Számlázás az Áfa- és a számviteli törvény szerint, e-számla kontírozása

MIT MOND AZ ÁFA-TÖRVÉNY?

Az adótörvény értelmezésében számla minden olyan okirat, amely megfelel az Áfa-törvény X. fejezetében meghatározott feltételeknek. E feltételek tartalmi és formai követelményeket jelentenek. Az Áfa-törvény ugyanis egyrészt meghatározza a számla, az egyszerűsített számla kötelező adattartalmát, másrészt kimondja, hogy a számla lehet elektronikus és papíralapú. Természetesen a jogalkotó nem feledkezik meg az elektronikus számlára vonatkozó szabályok előírásáról sem, egy külön paragrafust szentelve a kérdésnek.

Az Áfa-törvény elvárásainak az a bizonylat felel meg, és nevezhető adójogilag számlának, amely legalább a 169.§-ban felsorolt adatokat tartalmazza.

Fontos, hogy ne csak „rutinból” számlázzunk, időnként ellenőrizzük az Áfa-törvény vonatkozó előírásait, mert egészen apró törvényi változásokból is komoly gondjaink származhatnak!

Technikailag a számla kiállítható

• kézzel (a kereskedelmi forgalomban kapható szabványosított nyomtatványok használatával),
• számítógéppel (de csak olyan számlázó-programmal, amely megfelel a szigorú számadás alá vont nyomtatványokra vonatkozó, és egyéb törvényi előírásoknak),
• elektronikus úton (ennek speciális, nem csak az Áfa-törvényben kikötött szabályai vannak).

A számla kiállítása során bizony követhet el hibát a kibocsátó. Lehet, hogy ezt azonnal észre is veszi, de az is előfordulhat, hogy a vevő fedezi fel a „turpisságot”, és kéri a bizonylat javítását. Bármi is a hiba oka, az biztos, hogy sem a kézi, sem a számítógéppel kiállított számláknál nem lehet úgy javítani a hibát, hogy az eredeti – és valamilyen szempontból rontott – bizonylatra utólag ráírunk valamit, beleírunk, átjavítjuk azt.

Kivételt képez az az eset- a bizonylatok szabályos javítására vonatkozó előírások betartásával -, ha a kézzel kitöltött számla hibáját a felek azonnal észreveszik, és a számla valamennyi példányán egyidejűleg javítják a hibás adatot áthúzással, az eredeti információ olvashatóságát is megőrizve, és a helyes tétel felvezetésével. A javítás dátumát is ráírva a bizonylatra, a javítást elvégző személynek aláírásával kell elismernie a javítás jogszerűségét, a számla kibocsátója általi elvégzését.

A javításra az érvénytelenítő (sztornó) vagy a helyesbítő számla, pontosabban számlával egy tekintet alá eső okirat (170.§.) használható. 

A) A számla érvénytelenítésére - a szakmában rögzült kifejezéssel sztornózására – akkor van szükség, ha a hiba olyan természetű, amit „csak” egy helyesbítő bizonylattal nem lehet korrigálni. Ilyen eset lehet, ha az ügylet nem jött létre, vagy nem a számlán megjelölt felek között zajlott. Például a kereskedőnek két hasonló nevű vásárlója van, és számlázáskor összekeveri őket. Mondjuk a Takács és Takács Kft helyett a Takács és Szakács Kft részére állítja ki a bizonylatot. Ilyenkor az eredeti számlát érvényteleníteni (sztornózni) kell, és új, számlát kell kibocsátani a helyes adatokkal.

A sztornó számla teljesítési dátuma az eredeti számla teljesítési dátumával egyezik meg.

B) A számla helyesbítése akkor indokolt, ha az ügylet maga valós, de a bizonylaton valamely adat hibás: mondjuk nem a számlán feltűntetett mennyiséget adták el, hibás a teljesítés időpontja, vagy elrontották az egységárat. Ebben az esetben a számlával egy tekintet alá eső okirat - a helyesbítő számla – csak a hibás információt helyesbíti, hivatkozva az eredeti bizonylatra, és a két számla (az eredeti és a helyesbítő) együtt hivatott az adott ügylet dokumentálására.

A számlával egy tekintet alá eső okirat esetében is előírja az adótörvény (170.§.) azon adatok körét, amelyeket mindenképpen fel kell tűntetni a bizonylaton. Ezek a hibás és javított adatok mellett egyrészt magát a szóban forgó okiratot azonosítják (dátum, sorszám), másrészt azt az ügyletet, annak eredeti számláját, amelynek javításáról (esetleg érvénytelenítéséről) szó van.

