Mégis, kinek a felelőssége: hibák a főkönyvben és könyvelőváltás év közben?

Mikor legyen könyvelőváltás? Csak az üzleti év első napjától célszerű lépés a könyvelő cseréje, vagy mindegy az időpont? Kit terhel a felelősség a könyvelés esetleges hibáiért? Vannak-e hátrányai az év közben történő váltásnak, és ha igen, melyek azok?

Számviteli szempontból az a szerencsésebb helyzet, ha a könyvelőváltás az üzleti év zárásához kapcsolódik.

Miért is jobb január 1-től átvenni/átadni a könyvelést, mint mondjuk december 1-jén, augusztus 1-én vagy bármely más időpontban?

Az új év, új könyvelő eset azt jelenti, hogy a korábbi könyvelő könyveli le a lezárásra kerülő üzleti év bizonylatait, elkészíti az üzleti év leltárral alátámasztott beszámolóját, lezárja a főkönyvi és analitikus nyilvántartásokat. Jó, ha az adóbevallásokat is ő készíti el, azaz az évzáráshoz kapcsolódó bevallásokat is ő nyújtja be, majd mindezeket tételes jegyzékkel adja át az új könyvelőnek.

Az, hogy az üzleti év zárásával kapcsolatos feladatokat teljes körűen még a régi könyvelő végzi el, azt is jelenti, hogy övé ennek felelőssége is.

Természetesen át kell adni az adott cég számviteli politikáját és az Szt. 14. §-ának (5) bekezdése szerinti szabályzatokat is.

(A lezárt üzleti év bizonylatait a régi könyvelő az ügyvezetőnek adja át megőrzésre, az esetlegesen azokkal összefüggő kérdésekre is az ügyvezetőnek kell választ adnia.)

Az új könyvelő az elődjétől kapott jegyzék alapján ellenőrzi a szükséges dokumentumok meglétét. Ezek alapján pedig megnyitja az analitikus és főkönyvi nyilvántartásokat az átvétel éve január 1-jei állapotnak megfelelően, majd könyveli az új üzleti év bizonylatait.

Kétségtelen, hogy az év közben történő könyvelőváltás esetén is ugyanazok az átadás-átvételhez kapcsolódó feladatok, mint év elejei váltáskor. Viszont év közben nincs kötelező zárás, beszámolót sem kell készíteni.

Noha az új könyvelő természetesen nem marasztalható el azokért a mulasztásokért, a könyvelés során elkövetett hibákért, amelyek még elődje számlájára írhatók, de év közbeni átvétel esetén mégis csak az a helyzet áll elő, hogy a már könyvelt, és esetlegesen hibás adatokkal is meggyűlhet a baja, hiszen azok is részei annak az éves beszámolónak, amelyet már ő állít össze.

Ezért célszerű az elődje által már könyvelt tételek bizonylatait, elszámolását is ellenőriznie.

Ez nem jelenti az érintett bizonylatok ismételt könyvelését, „csak” a már meglévő elszámolás vizsgálatát. Ezzel összefüggésben a bizonylatok meglétét, megfelelősségét is ellenőrizni kell!

Az év közbeni könyvelőváltás hátránya tehát alapvetően az, hogy végső soron az új könyvelő a beszámoló összeállítása kapcsán azokért az adatokért is kénytelen helyt állni – ez főként akkor „veszélyes üzem”, ha nem ellenőrizte az elszámolásokat –, amelyeket nem ő, hanem elődje rögzített.

A szerződésben ezért (is) célszerű a felelősség kérdéseire is részletesen kitérni.

A gyakorlatban azonban sajnos nem mindig dönthetnek a felek a könyvelőváltás időpontjáról aszerint, hogy mi lenne erre a leginkább kedvező dátum.

Sajátos módon szembesült e problémával – és nem elsősorban a könyvelőváltás évközi volta miatt – az a társaság is, amelynek könyvelője előre nem tervezhető, családi okokból külföldre költözött, ezért 2021. december 1-jével új könyvelőt kellett keresniük. Mivel a tulajdonosok egyikének közeli barátja ajánlotta őt, olyan mértékben megbíztak benne, hogy nem kötöttek írásban szerződést, csak szóban adtak megbízást a cég teljes körű könyvelésére.

