A „suttogó” titkai – mi fán terem a vezetői számvitel? Számvitelórák cégvezetőknek (1. óra)

[A „nulladik” óra anyagát itt olvashatja el >>]

ÖN MEGFELELŐ TULAJDONOS A CÉGE SZÁMÁRA?

Jó néhány évvel ezelőtt, egyik kollégánknak megszületett a kisfia. Ez még az az időszak volt – a nyolcvanas évek eleje -, amikor a kórházak nem voltak kifejezetten „kispapa-barátok”, azaz apás szülésről jó, ha elvétve, vagy még úgysem igen hallhattunk. Ráadásul a szülést levezető – egyébként méltán elismert szaktekintélynek számító – professzor sem volt híve az ilyesminek, olyannyira, hogy kifejezetten felháborodott még a gondolatán is annak, hogy „kívülálló” betolakodjék a nagy eseményre - így az újdonsült apuka minden igyekezete ellenére a szülőszobán kívül rekedt.  Az ő kezébe már csak a „végeredményt”, a megmosdatott, szépen felöltöztetett kisbabát adták. Pontosabban egy ablakon keresztül – néhány percre- megnézhette a „csecsemős nővér” karjaiban szunyókáló magzatát.

- Tudjátok lányok – panaszkodott másnap -, csak néztem, néztem az üveg mögül a kicsit, és egyre inkább az volt az érzésem, hogy nem vagyok megfelelő társaság a saját kisfiam számára…     

Miért jutott ez most eszembe, és mi köze mindennek a vezetői számvitelhez? Nos, mert – úgy tűnik-, a vállalkozás tulajdonosa sem megfelelő társaság a saját cége számára. Mi mással magyarázhatnánk különben azt a gyakorlatot, hogy minden év májusában engedelmesen és okos arcot mutatva aláírja a mérlegbeszámolót – amiből nem ért egy kukkot sem? Hja, hogy nem is kell? Elég neki a felelősség, a tudás már felesleges?

Persze vitatkozhatnánk fentiekről, no meg arról is, hogy milyen mélységű legyen az a bizonyos TUDÁS. Abban azonban biztos vagyok, hogy nem csak a mérleget aláírni, de a vállalkozást vezetni is életveszélyes némi számviteli tudás nélkül.

Ennek illusztrálásaként térjünk vissza a cikkem előző részében bemutatott mérlegadatokra (ide kattintva idézheti fel ezeket >>). Az volt a feladat, hogy döntsék el a szóban forgó adatok alapján, melyik cég tulajdonosainak van jó okuk az aggodalomra.

Azok tippeltek jól, akik az „A” Kft-re szavaztak. Miért?

A kulcsszavak: jelentős tőkevesztés és alultőkésítés. Hallani is szörnyű – főleg, ha fogalmunk sincs, miről van szó… Összefoglalom a probléma lényegét, bár tudom, a Kedves Cégtulajdonos (most még) bizonyára nem ért belőle sokat – viszont ez rá fogja ébreszteni az alapvető számviteli (és némi adózási) tudás fontosságára.

JELENTŐS TŐKEVESZTÉS

Abban az esetben, ha a saját tőke összege nem éri el a jegyzett tőke felét – a felhalmozott, vagy akár az adott év jelentős veszteségének köszönhetően-, akkor jelentős tőkevesztésről beszélünk.

Ekkor az ügyvezetőnek késedelem nélkül össze kell hívnia a taggyűlést, és dönteniük kell a szükséges intézkedésekről – ezek lehetnek: pótbefizetés elrendelése, a törzstőke mértékét elérő tőke biztosítása más módon, esetleg a jegyzett tőke leszállítása és átalakulás olyan formációvá, amelyhez elégséges a meglévő saját tőke, vagy végső esetben a jogutód nélküli megszűnés.

A megoldási javaslat előterjesztése természetesen az ügyvezető feladata, hiszen ő ismeri a társaság gazdálkodásának részleteit, az aktuális év addigi eredményeit, illetve a következő hónapokra vonatkozó kilátásokat, üzleti lehetőségeit.

Jó esetben az ügyvezető nem csak a cég könyvelőjére támaszkodik, de maga is ért a kérdéshez – akárhogy is, fizetnie majd neki kell – mindenféle értelemben. (Addig is, ajánlom a Ptk. 3:189.§-át tanulmányozásra.)