A helyesbítő számlát a hiba feltárásának időpontjában kell kiállítani. Magának a helyesbítésnek nincs teljesítési időpontja, hiszen a hibás bizonylat javítása nem az adótörvény hatálya alá tartozó termékértékesítés vagy szolgáltatásnyújtás. Így a helyesbítő számlán erre vonatkozó információt nem kell feltüntetni. Ha mégis szeretne a kibocsátó ilyet megadni, akkor az eredeti ügylet teljesítési dátumát kell felvezetnie a bizonylatra.

A dátumok kapcsán – és természetesen nem csak a számlával egy tekintet alá eső okiratra érvényesen – a teljesítés időpontja szorul némi magyarázatra. Ez jellemzően az az időpont, amikor az ügylet ténylegesen megtörtént: a terméket átadták a vevőnek, elvégezték a szolgáltatást.  (A számlát a teljesítéstől számított legkésőbb 15 napon belül kell elkészíteni. )

A kiállított számla szabályszerűségéhez az is hozzátartozik, hogy a törvényben előírt adatokat a valóságnak megfelelően, hiánytalanul és időtálló módon tartalmazza: azaz azok a bizonylat kötelező megőrzési határidejéig (vagyis a számviteli törvény szerint 8 évig) olvashatóak maradjanak, vagy olvasható alakra hozhatóak legyenek, valamint az esetleges utólagos változások felismerhetőek, illetve kimutathatóak legyenek. (Az Art. szerinti elévülési idő ettől rövidebb, de a számviteli törvény elvárásainak is eleget kell tenni, ezért az abban rögzített, hosszabb intervallum az irányadó.)

Fenti követelmények az e-számlára is vonatkoznak azzal, hogy az adótörvény esetükben az elektronikus aláírást is elvárja. Ennek szabályait külön jogszabály tartalmazza. Lényeges továbbá, hogy az Áfa-törvény 175. § (3) b) bekezdése alapján az elektronikus számlázáshoz a befogadó beleegyezése szükséges, így az vissza is utasítható. (Hozzá kell tennem, hogy e lehetőséggel nem kerülhető meg a probléma, mert – például – a mérlegbeszámoló közzététele díjának befizetését igazoló számla is e-számla, és nem találkoztam olyan esettel, hogy bárki firtatta volna, hogy az érintett cég be kívánja-e fogadni a szóban forgó bizonylatot.)

SZÁMVITELI TÖRVÉNY ÉS SZÁMLA

A számviteli elszámolások fontos bizonylata a számla, de számviteli törvény (Szt.) önmagában csak a számlákra nézve nem fogalmaz meg követelményeket. Az Szt. a számviteli bizonylatok alaki, tartalmi követelményeit rögzíti – számviteli bizonylatként nevesítve a számlát is-, valamint leszögezi, hogy a számlával, az egyszerűsített számlával kapcsolatos követelményeket más jogszabály is meghatározhat.

Ennek megfelelően a számlának, az egyszerűsített számlának egyszerre kell eleget tennie az Áfa-törvény és a számviteli törvény előírásainak – ideértve a bizonylat javítását is.

Ezzel összefüggésben ki kell emelni azokat a számlamódosításokat, amelyeket nem egy újabb esemény (mondjuk a teljesítés elutasítása, esetleg utólag adott árengedmény) tett szükségessé, hanem az eredeti számla kiállításakor elkövetett hiba. Számvitelileg ugyanis – ellentétben az Áfa-törvénnyel - a helytelenül rögzített gazdasági esemény nem történt meg, azaz a teljesítés meghiúsult. Ezért érdemes a számviteli politikában – vagy egyéb belső szabályzatban – kitérni arra is, hogy a vállalkozás milyen eljárást követ a számlák utólagos módosításával kapcsolatban.

Fontos, hogy a számviteli törvény nem ismer más – a polgári jogi értelemben vettől eltérő - teljesítési időpontot. Ez azt jelenti, hogy könyvvitelileg a felek közti szerződésben megfogalmazott feltételek bekövetkeztével – az ellenérték pénzügyi rendezésétől függetlenül -, és az ügyletnek a vevő, a megrendelő által történő elismerésével a gazdasági esemény teljesítettnek minősül, és az ennek megfelelő időponttal kell a könyvekbe bevezetni. Ez adott esetben ütközést jelenthet az adótörvénnyel, mivel az a fentiektől eltérő teljesítési időpontot is meghatározhat.

