni? Kezdődhetne így egy vicc is… Pedig a történet cseppet sem „vicces”!

A „néhány ezer forint” történetesen több mint félmillió, és elmaradt könyvelési díjról van szó (és amúgy megtörtént esetről).

Az év kezdetén, amikor a könyvelőváltásnak is „szezonja” van, az erről szóló írások többnyire a jó könyvelő megtalálásának és a (hmm…) szélhámos felismerésének biztos módszereivel foglalkoznak. Persze, ez is fontos. Fontos lenne az is, hogy a „másik oldal” – a könyvelők – védelmében is essék néhány szó: például arról, mit tehetnek, ha az ügyfél azért dönt a könyvelőváltás mellett, mert így akarja megúszni az előzővel szembeni tartozásának kifizetését, vagy adott esetben a szóban forgó könyvelőnél telik be a pohár, és mondja fel a szerződést.

Előfordul, hogy a megkárosított könyvelő nem lát más megoldást, mint a könyvelési anyag visszatartását mindaddig, amíg meg nem kapja a neki járó díjazást.

 Ez bár érthető, de nem teljesen jogszerű eljárás (természetesen az ilyen ügyfél eljárása sem nevezhető jogkövetőnek). Azért „nem teljesen”, mert ez esetben a könyvelő visszatarthatja a ki nem fizetett időszakra vonatkozóan az általa készített bevallásokat az elszámolási (vagy más jellegű) vitára hivatkozva.

A bizonylatok azonban akkor is az ügyfél tulajdonát képezik, ezért azokat a könyvelő akkor sem tarthatja vissza, ha az ügyfél tartozik a könyvelési díjjal. A Btk. szerint ugyanis „amennyiben a rábízott dologgal (iratokkal) valaki sajátjaként rendelkezik, vagy azt eltulajdonítja, sikkasztást követ el (Btk. 372. § (1) bek.).

 Jogászok nem győzik hangsúlyozni, hogy milyen fontos az átgondolt, a tárgyát képező, konkrét ügyletre szabott szerződés! A könyvelési szerződés rendelkezéseit kell abban a vonatkozásban is irányadónak tekinteni, hogy a szerződés felmondása esetén mi az iratok átadásának módja.

A szerződésben javasolt azt is kikötni, hogy (például) 60 napos fizetési hátralék esetén automatikusan megszűnik a szerződés. Ilyen esetben a könyvelő felfüggeszti a szolgáltatást és bejelenti az adóhatósághoz, hogy a továbbiakban nem képviseli az érintett ügyfelet.

Akadhat sajnos olyan ügyfél is, akit ez sem bír jobb belátásra, ilyenkor marad a jogi eljárás.

 Ha már beszéltünk arról, hogy mely dokumentumokat tarthat vissza a könyvelő, ha az elvégzett munkájáért járó díjazásért kell harcolnia, essék szó arról is, mik azok, amiket muszáj átadnia a távozó ügyfélnek.

Ehhez – egyfajta ráhangolódásként – mélyedjünk el egy néhány évvel ezelőtt lezajlott esetben!

A korábbi könyvelőjétől 2021 októberében távozó vállalkozó megkapta 2021. évi papíralapú könyvelési anyagát. Amúgy ez egyébként is, minden korábbi, lezárt évet érintően is így történt: az ügyfél a következő év elején elvitte az előző évi könyvelési anyagot. Mivel az új könyvelő ugyanazzal a könyvelőprogrammal dolgozik, elődje elektronikusan átadta neki a 2021. év könyvelési anyagát.

 A volt ügyfél és új könyvelője a megelőző öt év könyvelési anyagát is elektronikus formában szeretné megkapni, jogi lépéseket is kilátásba helyezve, ha a korábbi szolgáltató öt napon belül nem tesz eleget kérésüknek.

A régi könyvelő szerint őt erre kötelezni nem lehet, hiszen minden bizonylatot és nyilvántartást átadott papíralapon. A könyvelési adatbázist érintően az általa használt ügyviteli szoftver fejlesztőjének szerzői jogaira, valamint saját vállalkozásának adatvagyonával kapcsolatos jogokra hivatkozik: különösképpen az 1999. évi LXXVI. törvény 60/A., illetve 84/A.§-aira.

Kinek van igaza?

A kérdés megválaszolásához abból kell kiindulnunk, hogy a megbízott könyvelő a megbízó kezelésében, használatában, illetve a tulajdonában lévő eszközökről és azok forrásairól, továbbá a gazdasági műveletekről vezeti a könyvviteli nyilvántartásokat, dolgozza fel a könyvelés során előállított adatokat, majd készíti el a számviteli törvény által előírt beszámolót.

