1. Kell egy terv!

A vállalkozás leltározási szabályzatában előírtak figyelembevételével minden évben, a leltározás megkezdése előtt leltározási ütemtervet kell készíteni.

Ennek tartalmaznia kell:

• a leltározandó eszközök, források körét,
• a leltározásért felelős személy nevét,
• a leltárellenőrök nevét,
• a leltározás időpontját (napra meghatározva),
• a leltározók nevét,
• a leltározás megkezdésének és befejezésének időpontját,
• a leltárkiértékelés határidejét,
• az eltérések miatt szükségessé váló felelősség megállapításának módját,
• a záró jegyzőkönyvek elkészítésének határidejét,
• az eltérések rendezésének határidejét a könyvviteli nyilvántartásokban.

A leltározási ütemtervet a vezető hagyja jóvá.

2. Kell egy csapat!

A tevékenységben közreműködő személyek számát tekintve egészen kicsi vállalkozások rögtön szembekerülnek egy első pillantásra leküzdhetetlennek látszó akadállyal. Jelesül: nincs annyi személy a cégben, ahányan a leltározáshoz minimálisan kellenének. Egy egyszemélyes kft, vagy egyéni cég esetében, ahol nincs alkalmazott, és személyesen közreműködő tagból is csak egy van, lényegében az érintettnek saját magát kell felszólítania a leltározási munka elvégzésére, majd ellenőriznie, vajon elvégezte-e a munkát. Adott esetben még felelősségre is kell vonnia magát, ha mondjuk hiányt észlel a készletekben, vagy csúszott az ütemterv szerinti határidőkkel. Ez a vállalkozó számára „tudathasadásos” állapotnak tűnik, ráadásul még szabálytalan is. A megbízható, a kívülálló számára is elfogadható leltározáshoz ugyanis nem elegendő egyetlen ember!

Legalább két résztvevőre van szükség: egyre, aki felelős az adott eszközért (például azért, mert azzal dolgozik), és egy másikra, aki az előbbi személy felettese, és ellenőrzi a leltározás egész folyamatát, illetve dönt a leltárhiány, leltári többletek és az ezekkel kapcsolatos felelősségre vonás kérdésében.

Hogy lesz ehhez egy főből kettő? Mi a megoldás?

Ha nincs arra mód, hogy a vállalkozásban még egy személyt „mozgósítsunk” az ügy érdekében – mondjuk egy betéti társaság esetében a személyes közreműködésre egyébként nem kötelezett kültagot-, akkor a cég könyvelőjét kell bevonni a leltározásba. A leltárba bekerülő adatok valódiságát a leltárt készítőknek aláírásukkal kell igazolniuk, de szerencsére tanúkra nincs szükség.

Kereskedelemmel foglalkozó és saját boltot fenntartó vállalkozások jó, ha gondolnak arra is, hogy a leltározás idejét célszerű legalább egy héttel a leltár megkezdése előtt közölni kell a

vásárlókkal, hogy tudják, az üzlet ez alatt zárva tart majd. A leltározás megoldható úgy, hogy az alatt teljesen szünetel az értékesítés, de az is lehetséges, hogy csak részlegesen. Ez utóbbi esetben a leltározás alá vont termékek forgalmazása szünetel.

3. Leltározunk! Hogyan? – lépésről lépésre…

Először is, gondoskodni kell a feladat végrehajtásához szükséges bizonylatokról, okmányokról.

A leltározás két legfontosabb bizonylata:

A) Leltárfelvételi ív: A tárgyi eszközök leltározására és a leltár elkészítésére, illetve az ingatlanleltár elkészítésére szolgál. Tartalmazza a leltározás időpontját, a termékek megnevezését, azonosító számát (vámtarifaszámát), mennyiségi egységét, mennyiségét, beszerzési és fogyasztói árát és a leltárértéket (ez a mennyiség és az érték szorzata).

A leltárívet sorkihagyás nélkül kell kitölteni. Az üresen maradt sorokat „Z” vonallal kell kihúzni. A felvett készletektől, eszközöktől függően több ív kitöltésére is szükség lehet, ezért természetesen sorszámozni kell őket. (Legkevesebb két példányban kell kitölteni, és szigorú számadású nyomtatványként kell kezelni.)

Leltárösszesítő: ez akkor szükséges, ha nagy mennyiségű árut raktározunk. A leltárösszesítőre rögzítjük a tételesen felvett áru mennyiségét, mennyiségi egységét, értékét és ez alapján könnyebben tudjuk a leltáreredményt megállapítani.

B) Leltározási jegyzőkönyv: a leltározás megtörténtéről leltározási záró jegyzőkönyvet kell kiállítani, ez tartalmazza a leltározott egység megnevezését, a leltározás megkezdésének és befejezésének időpontját, a leltározásban résztvevők nevét, aláírását, a leltározás bizonylatainak sorszámát és megnevezését, a leltározással kapcsolatos kifogásokat, az illetékes, anyagilag felelős dolgozó nyilatkozatát, hogy a leltározás szabályszerűen történt, a rontott bizonylatok tételes felsorolását.

