A könyvelő nem bűnös - de profi azért lehet! 2. rész: A „csodakönyvelő” 5 legfontosabb tulajdonsága

(A sorozat előző részét itt olvashatja >>) 

Egyes vállalkozók valóságos sportot űznek abból, hogy cégük minden gondjáért-bajáért a könyvelőjüket hibáztatják. Sajnos előfordul, hogy joggal teszik ezt, ám sokkal több jó és megbízható könyvelő dolgozik, mint „kutyaütő”. De hogyan lehet a jókból még jobb?

Az alábbiakban erre a kérdésre igyekszem választ találni, de rendhagyó módon nem vállalkozókat faggatva, hanem egy ausztrál kolléganő véleményére alapozva.

Magyarország az Magyarország, Ausztrália pedig… nos, egy másik kontinens - mondhatják. Ráadásul ők nem is az Szt. szerint könyvelnek! Nos, ez igaz, bár az ő hazai számvitelük az IFRS-eken alapul, így azért már volna miről beszélgetnünk velük, úgy szakmailag is. Egyébként jóval régebben állnak helyt a versenyszférában, mint magyar társaik, így nem haszontalan megfogadni a tanácsaikat.

A jó könyvelő természetesen jó, sőt kitűnő számvitelből – és most mindegy, hogy az Szt.-ről vagy az IFRS-ekről, netán az US GAAP-ról beszélünk. Ám ez csupán hab a tortán. Ezen felül számos más készséggel, tudással kell még rendelkezni. Sokakat talán meg sem lep, hogy ez a sokféle tudás és készség univerzális, azaz nem csak Ausztráliában, de a világ bármely pontján, ahol könyvelőkre szükség van, hasznos, és főleg „eladható”.

A témánkkal foglalkozó, és általam magyar viszonyokra kissé átdolgozott cikk szerzője, Debra Anderson, a kisvállalkozások szakértője - több mint 20 éves gyakorlata van számos iparág számvitelét érintően, és az ausztrál adóhivatalnál is szerzett tapasztalatokat -, könyvelő és bejegyzett adószakértő. A „szokásos” számviteli és adózási képesítések mellett MBA diplomája is van, és megbecsült munkatársa a MYOB-nak – amely az 1991-ben a tulajdonos otthonában működő kis könyvelőirodából nőtte ki magát cégóriássá. Jelenleg ügyfélkörük mintegy 1,2 millió cégtulajdonost jelent Ausztráliában és Új-Zélandon. 1996-ban megkapták az ausztrál „Év Vállalkozása” díjat.  A számvitelben általuk kifejlesztett MYOB Online Transformation rendszerrel – ez egy felhőalapú megoldás - dolgoznak, így ügyfeleiknek, a világ bármely pontján is vannak éppen, elérhetővé válnak a döntéshozatalhoz szükséges, aktuális számviteli információk.

(Csak zárójelben jegyzem meg, és feltehetőleg nem mondok vele újat, felhő alapú számviteli rendszerek már hazánkban is léteznek, megfizethető áron elérhetőek a könyvelők, könyvelőirodák számára.)

Debra – aki tanácsadói munkája mellett a mérlegképes könyvelők oktatásában is részt vesz - 2014-ben elnyerte a MYOB Online Transformation díjat, amellyel elismerték hozzájárulását az említett rendszer kifejlesztéséhez. Rendszeresen tart adózási, számviteli kurzusokat, illetve írt könyvet cégtulajdonosok számára is, mert – ahogyan ő fogalmaz – a könyvelők és megbízóik általában nem ugyanazt a nyelvet beszélik, és ez számos probléma forrása. Mottója egy, az üzleti világban is sokatmondó idézett Charles Darwintól: „Nem a legerősebb, és még csak nem is a legintelligensebb faj fog fennmaradni, hanem az, amely leginkább képes alkalmazkodni a változásokhoz.”

Debra Anderson picit hosszadalmasra sikerült – de remélhetőleg inspiráló – bemutatása után lássuk, mit tanácsol a szakmában egyértelműen sikeres külföldi kolléga a pályakezdőknek! (Ott, ahol Debra az ausztrál könyvelők képzéséről ír, a szükséges végzettségeket a szöveg fordítása során átírtam magyar megfelelőjükre.)

A könyvelő egy kicsit olyan, mint a háziorvos - van egy minden sarkon, de az igazán jókra nehéz rátalálni. (Mondanom sem kell, Debra nem a magyar egészségügy helyzetéből indult ki.) És ha nem találjuk meg a számunkra legjobbat, akkor sem hagyjuk el a meglévőt. De honnan tudjuk, hogy egy könyvelő jó, esetleg egy másik még jobb? Lássuk, milyennek kell lennie, mit kell tennie egy igazán remek könyvelőnek!