Az előző könyvelő a rendelkezésére bocsátotta a könyvelőváltást megelőző bizonylatokat, kimutatásokat. Az új könyvelőnek ezekkel kapcsolatosan kifogása nem volt. Ő könyvelte a decemberi számlákat, elkészítette a bérszámfejtést, a hozzákapcsolódó bevallásokat, és az általános forgalmi adó 2021 decemberére vonatkozó bevallást.

Viszont sem a társaság 2021. évi mérlegét, sem a társasági – és iparűzési adó bevallásait nem készítette el, illetve nyújtotta be. Indoklása szerint a társaság pénzügyei gyanusak, mivel úgy vásároltak meg készpénzért egy jelentős értékű ingatlant, hogy arra a cégnek nem volt saját pénze. Az esetleges tagi kölcsönre, illetve más forrásból származó pénzeszközökre vonatkozó dokumentumok pedig nem találhatóak a könyvelt bizonylatok között. Különben is – tette hozzá – csak a december hónap könyvelésére és az arra vonatkozóan esedékes bevallások elkészítésére kapott megbízást, az évet záró beszámolóra és éves bevallásokra nem.

A pórul járt – és fentiek miatt több jogcímen is megbírságolt társaság – tulajdonosai szerint elfogadhatatlan a könyvelő álláspontja, hiszen 2022 júliusáig (ekkor robbant a be nem adott beszámoló, bevallások miatti „bomba” és a cég kénytelen volt ismét új könyvelő után nézni) ő könyvelt, nála volt az összes dokumentum, bizonylat. El kellett volna végeznie a 2021. évi könyvelés ellenőrzését, lezárását és elkészítenie az ezzel összefüggő valamennyi bevallást, ideértve a mérleget is.

A cég 2022. augusztus 31-ig kapott határidőt a fentiek pótlására.

Azonban az újabb könyvelő sem volt hajlandó elkészíteni a 2021. év hiányzó dokumentumait, mondván, ő csak a 2022. július 1-jétől történtekért vállal felelősséget, már csak azért is, mivel a könyvelést a hiányzó beszámoló, bevallások benyújtására előírt határidő leteltével vette át.

Szerinte a társaság tulajdonosainak meg kellene tenniük a szükséges jogi lépéseket az elődjével szemben, kötelezve őt a hiányosságok pótlására is.

Kinek van igaza?

A probléma gyökere a szerződés hiánya! Jelen (egyébként a valóságban is megtörtént) eset is igazolja, hogy a könyvviteli szolgáltatást is csak érvényes szerződés birtokában szabad, lehet végezni, amely szerződésben részletesen rögzíteni kell mind a megbízó, mind a könyvelő feladatát, felelősségét. Különösen fontos ez akkor, amikor év közben történik a könyvelőváltás!

Az Szt. 17. §-a alapján a beszámoló készítésének kötelezettsége a vállalkozót terheli!

Ez természetesen nem jelenti azt, hogy ténylegesen neki is kell elkészítenie azt, és adott esetben – például – a vegyészmérnök végzettségű cégtulajdonosnak gyorstalpaló könyvelési tanfolyamot végezve megbirkóznia a feladattal.

Ezzel a könyvviteli szolgáltatás végzésére jogosult regisztrált mérlegképes könyvelőt kell szerződésben megbíznia. (Nem kötelező mérlegképes könyvelőnek végeznie a társaság könyvelését, ha annál az éves –éves szintre átszámított – nettó árbevétel az üzleti évet megelőző két üzleti év átlagában - ennek hiányában a tárgyévben várhatóan - a 10 millió forintot nem haladja meg.)

A könyvelőnek persze nemcsak a beszámoló elkészítése a feladata, hanem az Szt. 150. §-ának (2) bekezdésében könyvviteli szolgáltatásként meghatározottak is, és minden további, ezekhez kapcsolódó teendő, amivel őt a megbízó a szerződésben megbízza!

Nem szorul magyarázatra ennek fényében, hogy a példában szereplő cég képviselője hibát követett el akkor, amikor az új könyvelővel írásban nem kötött szerződést.

