A könyvelőváltás számvitele (2. rész)

Emlékeznek még kollégáinkra, a Kontírozó Tündérek Kft könyvelő csapatára és Számlássy Szidire, és kíváncsiak, miként oldották meg a cikk első részében bemutatott problémákat? Lássuk!

A RÉGI KÖNYVELŐ KÖTELEZETTSÉGEI, JOGAI; AZ ÚJ KÖNYVELŐ LEHETŐSÉGEI

Ahogyan a jogi kihatással bíró eseményeknél általában, itt is fontos szerepe van a szerződésnek, megállapodásnak. Ha a vállalkozó és a könyvelő közötti szerződéses viszonyt valamelyikük felmondja (nem feltétlenül az ügyfél!), akkor az elszámolásuk kiindulópontja az, hogy a könyvelő megbízatása mire szólt, mire terjedt ki. 

A másik oldalról szemlélve a dolgot, ez egyben azt is jelenti, hogy a könyvelővel írásban kötött szerződésnek részletesen tartalmaznia kell a könyvviteli szolgáltatás és az egyéb szolgáltatások ellátásával kapcsolatosan mind a könyvelő, mind a megbízó feladatait, felelősségét, beleértve a megbízás megszüntetésének a feltételeit és az ekkor elvégzendő feladatokat is. (Javaslom a kollégáknak, jogásszal készíttessenek „rájuk szabott” mintaszerződést, és ezt alkalmazzák. Higgyenek nekem, gyorsan megtérül majd az erre fordított pénzük!) 

Abban az esetben, ha a szerződést felmondják, a könyvelőnek minden, a könyvviteli elszámolást közvetlenül, illetve közvetetten alátámasztó (és fentebb felsorolt) számviteli bizonylatot át kell adnia a megbízónak.

Az Szt. 169. §-a (2) bekezdésének 2016-ban is változatlan előírása szerint a könyvviteli elszámolást alátámasztó számviteli bizonylatokat legalább 8 évig kell a gazdálkodónak olvasható formában megőriznie. (Lényegében – az elévülési idő tartamától eltekintve -, ezzel összhangban rendelkezik az Art. 44. és 47.§-a is, a bizonylatok, nyilvántartásoknak az utólagos ellenőrzésre alkalmas módon, az elévülési időn belül történő megőrzéséről.)

A „sorok közt olvasva” ez azt is jelenti, hogy törvényesen a könyvelő csak a tárgyévi üzleti évre vonatkozó bizonylatokat tarthatja magánál, őrizheti, amelyeket legkésőbb az üzleti évről készült számviteli beszámoló elfogadása, az éves adóbevallások benyújtása után célszerű a megbízónak átadnia. Természetesen nem kizárt az sem, hogy a felek szerződésükben úgy állapodtak meg, hogy az iratanyag őrzését a könyvelő vállalja, de ez külön feladat, amely nem tartozik a számviteli szolgáltatás kategóriájába.

A volt könyvelőnek az a feladata, hogy a tárgyévi - nála lévő - bizonylatokat bizonyítható módon, az általa könyvelt könyvelési adatállományt pedig az átadás-átvételkor teljes körűen nyomtassa ki, és adja át a megbízónak, ezzel egyben az adatállomány-megőrzési kötelezettsége alól a volt könyvelő mentesül (az a megbízót terheli a továbbiakban).

Ha e kötelezettségének a korábbi könyvelő nem tesz/tett eleget, akkor megbízójának erre őt írásban kell felszólítania. Amennyiben a második felszólítást sem követi a kívánt eredmény, akkor szólhat közbe a bíróság, azaz a kérdést sajnos jogi úton rendezhetik a felek.

Az új könyvelő felelőssége (az Szt. 150.§-ában részletezett feladatok erejéig) csak arra az időszakra terjedhet ki, amelyre megbízási szerződés alapján a könyvviteli szolgáltatás végzését elvállalta.

Ez természetesen megtörténhet az üzleti éven belül is, nem csupán év elején. Amennyiben év közben vállalta a megbízást az új könyvelő, akkor a jegyzőkönyvben rögzíteni kell azt is, hogy a tárgyévi bizonylatokat teljes körűen a könyvelő rendelkezésére bocsátották-e vagy sem. Ez utóbbi esetben fontos, hogy rögzítsék a rendelkezésre bocsátás határidejét is, és az új könyvelő ettől függővé teheti a megbízás elvállalását.

