EKAER - Mi mindent nem kér az adóhatóság!
ITT A (PA)PIROS, HOL A (PA)PIROS
A NAV honlapján a napokban - március 16-án – megjelent tájékoztatás szerint a hatóság pénzügyőrei négylábú munkatársuk – hivatalos beosztása szerint „cigaretta- és kábítószer-kereső kutya – segítségével, több mint 18 kilogramm marihuána- gyanús anyagot találtak egy macedón rendszámú kamion vezetőfülkéjében, Rajkán. A gyanús, és a szállítólevélről egészen biztosan „lefelejtett” csomagokra a pórul jár sofőr – kamionban kialakított – pihenőhelyén, az ágyában leltek. Mind a kábítószergyanús anyag, mind a jármű vezetője azóta már a Győr-Moson-Sopron Megyei Rendőr-főkapitányság őrizetében van. Az ügyben kábítószer birtoklása miatt indult büntetőeljárás. A lefülelt „pilóta” – amennyiben a vád bizonyítást nyer - nem fogja megúszni a kutyás kalandot egy enyje-bejnyével: ha szóban forgó kábítószergyanús anyag valóban marihuána, akkor annak feketepiaci értéke – a pénzügyőrök számítása szerint – 36,4 millió forint. Akkor pedig a derék macedónnak egy ideig nem kell albérletet fizetnie… Persze a kábítószer-kereskedőkért nem aggódunk, sőt ez esetben azt mondhatjuk, hajrá NAV!
Járművek átvizsgálására azonban nem csak botcsinálta dílerek fülön csípése érdekében, vagy középkategóriás krimikben kerül sor, hanem EKAER-ügyben is! Ilyenkor nem csak az jelenthet problémát, amit a szemfüles fináncok megtalálnak, hanem az is, amit nem. Azaz a hiányos dokumentáció!
Az, hogy a fuvarokmányokra szükség van, kézenfekvő – az, akinél már állapítottak meg áfa-hiányt az árunak a szükséges dokumentumok hiányában nem igazolható külföldre szállítása miatt, az örökre megjegyezte ennek fontosságát. Mi másra lehetne még kíváncsi a hatóság, ha az EKAER-szám egyébként rendben van? A kulcsszó az EKAER-nyilvántartás!
Ezt persze nem a kamion vezetőjén kérik számon az ellenőrök, és nem is feltétlenül az adott fuvar érkezésekor, távozásakor. Esetleg évek múltán – persze „csak” az Art. szerinti elévülési időn belül – vizsgálja ezt az adóhatóság.
NYILVÁNTARTÁS: A NAV KÉRI, AZ ÉRINTETTEK TÖBBSÉGE PEDIG MÉG NEM IS HALLOTT RÓLA
Mit is takar egészen pontosan az ominózus nyilvántartás, és mely jogszabály és miként írja elő vezetésének kötelezettségét? Nos, nincs olyan jogszabály, amely konkrétan előírná a szóban forgó nyilvántartás vezetését!
Csak a sorok közt olvasva következtethetünk a nyilvántartás szükségességéről és annak adattartalmára – és az adóhatóság is ennek alapján kéri e dokumentum bemutatását!
Maga az Elektronikus Közúti Áruforgalom Ellenőrző Rendszer működéséről szóló
5/2015. (II. 27.) NGM rendelet nem fogalmaz meg ilyesfajta elvárást, és az e rendelet megalkotására felhatalmazást adó – és egyebekben az adózással kapcsolatos eljárási szabályokat rögzítő – Art. sem említ „név szerint” EKAER-nyilvántartást!
Viszont az Art. szerint a nyilvántartásokat úgy kell vezetni, hogy azok az adókötelezettségek teljesítése ellenőrzésére alkalmasak legyenek (44.§. (1) bekezdése), azaz
- a bennük foglalt feljegyzések az Art., illetve a számvitel bizonylati rendjére vonatkozó és egyéb jogszabályokban előírt bizonylatokon alapuljanak,
- adónként és költségvetési támogatásonként folyamatosan, kihagyás nélkül tartalmazzák az adót, illetve költségvetési támogatást meghatározó adatokat és azok bizonylati hivatkozásait,
- azokból kitűnjék az adott időszakra vonatkozó bevallott adó, illetve támogatás alapja,
- az adó megfizetésének, a költségvetési támogatás igénybevételének, valamint az alapul szolgáló bizonylatoknak az ellenőrzését lehetővé tegyék.
