Az autó az ügyvezetőé, az úti cél a cégé – saját gépkocsi használata és adózása

Az adózásnak, a számvitelnek is vannak „örökzöldjei”, olyan kérdések, problémák, amelyek újra- és újra felmerülnek a vállalkozások gyakorlatában. Ilyen a saját gépjármű használatának költségtérítése is.

Azok a vállalkozóknak is, akik nem mozognak otthonosan a számvitel, az adózás világában, „rémlik” valami a személygépkocsi használatához kapcsolódó 500 km átalányról. Ez a személyi jövedelemadózásban a nem átalányadózó őstermelők és egyéni vállalkozók számára választható módszer a jármű költségeinek elszámolására, ha nem szeretnének útnyilvántartást vezetni. [Szja tv. 3. számú melléklet IV. rész 8. pont; 11. számú melléklet III. rész 11. pont] Esetükben ez azzal az előnnyel is jár, hogy megússzák a cégautóadót is.

Az útnyilvántartást azonban nem csupán az egyéni vállalkozók, az őstermelők nem kedvelik, de a társas vállalkozások tulajdonosai sem.

Hogyan kell a számvitelben, az adózásban kezelni azt a helyzetet, ha a társaság tulajdonosa – és egyben ügyvezetője – a saját gépkocsijának céges használatával kapcsolatos térítést havi 500 km átalány elszámolásával kéri, és útnyilvántartást nem vezet?

Abban az esetben, ha a vállalkozás ügyvezetője a saját személygépkocsija használatáról nem vezet kilométer-elszámolást, és év végén az adóbevalláshoz sem akarja az útnyilvántartást elkészíteni, akkor az 500 km-nek megfelelő átalányösszeg (az üzemanyag-fogyasztási norma és a NAV által közzétett üzemanyagár alapján számított üzemanyagköltség, továbbá a 15 Ft/km költségátalány együttes összege) a jogviszonyra tekintettel kifizetett bérjövedelemnek minősül. E jogviszony lehet: tagi jogviszony alapján személyes közreműködés vagy munkaviszony.

[Szja tv. 24. § (1) bekezdés; 25. § (1) bekezdés; 3. számú melléklet II. rész 6/b. pont; IV. rész 1/a. pont.]

A térítés bruttó összege a személyi jövedelemadó- és a társadalombiztosítási járulék alapja, továbbá a társaságnak szociális hozzájárulási adót is fizetnie kell az átalányban kifizetett összeg után.

Ha a vállalkozás ügyvezetője vállalja, hogy később – az év végi adóbevalláshoz kapcsolódóan – elkészíti az útnyilvántartást, akkor az 500 km átalányra kifizetett összeg költségtérítésnek minősül. Az ügyvezető pedig nyilatkozhat arról, hogy tételes költségelszámolást, és ekkor a nyilatkozat szerinti költség levonása utáni összeg lesz a személyi jövedelemadó alapja, vagy ha nem nyilatkozik a költség mértékéről, akkor a 10 százalékos költséghányad figyelembevételével állapítható meg a fizetett költségtérítés miatti személyijövedelemadó-alap.

Mindkét esetben a személyijövedelemadó-alap egyúttal járulékalap is, és ezután is kell a cégnek szociális hozzájárulási adót fizetnie. [Szja tv. 47. § (2) bekezdés ca) pont.]

Megfontolandó az érintettek számára az a megoldás, hogy kiküldetési rendelvény alapján történjék az 500 km átalánynak megfelelő összeg kifizetése. Noha a kiküldetési rendelvényben el kellene számolni a megtett hivatali célú utazásokkal, és koránt sem biztos, hogy a hivatali célú utak minden esetben „beleférnek” az 500 km-be, de nem keletkezne adóköteles jövedelme az ügyvezetőnek a térítés kapcsán. Ugyanis a kiküldetési rendelvény alapján hivatali, üzleti utazás költségtérítése címén a teljesített kilométer-távolság (futásteljesítmény) figyelembevételével az utazásra kapott összeget, feltéve, hogy a térített összeg nem haladja meg a jogszabályban meghatározott, igazolás nélkül elszámolható mértéket. [Szja-tv. 7. § (1) bekezdés r) pont.]