SZAKKÉPESÍTÉS, ENGEDÉLYEK

Mérlegképes könyvelői végzettség és a kapcsolódó regisztráció, valamint – legalább - a kötelező továbbképzéseken való részvétel elengedhetetlen. (Debra itt olyan képesítést említ – BAS ügynök -, ami a magyar viszonyok közt leginkább a mérlegképes könyvelőnek felelne meg, de jogilag korlátozott keretek közt bővítve adótanácsadással, ami Ausztráliában regisztrációhoz kötött.) Nálunk a számviteli szolgáltatásokat jogszerűen a regisztrált mérlegképes könyvelők nyújtják, és ennek nem feltétele az adótanácsadói, adószakértői képesítés. Ennek ellenére minden olyan kollégának, aki szeretné a lehető legtöbbet kihozni a szakmából, javaslom, szerezze meg ezt a végzettséget is. Ami pedig a továbbképzéseket illeti, nos, ott se elégedjenek meg csupán csak a kötelezővel…

A már említett regisztrációt Ausztráliában is nagyon komolyan veszik, sőt Debra kifejezetten azt tanácsolja a vállalkozóknak, rendszeresen ellenőrizzék, minden rendben van-e könyvelőjük regisztrációjával.

TAPASZTALAT

A kevésbé tapasztalt és kevésbé képzett könyvelő – de ez más szakmákra is érvényes - általában olcsóbb. Ám veszélyes egy könyvelőt csupán a díjazása alapján megítélni. Ha összehasonlítjuk az óradíjakat, a sokéves tapasztalatokkal rendelkező könyvelő úgy tűnik, mindig drágább. Ez azonban nem igaz, mert a gyakorlott könyvelők lényegesen gyorsabban és pontosabban dolgoznak, mint kevésbé tapasztalt társaik. 

Ennek igazolására Debra olyan példát hoz, ami akár nálunk is megtörténhetett volna. Egy vállalkozó könyvelője – más szakemberek árajánlatához képest – fél áron dolgozott, de havonta 16 és egynegyed (!) óra díjazást számlázott. A történetből nem derül ki, pontosan miért, de az ügyfél másik könyvelőt keresett. Az új – és tapasztaltabb – könyvelő elődjéhez képest kétszeres óradíjjal dolgozott, de mindössze havi 4 órát számlázott a cég könyveléséért. Ha a két szakember óradíját összevetjük, akkor arányuk kétszeres, de a számla mégis kevesebb volt, mint az „olcsó” kolléga havi díjazása… (Halkan teszem hozzá, az „olcsó”, és adott esetben szakmailag sem a top-on lévő könyvelő nem csak azért lehet drága, mert - legalábbis papíron - lassabban dolgozik, hanem azért is, mert egy esetleges adóellenőrzés következményei is sokba kerülhetnek a megbízónak…)

A TUTI „ÖTÖS”

Az igazán jó könyvelő azonban sokkal több, mint csupán valaki, aki rendelkezik a szükséges képesítéssel, regisztrációval! Íme öt tulajdonság, amelyről egyből felismerhetővé válik: 

1. Folyamatokban gondolkodik…

Megérti, átlátja az üzleti folyamatokat, és a számvitel rendszerét. Ezért képes munkáját, a bizonylatok feldolgozását úgy megszervezni, hogy azok a lehető legegyszerűbbek, de egyszersmind hatékonyak legyenek, semmi ne maradjon ki, de ne is kelljen valamit kétszer elvégezni.  Így arra is lesz ideje figyelni, miként korszerűsítheti, fejlesztheti vállalkozását.  

2. Mer és tud is kérdezni …

Sok olyan cégtulajdonos van, akit bosszant, ha könyvelője furtonfurt kérdezősködik. Pedig annak érdekében, hogy az adott ügyletet megfelelően számolja el, jobb, ha kérdez, mintsem maga próbálja kitalálni a szükséges adatokat. (Debra példaként említ egy informatikai /!/ céget, amely jelentős adókedvezménytől esett el – és a tetemesnek vélt nyereség helyett jó sok adóval, és ezek után csekélyke adózott eredménnyel volt kénytelen szembesülni -, az információhiánynak köszönhető könyvelési hiba miatt. Most úgy gondolják a pórul járt – és mint látszik, kissé szófukar - tulajdonosok, a könyvelő bárcsak kérdezősködött volna…)

3. Tudja, mi az, amit nem tud – és nem fél bevallani…

Egyrészt egy könyvelőnek sem kell mindenhez értenie, másrészt olyan tevékenységet, amihez nincs meg a szükséges képesítése és/vagy engedélye, nem is szabad folytatnia! Tipikusan ilyen terület az adótanácsadás, amelyet úgyszintén, a megfelelő képesítés birtokában, csak a megfelelő regisztráció alapján lehet folytatni. Ennek ellenére - talán nem meglepő módon, mind itthon, mind Ausztráliában - elvárják az ügyfelek, hogy a könyvelő adózást érintő kérdésekben is segítse őket javaslataival. (A fentebb említetett BAS ügynök- ebbéli minőségében – sem jogosult az adótanácsadásra minden adónemben, pl. a személyi jövedelemadót, vagy a befektetéseket érintően sem.) 