Az EKAER nyelvére lefordítva ez azt jelenti, hogy az adóhatósági ellenőrzések során – akár évekkel az adott szállítmány érkezését, távozását követően is -, igazolnunk kell, hogy minden adózással kapcsolatos elvárásnak szabályosan eleget tettünk.
Bár a jogszabályokban nem szerepel az EKAER-nyilvántartás kötelezettsége, a NAV előtt évek múltán is bármelyik fuvarunkról be kell tudnunk bizonyítani, hogy minden, az adóhatóságra tartozó kérdésben szabályosan jártunk el. E bizonyításnak alapja az igazunkat alátámasztó iratok megléte és az előírásoknak, a célnak megfelelő összegzése, azaz egy nyilvántartás. Ebben utólag is visszakövethetően rögzítjük az EKAER-számokat a hozzájuk tartozó teljes dokumentációval együtt.
Nagyon fontos, hogy e tekintetben a vállalkozások kénytelenek a saját papírjaikra támaszkodni, mivel az EKAER-számok igénylését szolgáló program felülete nem alkalmas arra, hogy a már lejárt azonosítószámokat később (akárcsak néhány hét, vagy hónap elteltével) visszakeressük.
Ezzel szemben ellenőrzéskor, az adóhatóság viszont az adó-megállapítási jog elévüléséig – azaz a tárgyév után még 5 évig – az erre vonatkozó iratokat is követelheti a vállalkozástól.
A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy ha mondjuk, 2017 márciusában érkezik áru a cég számára Franciaországból, akkor akár 2022-ben is felszólíthatják annak igazolására, hogy kért EKAER-számot ehhez a szállítmányhoz.
MI LEGYEN A NYILVÁNTARTÁSBAN?
Ezért az EKAER-számokat meg kell őriznie az érintett vállalkozásoknak úgy, hogy azokat hozzá kell rendelniük az adott fuvarhoz is, ráadásul úgy, hogy pontosan azonosítható legyen a számhoz tartozó rakomány, jármű és útvonal.
Célszerűen a nyilvántartás legalább az alábbi adatokat tartalmazza:
- az EKAER-számot kinyomtatva: az igénylés után nyomtassuk ki a webes felületen megjelenő képet és csatoljuk
- a szállítmány további dokumentumaihoz. Ezek:
- a termékről szóló számla másolata,
- a fuvarról szóló számla másolata,
- a fuvarlevelél (erre vezessük rá az EKAER-számot).
Mindezekből készítsünk egy összegzést (célszerűen táblázatos formában), amelyben nyilvántartjuk a kért számokat, az igénylés dátumát, a felrakási és lerakási címet, a rendszámot, a rakomány súlyát és szükség esetén értékét, azaz tulajdonképpen azokat az adatokat, melyekre az EKAER-szám igényléséhez is szükségünk volt.
A gyakorlatban a könyvelőknek gyakran teszik fel ügyfeleik azt a kérdést, hogy az EKAER számot a termék eredetét hitelt érdemlő módon igazoló dokumentumokon (így főként a fuvarlevélen vagy számlán) kötelező-e feltüntetni.
Erre vonatkozó, konkrét jogszabályi előírás hiányában ezt a számlára ráírni nem kötelező – azért sem, mert a bejelentés időpontjában nem minden esetben áll rendelkezésre az ügyletről kibocsátott számla-, de az EKÁER-szám egyéb kereskedelmi okmányon (pl. fuvarokmányon) való feltüntetése viszont ajánlatos – gondolva a fentebb tárgyalt nyilvántartásra is.
Amennyiben a vállalkozás csak „futólag” kerül kapcsolatba az EKAER-számokkal – például szállítmányozó cég esetében-, azaz a számokat a megbízó igényli, akkor is indokolt nyilvántartást vezetni, csak valamivel szerényebb adattartalommal, mint az a kereskedők esetében elvárt. A nyilvántartás (lehetőség szerint itt is táblázat formájában) tartalmazza:
- a megrendelőtől kapott EKAER-számot,
- a számhoz tartozó megrendelés azonosítóit (CMR, fuvarlevél száma, a szállítás útvonala)
- a jármű rendszámát.
A NYILVÁNTARTÁS MELLETT JÓ, HA SZABÁLYZAT IS VAN!