Általában elmondható – a fentebb említett jegyzőkönyvtől függetlenül -, rendkívül fontos, hogy a könyvelő a megbízójával olyan szerződést kössön, amelyben részletesen szabályozzák a könyveléshez, az adóbevallásokhoz szükséges alapbizonylatok átadás/átvételének a módját, helyét, időpontját, teljes körűségének dokumentumait is, majd tisztázzák ezek és az ezekből készült másodlagos bizonylatok visszaadásának/visszavételének módját, helyét, időpontját, teljes körűségét, a bizonylatok megőrzésének a megbízót terhelő feladatait.

Nem tanácsolnám a könyvelőknek – még ha indítékaikat meg is értem-, hogy a ki nem fizetett könyvelési díj fejében, annak „kikényszerítésére”, visszatartsák távozó ügyfelük iratanyagát, vagy annak egy részét. A bizonylatok ugyanis a vállalkozás tulajdonát képezik, azokat a könyvelő nem tarthatja vissza! Ha mégis, azaz a rábízott dologgal (iratokkal) sajátjaként rendelkezik, vagy azt eltulajdonítja, sikkasztást követ el. (Btk. 372. § (1) bek.) Az ügy súlyosságától– az eltulajdonított értéktől – függően 1 és 10 év közötti szabadságvesztéssel kell számolnia a tettesnek.

Ugyanakkor a könyvelő visszatarthatja a saját munkája „termékeit” – így például az általa készített bevallásokat – ha elszámolási vagy más jellegű vitája van ügyfelével.

Fentieket a gyakorlatban alkalmazva:

• A 2.) esetben tehát Számlássy Szidi helyesen járt el, amikor ügyfelének átadta a cég bizonylatait, annak ellenére, hogy a társaság nem rendezte az adott időszak könyvelési díját. Azt jogszerűen megtehette volna, hogy az általa, a szóban forgó bizonylatok alapján készített bevallásokat, könyvelést (főkönyvi kivonatot, analitikákat) visszatartja addig, míg a megbízó nem fizeti ki az elmaradt díjazását. Tekintettel arra, hogy ügyfele vitatja a követelés jogosságát, az ügy végére minden bizonnyal a bíróság tesz pontot, így Szidi mellett szól, hogy teljes mértékben jogkövető magatartást tanúsított.
• Az 1.) esetben – ha nem elszámolási vita miatt tartotta vissza az előző könyvelő az iratok egy részét -, a fentebb már tárgyalt felszólítás és végső megoldásként a bírósági eljárás marad megoldásként. A hiányzó adatok pótlásának, az önellenőrzésnek, esetleg a bizonylatok újrakönyvelésének lehetősége is felmerülhet ebben az esetben.

Amennyiben a már lezárt időszak(ok) beszámolóját nem támasztja alá leltár, akkor az új könyvelő okosan teszi, ha azzal a  feltétellel vállalja el a megbízást, ha leendő ügyfele teljes körű leltárt készít, a könyvelés átvételét megelőző fordulónappal. Ez lesz a további könyvelés kiindulópontja. A megbízótól kapott, tárgyévi bizonylatok könyvelésével - visszamenőlegesen - lehet a január 1-jei, bizonylatokkal alátámasztott nyitó egyenleghez eljutni. Ha ettől eltér az esetleg meglévő mérleg adata, az eltérést tisztázni kell, önellenőrzés keretében kell a helyesbítést végrehajtani.

E ponton meg kell jegyeznem, nagyon fontos, hogy a számvitelben nem teljes egészében ugyanazt értjük az önellenőrzésen, mint adózási szempontból. Ez utóbbi esetben ugyanis számolnunk kell az elévülési idővel, míg a számvitelben ez a kategória nem létezik.

Így – például-, ha az új könyvelő 2016 márciusában azt veszi észre, hogy egy, már 1998-ban is a cég tulajdonában álló ingatlan nem szerepel a társaság nyilvántartásában, könyveiben, akkor számviteli önellenőrzést mindenképpen végeznie kell, és az is valószínű (értékcsökkenés és adóalap viszonya miatt), hogy az adóbevallásokat is javítania kell, az elévülési idő figyelembevételével. 

