A követ minden követ követ - az üzleti partner ellenőrzése (még mindig) fontos

Azok, akik a 70-es években voltak gyerekek, emlékezhetnek még a címadó mondatra, a „Le a cipővel!” című filmből. A számháborúzó gyerekeknek persze semmi közük nincs a cégek üzleti partnereihez. Vagy mégis?

A szóban forgó film a zseniális Csukás István remekének, a „Nyár a szigeten” című ifjúsági regényének a feldolgozása. Az X-generációt összekötő kulcsmondat nem is feltétlenül a cikkem címében idézett gondolat – bár nekem tetszik -, sokkal inkább az azóta kultikussá vált megállapítás, miszerint „Gazsi bácsi lótetű”. Ezt azonban gyorsan felejtsük is el, egyrészt azért, mert a jelző meglehetősen illetlen, másrészt az alábbiakban adózási kérdésekről és az adóhatóságról lesz szó, és óvakodnék attól, hogy bárkit téves asszociációk felé vezessek.
Néhány kurta gondolatra még visszatérve a filmre: a Budapestről egy Duna parti kis faluba nyaralni érkező gyerekek számháborúznak a helyiekkel, és a hadüzenet („háború lesz ma délben egykor”) után mindenki mindenkit figyel. Sőt követ (elvégre háború van, muszáj tudni, mit művel az ellenség), de az aggódó szülők megbízottai (így például Gazsi bácsi) is résen vannak: méltányolható fizetségért figyelik, vigyázzák a féltett csemetéket.

A lényeg számunkra tehát az, hogy mindenki mindenkit figyelt – színházi kukkerrel, katonai látcsővel - és ez az, amit – szelídebb keretek közt ugyan-, de az Áfa törvény is elvár tőlünk.
Szerencsére nem kell üzlettársainkat távcsővel figyelnünk, vagy követnünk az utcán – bár nem kétséges, sokszor hasznos lenne-, de az Áfa tv. 168/A. § (1) bekezdésében foglaltaknak megfelelően a számla kibocsátásának időpontjától a számla megőrzésére vonatkozó időszak végéig biztosítani kell a számla eredetének hitelességét, adattartalma sértetlenségét és olvashatóságát.
Ennek ugyan látszólag semmi köze sincs semmiféle megfigyeléshez – szerencsésebb e ponttól inkább „ellenőrzésről” beszélnünk-, de ez a bizonyos látszat csal.
Ugyanis a jogalkotó által számon kért feltétel, az „eredet hitelessége” a terméket értékesítő, a szolgáltatást nyújtó illetve a számlát kibocsátó azonosságának biztosítását jelenti (Áfa tv. 259. § 6/A. pont).

A teljesség kedvéért: az „adattartalom sértetlensége” azt jelenti, hogy a számlának az Áfa tv. szerinti tartalmát nem változtatták meg (Áfa tv. 259. § 1/A. pont). A számla olvashatósága pedig azt jelenti, hogy a számlának az ember számára – alapos vizsgálat illetve magyarázat nélkül – olvashatónak kell lennie.
Erre nézve az adótörvény nem ad kapaszkodókat, így az érintettek határozzák meg, hogy milyen módon biztosítják a számla eredetének hitelességét, tartalmának sértetlenségét és olvashatóságát.

Górcső alatt a szállító, de a vevő is

Térjünk azonban vissza az „eredet hitelessége” kérdésére! Ezzel, ennek vizsgálatával összefüggésben az Áfa törvény (168/A. § (2) bekezdése) konkrét módszereket nem nevesít, mindössze annyit szögez le, hogy ennek „bármely olyan üzleti ellenőrzési eljárással eleget lehet tenni, amely a számla és a termékértékesítés vagy a szolgáltatásnyújtás között megbízható ellenőrzési kapcsolatot biztosít.” (Ez a kitétel egyébként érvényes az „adattartalom sértetlensége” elvárásra is.)

Az eredet hitelességére és az adattartalom sértetlenségére vonatkozó feltételt a számlakibocsátónak és a számlabefogadónak is teljesítenie kell, mely feltételek fennállását a felek adott esetben egymástól függetlenül is biztosíthatják.

Az „üzleti ellenőrzési eljárás” kategóriájába sok minden beleférhet – némi túlzással, de ahhoz is hasonlíthatnánk a helyzetet, mintha egy bűntény elkövetőjéről csak annyit tudnánk, hogy 40-60 év körüli férfi volt, aki a feje két oldalán egy-egy fület viselt.