 Vitathatatlan, hogy a megbízott könyvelő (jellemzően) a saját számítástechnikai eszközeivel dolgozik, a számviteli törvény kötelező előírásai figyelembevételével valójában egy sajátos adatbázist állítva össze, de ez az adatbázis mégsem a megbízott könyvelőé, hanem a megbízó vállalkozóé. Az említett adatbázis elemeihez való hozzáférés a megbízó részére csak úgy biztosítható, ha a könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatokat a megbízott könyvelő megbízójának rendszeresen átadja. Ez a példaként hozott esetben – papíralapon – meg is történt.

 A társaság korábbi könyvelője által is hivatkozott, a szerzői jogról szóló 1999. évi LXXVI. törvény 1. §-ának (2) bekezdése rögzíti, hogy mi tartozik a szerzői jogi védelem alá.

Ezek között nem szerepel olyan tétel, amely megfeleltethető lenne a megbízott könyvelő által a megbízottja adataiból előállított adatbázissal, és mint ilyen, a megbízott könyvelő tulajdona lenne.

Hozzá kell tenni, hogy ebben az értelemben akkor sem beszélhetünk az említett adatbázisról úgy, mint a könyvelő saját tulajdonáról, ha ő ennek az adatbázisnak az előállítása során a saját maga által előállított, a saját tulajdonát képező szoftvert használja.

 Mindezek azt is jelentik, hogy a számviteli törvény előírásai szerint kötelező könyvelés nem tekinthető a megbízott könyvelő saját adatbázisának. Ugyanakkor, az nem tekinthető a törvény 60/A. §-a szerinti adatbázisnak sem: egyrészt kötelező a készítése, másrészt az összevont adatokat nyilvánosságra kell hozni, kötelező a beszámoló közzététele. Ezért a példaként hozott esetben az adatbázisok előállítóinak védelmére előírt 84/A. §-ban foglaltakat sem lehet alkalmazni.

 Ugyanakkor, gondolnunk kell a vállalkozó esetleges adóellenőrzésére is!

 Az adózás rendjéről szóló 2017. évi CL. törvény (Art.) 77-78.§-aiban előírtakból következően, az adóellenőrzést az adóhatóság az iratok, bizonylatok, könyvek, nyilvántartások – ideértve az elektronikusan tárolt adatokat is, – az adózó által a könyvei, nyilvántartásai vezetéséhez, valamint a bizonylatok feldolgozásához alkalmazott szoftverek, informatikai rendszerek, számítások és egyéb tények, adatok, körülmények megvizsgálásával folytatja le.

Az adóhatóság nyilvántartásában és az adózó nyilvántartásában, bevallásában szereplő adatok, tények, körülmények valóságtartalmának, illetőleg ezek hitelességének megállapítása érdekében a bevallási időszak lezárását megelőzően is adatokat gyűjthet, vagy helyszíni ellenőrzést végezhet. Ennek kapcsán az adóhatóság az ellenőrzött vállalkozás által a könyvei, nyilvántartásai vezetéséhez, valamint a bizonylatok feldolgozásához alkalmazott szoftvereket, informatikai rendszereket, számításokat is vizsgálhatja, és általában vizsgálja is.

 Az adózónak az iratokat és az adózással összefüggő, elektronikus adathordozón tárolt adatokat felhívásra az adóhatóság által közzétett formátumban rendelkezésre kell bocsátania, valamint köteles az ellenőrzéshez szükséges tények, körülmények, egyéb feltételek megismerését is biztosítani.

Gyakori, hogy az ellenőrzés kezdetén az adóhatóság munkatársai letöltik és elmentik a vállalkozás minden elektronikus eszközének adatait, programjait, esetenként több évre vonatkozóan is. Tekintve, hogy a különböző nyilvántartások összefüggnek, az adóellenőrzés számára nagyon fontosak.

 A bemutatott esetben a társaság korábbi könyvelője azzal, hogy a korábbi – az Art. szerinti elévülési időn belüli – éveket érintően nem hajlandó az adatbázist volt megbízója rendelkezésére bocsátani, akaratlanul is akadályozza egy esetleges adóhatósági ellenőrzés lefolytatását, ez pedig megalapozhatja az ügyfelét terhelő mulasztási bírság kiszabását is.