Számviteli szempontból annak, hogy az ingatlan megvásárlása, átvétele közel húsz éve történt, nincs az önellenőrzés elvégzését korlátozó jelentősége. A szóban forgó ingatlant fel kell venni a nyilvántartásokba, könyvvitelileg el kell számolni, ideértve a számviteli értékcsökkenést is - 1998-tól -, természetesen. 

Adózási következményei azonban csak a még el nem évült időszakot – így a 2010-2015. évi társasági adóbevallásokat - érintően lesznek az ügynek.

RÉGI SZÁMLA, ÚJ KÖNYVELÉS?

A beszámolóval lezárt év(ek) újrakönyvelése már kényesebb kérdés.

A számviteli törvény ennek lehetőségét sem tartalmazza, nemhogy szabályait rögzítené. Ez azért van így, mert minden elkövetett hibát a felfedezés időpontjában lehet/kell a könyvelésben javítani.

Ezzel természetesen a könyvelők is tisztában vannak. Mégis gyakran előfordul, hogy kénytelenek „belefutni” egy ilyen kellemetlen ügybe, a már feldolgozott bizonylatok ismételt könyvelésébe, mint egyetlen, lehetséges megoldásba, ha olyan mennyiségű hibával és átláthatatlan irathalmazzal kell szembenézniük, amely más módon kezelhetetlen.

Fontos azonban, hogy a már elfogadott beszámolóval lezárt év újrakönyvelése nem teszi semmissé a korábbit, azaz az ismételt feldolgozás „csak” a szükséges önellenőrzés alátámasztását szolgálja. Az így kapott adatokat a már beadott bevallásokkal, beszámolókkal egybevetve, a korábbi időszakok hibáinak korrekcióit is a folyó könyvelésben kell elszámolni. A beszámolóban az elkövetett hibák és hibahatások jelentős vagy nem jelentős voltának függvényében a tárgyév adatai közt, vagy az ún. háromoszlopos megoldást követve kerülnek be a helyesbített adatok.

A 2015. évet érintő beszámolót – szerencsére- még a cégek túlnyomó többsége nem fogadta el, nem helyzete letétbe, így legalább a 2016. évi nyitó adatok új szabályok szerinti „átfordításánál” nem tesz rá a feladatra egy lapáttal a számviteli önellenőrzés.

Felmerülhet a cég tényleges adataival nyomokban sem egyező beszámoló ismételt közzététele is, kérdés, van-e erre lehetőség. A számviteli törvény ugyanis nem várja ezt el (az ún. lényeges hiba kategóriájának megszűnésével). Ha nem kötelező, ez nem jelenti azt, hogy a cég önszántából mégis megteheti?

Nos, a helyzet az, hogy nem, illetve csak kivételes esetben!

A számviteli törvény szerinti beszámoló elektronikus úton történő letétbe helyezéséről és közzétételéről szóló – és még most, 2016-ban is hatályos! - 11/2009. (IV. 28.) IRM–MeHVM–PM együttes rendelet szerint a beszámoló újbóli letétbehelyezésére csak akkor kerülhet sor, ha

• a beküldött beszámoló informatikailag hibás (pl.: nincsenek meg a mellékletek, az elektronikus űrlap nem megfelelően van kitöltve), vagy
• az elektronikus űrlapon megadott cégjegyzékszám és adószám nem megfelelő, vagy
• a közzétett beszámolóval együtt megküldött elektronikus űrlapon megadott cégadatok, a beszámolóban feltüntetett adatok nem egyeznek a cég cégjegyzékének adataival, és ezáltal a beszámoló nem annak a cégnek a beszámolójaként került közzétételre, amelyre a beszámoló adatai alapján vonatkozik.

Egyéb esetekben – például a cég kérelmére - a közzétett beszámoló a céginformációs szolgálat honlapjáról már nem távolítható el, helyette új beszámoló nem tölthető fel! Így a beszámoló ismételt, eltérő tartalommal történő közzétételére nincsen mód. Az ismételt benyújtást az informatikai rendszer sem fogadja be, az eredeti, első feltöltés lesz lekérdezhető.

Amennyiben egy társaság a már elfogadott és közzétett, azaz a Céginformációs Szolgálathoz feltöltött beszámolóban jelentős összegű hibát fedez fel, akkor a hibát a számviteli törvény ellenőrzésre vonatkozó szabályai szerint kell kezelni.