A Tuti Conto Könyvelési Szolgáltató Kft 2011-ben - manapság sajnos csöppet sem szokatlan körülmények közt - vált meg egyik ügyfelétől. Az általuk könyvelt társaságnál az adóhatóság átfogó ellenőrzést tartott, így az érintett időszakra vonatkozó minden iratanyagot, gépi listát, egyéb dokumentumokat a könyvelő átadott az ügyfélnek, illetve a hatóságnak.  A szóban forgó ügyfél ekkor már egy negyedévi könyvelési díjjal tartozott a Tuti Conto Kft-nek. Ezt azóta sem – többszöri felszólításra sem – fizette ki, ráadásul az ellenőrzés időszaka alatt a cég „eltűnt”, csak egy kurta e-mailben közölte a könyvelővel, a továbbiakban nem tart igényt a Kft szolgáltatásaira.

A kérdés, hogy meddig köteles a könyvelő a számítógépén megőrizni a könyvelési anyagot, illetve köteles-e erre egyáltalán.

Mielőtt a konkrét kérdésre választ keresnénk, járjuk körbe, mit is jelent, mire terjed ki a könyvelői felelősség!

Fontos, hogy a számviteli munkához – annak eredményéhez, a bevallásokhoz, a mérleghez, stb.- kapcsolódó közvetlen felelősség alanya mindig a könyvelt gazdasági társaság, pontosabban annak felelős vezetője (az ügyvezető). A könyvelő felelőssége ezzel szemben „csak” közvetett, ügyfele háríthatja át rá – polgári peres eljárásban – a felelősséget, illetve a számviteli munka hiányosságaiból eredő károkat.

Ezért is elengedhetetlen – és ez mindkét fél érdeke –, hogy a köztük lévő szerződésben egyértelműen meghatározzák, pontosan milyen feladatok ellátására vállalkozik a könyvelő, mi a kötelessége, azaz mire terjed ki a felelőssége, és melyek azok az – adott esetben akár számviteli munka részét is képezhető – tevékenységek, amelyeket az ügyfél köteles elvégezni. Ide tartozik például a házipénztár, illetve az ehhez kapcsolódó nyilvántartások kérdése: ezt minden ellenkező híreszteléssel ellentétben nem a könyvelőnek kell utólag összeállítania – lényegében rekonstruálnia a könyvelésre átvett irathalmazból -, hanem a vállalkozásnak helyben, folyamatosan, naprakészen vezetnie.

Jól teszi a könyvelő – és ez érdeke ügyfeleinek is -, ha egy „alapszerződést” jogásszal készíttet el, amelyet később valamennyi ügyfele esetében használhat. „Rázósabb” esetekben azonban később is indokolt jogászt bevonni az ügybe, ha a vállalt munkának lehetnek olyan elemei, amelyek a könyvelő korábbi tapasztalatai alapján még nem merültek fel.

Az is jó megoldás, ha az „alapszerződésben” nem igyekeznek minden eshetőségre kitérni, ezzel szinte minden esetben újraalkotni a szerződést, hanem az abban nem szabályozott kérdéseket „általános szerződési feltételek” címszó alatt a vállalkozás honlapján elérhetővé teszik minden ügyfelük számára, és a konkrét szerződésben csak hivatkoznak erre.

A szerződés megfogalmazása előtt célszerű a könyvelőnek, a könyvelőirodának a szakmai felelősségbiztosításra vonatkozó szerződését – nagyon-nagyon figyelve az „apró betűs” részekre – gondosan áttanulmányozni, és a biztosító által elismert kockázatot is figyelembe véve dönteni a vállalható, vagy éppenséggel nem vállalható feladatokról. (Idetartozik annak kérdése is, hogy adhat-e a könyvelő adótanácsot, de erről cikkem következő részében lesz szó.)

Ahogyan arra fentebb már utaltam, a felróhatóan végzett könyvelési munkából eredő – szerződésszegéssel okozott - károkat az ügyfél a Ptk. szabályai alapján háríthatja át a könyvelőre, feltéve, hogy magánjogi szerződéses kapcsolatban állnak (ez jellemzően megbízási szerződés).