Az előzőeknek megfelelően, ha bérjövedelem címén történik az elszámolás, akkor bérköltségként, ha pedig költségtérítésként kerül sor a kifizetésre, akkor az személyi jellegű egyéb kifizetésként kell azt könyvelni. [Szt. 79. § (2)-(3) bekezdései.]

Persze az ügyvezetők közt is találkozhatunk a „papírmunkával” nagyobb barátságot tartókkal, akik annak rendje és módja szerint minden hónapban kitöltik az elszámolásokhoz szükséges nyomtatványokat, így a kiküldetési rendelvényt is.

Igaz, ezt a helyzetet is lehet bonyolítani, mondjuk azzal, hogy a szóban forgó ügyvezető –nevezzük őt Szorgos úrnak – egyszemélyes gazdasági társaság tagja, egyedüli ügyvezetője.

Szorgos úr rendszeresen saját személygépkocsiját használja az ügyvezetői tevékenysége ellátása érdekében. Minden hónapban elkészíti a kiküldetési rendelvény nyomtatványt, amely megfelel a jogszabályban előírt tartalmi és formai követelményeknek. Mit jelent ez a könyvelés számára, és miben változna a helyzet, ha Szorgos úr útnyilvántartást szerint számolna el, a kiküldetési rendelvény helyett?

Kiküldetési rendelvénnyel történő elszámolás

A kiküldetési rendelvénnyel is elszámolható adómentesen havi rendszerességgel fizetett költségtérítés, de csak olyan összegben, amelyet a kiküldetési rendelvényben szereplő teljesített kilométer-távolság (futásteljesítmény) figyelembevételével határoznak meg.

A személyi jövedelemadóról szóló törvény nem ír elő olyan feltételt, amely alapján az elszámolásnak e módja alól kizárná az egyszemélyes társaságokat.

Fontos feltétele azonban az elszámolásnak, hogy az ügyvezető sajátszemélygépkocsi-használata hivatali, üzleti utazásnak minősüljön: ennek definícióját az Szja tv. 3. § 10. pontjában találjuk.

További – és nem kevésbé fontos – feltétel, hogy a térített összeg nem haladja meg a kiküldetési rendelvényben meghatározott kilométer-távolság szerint az üzemanyag-fogyasztási norma, a NAV által közzétett üzemanyagár, valamint a kilométerenként 15 forint általános személygépkocsi-normaköltség alapulvételével számított összeget, azaz az igazolás nélkül elszámolható mértéket. [Szja-tv. 7. § (1) bekezdés r) pontja.]

Amennyiben a fenti kritériumok együttesen teljesülnek, akkor az ügyvezetőnek a költségtérítésként kapott bevételt nem kell bevallania.

Az Szja tv. a kiküldetési rendelvényt érintően is rögzít elvárásokat. Ennek alapján az akkor felel meg a jogszabályi előírásoknak, ha tartalmazza

• a magánszemély nevét, adóazonosító jelét,
• a gépjármű gyártmányának, típusának megnevezését, forgalmi rendszámát,
• a hivatali, üzleti utazás(ok) célját, időtartamát, útvonalát, a futásteljesítményt,
• az utazás költségtérítését, valamint
• ezen költségtérítés kiszámításához szükséges adatokat (üzemanyag-fogyasztási norma, üzemanyagár stb.).

Kiküldetési rendelvénynek minősül az említett adatokat tartalmazó, a digitális archiválás szabályairól szóló jogszabály rendelkezéseit is figyelembe véve zárt rendszerben kezelt és tárolt, elektronikus úton előállított bizonylat is. A papíralapon kiállított kiküldetési rendelvény eredeti példányát a kifizető, másolatát a magánszemély a bizonylatmegőrzésre vonatkozó rendelkezések betartásával őrzi meg. [Szja-tv. 3. § 84. pont.]