Lényeges, hogy az említett eljárások (számla befogadói oldalon) nem arra
szolgálnak, hogy a levonási jognak az Áfa tv-ben meghatározott feltételeit vizsgálják – legalábbis az adóhatóságnak e tárgyban kiadott tájékoztatója szerint-, az adólevonási jog feltételeinek vizsgálata az üzleti ellenőrzési eljáráson túlmutató eljárás.
Az üzleti ellenőrzési eljárás – írja a szóban forgó tájékoztató - arra irányul, hogy a számlák megfelelően lettek-e kibocsátva.
(A hivatkozott tájékoztatót - „Tájékoztató a 2013-tól alkalmazandó új számlázási szabályokról” – bár nem mostanában adta ki a NAV, de máig érvényes információkat tartalmaz, azzal, hogy az Art. időközben „újjászületett, és két „kistestvérével” – az adóigazgatási rendtartásról és az adóhatóság által foganatosítható végrehajtási eljárásokról szóló törvények – együtt szabályozza a tárgykörébe tartozó kérdéseket.)

Egy tartalmilag helyes számla alatt azt kell értenünk, hogy a bizonylat a megfelelő ügyletet dokumentálja, és rajta a megfelelő teljesítésre kötelezett, a megfelelő ellenérték, a megfelelő fizetési címzett szerepel.
A mindezen elvárásoknak eleget tevő bizonylat igazolja azt a feltételezést, hogy kibocsátása során nem történt az eredet hitelességét vagy a tartalom sértetlenségét érintő hiba, vagyis a számlát nem hamisították meg, vagy más módon nem változtatták meg, a számla megfelel a teljesített ügyletnek.

Az üzleti ellenőrzési eljárás tehát akkor tesz eleget az adótörvény elvárásainak, ha biztosítja a fenti célokat, ezen követelmények ellenőrizhetőségét, hitelt érdemlő dokumentálását.

Ennek megfelelően üzleti ellenőrzési eljárás alatt olyan eljárás értendő, melyet az adóalany a számlának a saját pénzügyi követelésével illetve kötelezettségével történő összevetése érdekében alkalmaz.
Az érintett szabadon választhatja meg az eljárást, de (számlabefogadói oldalról nézve) annak alkalmasnak kell lennie annak ellenőrzésére, hogy
- a számla lényegében megfelelő-e, vagyis, hogy a számlában feltüntetett ügylet
ténylegesen a feltüntetett mennyiségben és minőségben teljesült-e,
- a számla kibocsátójának ténylegesen a feltüntetett fizetési igénye van-e,
- a számla kibocsátója által megadott bankszámlaszám megfelelő-e és hasonlókat annak
biztosítására, hogy ténylegesen csak azokat a számlákat egyenlítse ki, melyek
kiegyenlítésére kötelezett.

Persze e kritériumok vizsgálata számlakibocsátói szempontból sem elhanyagolható, hiszen e pozícióban is fontos, hogy ne lépjen fel olyan követeléssel – és könyvelésében se jelenítsen meg azt -, amelyet a másik fél jogtalannak minősíthet.

Ahhoz, hogy a számlabefogadó, vagy a kibocsátó fentieknek eleget tehessen, fontos, hogy az általa választott, alkalmazott üzleti ellenőrzési eljárás alapja a számla üzleti és számviteli folyamaton belüli ellenőrzése legyen.
Ugyanis, ha a számla ellenőrzésére úgy kerül sor, mintha az egy, a fentiektől független, önálló dokumentum lenne, akkor pont a lényeg – a vizsgálat célja, és értelmezhető eredménye – vész el.
Gondoljunk csak bele!
Ha a számlát a vállalkozás üzleti, számviteli folyamataiból kiemelve vizsgáljuk, akkor csak a bizonylat alaki kellékeiről ítélhetünk, arról azonban már nem, hogy zajlott-e egyáltalán vállalkozásunk és a másik fél között olyan ügylet (és úgy, ahogyan azt) a bizonylat „állítja”.

Fentieket összegezve, úgy is fogalmazhatnánk, hogy az üzleti ellenőrzési eljárás akkor felel meg az Áfa tv. hivatkozott követelményeinek, ha megbízható, ellenőrizhető, dokumentálható útvonalat, kapcsolatot létesít a számla és a számlán feltüntetett ügylet között.

Ez történhet akár megfelelően kialakított könyvelés keretében, ami ideális esetben az ún. integrált vállalatirányítási rendszer alkalmazását jelenti.
Ekkor az üzleti ellenőrzési eljárás beépített automatizmusokra épül, így a számla eredetének a hitelességét a rendszerek biztosítják.
Megfelelő megoldás – főként a mikro- és kisvállalkozások számára -, az is, ha a számlát manuálisan összevetik a meglévő üzleti iratokkal (mondjuk a megrendeléssel, megbízással, szerződéssel, szállító levéllel, átutalási vagy fizetési bizonylattal).

Fentiek csak példák a lehetséges megoldásokra, de hangsúlyozandó, hogy az adótörvény csak az elérendő célt fogalmazta meg, az „utat” nem. Így azt a vállalkozásoknak maguknak kell kidolgozniuk – és adott esetben megvédeniük egy ellenőrzés során.
A törvény azt sem írja elő, hogy az üzleti ellenőrzési eljárás során készítsen, és milyen formában, tartalommal az ellenőrzést dokumentáló bizonylatot – javaslom, készítsenek -, erről is a vállalkozóknak kell dönteniük.