ALULTŐKÉSÍTÉS

Az alultőkésítés azt jelenti, hogy a cég kötelezettségeinek adóévi, napi átlagos állománya túllépi a saját tőke adóévi, napi átlagos állományának háromszorosát. Ekkor a társasági adóalapot meg kell növelni ezzel a „túllépéssel”. (Ebből a szempontból már indokolt az óvatosság a „B” Kft-nél is…)

Lehet, hogy nem érti az említett számviteli fogalmakat (még nem!), de fizetnie – jelen esetben több társasági adót – megint csak Önnek kell!

Ráadásul, ha tagi kölcsön is „játszik” az ügyben – és veszteséges cég esetében szinte mindig-, akkor előbb vagy utóbb (inkább előbb) számíthat a társaság a revizorok megjelenésére is. Az adóhatóság ugyanis a társasági adóbevallásokból könnyedén kimazsolázza az erre vonatkozó infót, és lecsap!  Átfogó ellenőrzés jön, míg hab a tortán a kölcsönt nyújtó tulajdonosok vagyonosodási vizsgálata.

Hozzá kell tennem, hogy a fenti – és mindenképpen beavatkozást igénylő – esetek sem feltétlenül jelentik azt, hogy a cég a végét járja. Egy nagyobb, és csak hosszabb idő távlatában megtérülő beruházás miatt is lehetnek egy vállalkozásnak egyes mérlegsorokon „riasztó” adatai. Ahogyan igaz ez fordítva is: egy látszólag „szép” mérleggel is lehet bajban a vállalkozás (mondjuk pozitív eredménnyel, egészséges saját tőkével, de rendre elodázott fejlesztéssel, felélt eszközállománnyal).  A társaság körülményeinek átfogó vizsgálatával ítélhető meg a cég helyzete és vetíthető előre jövőbeni sorsa. Számviteli ismeretek azonban itt is szükségeltetnek!

Most, hogy már kellőképpen megijesztettem mindenkit, rátérhetünk a „tananyagra” is.

LECKE 1. – ÉVES BESZÁMOLÓ ÉS MÉRLEG

Fentebb – és cikkem előző részében is – többször volt szó az éves beszámolóról, a mérlegről, eredmény-kimutatásról. Mit is jelentenek e fogalmak?

Az éves (számviteli) beszámoló lényegében egy sajátos leltár – ténylegesen leltározással is igazoljuk a benne szereplő adatokat - a vállalkozás adott időpontban meglévő eszközeiről, vagyoni és pénzügyi helyzetéről. A beszámoló egy átfogó kategória, amelynek részét képezi a mérleg, az eredmény-kimutatás, és amiről még nem volt szó, a kiegészítő melléklet.

Számviteli beszámolót minden évben egyszer – jellemzően december 31-i fordulónappal, azaz az erre az időpontra érvényes adatokkal – készíteni kell, de adódhatnak olyan helyzetek – tipikusan ilyen az osztalékelőleg fizetése-, amikor év közben is szükség van rá (ez a közbenső beszámoló).

A mérleg mutatja a társaság december 31-én meglévő vagyonát (eszközeit) és azok forrását – a kettőnek, a végösszegüknek, egyeznie kell. Picit „pongyolán” fogalmazva, arról van szó, hogy az eszközök címszó alatt azt vesszük sorra, mije van a cégnek: gépei, ingatlanai, pénze, valamint követelései, melyekből majd pénz lesz. Azt, hogy miből tellett mindezekre: a tulajdonosok által véglegesen átadott jegyzett tőke, a működés során elért nyereség, a még ki nem fizetett tartozások, mint ideiglenesen használható pénz – ezt mutatja meg a források részletezése.

Nézzünk erre egy egyszerű példát!

Tegyük fel, hogy szeretné felújítani a lakását. Van némi saját pénze, de ez nem elég, ezért elkocog a bankjába, és hitelt vesz fel. Ekkor a saját, személyes mérlege eszköz oldalán a lakása felújítás van, az az összeg, amellyel a lakása értéke a felújítás miatt növekszik, a másik oldalon az ezzel azonos értékű forrás, azaz a saját pénze és a banktól kapott összeg.  Azaz, ha a felújítás 3 millió forintba került, akkor a saját pénz és a banki hitel összegének is együttesen ennyinek kell lennie.

