Online Számla rendszer - mire figyeljenek a vállalkozók július 1-jétől?

2020. július 1-jétől a számla-adatszolgáltatásban érintettek köre kibővült. Ez a konkrét kötelezettségen túl, egyéb területeken – így az áfa-bevallás kitöltésében, az üzleti partnerek ellenőrzésében - is ad feladatokat a vállalkozóknak.

Online számla adatszolgáltatás és áfa-bevallás

Röviden összefoglalva a július 1-jével életbe lépő változások adóbevallást érintő lényegét: a számlákat az M lapokon is értékhatár nélkül kell jelenteni.

2020. július 1-től az Áfa tv. alapján minden befogadott szállítói számláról, amelyre a vállalkozó áfa-levonási jogát gyakorolni kívánja, az áfa összeghatárára tekintet nélkül, adatot kell szolgáltatni az adóhatóság felé az M lapon, a belföldi összesítő jelentésben. Ennek köszönhetően a NAV arról is képet kap, hogy a vállalkozók valóban olyan számla alapján élnek-e áfa-levonási jogukkal, amelyet egy másik belföldi adóalany bocsátott ki és ezt jelentette is az adóhatóság felé.

(Ezzel már nemcsak a kiállított számlák, hanem a vállalkozások közötti, befogadott számlák is teljes körűen láthatóak lesznek a NAV számára, így az adóhatóság el tudja majd készíteni az adóalanyok áfa bevallási tervezeteit is.)

Az M lapon az összes bejövő, belföldi adóalany által kiállított, áthárított áfát tartalmazó számlát jelenteni kell, ha e számlák kapcsán adólevonási jogot gyakorol az adózó.

Minden M lapon lévő bejövő számla tehát összefut a NAV Online Számla jelentési adatokkal.

Ennek azonban feltétele, hogy az M lapon jelentett számlaszám tökéletesen egyezik a számla kiállítója által az adóhatósághoz beküldött online számla adatszolgáltatással, ezért az eddigieknél is jobban kell ügyelni a számlasorszámok pontosságára.

A belföldi összesítő jelentést partnerenként kell elkészíteni (M adatlap) és ehhez kell a részletező M lapokat kapcsolni. Ezeken oldalanként legfeljebb 36 számlát lehet szerepeltetni.

Természetesen előfordulhat, hogy ennél több számlát kell az adott partnerhez kapcsolni, ilyenkor újabb részletező lapot kell nyitni. Ha az adatok felvitelekor hibázunk – mondjuk, véletlenül kimarad egy sor, vagy törölni kellene a számlát –, akkor sajnos az adott hibás sortól újra kell írni a többit, mert nem lehet a lapokon, más módon javítani.

A bosszantó procedúra elkerülésén túl, azért is figyelni kell a lapok kitöltésére, mert ha az adóhatóság eltérést tapasztal az M lapok és az Online Számla adatszolgáltatás között, annak – adóhatósági megállapítással záruló - adóellenőrzés lehet a vége.

Az adatok pontosságára tehát - többek között- azért is érdemes figyelni, mert így gyakorlatilag lenullázhatjuk egy áfát érintő adóellenőrzés lehetőségét.

Mivel adóalanyok által adóalanyok felé kibocsátott számlákról beszélünk az adatszolgáltatás kapcsán, lényeges, hogy az adótörvény az adóalany fogalmát meghatározó főszabályának megfelelően, áfa-alany az a jogképes személy, szervezet, aki saját neve alatt gazdasági tevékenységet folytat, tekintet nélkül annak helyére, céljára és eredményére.

E fogalomból következően nemcsak azok tartoznak az adóalanyok körébe, akik áfa megfizetésére kötelezettek (adószámuk 9. számjegye, az ún. áfa-kód esetükben 2-es), hanem azok is, akik például alanyi adómentességet alkalmaznak (áfa-kódjuk 1-es).

Azok az adóalanyok, akik nem kizárólag belföldön végeznek gazdasági tevékenységet, a belföldön nyilvántartásba vett áfa-alanyként (belföldi adószámuk alatt) végzett, Áfa tv. területi hatálya alá tartozó tevékenységük tekintetében kötelesek számlaadat-szolgáltatást teljesíteni.