Anélkül, hogy a jogászok munkájába avatkoznánk, kimondhatjuk, hogy ha a könyvelő csak a 2021. december 12. 1-jétől keletkezett bizonylatokat, számlákat könyvelte, a decemberi bérszámfejtést végezte el, a decemberi bevallásokat nyújtotta be, írásbeli szerződés hiányában jogosan hivatkozhat arra, hogy csak ez volt a feladata.

Az, hogy átvette elődjétől a bizonylatokat, még nem jelenti azt, hogy azok könyvelésének helyességét is ellenőrizte, ahogyan azt sem jelenti, hogy a december 1-jét megelőző időszak könyvelésének helyességéért is felelősséget vállal: mindezek hiányában pedig az éves beszámoló elkészítése nem képzelhető el.

Ebből az a tanulság szűrhető le, hogy írásban rögzíteni kellett volna, hogy a könyvelőnek nemcsak a decemberi bizonylatokat kell könyvelnie, de el kell készítenie az (egyszerűsített) éves beszámolót (nemcsak a mérleget) és a társasági adóbevallást is. A szerződésben ennek – a 2021. december havi bizonylatok könyvelésén túl megállapított – díjazásáról is rendelkeznie kellett volna a feleknek.

A történtek alapján azonban a könyvelővel 2022-ben sem kötöttek írásban részletes szerződést. Ebből következően mind a megbízó, mind a megbízott könyvelő szabadon értelmezi a szóban kötött szerződést.

A könyvelő feladata – elsősorban – a könyvelés, de könyvelni csak szabályszerűen és a könyvelő rendelkezésére bocsátott bizonylat alapján lehet.

Ez jelen esetben a példaként hozott esetben a könyvelő álláspontját legalább részben igazoló elvárás is. Ugyanis készpénzért ingatlant vásárolni csak akkor lehet, ha a társaságnak van készpénze: a gazdálkodásából eredő saját forrásból, vagy máshonnan, de mindenképpen dokumentáltan!

Ehhez viszont a készpénzt a társaság rendelkezésére kellett volna bocsátani, például az érintett tulajdonossal kötött kölcsönszerződés és a pénztárba történt befizetés bizonylatával igazoltan. E dokumentumok alapján történhetett volna a pénzeszköz növekedésének könyvviteli elszámolása. Az ingatlan eladója által kiállított pénztári bevételi bizonylat és a cég által kiállított kiadási pénztárbizonylat alapján pedig a pénzeszköz csökkenését, az eladó számlája alapján az ingatlanvásárlást könyvelhette volna a könyvelő.

Ha az említett bizonylatok vagy azok egy része nem állt a rendelkezésére, a könyvelést teljes körűen nem végezhette el a könyvelő! Noha ezeket feltehetőleg utólag sem bocsátották a rendelkezésére, a 2021. évről a beszámolót és az éves adóbevallásokat mégis el kellett volna készítenie úgy, hogy a szóban forgó hiányosságokat, azoknak az eredményre, az adóalapokra, a fizetendő adókra gyakorolt hatását írásban be kellett volna bemutatnia a társaság vezetőjének, tulajdonosainak. Továbbá fel kellett volna hívnia a figyelmüket arra, hogy a beszámolóval, az adóbevallásokkal kapcsolatos teljes felelősség a társaság vezetőjét, a tulajdonosokat, a céget, mint adózót terheli.

Fentiekhez hozzá tartozik az is, hogy egyrészt a nagy összegű készpénzfizetést az adóhatósághoz be kell jelenteni (Art. 114.§.), másrészt a bizonylatok nélküli készpénzfizetések felvethetik a pénzmosás gyanúját is.

(A készpénzfizetés kérdésére későbbi cikkemben még visszatérek.)

Az elözőek szerint terheli szakmai felelősség a könyvelést 2021 decemberében átadó könyvelőt is, amennyiben az ingatlanügylet ezt megelőzően zajlott, és nincs írásbeli nyoma, hogy a pénzeszközök hiányos bizonylatolását jelezte volna a társaság vezetőjének, tulajdonosainak.

Fentiek iránymutatásként szolgálhatnak az üzleti év zárásához (ideértve annak teljes körűségét is, természetesen) kapcsolódó ellenőrzési feladatok kapcsán is. E kérdésekről következő cikkemben lesz szó.