 Az Art. 220.§-ában előírtak szerint, az adóhatóság az adózás rendjéről szóló törvényben, adókötelezettséget előíró törvényben, illetve e törvények felhatalmazásán alapuló más jogszabályban megállapított kötelezettségnek a megszegése miatt, a gazdasági társaságot ötszázezer forintig terjedő mulasztási bírsággal sújthatja.

A hivatkozott kötelezettség megszegésének minősül a kötelezettség hibás, hiányos, valótlan adattartalommal történő, vagy késedelmes teljesítése, illetve teljesítésének elmulasztása.

 Ismét visszautalva a példánkban bemutatott esetre, a vállalkozó, illetve új könyvelője kérése a szóban forgó adatbázis átadását illetően jogos, és kétséget kizáróan alapja lehet jogi eljárás kezdeményezésének is – ideértve az adatok hiányából eredő esetleges mulasztási bírság polgári peres eljárásban való áthárítását is –, ha a korábbi megbízott nem hajlandó ennek eleget tenni.

 A példaként hozott, és amúgy megtörtént esetben a „régi” és az „új” könyvelő azonos szoftverrel dolgozott, de ennek a helyzet megítélésében nem sok szerepe van.

A távozó ügyfélnek elektronikus formában is meg kell kapnia a saját vállalkozása adatait (adatvagyonát). Ez persze nem azt jelenti, hogy magát, a „régi” könyvelő által használt szoftvert is át kell adni, hiszen az a szoftver forgalmazójának szerzői jogait is sértené.

 Az adózás rendjéről szóló 2017. évi CL. törvény (Art.) kötelezi az adóalanyokat, hogy elektronikusan keletkezett bizonylataikat, könyveiket, nyilvántartásaikat e formában őrizzék meg, biztosítva ezek sértetlenségét, és az adóhatóság számára online hozzáférést biztosítsanak (77-78.§.). A könyvelési programban rögzített és tárolt adatok is az elektronikus adatok körébe tartoznak, ezeknek papír alapú, kinyomtatott változata csak másodlagos forrás az ügyfél számára.

Véleményem szerint egy könyvelő ügyfelére vonatkozó adatállomány, mint adatvagyon azt a vállalkozást illeti meg, akinek a megbízásából rögzíti a könyvelő az adatokat, függetlenül attól, hogy a vállalkozás rendelkezik-e az adott könyvelőprogram használati jogával vagy a könyvelő. Az sem feltétele ennek, hogy mindkét érintett könyvelő azonos könyvelőprogrammal dolgozzon: ma már egyre több könyvelő program képes bármilyen másik könyvelő programból az adatokat átvenni.

 Az adatok ilyenfajta átadása-átvétele azért is említhető a számviteli tevékenység alapfeltételei között, mivel az Online Számla Rendszerbe történő átadási kötelezettséggel is számolni kell, illetve az odaérkező, az adóalany részére kibocsátott bizonylatok könyvelőprogramba történő átemelése, mint „adóhatósági szolgáltatás” is cél.

 Arról se feledkezzünk meg, hogy az Art. szerinti elévülési idő öt év! Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy – például – a korábbi könyvelőjétől 2024. január 1-től távozó ügyfélnek 2022. december 31-ig még szüksége van a 2019. évi könyvelési adataira is (ideértve például a 2018. decemberi vagy negyedik negyedévi áfa-bevallás összeállításához szükséges adatokat is, hiszen e bevallásokat a 2019. évben kellett beadni).

 Ebből az is következik, hogy a könyvviteli szolgáltatási szerződés megszűnésekor a mentett adatállományt (adatexportot) a könyvelőnek át kell adnia a távozó vállalkozó részére, továbbá biztosítania kell az értelmezhetőségéhez szükséges minden információt, úgymint az adatszerkezet leírását, és az adatmezők jelentését.

 A szakmában az is népszerű gyakorlat, hogy a feldolgozott adatokat nem eredeti elektronikus formájában kapják meg az ügyfelek, hanem a program által előállítható formázott és program funkciója által biztosított kigyűjtésben (pdf, excel stb.).

Ez esetben viszont a vállalkozó azzal a problémával szembesül, hogy az adatokat csak akkor tudja a későbbiekben valamilyen szempont szerint rendszerezni, ha azokat újra rögzíti egy másik programban. Ez gondot okozhat évközi könyvelőváltáskor, mivel ez esetben a meglévő adatokat is újból rögzíteni kell, hogy a rendszer egységes legyen, a beszámolót alátámasztó éves könyvelés egy „csomagban” legyen.