Ebből következően, a kötelezettek körébe tartozik a belföldön gazdasági tevékenységet végző külföldi vállalkozás is (függetlenül attól, hogy belföldön állandó telephellyel. vagy csak áfa-regisztrációval rendelkezik).

Az adatszolgáltatási kötelezettség a termékértékesítést, szolgáltatásnyújtást teljesítő adóalanyt terheli.

Lényeges, hogy az adóalany e kötelezettségét nem befolyásolja az, ha a számla kiállítását, kibocsátását meghatalmazott útján teljesíti (erre az Áfa tv. 161.§. lehetőséget ad): az adatszolgáltatási kötelezettség nem száll át automatikusan az adóalany meghatalmazottjára abban az esetben, ha a számlakibocsátást a nevében és képviseletében eljáró teljesíti.

A számlaadat-szolgáltatási kötelezettség alá eső termékértékesítést, szolgáltatásnyújtást érintően az adótörvény – amellett, hogy az ügyletet belföldön nyilvántartásba vett adóalany részére teljesítsék – csak azt a feltételt szabja, hogy annak belföldön teljesítettnek kell lennie.

E feltétel megléte vizsgálatakor az Áfa tv. előírásai az irányadóak, azaz a termékértékesítés, szolgáltatásnyújtás esetében akkor áll fenn a számlaadat-szolgáltatási kötelezettség, ha az ügylet teljesítési helye (az Áfa tv. teljesítési hely meghatározására vonatkozó szabályait összefoglaló, II. fejezete alapján) belföldre esik.

E szabályoknak megfelelően, az adatszolgáltatási kötelezettség kiterjed azokra az ügyletekre is, amelyekhez kapcsolódóan nem kerül sor adó áthárítására, vagy az ügyletet terhelő adó megállapítása az Áfa tv. különös szabálya alapján történik.

Azon ügyletek esetében, amelyeknél nem egyértelmű, hogy a partner e termékbeszerzés, szolgáltatás igénybevétele során magánszemélyként vagy adóalanyi minőségében jár-e el, a partner nyilatkozata az irányadó, amely már azzal is teljesül, hogy az érintett az ügyletről számla kiállítását kéri, és megadja az adószámát.

Ehhez kapcsolódóan is lényeges az Áfa tv. azon apró, de annál fontosabb változása, miszerint 2020. július 1-jétől a belföldi adóalany partner adószáma (értékhatártól és adózási módtól függetlenül) a számla kötelező adattartalmát képezi. Ebből következően is, minden esetben tisztázni kell a partner jogállását.

Ha a terméket beszerző, szolgáltatást igénybe vevő nem kizárólag belföldön végez gazdasági tevékenységet, az adatszolgáltatási kötelezettség kapcsán azt kell tisztázni, hogy az ügyletben belföldi vagy külföldi adóalanyi minőségében jár-e el.

Például, az Oroszországban székhellyel rendelkező termékbeszerző a magyarországi termékgyártást végző állandó telephelyén való felhasználás céljából szerez be alapanyagot. Ez esetben belföldi adóalanyi minőségében jár el, így a beszerzés kapcsán a belföldi adószámát kell megadnia és az értékesítést teljesítő adóalanynak az ügyletről számlaadat-szolgáltatást kell teljesítenie.

Ezzel szemben, ha debreceni székhelyű adóalanynak Franciaországba, az ottani állandó telephelyén történő felhasználás céljából értékesítenek terméket Közösségen belüli adómentes termékértékesítésként, akkor az ügyletben a magyar cég nem a belföldi, hanem a másik tagállami adóalanyisága keretében jár el. Ezért az utóbbi ügyletről nem kell számlaadat-szolgáltatást teljesítenie.

(Figyelem, ilyenkor a számlán a beszerzőnek nem a belföldi adószámát, hanem a másik tagállami áfa-számát - közösségi adószámát - kell feltüntetni!)