Emiatt is fontos, hogy a számviteli törvénynek a könyvviteli elszámolást közvetlenül alátámasztó bizonylatokra vonatkozó előírásait betartsa a vállalkozás: így a számla kontírozása során azt az időpontot is fel kell tűntetni a bizonylaton, amely számvitelileg a gazdasági esemény teljesítésének időpontja, időszaka.

A kontírozás apropóján eljutottunk egy különleges kérdéshez, az e-számla befogadásának, kontírozásának problémájához.

ELMÉLET ÉS GYAKORLAT – AZ E-SZÁMLA KONTÍROZÁSA ÉS MEGŐRZÉSE

Az elektronikus számlák befogadása esetén – és ahogy fentebb utaltam rá, minimum a mérlegbeszámoló közzétételi díjának e-számláját befogadja minden cég – két problémával szemesül a vállalkozás:

• az elektronikus számla kontírozása és
• a számla megőrzése a számviteli törvény szerinti elévülési időn belül.

A törvényi előírás, hogy az e-számlákat csak eredeti, elektronikus formában lehet megőrizni, mivel adóigazgatási azonosításra kizárólag ebben a formában alkalmasak. Természetesen nem tilos azt kinyomtatni, de a papíralapú számla csak annyit ér, mint - mondjuk – egy számlatömbből kiállított számla fénymásolt példánya. Ez azt jelenti a könyvelő számára, hogy felesleges erre a kinyomtatott példányra írnia a kontírozási adatokat, illetve ez legfeljebb csak valamiféle adatfeldolgozási segédletként használható. Egy esetleges ellenőrzés során az adóhatóság sem fogadja el ezt, mint az adott ügylet hitelt érdemlő dokumentumát.

Az Szt. a bizonylatok kontírozásával kapcsolatban – a papíralapúkra is érvényesen - előírja, hogy a bizonylaton fel kell tűntetni:

• a könyvelés módjára, az érintett könyvviteli számlákra történő hivatkozást,
• a könyvviteli nyilvántartásokban történő rögzítés időpontját, igazolását.

A számviteli törvény szerint e kötelezettségének a vállalkozás úgy is eleget tehet, - a 167.§ (7) bekezdése kimondja -, hogy a megjelölt adatokat, információkat és igazolásokat az eredeti (elektronikus vagy papíralapú) bizonylathoz egyértelmű, az utólagos módosítás lehetőségét kizáró módon fizikailag vagy logikailag hozzárendeli. A logikai hozzárendelés elektronikus nyilvántartással is teljesíthető.

Az alapelv, hogy a számviteli bizonylat és a számviteli (könyvviteli) nyilvántartások közötti kapcsolat egyértelmű, visszakereshető, könnyen ellenőrizhető legyen az utólagos módosítások kizárásával. Ez a gyakorlatban az alábbi lehetőségeket jelenti a vállalkozás számára:

• Az e-számlához a kontírozási információkat elektronikusan – egy elektronikus melléklet formájában – csatolja. A csatolást egyértelmű hozzárendeléssel és elválaszthatatlan módon kell elvégezni, az utólagos módosítás lehetőségét kizárva. Ennek azonban komoly technikai feltételei vannak: a mellékelt csatolása után ismét fokozott biztonságú elektronikus aláírással és minősített időbélyeggel kell ellátni a számlát.
• A számla egyedi azonosítóját rögzítik könyvelési tételhez a könyvelési rendszerben. Ez az egyedi azonosító lehet pl. a számlaszám, bizonylatszám is. A könyvelési szoftverek működésének jellegéből adódóan a könyvelési rendszer maga a biztosíték arra, hogy ez az összerendelés utólag nem módosítható, továbbá a számla száma alapján az összerendelés bármikor visszakereshető.
• Külön – az utólagos módosítás lehetőségét kizáró - iktatóprogram használata. Az iktatóprogram állítja elő az iktatószámot és ehhez rendeli elválaszthatatlan módon az elektronikus számlát, valamint a könyvelési információkat. 

A számla befogadója bármilyen más módszert is választhat, feltéve, hogy az megfelel az elvárásoknak (egyértelmű hozzárendelés, elválaszthatatlanság, utólagos módosíthatóság kizárása). A választott eljárást a cégnek szabályzataiban is rögzítenie kell.

(Az adóhatóság az e-számlák kontírozásáról megjelentetett egy tájékoztatót, amely innen elérhető >>)