Közeleg a mérlegbeszámoló készítésének határideje 2/1.

A könyvviteli zárlat, a beszámoló összeállításának feladatai között jó néhány akad, amely komoly hibák forrása lehet. Az alábbiakban a gyakran előforduló könyvelési bakikat vesszük sorra.

A zöldfülű könyvelőpalánták is már az első számvitelórákon megtanulják, mit jelent és miért fontos a vállalkozások számára a könyvviteli zárlat és az annak alapján összeállított beszámoló. A cég vezetőségének nyújtotta létfontosságú információkon túlmenően, a társaságnak egyfajta – évről-évre „frissített” – névjegye is ez, amely alapján a gazdasági élet szereplői megítélhetik múltját és jelenét, megsejthetik jövőjét. Nem mindegy tehát, milyen képet mutat a vállalkozásról, tevékenységéről a mérlegbeszámolója! A számviteli törvény elvárásainak – változásait is nyomon követve – nem könnyű megfelelni.

Az alábbiakban a könyvviteli zárlatnak és a beszámoló összeállításának „legveszélyesebb” területeire szeretném felhívni a vállalkozók és könyvelőik figyelmét.

Leltár: nem csak az íróasztalfiók számára készül!

A számviteli törvény valamennyi kettős könyvvitelt vezető gazdálkodó számára előírja, hogy az üzleti év végén, a könyvviteli zárlat során az évközi folyamatos könyvelést „rendező tételek”(helyesbítő, egyeztető tételek, összesítések) elszámolásával kell teljessé tenniük.

Ez azt jelenti, hogy az üzleti évről készült beszámolót egy olyan főkönyvi kivonat alapján kell elkészíteni, amely már tartalmazza az említett rendező, korrigáló tételeket is.

Mindezekhez pedig szükség van a cég fordulónapon meglévő eszközeinek és forrásainak pontos „jegyzékére”, azaz a leltárra, amelyet a társaság leltározási szabályzatában rögzítettekkel összhangban vettek fel és dokumentáltak.

A befektetett eszközök esetében fontos a mennyiségi felvétel, és ezzel azok meglétének ellenőrzése is (akkor is, ha azok bármely okból idegen helyen vannak, mint például a bérbe adott gépek).

A vállalkozók körében meglehetősen népszerűtlen leltározás jó alkalom arra is, hogy a társaság megvizsgálja tárgyi eszközeinek aktuális állapotát. Az indokolt selejtezéseket, átsorolásokat el kell végezni és a könyvelésben is át kell vezetni az ebből következő változásokat (nem megfeledkezve a szükséges papírmunkáról sem!).

A tárgyi eszközök könyvvitelében gyakori hiba, hogy karbantartási, állagmegóvási munkák költségeit felújításként, értéknövelő beruházásként számolják el, vagy fordítva. Nagyon fontos, hogy figyeljünk az ezek közötti különbségekre, hiszen a vállalkozás vagyoni helyzetéről valótlan adatokat kapunk a téves elszámolással, ráadásul ennek adójogi kihatásai is lehetnek mind a társasági adó, mind a kisvállalati adó alanyai esetében is.

Hasznos, ha az éves zárlat során a karbantartási és felújítási költségek címén elszámolt tételeket újból górcső alá vesszük, megfelelő helyen szerepelnek-e a főkönyvben!

A beruházásokra adott előlegeknek mérlegben a befektetett eszközök között kell megjelenniük, így ne mulasszuk el átvezetésüket a követelések köréből!

(Könyvvizsgálók tapasztalatai szerint jellemző hiba a beszámolókban, hogy a 35. főkönyvi számlacsoportban könyvelt, beruházásokra adott előlegeket átsorolása elmarad, nem kerülnek be a mérlegbe a befektetett eszközök közé.)

A beruházásként, felújításként nyilvántartott tételek kapcsán arra is figyeljünk, hogy ezeket a 16. főkönyvi számlacsoportban kell kimutatni és mindaddig itt szerepeltetni, amíg a használatba vételükre (aktiválásukra) nem kerül sor.

Ez „fordítva” is igaz: már használatba vett tárgyi eszközt sem felejthetünk a 16. számlacsoportban! Egyrészt ez ellentétes lenne a számviteli törvény előírásaival, másrészt a társaság vagyoni és pénzügyi helyzetét tévesen mutatná be a mérleg, és az eredmény megállapítása (hiányzó értékcsökkenési leírás) is hibás lenne.