2020. július 1-jétől továbbra sem teljesítendő/teljesíthető számlaadat-szolgáltatás a nem adóalany és a külföldi adóalany részére teljesített ügylet számlájáról!

Üzleti partnerek nagyító alatt

A számla-adatszolgáltatási kötelezettség kapcsán javaslom, hogy a vállalkozók gondolkodjanak el a számlabefogadási gyakorlatukon is. Ha igazából nincs ilyenjük – ad hoc jelleggel döntenek a kérdésben – akkor azért, ha pedig van… Nos, akkor is.

Az adóellenőrzéseknek ugyanis részét képezi – és ez az Online Számla rendszertől függetlenül is így van -, hogy a revizorok firtatják, miként is ellenőrzi üzleti partnereit a vállalkozó, és kérik egyes partnereket érintően az ehhez kapcsolódó dokumentációk bemutatását is.

Ha nincsenek ilyenek vagy hiányosak, nem győzik meg az adóhatóságot arról, hogy a cég eleget tett e téren az adótörvény elvárásainak, akkor az ügyvezető az adóellenőrzést követően a NAV ún. megállapítást tartalmazó jegyzőkönyvével és határozatával fog majd találkozni. Ebben az adóhatóság – bizonyos objektív körülményekre és elvárható körültekintés hiányára hivatkozva – vitatja a vállalkozás adólevonási jogát a vizsgált, befogadott számlában szereplő általános forgalmi adót érintően.

Ráadásul az adóhatóság még adóbírsággal is fűszerezheti a dolgot – úgy is, hogy egyébként a szóban forgó számlával igazolt teljesítés ténylegesen és a felek megállapodásának megfelelően megtörtént.

Ugyanis az Áfa tv. 168/A.§-a előírja egy üzleti ellenőrzési eljárást alkalmazását, amely a számla tartalmának hitelességét – azaz a tényleges teljesítés számla adattartalmával való összhangját – alátámasztja, és amely kiterjed az üzleti partner bizonyos fokú ellenőrzésére is.

Ha a vállalkozó ezt elmulasztja, és a bizonylat kibocsátójáról (az adott ügyletet teljesítő félről) később kiderül, hogy – az adóhatóság szóhasználatával élve – „adóelkerülő magatartást tanúsított”, akkor a NAV jogosan állapíthatja meg, hogy a számlát befogadó társaság a kellő körültekintés nélkül fogadta be a bizonylatot és döntött az adó levonásáról.

Ne feledkezzünk meg ebben az összefüggésben sem arról, hogy az adóhatóság – többek között az adózás rendjéről szóló törvény (Art.) szabta keretek között – az adózókkal szembeni szankciók kiszabása során köteles figyelembe venni, hogy az érintett olyan magatartást tanúsított-e, amely tőle az adott helyzetben elvárható, vagy sem.

A fentebb említett üzleti ellenőrzési eljárás alkalmazását érintően az Áfa tv. rögzít elvárásokat, így az „elvárható magatartás” kategóriájába tartozik az üzleti partner górcső alá vétele is.

Ezzel kapcsolatos mulasztásáért tehát a cég az adott ügylet tekintetében elvesztett adólevonási jogával és akár bírsággal is fizethet, sőt, számíthat a társasági adót érintő következményekre is.

Az üzleti partnert már az első kapcsolatfelvételkor érdemes ellenőrizni, de később is, az számla befogadójának adó-elszámolási időszakait követő rendszerességgel.

Jó szándékú – ámde „nyeretlen kétéves” – vállalkozók nem egyszer sétáltak már be abba a csapdába, amit egy egyébként létező, becsületesen működő cég nevében jogtalanul fellépő „ügyvezetővel” kötött ügylet hozott. Ezért a partnercég képviselőjének ellenőrzése legyen az első lépés, főként, ha jelentősebb értékű ügylet megkötését tervezzük az érintett társasággal!

Ezzel összefüggésben is gondoljunk arra, hogy bár sok vállalkozó felesleges időpocsékolásnak tartja, később mégis „életmentő” lehet: írásban kötött szerződéssel dokumentáljuk a partnerrel való megállapodást.

