Őszi számviteli cheklista - nem csak könyvelőknek (2.)

Szerző: Sinka Júlia →

A legelszántabb optimisták sem tagadhatják már: visszavonhatatlanul vége a nyárnak. Benne járunk a szeptemberben, közeledik az év utolsó harmada. Célszerű felmérnünk – akár könyvelői, akár tulajdonosi minőségünkben –hol is tart a cégünk.

Cikkem előző részében az adófolyószámla egyeztetéséről volt szó, és így óhatatlanul felmerül a kötelezettségek késedelmes teljesítésének következménye, azaz a késedelmi pótlék kérdése is.

Késedelmi pótlék: mennyi az annyi, és van-e „kibúvó”?

A késedelmi pótlék alapját adónként, külön-külön kell figyelembe venni. Lényeges, hogy ha valamelyik más adónemben túlfizetés mutatkozik az adófolyószámlán, akkor ezzel a túlfizetéssel a késedelmi pótlék alapját csökkenteni kell. (Ezt az „eljárást” nevezi az Art. nettó pótlékszámításnak.) A késedelmi pótlék mértéke a felszámítás időpontjában érvényes jegybanki alapkamat kétszeresének 365-öd része, minden egyes késedelmes napra számítva.

Fontos, hogy az adóellenőrzés következményeként megállapított adóhiány esetén az adóhiány összege esedékességének napjától számítva, legfeljebb 3 évre számítható fel késedelmi pótlék.

Amennyiben a cég (egyéni vállalkozó, magánszemély) a késedelmi pótlékot nem tudja megfizetni, kérheti az adóhatóságtól a fizetési kötelezettség könnyítését (részletfizetési kérelem), vagy a késedelmi pótlék mérséklését, esetleg törlését. Természetesen csak méltányolható – az Art. által behatárolt - esetekben, és csak a „megmentésre” érdemes, csak átmeneti fizetési nehézségekkel küzdő, de egyébként életképes vállalkozások esetében (magánszemélyeknél szociális helyzetük mérlegelésével) tesz e kérelemnek eleget a NAV.

Ha a fizetési késedelem valamilyen elháríthatatlan ok miatt következett be (vis maior), akkor késedelmi pótlékot nem kell fizetni. A külső, váratlan és elháríthatatlan ok meglétét azonban a kérelmezőnek bizonyítania kell!

Vis maior lehet valamely természeti csapás - földrengés, árvíz, villámcsapás – következménye, de okozója lehet, mondjuk egy országos vagy nagyméretű sztrájk, vagy háború, zavargás – például akkor, ha a vállalkozásnak bizonytalan politikai helyzetű országban is vannak érdekeltségei. Továbbá utólagos jogszabályváltozás is állhat a háttérben, például gazdasági embargó, karantén-intézkedés, export- vagy importtilalom.

A vis maior ügyben még tapasztalatlan vállalkozók számára fontos infó: a vis maior tényét rendszerint az arra hivatkozó fél országának gazdasági kamarája igazolja.

Így például a Magyarország területén bekövetkezett vagy Magyarország területén teljesítést akadályozó hatással járó események, körülmények tekintetében, az érintett fél egyoldalú kérelmére a Magyar Kereskedelmi és Iparkamara jár el az ügyben.

Lényeges, hogy amennyiben az adóellenőrzés során feltárt adóhiány következtében kiszabott adóbírság csökkentésére a jogszabály nem ad lehetőséget, akkor az esetben a késedelmi pótlék sem mérsékelhető.

Az adófolyószámlán mutatkozó túlfizetésre most nem térek ki. Annyit azonban tudnia kell a vállalkozóknak erről, hogy az adóhatóság a túlfizetés összege után kamatot nem számít fel az adózó javára. Ezért ne „parkoltassuk” ott feleslegesen a pénzt. Ha az adott adónemben rövid időn belül nem tudjuk ezt felhasználni, vezettessük át más adónemben meglévő kötelezettségünk fedezetére.

Az adófolyószámla után a vállalkozás saját adatbázisát vesszük górcső alá, azaz:

Az analitikákat is analizáljuk

Még egy kisebb vállalkozásnál is sokféle analitikát kell vezetni, és ezeket időszakonként összevetni a főkönyv adataival.

A teljesség igénye nélkül kiemelve néhány nyilvántartást:

- Tárgyi eszköz analitika és ellenőrzésének fontos szempontjai:

= Valamennyi tárgyi eszközt, amelyet a cég használatba vett, könyvvitelileg is aktiválta?

= A beruházások, aktiválásával párhuzamosan az üzembe-helyezési jegyzőkönyv is elkészült, illetve az abban rögzítettek szerint vették az eszközt nyilvántartásba (ideértve a hasznos élettartam, az értékcsökkenés, az esetleges fejlesztési tartalék adatait)?

Megfelelő főkönyvi számlán vették nyilvántartásba az eszközt?

