Az eszközök selejtezésének gyakorlati kérdései
A pályakezdő kollégákat – ha ezt még nem tudták volna – rögtön ki kell ábrándítanom: a számviteli törvény nem foglalkozik a selejtezéssel! Konkrétan - meghatározva a fogalmat - legalábbis nem.
A törvény (Szt.) csak azokat az esetköröket, és az azokhoz kapcsolódó szabályokat tárgyalja, amelyek miatt az adott eszközt ki kell vezetni az állományból. Mondjuk azért, mert oly mértékben megrongálódott, hogy a vállalkozás a továbbiakban már semmire sem tudja használni, vagy a vállalkozás új tevékenységbe kezdett, és az eszköz emiatt feleslegesé vált.
Az alábbiakban nem arról lesz szó, hogy hogyan kell kontírozni a selejtezéssel kapcsolatos gazdasági eseményeket (ezeknek meglehetősen bőséges szakirodalma van), hanem a folyamat során felmerülő gyakorlati kérdésekkel foglalkozunk.
(Azok, akik szeretnének a kérdésben elmélyülni, az Szt. 53.§. (1) bekezdése b) pontjában, az 56.§. (2) bekezdésében, valamint a 81.§. (3) bekezdése e) pontjában, továbbá (4) bekezdése a) pontjában találják a vonatkozó számviteli előírásokat.)
Most pedig jöjjenek az „életszagú” problémák!
1. Dokumentálni – de hogyan?
A Fúr-Farag Kft az egy éven belül elhasználódó anyagi eszközöket – például a kézi fúrógépeket - azonnal anyagköltségként számolja el, analitikus nyilvántartást ezekről nem vezet. Mit kell tennie a cég könyvelőjének, ha az érintett eszközök használhatatlanná válnak? Egyáltalán, helyesen jártak el a fentiek szerinti elszámolással?
Nos, nem egészen... Ugyanis a számviteli törvény szerint (Szt. 28.§. (3) bekezdése a) pont) az egy éven belüli eszközöket is a készletek között kell kimutatni addig, amíg használatba nem veszik ezeket. Azaz a beszerzésükkor nem lehet a bekerülési értéküket azonnal anyagköltségként elszámolni, arra csak akkor kerülhet sor, amikor a raktárból kiadják az adott műszert, szerszámot. Azt, hogy – maradva fenti példánál- a fúrógép elhasználódott és azt a vállalkozási tevékenységhez a továbbiakban már nem használják, illetve mi lesz az eszköz további sorsa, dokumentálni kell. Hogyan?
Szükségünk lesz egy analitikus nyilvántartásra és egy selejtezési jegyzőkönyvre.
A nyilvántartást vezetheti a cég eszközfajtánként, vagy dolgozónként.
Az első esetben – például kézi fúrók nyilvántartása - a nyilvántartásnak tartalmaznia kell az átvevő nevét, az átvétel, a visszavétel időpontját.
A második megoldás választása esetén dolgozónként – például Kiss Kornél részére kiadott eszközök - tartalmazza a nyilvántartás az átvett eszköz megnevezését, az átvétel, a visszaadás időpontját.
A használhatatlanságuk miatt visszavett (visszaadott) eszközök jegyzékét tartalmazó selejtezési jegyzőkönyvben rögzíteni kell a selejtezett eszközök minősítésére, minőségére vonatkozó szakmai véleményt, valamint a hulladékként kezelendő eszközök hasznosításának, hasznosíthatóságának módját (például alkatrészként még használható).
A selejtezéskor a hulladék készletre vételét (ha van) és az esetleges hasznosítás során befolyt bevételt kell könyvelni.
Az is előfordulhat, hogy az adott készlet a vállalkozás számára már felesleges, de mások számára még hasznos lehet. Ekkor célszerű megoldás a felesleges holmi adományozása. A Menő Manó Divatáru Kereskedelmi Kft a több éve eladhatatlan, divatjamúlt, és így selejtezett termékeit Budapesten egy adománygyűjtő konténerbe helyezte el. Milyen bizonylatokat kell a társaság könyvelőjének megkapnia ahhoz, hogy szabályosan könyvelni tudja az adományozást?