A szerződés kötése során eljáró személyek erre vonatkozó jogosultsága vizsgálatának kiemelt jelentősége van egy esetleges adóellenőrzéskor, de adott esetben egy peres eljárás kapcsán is döntő jelentőségű dokumentum lehet.

Ragaszkodjunk ahhoz, hogy a partner vállalkozás képviseletében is az ügyvezető, vagy annak meghatalmazása alapján az erre feljogosított munkavállaló írja alá a szerződést!

Ennek megszövegezésekor a Ptk. által elvárt formai és tartalmi kellékek mellett arra is figyeljünk, hogy rögzítsük a dokumentumban a kapcsolattartás módját és nevesítsük a kijelölt kapcsolattartókat is.

A vállalkozás ügyvezetésére vonatkozó adatokat a nyilvánosan elérhető adatbázisok segítségével ellenőrizni, és magát az ellenőrzés tényét is dokumentálni kell.

Például, az, hogy az adott vállalkozás létezik-e valójában – vagyis nem egy fantom céggel van dolgunk-, ellenőrizhető az e-cégjegyzékben vagy egyéni vállalkozói nyilvántartásban.

Az is lényeges, hogy áfa adóalany-e, illetve azon belül milyen státuszban áll (mondjuk, ingatlan bérbeadóként valóban adókötelezettséget választott-e), valamint adószáma érvényes-e.

Az Online Számla rendszerben a számla lekérdező operációk segítségével elérhetőek a partnerek által lejelentett számlák adatai is.

E keretek között a számlák lekérdezésére háromféle lehetőség áll az adóalanyok rendelkezésére:

• Egyes számlák lekérdezése teljes adattartalommal.

• Számla online számla rendszerben való létezésének, vagyis az adatszolgáltatás teljesítésének ellenőrzése számlaszám alapján.

• Paraméteres számla lekérdezés, lapozható eredmény listával, amely tartalmazza számlák egyes üzleti adatait.

A felsoroltak mindegyike egyaránt képes a kimenő és bejövő számlák létezésének/adatainak lekérdezésére.

Az olyan nyilvánosan elérhető adatbázisok – mint például az e-cégjegyzék vagy a NAV végrehatás alatt álló adózók listája – mellett, ezek az információk is segítik a vállalkozót a befogadott számlák ellenőrzése során.

Mivel maga az adóhatóság is ezekre az információkra alapozva végez előzetes kockázatelemzést, hasznos, ha a vállalkozások is beépítik ezeket az adatbázisokat egyrészt ténylegesen, az ellenőrzési folyamataikba, másrészt az ezek alapján lefolytatott partner-ellenőrzések dokumentálásával is.

Valamely partner ellenőrzése tényét is dokumentálni kell, de célszerű az üzleti partnerek ellenőrzése során alkalmazott lépéseket írásba (szabályzatba) is foglalni. Kétségtelen, hogy nincs olyan rendelkezés, amely e szabályzat készítését előírná, mint mondjuk a számviteli politika összeállítását. Ugyanakkor egy esetleges adóellenőrzés során, de a számlák befogadásában és vizsgálatában érintett munkatársak munkavégzése során hasznos hátteret adhatnak.

Bár az üzletfél – adóhatósági szemmel nézve- „imposztor” mivolta csak a tőle befogadott számlákra alapozott adólevonási jogot érintően tűnik fontosnak, mégis célszerű a partner-ellenőrzéseket mind a szállítók mellett a vevőkre is kiterjeszteni.

Kétségtelen, hogy ha a társaság üzleti partnerinek száma jelentős, akkor idő- és költségigényes (munkaerő-kapacitást foglal le) folytonos ellenőrzésük. Ugyanakkor ez a veszteség nem vethető össze azzal, amelyet a „problémás” partnerrel kötött ügylet adókockázata jelent.

Adókockázatot rejt az is, ha a számlát nem az adott ügyletre érvényes szabályoknak megfelelően – például egyenes adózást alkalmaznak belföldi fordított helyett- bocsátják ki. Ezekről a „veszélyes” ügyletekről és a számlák archiválásának kérdéseiről következő cikkemben lesz szó.