Eszközök értékelése, értékvesztések, értékhelyesbítések 

A számviteli törvény alapelveinek egyike a vállalkozás folytatásának elve, amelyre az eszközök értékelése során is figyelemmel kell lenni, az egyedi értékelésre vonatkozó számviteli alapelvvel összhangban.

Ez azt jelenti, hogy:

• ha az immateriális javak és tárgyi eszközök könyv szerinti értéke tartósan magasabb, mint a piaci értékük, akkor tervel felüli értékcsökkenést kell elszámolni rájuk;
• ha egy gazdasági társaságban lévő tulajdonosi részesedést jelentő befektetés könyv szerinti értéke tartósan és jelentősen magasabb, mint a piaci értéke, akkor értékvesztést kell elszámolni rá (persze e tényt is igazolni kell, melynek kézenfekvő módja az érintett társaság beszámolójának elemezése, a cég értékének vizsgálat);
• ha a készletek könyv szerinti értéke jelentősen és tartósan magasabb a könyvekben, mint a piaci érték, akkor ezek után is értékvesztést kell elszámolni;
• ha a követelés könyv szerinti értéke jelentősen és tartósan magasabb, mint a várható megtérülése, akkor a pénzügyileg nem rendezett követelésekre (követelésenként, egyedileg vizsgálva és értékelve azokat) értékvesztést kell elszámolni;
• amennyiben a fentebb felsorolt tételeket piaci értéke magasabb, mint a könyv szerinti értékük, akkor az értékvesztéseket visszaírással kell korrigálni.

Abban az esetben, ha a vagyoni értékű jog, szellemi termék, tárgyi eszköz és tulajdoni részesedést jelentő befektetés piaci értéke jelentősen meghaladja könyv szerinti értékét, a piaci érték és a visszaírás utáni könyv szerinti érték közötti különbözet a mérlegben az eszközök között értékhelyesbítésként, a saját tőkén belül értékelési tartalékként kimutatható.

Ehhez azonban szükség van arra, hogy a számviteli politika már tartalmazza az e lehetőségre vonatkozó döntést. Lényeges, hogy az értékhelyesbítés indokoltságát, összegét minden esetben könyvvizsgálói ellenjegyzésnek kell visszaigazolnia, akkor is, ha egyébként a társaság mentesül a könyvvizsgálati kötelezettség alól.

Az értékhelyesbítés akár meg is mentheti a céget, ha veszteség miatt a saját tőkéje a jegyzett tőke alá csökken – e helyzetről a következő cikkemben részletesebben is foglalkozom–, és pótbefizetéssel nem oldható meg a probléma.

 A befektetett eszközök könyvviteléhez szorosan hozzátartozik az értékcsökkenési leírás megállapítása, elszámolása is.

Értékcsökkenés és számviteli politika

A vállalkozók számviteli politikájukban dönthetnek arról, milyen gyakorisággal – havonta, negyedévente vagy évente – számolják el az értékcsökkenést, de évente egyszer mindenképpen kötelező feladat.

Év végén érdemes azt is átgondolni, hogy a korábbi években megkezdett értékcsökkenési leírások megállapításakor figyelembe vett körülményekben történt-e olyan változás, amely indokolja az akkor választott módszer megváltoztatását (erre szigorú keretek között, de a számviteli törvény lehetőséget ad), szükség van-e valamely tárgyi eszköz átsorolására a forgóeszközök közé (és az értékcsökkenési leírás elszámolásának beszüntetésére).

Megfontolandó az is, hogy az adott évben használatba vett eszközök esetében milyen módszert választanak az értékcsökkenési leírás megállapítására!

Távolról sem biztos, hogy a társaság számára az a legjobb megoldás – amit ennek ellenére előszeretettel alkalmaz sok cég –, ha a társasági adótörvény által előírt kulcsokkal számítják ki a leírás összegét. Ne feledkezzünk meg arról, hogy az értékcsökkenési leírás célja az, hogy a több éven át használt eszközök bekerülési értéke olyan ütemben jelenjen meg a költségei között, ahogyan az eszköz a teljesítmények (bevételek) létrejöttében szerepet játszik!

Előfordulhat, hogy e célt szem előtt tartva, a társaság számviteli politikáját is indokolt módosítani.