A kis- és középvállalkozások esetében (és „ők” vannak többségben) ritka, de előfordulhat, hogy a könyvelő munkaviszonyban látja el a feladatait. Ekkor felelőssége, illetve a munkaadó kárigényének érvényesítésére az Mt. munkavállalói kártérítési felelősségre vonatkozó szabályait kell alkalmazni.

Az adózás rendjéről szóló törvényben (Art.) előírtak alapján a könyvelő felelőssége az alábbi – a teljesség igénye nélkül kiemelt – területeket érint:

az ügyfél képviseletének (szakmai) minősége ellenőrzési eljárásban, hatósági eljárásban,

a bejelentési kötelezettség teljesítése,

a bizonylatok megőrzése,

a tudomására jutott adótitkok.

A könyvelő ügyfelét – legyen az akár magánszemély, akár társaság - képviselheti az adóeljárásban. Abban az esetben, ha ezt szakmailag kifogásolható módon teszi – és ez a hiba neki felróható okok következménye - akkor az előbbiek szerint munkajogi, illetve a polgári jogi szabályok szerint vonható felelősségre.

Az Art. 172.§-a sorolja fel azokat az esetköröket, amelyek megalapozzák a mulasztási bírság – ez magánszemély esetében 200, egyéb esetben 500 ezer forintig terjedhet –kiszabását. E körbe tartozik például az adatszolgáltatási kötelezettség késedelmes, hibás, valótlan adattartalommal való teljesítése is. Ha a könyvelő a ludas abban, hogy e jogcímen ügyfelét megbírságolták, akkor számíthat arra, hogy ügyfele a fentiek szerinti bírság megtérítését követelni fogja.

Az elvesztett iratok még többe kerülnek: a vállalkozás 1 millió forintig terjedő pénzbírsággal sújtható, ha iratmegőrzési kötelezettségének nem tesz eleget. Ha az iratok a könyvelőnek felróható módon tűnnek el, semmisülnek meg, válnak használhatatlanná, akkor ő a felelős a megbízónak a bírságból eredő káráért.

Az iratmegőrzési kötelezettség nem csak a könyvviteli munka ún. elsődleges bizonylataira – számlákra, nyugtákra- vonatkozik, hanem a vállalkozás nyilvántartásaira, bevallásaira is (Art. 172.§ (20) és (20a) bekezdései).

A könyvelést, a nyilvántartásokat a vállalkozások – ma már szinte kivétel nélkül- számítógépen vezetik. A szóban forgó nyilvántartások ezért nem csak kinyomtatott és szép rendben lefűzött, papír alapú formában léteznek, hanem számítógépen is – jellemzően a könyvelő számítógépén.

E tényből – illetve az Art. hivatkozott pontjaiból - még nem következne, hogy ezeket a könyvelőnek kell őrizgetnie – az ügyfél, az adózó köteles az adóhatóságnak bemutatni a dokumentumokat, és így megőrizni is-, de saját érdekében célszerű: egy esetleges jogvita esetén nagyon hasznos lehet ez az óvatosság. A számviteli törvény hatálya alatt álló vállalkozások legalább 8 év, míg egyéb esetben- mondjuk az Szja-tv. szerint adózó egyéni vállalkozók – az Art. szerinti elévülési időn belül kötelesek iratanyagukat megőrizni. Ehhez kell/ célszerű a könyvelőnek is alkalmazkodnia. (Természetesen a könyvelői szerződésben lehet másképp is rendezni a kérdést, de ha abban erről nem esett szó, akkor indokolt a könyvelő óvatossága.)

Az iratanyag kapcsán az a kérdés is felmerülhet, hogy a „diszkréten” távozó, több havi kifizetetlen könyvelési díjat maga után hagyó ügyfél iratait – egyfajta zálogként – megtarthatja-e a könyvelő, ezzel is igyekezve rábírni őt a számla rendezésére? Könyvelői felelősséghez tartozó kérdés az is - mivel sok esetben elvárják ezt a könyvelőtől –, hogy adhat-e jogszerűen adótanácsot a könyvelő? Az írás következő részében ezekre a kérdésekre keressük a válaszokat!

Sinka Júlia