Tekintettel arra, hogy az áfa-adóalanyok kötelesek az érvényesített levonási jog feltételei fennállásának igazolására is, célszerű ennek összekötése a tárgyalt eljárással.

Az üzleti partner – adólevonási jogot is érintő – adatait ellenőrizhetjük az adóhatóság honlapjáról szabadon elérhető adatbázisokból is.
Például a partnerek – adott esetben alvállalkozók – által foglalkoztatottak létszámára vonatkozó adatokat is havonta frissíti adóhatóság. (Ha a számla által tanúsított ügylet teljesítéséhez a fő-, illetve alvállalkozóknak nem állt rendelkezésére megfelelő létszámú – bejelentett – munkavállaló, az adóhatóság fiktívnek minősítheti a szóban forgó ügyletet és annak bizonylatát. Bár az Európai Bíróság számos – köztük magyar vonatkozású –ítélete támasztja alá, hogy nem vonható el az adóalany adólevonási joga a rajta kívül álló okok, mint például az üzleti partner által elkövetett szabálytalanság miatt, azért a NAV „futtat néhány kört” ilyen esetekben az ellenőrzött cégekkel, mire a levont áfát elismeri – ha…)

Adatok a NAV-tól

Az információk lekérdezésekor – így például az adatbázisok – áfaalanyok – pontban az internetes felületen kiírva megtaláljuk az adatok utolsó frissítésének dátumát is, és ez fontos az érintett ügylet teljesítési időpontjához kapcsolódóan is. A szóban forgó adatok lekérdezhetőek itt:

http://www.nav.gov.hu/nav/adatbazisok/adatbleker

Illetve mód van több – jelenleg négy – adatbázis együttes lekérdezésére is (áfa adóalany-e, végrehajtás alatt áll-e, köztartozásmentes adóalany-e).

http://nav.gov.hu/nav/multilekerdezo

Az adóhatóság adatbázisából nyert adatok közhitelesnek minősülnek, azon adat (ok) kivételével, amely adato (ka) t jogszabály más nyilvántartás részeként közhitelesnek minősít (mint pl. a Cégbíróságtól kapott adatok).

Az általános közigazgatási rendtartásról szóló 2016. évi CL. törvény (97.§. (2) bekezdése) alapján a hatósági nyilvántartás közhitelessége alapján az ellenkező bizonyításáig vélelmezni kell annak jóhiszeműségét, aki a hatósági nyilvántartásban szereplő adatokban bízva szerez jogot. Az ellenkező bizonyításáig a hatósági nyilvántartásba bejegyzett adatról vélelmezni kell, hogy az fennáll, a hatósági nyilvántartásból törölt adatról vélelmezni kell, hogy nem áll fenn.

Alvállalkozók esetében a fentebb említett adatokon túl, azt is célszerű ellenőrizni, hogy az adott tevékenység (TEÁOR szám szerint) elvégzésére az érintett cég jogosult-e. Ugyanis, ha valamely tevékenység nem szerepel a NAV listájában (http://www.nav.gov.hu/nav/adatbazisok/adatbleker/tevekenysegek), akkor arra a cég nem köthet szerződést, és nem is bocsáthat ki róla számlát.

Ha mégis megteszi, a számla befogadójának meggyűlik a baja az adóhatósággal. Ahogy arra fentebb is utaltam, ha a teljesítés egyébként valós, akkor az adólevonási jog nem vitatható el a számla jóhiszemű befogadójától olyan okok miatt, amelyek a másik fél mulasztása, szabálytalansága miatt következtek be, és a számla befogadójának sem tudomása, sem ráhatása nem lehetett ezekre. Ezt támasztják alá az Európai Bíróság közelmúltban hozott ítéletei is, melyek között magyar vonatkozásúak is vannak, mint például a Dávid-, vagy a Tóth-ügy.

Ugyanakkor az Áfa törvény fentiekben hivatkozott 168/A. §-nak előírására figyelemmel is javasolt az említett adatbázisok felhasználásával ellenőrizni az üzleti partnert – időnként még a régi üzletfeleket is. Utóbbiak esetében is előfordulhat, hogy az adószámukat törölte az adóhatóság, de nem is tudnak róla, hiszen a vonatkozó értesítés például a hatóságnál nyilvántartott címükre ment, ahol nem találhatóak: pont ez volt adott esetben a szankció oka.

Jelentősebb szerződések – főként az építőiparban – esetében az adatbázisok lekérdezése és az információk kinyomtatása, lementése mellett célszerű a partnert nyilatkoztatni munkavállalóinak aktuális létszámáról. A szerződésben azt a kitételt, hogy a vállalkozó bevonhat alvállalkozókat is, komolyan kell venni, és erre vonatkozóan is nyilatkoztatni kell a partnert, főként, ha saját munkavállalóinak létszáma nem elég a vállalt feladat teljesítéséhez.