Arról se feledkezzünk meg, hogy az eszköz használatba vételétől kezdve annak a cég tevékenységéből való kivonásáig az értékcsökkenési leírást el kell számolni, akkor is, ha emiatt a társaság számviteli eredménye negatív lesz!

E tárgykörben figyeljünk arra is, hogy a számviteli törvény 2021-ben hatályba lépett változásnak köszönhetően, a tárgyi eszköz értékesítése esetén a nettó elszámolás elvét kell követnünk, azaz mind a bevételt, mind a kivezetett értékcsökkenést és bruttó értéket egy technikai számlán (például a 36. számlacsoportban e célra megnyitott számlán) kell lekönyvelni, és csak az ügylet eredményét (nyereségét vagy veszteségét) kell elszámolni az egyéb ráfordítások vagy egyéb bevételek között.

E szabály viszonylagos újdonsága miatt nem feltétlenül válhatott még rutinná – a cégek működésében nem is kifejezetten gyakori, hogy eszközeiket értékesítik –, így nem árt, ha a főkönyvi kivonatot ebből a szempontból is ellenőrizzük, mielőtt rögzítenénk az eredménykimutatás adatait.

Követelések és kötelezettségek

E körben többek között a vevői követelések, az egyéb követelések, a szállítói kötelezettségek
és az egyéb kötelezettségek kerülnek a leltárba.

Ne feledkezzünk meg ennek során az adófolyószámla egyeztetéséről se! Gondoljunk az adófolyószámla kapcsán arra is, hogy a bérszámfejtés adataival is egyeznie kell, az adókötelezettségekkel összefüggésben, a főkönyvben szereplő adatok mellett.

A bérszámfejtés (és a benyújtott’08 jelű bevallások) adatait ezen túlmenően a letiltásokat és azok kifizetéseit vizsgálva is egyeztetni kell.

A kölcsönök, hitelek esetében könyvelni kell az éves kamatot – akár kapjuk, akár fizetjük azt –, és mindezeket egyeztetnünk kell a főkönyvvel és a kapcsolódó analitikus nyilvántartásokkal, szerződésekkel.
Ha a cég kapott valamilyen támogatást, akkor a fentieken túl, oda kell figyelniük a beérkezett források és azok felhasználásának elszámolásaira is.

Készletek

Lényeges, hogy a készletekre adott előlegeket is át kell sorolni a mérlegben a készletek közé a fordulónapon.

Átértékelések, átsorolások

Fordulónapi átértékelési feladat az árfolyam különbözőségből származó átértékelési tételek kiszámítása és könyvelése is: ezen minden devizás és deviza alapú tételt érint!

Érvényes ez – példálózó felsorolásban – a valutapénztárakra, a devizabetét számlákra, a devizában lévő vevő követelésekre, szállító kötelezettségekre, a devizában nyilvántartott hitelekre, kölcsönökre, értékpapírokra, deviza alapú elhatárolásokra is!

A könyvelés ez esetben is igényel egy átvezetési számlát (a 36. számlacsoportban e célra megnyitott számlát), és az itt rögzített tételek adta egyenleget jellegétől függően vezetjük át a pénzügyi ráfordítások, vagy bevételek közé.

A könyvviteli zárás legzaklatottabb pillanataiban is tartsuk szem előtt, hogy a fenti elszámolás nem alkalmazható az évközben felmerülő, árfolyam-különbözetek elszámolásakor, amikor is minden tételhez kapcsolódóan az adott különbözet jellegét (nyereség vagy veszteség) figyelve azonnal a pénzügyi műveletek bevételei vagy ráfordításai közt könyveljük az adott tételt.

 A mérlegbeszámoló összeállításakor figyelembe kell vennünk olyan átsorolásokat is, amelyeket nem kell könyvelni, de a mérlegben mégis más sorba kerül az adat, mint ahogyan a főkönyvi kivonat mutatja (ezek egy részéről már fentebb is esett szó):

• beruházásokra adott előlegek 35. számlacsoportból a befektetett eszközök közé;
• készletekre adott előlegek 35. számlacsoportból a készletek közé;
• vevői túlfizetés a rövid lejáratú kötelezettségek közé;
• a szállítói túlfizetés a rövid lejáratú követelések közé;
• az adófolyószámlán fennálló túlfizetés a rövid lejáratú követelések közé;
• a hosszú lejáratú hitelek, kölcsönök, kötelezettségek következő évben esedékes törlesztő részlete a hosszú lejáratú kötelezettségek közül a rövid lejárat kötelezettségek körébe;
• a bankok által folyósított folyószámla hiteleket a pénzeszközök közül a rövid lejáratú kötelezettségek közé kell átsorolni.