Úgy is fogalmazhatnánk, hogy forrásként számolhatunk saját forrással (saját pénz), és idegen forrással (banki hitel, azaz tartozás, amit majd vissza kell fizetni). Könnyen belátható, hogy akkor aludhat nyugodtan, ha a saját vagyona több, mint amennyivel másoknak tartozik – jelen esetben a banki hitel.

Ez a szabály igaz a cégre is. Jól működő vállalkozás képes a működését, annak költségeit a saját bevételeiből fedezni, némi nyereséget is elérni, és saját forrásai jelentős mértékben meghaladják külső forrásait, azaz a hiteleit, tartozásait.

Természetesen jó ügyért is eladósodhat egy vállalkozás – például egy jelentős értékű, hosszabb idő távlatában megtérülő beruházás miatt -, de akkor is számolni kell a kockázattal, hogy a számottevő idegen tőke valós, míg a megtérülés nem vehető egészen biztosra.    Az e kockázatokat csökkentő számításokról később még lesz szó.

Fontos, hogy a társaság szemszögéből – és a külső szemlélő számára is – a tagi kölcsön is idegen forrás, függetlenül attól, hogy azt a tulajdonosok tették be a kasszába és nem szó szerint idegen (mondjuk a bank, vagy a szállítók, a részükre még ki nem fizetett áru formájában).

LECKE 2. – EREDMÉNY-KIMUTATÁS ÉS FŐKÖNYVI KIVONAT

Az eredmény-kimutatás az adott év bevételeiről, költségeiről és azok különbségéről (ez lehet pozitív és negatív, azaz nyereség vagy veszteség) ad számot. A kiegészítő melléklet egy kötetlen formájú, szöveges értékelés, magyarázata a mérlegnek és az eredmény-kimutatásnak, továbbá tartalmazza az ún. cash-flow kimutatást is. (Picit később ezzel is behatóbban foglalkozunk.)

A kiegészítő mellékletnek van kötelező – a számviteli törvény által előírt - tartalma, de a vállalkozás természetesen minden más információt is közzétehet benne, amelyről úgy ítéli meg, szükséges a vállalkozás vagyoni, pénzügyi helyzetének reális megítéléséhez.

A mérleg és az eredmény-kimutatás a leltárral alátámasztott főkönyvi kivonat adataiból készül.

Mielőtt számvitelül kezdenénk el beszélni erről, nézzünk erre is egy hétköznapi példát!

Tegyük fel, hogy arra lenne kíváncsi, hogy a jövedelméből mennyit költ élelmiszerre, a közüzemi költségekre, könyvekre, gyógyszerekre, benzinre, stb. ezért naplót (régen kitűnő megoldás volt erre az azóta már a köztudatból „kikopott” háztartási könyv) vezet a kiadásairól.  Mondjuk a határidőnaplójában. Beírja például október 26-ra, hogy vízszerelőnek kifizetett javítási költség 20 ezer forint, majd a következő napra, tankolás 9 ezer forint. S ezt így folytatja, minden naphoz beírva az aznapi kiadásokat, és a bevételeket is. Egy adott nap bejegyzéseiből kiderül, hogy egy bizonyos napon mennyit költött, és mennyi folyt be a kasszába.

Viszont, ha arra lenne kíváncsi, hogy például áprilistól júniusig mennyit költött benzinre, akkor át kellene bogarásznia a határidőnaplót április 1-jtől június 30-ig és kigyűjtenie a benzinre vonatkozó adatokat. Macerás lenne, nem igaz? Egyszerűbb ezért egy füzet lapjait csoportosítani a költség- és bevétel jogcímek szerint, és minden benzinvásárlást csak arra a lapra írni, amelyen ezt a tételt gyűjti.

Nos, ez így működik a céges bevételek és költségek esetében is. Az előző módszert nevezzük könyvelési naplónak – az adott napra eső beszerzések, bevételek elszámolására -, míg a jogcímenkénti lapokat főkönyvi számláknak.