Fentieken túl kell még: leltározási ütemterv, leltározási utasítás, megbízólevél, leltárfelvételi jegy, leltárkülönbözeti jegyzőkönyv, selejtezési, leértékelési jegyzőkönyv, nyilatkozatok a szabályszerűségről.

A szükséges nyomtatványokat a vállalkozás maga is előállíthatja (nem elfeledkezve arról, mit is jelent az, hogy „szigorú számadás alá vont”), de ezek nyomtatványboltokban is beszerezhetőek (például a leltárfelvételi ív, a leltárfelvételi jegy).

Biztosítani kell a megfelelő technikai eszközöket (mérőeszközök, számológép, stb.).

A következő lépésben ki kell jelölni a leltározást végző személyeket (legalább két emberre van szükség), a határidőket.

A leltározandó vagyont is elő kell készíteni a leltározáshoz, így a készleteket rendezni, csoportosítani kell, a különféle készletelemeket egymástól el kell különíteni, így könnyebb lesz megszámolni, megmérni ezeket. Ennek során, a leltározás helyszíni előkészítésekor a feleslegessé vált vagy a selejtezésre javasolt eszközöket is el kell különíteni.

A leltározás lebonyolítása azt jelenti, hogy számolással, méréssel felvesszük, egyeztetjük a vállalkozás készleteit és vagyontárgyait. A leltározással tehát a készletek, vagyontárgyak mennyiségi felvételét és egyeztetését végezzük el.  

A leltárak felvétele kétféle módszerrel történhet:

• egyszeres leltárfelvétel: az összes készlet felmérését egy leltározó csoport végzi. Hátránya, hogy nagyobb a tévedés lehetősége.
• ikerleltár: ebben az esetben két, egymástól független leltározó csoport végzi a készletfelvételt.  Ennek befejeztével az eredményeket összehasonlítják, így a tévedések valószínűségét korlátozzák. Ha nem egyezne az eredményük, akkor újraszámolják, újramérik a készletet.

A leltározás egyben minőségi ellenőrzést is jelent. Át kell vizsgálni a készleteket, más vagyontárgyakat, és a használhatatlan, értékében csökkent terméket, eszközt selejtezéssel kell kivonnia a használatból.

Az 50 000 Ft-ot meghaladó készlet selejtezéséről selejtezési jegyzőkönyvet kell felvenni (az ehhez szükséges nyomtatványok is kaphatóak a nyomtatványboltokban), és erről nyilvántartást kell vezetni. A selejtezési nyilvántartás tartalmazza: a selejtezés időpontját, a készlet megnevezését, a selejtezés okát, a kiselejtezett készlet mennyiségét és a szokásos piaci értékét, a kezelésükre, további kezelésére vonatkozó előírásokat (például hulladékként történő értékesítés).

A leltárfelvételi íveket kitöltés után alá kell írni, el kell látni záradékokkal. Ez utóbbiakban a leltározással kapcsolatos megjegyzéseket rögzítjük, amelyek esetleg kihatnak a leltározás folyamatára, a leltározást végző személyekre, vagy a leltáreredményre. Ne felejtsük el aláírni a jegyzőkönyvet!

Nagyon fontos, hogy a leltárfelvételi íveket, jegyeket úgy kell kitölteni, hogy azokat feltűnés nélkül ne lehessen javítani, módosítani. A leltárfelvételi ívre, jegyre beírt adatokat kaparással, radírozással javítani nem szabad! A helytelen adatokat – a bizonylatok javítására vonatkozó általános szabályok szerint- egyszeri áthúzással és fölé a helyes adat felírásával lehet javítani. A javítást a javítást végző és az ellenőr kézjegyével kell hitelesíteni.

A leltározáshoz használt nyomtatványokat is értelemszerűen kell kitölteni, azokon fel kell jegyezni:

• a leltározási egység (körzet) megnevezését, amelyre a leltározás vonatkozik, a leltározás megkezdésének és befejezésének időpontját, valamint
• a leltár fordulónapját.

A leltározás dokumentumainak kitöltésekor az alábbiakra is figyelni kell:

• a leltárívek, a leltárfelvételi jegyek üresen maradt sorait átlósan áthúzva kell
• érvényteleníteni,
• a leltári nyomtatványokat - az abban foglaltak helyességének igazolásaként, a leltározóknak, a felelős elszámolónak alá kell írni,
• az aláírásoknak olvashatóknak kell lenniük, szignót használni nem szabad,
• a leltározási alapbizonylatokat olvashatóan, átírással kell kiállítani,
• javítani csak áthúzással szabad oly módon, hogy az eredeti (téves) adatot is el lehessen olvasni,
• az előre gyártott nyomtatványokat sorkihagyás nélkül kell kitölteni és az üresen maradt sorokat Z vonallal kihúzni.

A számviteli törvény előírása alapján az üzleti évről készített beszámolót alátámasztó leltárt legalább 10 évig meg kell őrizni. A bizonylatok megőrzési rendjét úgy kell kialakítani, hogy a leltárösszesítők, valamint a könyvelési feljegyzések hivatkozásai alapján visszakereshetők legyenek.

Végül a leltározás és a leltár eredménye értékelésének helyességét a leltárellenőr ellenőrzi.

Sinka Júlia