Elhatárolások 

Az időbeli elhatárolás elve szerint: azoknak a gazdasági eseményeknek a hatásait, amelyek két vagy több üzleti évet is érintenek, az adott időszak bevételei, költségei és ráfordításai között olyan arányban kell elszámolni, ahogyan az az alapul szolgáló időszak és az elszámolási időszak között megoszlik.

Ebből következően azon tételek (és bizonylataik) esetében beszélhetünk az elhatárolásról, melyeken az időszak áthúzódik, legalább két évet érint. Azon tételek esetében, amelyek egyértelműen egyik vagy másik év időszakát érintik számvitelileg, figyelemmel a Ptk. fogalmai szerinti teljesítés időszakára, az adott évben kell bevételként, költségként megjelenniük.

Nem az a lényeg, hogy a kapcsolódó bizonylatot mikor állították ki, vagy milyen teljesítési dátum szerepel a számlán (ez az Áfa tv. kapcsán bír jelentőséggel), számviteli szempontból a polgári jogilag megállapítható teljesítési időszakot kell figyelembe vennünk.

A számviteli tankönyvek klasszikus példái, mint például a bérleti díjak és az újságok előfizetése mellett, időbeli elhatárolás könyvelése szükséges – többek között – a mérlegkészítés időszakában jogerőssé váló önrevízió, adórevízió pótléka, bírsága esetében, és akkor is, ha az üzleti év beszámolójának elfogadása előtt a munkavállalók, a vezetőség teljesítményének elismeréseként jutalom kifizetéséről döntenek: ennek összegét és a kapcsolódó járulékterheket is el kell határolni! 

Céltartalék képzése 

A számviteli törvény szerint a fordulónapon fennálló, mérlegkészítésig ismertté vált kötelezettségekre, várhatóan felmerülő költségekre céltartalékot kell, illetve lehet képezni. A mérlegkészítésekor rendelkezésre álló adatok alapján kell a céltartalék összegét megállapítani.

Kötelező a céltartalék képzés, ha:

• a társaságnál felmerülhetnek jogszabályban meghatározott garanciális kötelezettségek;
• függő kötelezettségei, peres ügyei vannak a társaságnak;
• biztos jövőbeni ügyletekkel (például határidős ügyletekkel) kell számolnia a cégnek, melyek kötelezettséget eredményeznek (ezeket mindenképpen ki kell majd fizetniük);
• előreláthatóan jelentős összegű végkielégítést kell majd kifizetnie a társaságnak (például bezárja egy telephelyét és elbocsátja az ott dolgozókat);
• jogszabályon alapuló környezetvédelmi kötelezettségek terhelik a céget.

A számviteli törvény – szigorú szabályok mentén – megengedi, hogy a vállalkozó döntése szerint is elszámoljon céltartalékot.

Ez esetben is irányadó a „főszabály”, hogy a céltartalék képzésére akkor kerülhet sor, ha szerződéssel (még) nem alátámasztható a kötelezettség, de feltételezhetően vagy biztosan felmerül, összege általában bizonytalan, de jól becsülhető, felmerülési időpontja jellemzően bizonytalan.

(A céltartalék képzése a társasági adózásban – főszabály szerint – az adóalap korrekciójával is jár!)

Lekötött tartalék

A saját tőke elemeként a következő cikkemben még lesz róla szó, de annyit most is fontos kiemelnem, hogy egyes, saját elhatározásból lekötött és a számviteli törvény előírásai szerint lekötött tartalékba átvezetett tételekhez adóelőny is kapcsolódik. Ilyen a fejlesztési tartalék képzésének esete, ahol nagyon fontos, hogy az e jogcímen igénybe vett összeget valóban átvezessék a lekötött tartalékba (így jelenjen meg a mérlegben is), az eredménytartalékkal szemben! Ha ezt a cég elmulasztja, jogszerűen nem vehető figyelembe ez a tétel a társasági adóbevallásban, azaz ilyen esetben adóhiányt és annak szankcióit kockáztatja a cég.