Ezek kapnak egy számot – ez egy kódszám és főkönyvi számlaszámnak nevezzük-, amely alapján szépen sorba rendezhetőek és mindig ugyanazt a fajta költséget, bevételt gyűjtjük ezeken a „lapokon”, azaz számlákon. Például a benzinköltségről eldöntjük, hogy az 514. Üzemanyagköltség számlán gyűjtjük az összes, erre fordított összeget.

Természetesen egy vállalkozásnak – ahogyan egy háztartásnak is - nem csak egyféle költsége van, és lehet többféle jövedelme, bevétele is. Szükség van tehát több ilyen lapra, és megfelelő gyűjtőkódokra. Ezek összessége a főkönyvi kivonat.

Ennek felépítését – egyjegyű, számlaosztály szinten – előírja a számviteli törvény is, meghatározva, hogy mely eszközök, költségek, bevételek, stb. tartoznak az adott számlaosztályba. Ezen belül a vállalkozás maga dönt a számlacsoportokról és ezek számlákra, szükség szerint ún. alszámlákra bontásáról. A szaktárca erre is közzé tesz ajánlásokat, így lényegében számlacsoport és számla szinten a vállalkozások azonos számokkal dolgoznak.

A számviteli törvény szerint az 1-es, 2-es és 3-as számmal kezdődő számlaszámokon a vállalkozás eszközeit, és így a mérlegben az ennek megfelelő adatokat gyűjtjük, míg a 4-essel kezdődő főkönyvi számlákon van minden, ami forrás.

Ahogyan az a fentiekből kiderült, az 5-sel kezdődő számlák a költségeket jelentik, míg a 8-asokon az ehhez nagyon hasonlónak tűnő ráfordításokat számoljuk el. Az elnevezés megtévesztő, mert úgy tűnik, mintha csak az 5-ös számlákra használnánk egy rokon értelmű kifejezést. Nem ez a helyzet, de később ezt is kivesézzük. A 9-es számlaosztályban pedig a cég bevételeit találjuk.

Az 1-től 4-ig terjedő számlákból készül a mérleg, míg az 5-ös, 8-as és 9-es számlákból az eredmény-kimutatás.

Biztos, hogy a „szórakozott professzor” lelkületű olvasóknak is feltűnt, hogy a felsorolásból kimaradt a 6-os és a 7-es szám. Ezeket a számlákat a költségnem, költségviselő szerinti költségelszámolásra használjuk. Például, ha gyártunk X, Y és Z terméket az A, B és C üzemben, akkor az X termék költségeit egy, a számára megnyitott, 7-sel kezdődő számlán, míg az A műhely termékre fel nem osztható költségeit egy 6-sal kezdődő számlán könyveljük. Mind a fel nem osztható költségekről, mind a 6-os és 7-es számlákról is lesz még szó. Igaz, nem vesztegetünk majd ezekre túl sok időt, mert e számlák használata nem kötelező – ellentétben a többi, fentebb felsoroltakkal -, és a vállalkozások legalább 90 százaléka nem is használja őket. (Szerintem sokkal több cégnek lenne ez hasznos, mint ahányan egyáltalán futó gondolatként fontolgatják a 6-os és 7-es számokon való könyvelést. Például pályázati elszámolások során, de ezt is később beszéljük meg.)

Ha azt mondom 5-ösök, akkor a költségekről beszélek. Biztosan hallották már a könyvelőjüktől, hogy valamiről azt mondta, „lekönyveljük az 5-ösben”. Ekkor az már biztos, hogy az adott tétel költség. Ha azt mondom 51-es számlacsoport, akkor a könyvelendő összeg anyagköltség, és tovább részletezve a dolgot, mondjuk az 514-es számla az üzemanyagköltség.

Ha a társaságnak, például, van cégautója és egy teherautója, akkor a számla tovább részletezhető és lehet 5141. Cégautó üzemanyagköltség, és 5142. Teherautó üzemanyagköltség számlánk. Ez sok szempontból - például adózási okokból – hasznos lehet. És ezt el lehet „játszani” más számlákkal is.

A következő „leckében” komolyodunk, és elmélyedünk a számlaosztályokban, valamint a mérleg- és eredmény-kimutatás soraiban. Ideértve természetesen a vészjelző számlákat, sorokat is!

Házi feladat: szerezze meg cége aktuális főkönyvi kivonatát!