Ehhez első lépésben a „szokásos” selejtezési jegyzőkönyvet kell felvenni az érintett termékekről. A jegyzőkönyvben tételesen rögzíteni kell a selejtezett áruk megnevezését, bekerülési értékét, mennyiségi adatait, továbbá a selejtezés időpontját, a selejtezési jegyzőkönyv aláíróit, valamint azt, hogy mi történjen az így selejtezett áruval: jelen esetben a konkrétan megnevezett helyen elhelyezett gyűjtőkonténerbe kell bedobni.
Az adomány-gyűjtő konténer üzemeltetőjével (például Vöröskereszt) meg kell beszélni, miként tudják igazolni az adomány átadását (például munkatársuk jelen van, amikor az adományokat elhelyezik a konténerbe, és aláírja a selejtezési jegyzőkönyvet).
Amint látjuk, a divatjamúlt kabátoktól meg lehet szabadulni, de mi a helyzet akkor, ha a cég élelmiszert forgalmaz, és az válik eladhatatlanná – magyarul megromlott, ehetetlen? A Pipifalat Kft csirkét és pulykát vásárol fel, majd ezeket levágja, csomagolja, fagyasztja, és ezt követően a késztermékként értékesíti. Év végére a társaságnak a fagyasztott pulykából jelentős eladatlan készlete keletkezett, melyek egy részének szavatossági határideje lejárt, ezért selejtezni kell. A készlet másik része a hűtőkamra – elodázott karbantartási munkák miatti – meghibásodásának következményeként romlott meg. Milyen feladatok várnak a könyvelőre?
A könyvviteli elszámolásról csak annyit: annak módja független attól, hogy a selejtezésnek mi volt az oka (azaz a vállalkozás hibájából, vagy egyéb okból történt). Ebben az esetben is kell tehát selejtezési jegyzőkönyv.
A romlott élelmiszer megsemmisítését célszerű erre szakosodott- élelmiszerhulladék-kezelésével, elszállításával foglalkozó- vállalkozásra bízni. Az általuk kiadott dokumentumok a selejtezési jegyzőkönyv mellett hitelt érdemlően igazolják az árukészlet selejtezésének, megsemmisítésének tényét.
2. Jegyzőkönyv: ki írja alá?
A selejtezés dokumentálásával kapcsolatban a kisvállalkozásoknak gondot okoz az is, ki/ kik írják alá a dokumentumokat- mondjuk a selejtezési jegyzőkönyvet- , ha csak egy munkavállalója, személyesen közreműködő tagja van a cégnek. Miként arra cikkem bevezetőjében is utaltam, az eszközök selejtezése jellemzően a leltározásához kapcsolódik.
A társaságoknál - még az egészen kis vállalkozásoknál is - a leltározással kapcsolatos követelményeket (beleértve azt is, hogy a leltározás során a mennyiségi felvételben hányan kell részt venni, és kik azok, akiknek a leltározásban részt kell venniük) a leltározási szabályzatnak kell tartalmaznia. A megbízható, a kívülálló számára is elfogadható leltározáshoz sajnos nem elegendő egyetlen ember!
Legalább két résztvevőre van szükség: egyre, aki felelős az adott eszközért (például azért, mert azzal dolgozik), és egy másikra, aki az előbbi személy felettese (ez utóbbi hiányában a „második személy” az adott vállalkozás tulajdonosa, ha pedig csak egy személyesen közreműködő tagja van a cégnek – például egyszemélyes kft esetében - a társaság könyvelője).
A leltárba bekerülő adatok valódiságát a leltárt készítőknek aláírásukkal kell igazolniuk, de tanúkra nincs szükség. A selejtezési jegyzőkönyvet is azoknak kell aláírniuk, akik a leltározási szabályzat szerint a leltár és dokumentumai felvételére, aláírására jogosultak.
3. Nyomtatvány: csak a boltból?
Selejtezési jegyzőkönyv nyomtatvány a papírboltokban is kapható – bár annak használata nem kötelező, a cég maga is elkészítheti -, a tárgyi eszközök selejtezésére például a B.11-90. számú szolgál. Akár a bolti nyomtatványt használjuk, akár a vállalkozás maga állítja azt össze, mindenképpen szigorú számadás alá kell vonni.
A selejtezés megfelelő dokumentálása azért is nagyon fontos, mert ellenkező esetben a kiselejtezett tárgyi eszköz könyv szerinti értékével meg kell növelni a társasági adó alapját (Tao.-tv. 3. számú melléklet A/6. pont)!
Sinka Júlia