Útnyilvántartással történő elszámolás

Az ügyvezető sajátszemélygépkocsi-használatára tekintettel fizetett költségtérítés elszámolása történhet útnyilvántartás alapján is. Az útnyilvántartás az ügyvezető bizonylata lesz, amely alapján majd az éves adóbevallás során megállapítja, hogy a költségtérítés kapcsán keletkezett-e adóköteles jövedelme.

Az ügyvezető a saját tulajdonú személygépkocsi hivatali célú használatára tekintettel kapott költségtérítés összegéig az Szja tv. 3. számú mellékletének IV. részében – Járművek költsége – előírt szabályok szerint számolhatja el az üzemi célú használatra eső költségeket (az üzemanyag-felhasználásának, valamint számlával/bizonylattal történő elszámolás alapján a jármű fenntartásának, javításának és felújításának költsége).

Ha az éves szinten kapott költségtérítés összege megegyezik az elszámolható költségekkel, akkor az ügyvezetőnek nem keletkezik adóköteles jövedelme.

Az útnyilvántartást az Szja tv. 5. számú II. 7. pontjában rögzített szabályok alkalmazásával kell vezetni.

Az „útnyilvántartásos módszer” esetében is igaz, hogy az ügyvezető – Szorgos úr – sajátszemélygépkocsi-használatának hivatali, üzleti utazásnak kell minősülnie, az előbb már hivatkozott definíciónak megfelelve.

A költségtérítést fizető gazdasági társaság, mint kifizető az ügyvezető költségnyilatkozata alapján határozza meg az adóelőleg alapját, és vonja le belőle az személyi jövedelemadó előlegét és a társadalombiztosítási járulékot, továbbá az adóelőleg-alap után fizeti meg a szociális hozzájárulási adót.

Költségnyilatkozat nélkül a bevétel 10 százalékában meghatározott költséghányadot veheti figyelembe a kifizető.

A költségnyilatkozattal csínján kell bánni: a túlzó mértékben vélelmezett aránynak jogkövetkezményei vannak: ha a magánszemély az adóévben megszerzett bármely bevételét terhelő adóelőleg megállapításához tett nyilatkozatában

• tételes igazolással elszámolható költség levonását kérte, és a nyilatkozat alapján levont költség meghaladja az összevont adóalap megállapításánál e törvény rendelkezései szerint az adóbevallásban elszámolt igazolt költséget, akkor a költség-különbözet 39 százalékát;
• a nyilatkozattételkor fennálló körülmények ellenére négy vagy több gyermeket nevelő anyák kedvezménye, családi kedvezmény, első házasok kedvezménye, tevékenységi kedvezmény, személyi kedvezmény érvényesítését jogalap nélkül kérte, aminek következtében utóbb befizetési különbözet mutatkozik, valamint az a) pont szerinti esetben is, a befizetési különbözet 12 százalékát
• különbözeti-bírságként az adóévre vonatkozó bevallásban külön kötelezettségként kell feltüntetnie, és a személyi jövedelemadó-fizetési kötelezettség szerint kell megfizetnie. Nem kell e rendelkezést alkalmazni, ha a költség-különbözet az adóelőleg megállapításánál figyelembe vett költség összegének 5 százalékát, a befizetési különbözet a 10 ezer forintot nem haladja meg.

[Szja tv. 48. § (4) bekezdés a)-b) pontok.]

Vizsgálni kell még a cégautóadó-kötelezettséget is. Az ügyvezetőnek a tételes („útnyilvántartásos”) költségelszámolás alkalmazása esetén fizetnie kell a cégautóadót. [Gjt. 17/A. (1) bekezdés.]

Ezzel szemben, ha az ügyvezető tulajdonában álló személygépkocsi használatával összefüggésben kiküldetési rendelvény alapján kapja költségeinek térítését, akkor cégautóadót nem kell fizetnie. [Szja tv. 7. § (1) bekezdés r) pontja; Gjt. 17/A. § (2) bekezdés]