A jó könyvelő pontosan tudja, hogy képesítései mire jogosítják, és nem vállal el olyasmit, amit ennek figyelembevételével nem tehet meg. Az ügyfél elvesztésétől való félelmében sem hajlandó a „jó szándékú kontár” szerepére. Mind a könyvelőnek, mind ügyfelének jobb, ha a könyvelő bátran kimondja „nem tudom", mintsem aggódna, hogy baj lesz a „buta” tanácsokból. Célszerűen a könyvelő vagy maga szerzi meg az adótanácsadásra is jogosító képesítést, regisztrációt, vagy jól kiépített szakmai kapcsolathálóval rendelkezik – adótanácsadó, adószakértő, jogász, stb.-, hogy szükség esetén ajánlani tudja az ügyfelének a megfelelő szakembert. (Természetesen a szóban forgó szakmai háló akkor működik jól, ha azt a résztvevők a kölcsönös előnyökre építik.)

4. Mindig megcsinálja a házi feladatot…

Az igazán jó könyvelő az, aki naprakész – nem csak az ügyfelei számláinak feldolgozásában-, hanem azt is tudja, folyamatosan nyomon követi, milyen változások történtek a könyvelést, számvitelt érintő jogszabályokban és a tevékenység technikai hátterét, például a munkához szükséges, azt segítő szoftvereket érintően.  

Sőt! A jó könyvelő ügyfeleinek is elmagyarázza, megtanítja a számvitelhez kapcsolódó, a folyamatok automatizálásával időt és pénzt megtakarító technológiák működését, mint például a felhő alapú számviteli szoftvercsomagok bevezetésének előnyeit.

(Igaz, a statisztika ausztrál, de feltételezem, a hazai adatok is hasonlóak lehetnének: egy nemrégiben készült felmérés azt mutatja, hogy a kisvállalkozások tulajdonosai átlagosan havonta 10 órát takarítanak meg csak azzal, hogy a bankok online elérhető szolgáltatásait veszik igénybe, így azokat is, amelyek a cég bankszámlaszámának és számviteli szoftverének összekötésén alapulnak.)

5. Tudja, milyen fontos a bizalom, és rá is szolgál… 

Az ügyfél és a könyvelő közti kapcsolat szent. (Első olvasatra Debra kissé patetikusan fogalmaz, de ha belegondolunk, igaza van.) Az emberek többsége nem avatná be pénzügyeibe a barátait, de még a családját sem szívesen, a könyvelője mégis tud mindent erről. 

A jó könyvelő ki is érdemli ezt a bizalmat – gondoljunk csak vissza fentiekre, főként a 3. pontban részletezettekre -, de viszonzásként is ezt várja.  A legjobban képzett, gyakorlott könyvelő is csak akkor tud segíteni, ha ügyfele teljesen őszinte vele – a megbízatásából eredő kérdésekben, persze.  

Ausztrál kolléganőnk erről ugyan nem tesz említést, de hozzáfűzném a bizalom kérdéséhez: a jó könyvelő nem pletykál az ügyfeléről. Itt nem csak az üzleti titkainak megőrzésére gondolok – az „alapból” kötelessége -, hanem amúgy sem.

Kezdő könyvelőként megbízást kaptam egy olyan cégtől, amely mindössze egy hónapnyi szerződést követően távozott egy akkoriban „sztárolt” könyvelőirodából. Mivel az átvett iratanyagban ennek szakmai okát nem láttam, nem tudtam megállni, és megkérdeztem az ügyvezetőt – nevezzük Kovács úrnak-, mi az oka a villámgyors váltásnak. 

Erre ő elmesélte, a könyvelési anyagot vitte a könyvelőjéhez, egy látványában bizalomkeltő, elegáns, középkorú hölgyhöz, az előtte érkezett ügyfél éppen akkor távozott. „Elképesztő, milyen hülye ez a pasi…” – kezdte a könyvelő, Kovács úr legnagyobb megdöbbenésére. „Nem tudom, hányszor kellene elmagyaráznom neki, hogy megértse – folytatta a hölgy -, ezeket a vásárlásait nem lehet elszámolni a cégben!” Bizonyítékul, mennyire igaza van, még meg is mutatta a szóban forgó számlákat Kovács úrnak. „Persze – tette hozzá megértően – lehet, csak rossz passzban van, ami nem lenne csoda, nemrég otthagyta a felesége.”

Ez volt az a pillanat- mesélte Kovács úr-, amikor udvarias köszönés után sarkon fordultam, és távoztam a számláimmal együtt. Még aznap küldtem egy faxot az irodának, amiben felbontottam a szerződést.

A sorozat folytatásában ismét egy külföldi – a változatosság kedvéért egy amerikai – kolléganőt „faggatunk” majd, akitől megtudjuk, hogyan lehet „vérprofi”, sikeres online irodánk!