= Ha a beruházásra a vállalkozás adott előleget, annak összege (a nyitó tételt is ideértve) jogszerűen szerepel-e e jogcímen?

= A karbantartási költségek között nem számolt-e el a társaság olyan tételt, amelynek a beruházások, illetve a felújítások között lenne a helye?

= Tárgyi eszköz értékesítése, selejtezése esetén az eszköz kivezetését könyvelték-e?

= És: ha a 2013. évi beszámoló alapján a cég fejlesztési tartalékot képzett, azt 2017. december 31-ig fel kell használnia, különben a Tao.-tv. szerinti szankciókkal kell számolnia. Van ugyan még egy negyedév erre, de a vállalkozás tulajdonosait, vezetőit erre figyelmeztetni kell.

- Készletnyilvántartások: Ha a társaság vezet mennyiségben és értékben készletnyilvántartást, akkor ennek adatai egyeznek-e a főkönyvben rögzítettekkel? (Különösen akkor kell eltérésekre számítanunk, ha előlegek, úton lévő készlet és a még nem számlázott, bevételezett tételek is szerepelnek a „képben”.)

- Vevők és szállítók: ezek a követelések és a kötelezettségek körében vezetett nyilvántartások körében a legfontosabbak. Azért is, mert ezek aktuális állapotáról a vállalkozás vezetőit is rendszeresen (legalább negyedévente, de jelentős állomány esetében havonta is) tájékoztatni kell. A kimenő, illetve bejövő számlák elszámolása teljes körűen megtörtént? Nyitott tételek esetében nincs szó valamely számla kétszeres rögzítéséről? Vevőink minden teljesítésünket elfogadták? Nincs visszaküldött és „reklamált” számla a nyitott tételek között? Számolnunk kell a vevőkkel szembeni követelésünk értékvesztésével? Az esetlegesen behajthatatlan követeléseink esetében e tényt az előírásoknak megfelelően (mondjuk a felszámoló nyilatkozatával) hitelt érdemlően igazolni tudjuk?

- Pénzeszközök: a főkönyv szerinti banki egyenleget vessük össze a bankkivonattal, valamint a házipénztár egyenlegét is vizsgáljuk. Célszerű „rovancsolni” is: a könyvelés szerinti pénzmennyiség tényleg megvan-e a pénztárban. (Könyvvizsgálói tapasztalatok szerint, a több tízmilliós, virtuális egyenlegű házipénztárak országa vagyunk!) Az átvezetési számlák egyenlege is kényes kérdés, jellemzően hiba, ha van egyenlegük az időszak végén.

- A cégautó adó analitika követte a járművek esetleges értékesítését, újak beszerzését? Az előző két negyedév adóterhe szerepel a főkönyvben?

- Bér analitika: egyezik a főkönyvvel? A táppénzek egyharmad összegének megfelelő munkáltatói kötelezettséget – a vonatkozó határozatok alapján – rögzítették a főkönyvben?

Egyéb könyvelési tételek egyeztetése:

- Megtörtént a 2016. évi adózott eredmény átvezetése az eredménytartalékra?

- A 2016. évi beszámoló elfogadásának dátumával a jóváhagyott osztalékot is könyvelték (előírták a tulajdonosokkal szembeni kötelezettségként)?

- A szeptemberi iparűzési adóelőleget előírták kötelezettségként (a márciusit is)? Ez egyezik az önkormányzattól kapott kimutatással?

- Egyeztessük az árbevételt a számlázó program adataival! Ezt nem feltétlenül kell „kézzel” végeznünk. Ha a vállalkozás számlázó programot használ, az – jogszabályi kötelem okán – képes XML formátumú adatexportot készíteni a kimenő számlákról. Ha a könyvelőprogram képes ezt fogadni, akkor az egyeztetés automatikusan elvégezhető.

Figyeljünk a főkönyvi kivonatban a „szokatlan előjelű” tételekre (például, ha valamelyik 9-es számlának tartozik egyenlege van, az több mint gyanús).

Fontos infók a tulajdonosoknak

A könyvelő programok jellemzően képesek – a vizsgált időszak mérleg- és eredmény-kimutatása elkészítése mellett - a vállalkozás vagyoni, pénzügyi helyzetét jelző mutatók automatikus számítására is.

Ha mégsem, akkor is érdemes legalább a legfontosabbakat – így a likviditási mutatókat – már most kiszámítani, és az ezekből nyerhető információkról tájékoztatni az ügyvezetőt, a tulajdonosokat. Igaz, a 2017. évet várhatóan terhelő adót most még nem tudjuk megbízhatóan becsülni, de a decemberi adóelőleg feltöltés pontosságát is segíti a most elkezdett számviteli ellenőrzés.

Cikkem következő részében sorra vesszük azokat a legális lehetőségeket, amelyekkel az adóalap csökkenthető, de év végéig még kell ezt-azt intézni az érdekében.