Jelentős számú EKAER köteles ügyletet lebonyolító vállalkozások jól teszik, ha kialakítanak egy belső szabályzatot e tárgyban, azaz egy EKAER eljárásrendet.
Ebben érdemes a fenti nyilvántartásra vonatkozó eljárás mellett azt is rögzíteni, hogy kik azok a munkavállalók, akik EKAER-rel összefüggő regisztrációt végeznek, mi az ő pontos feladatkörük és teendőjük az EKAER bejelentésekkel kapcsolatban.
Célszerű „vészhelyzetekre” is – mondjuk, ha valamilyen üzemzavar miatt nem érhető el az EKAER weboldala-, kidolgozni a követendő eljárást.
Lényeges, hogy - a vonatkozó jogszabály alapján-, ha az EKAER elektronikus felület üzemzavar, karbantartás miatt, vagy internet szolgáltatás elégtelensége miatt nem elérhető, az adózó ezen időszak alatt nem szankcionálható, illetve az emiatt elmulasztott bejelentéseket az akadály megszűnését követő munkanapon kell teljesítenie.
Ez az átmeneti mentességi szabály azonban kizárólag akkor alkalmazható, ha az EKAER üzemszünetről az adóhatóság közleményt tesz közzé hivatalos honlapján (a ww.ekaer.nav.gov.hu, vagy www.nav.gov.hu oldalakon).
Ugyanakkor nem vonatkozik az átmeneti mentesség arra az esetre, ha az adózó saját informatikai rendszerében vagy az internet-szolgáltató rendszerében merül fel probléma, amely miatt az adózó nem tudja az EKAER-ben regisztrációt elvégezni.
A BÍRSÁGOT IS ELKERÜLHETI AZ, AKI ALAPOS „PAPÍRMUNKÁT” VÉGEZ
Hivatalos EKAER üzemszünet esetén – egy esetleges későbbi adóellenőrzésre gondolva -, az adóhatóság honlapján megjelent közleményt „print-screen” segítségével érdemes lementeni és/vagy kinyomtatni.
A vállalkozás saját rendszerében felmerülő probléma esetén is hasonló módon mentsük el a hibát igazoló képernyőképet. Célszerű az észlelt EKAER regisztrációs hibát haladéktalanul a NAV EKAER információs és ügyfélszolgálati telefonszámán – „Help Desk” - bejelenteni (a 06-1-441-9644-es telefonszámon). A bejelentés megtörténtéről és eredményéről egy belső feljegyzést is készítsünk – gondolva a későbbi ellenőrzések lehetőségére.
Érdemes elvégezni ezt a „házi feladatot”, mivel ha bizonyítható, hogy az EKAER bejelentés az internet-szolgáltató érdekkörébe tartozó hiba miatt maradt el, az adóhatóság eltekinthet az EKAER-rel összefüggő mulasztási bírság kiszabásától. Erről, és az EKAER üzemzavarának eseteiben követendő eljárásról az adóhatóság tájékoztatót is kiadott. Ez a 4006/2015. számú, „az EKÁER informatikai leállásának eseteire (üzemzavar, karbantartási célú üzemszünet, internet-szolgáltatás elégtelensége) vonatkozó szabályozásról” szóló tájékoztatás, amely elérhető az adóhatóság honlapján.
Visszatérve a belső szabályzat kérdéséhez: lényeges, hogy az EKAER-rel összefüggő belépési, felhasználónév és jelszó adatokhoz kizárólag az érintett felek, a saját regisztrációval rendelkező személyek férjenek hozzá, hiszen az Art. alapján EKAER rendszerben a bejelentéshez szükséges felhasználónévvel és jelszóval rendelkező személyek által teljesített valamennyi bejelentés „az adózó nevében tett jognyilatkozatnak” minősül.
Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy lényegében bárki jogosultságot kaphat az adózó nevében történő EKAER regisztrációra, ugyanakkor az adójogi jogkövetkezmények és szankciók mindig az adózót terhelik (ideértve az áruérték 40 százalékáig terjedő mulasztási bírságot, illetve áru adóhatóság általi zár alá vételét is).
Az adóellenőrzések leggyakrabban az általános forgalmi adót érintik, de a bevezetése óta eltelt időben az EKAER is fontos pozíciót vívott ki, az előkelő ezüstérmet megszerezve ezzel magának ebben a sajátos „versenyben”.