Előlegszámla≠ végszámla. Vagy mégis?

Előlegszámla≠ végszámla. Vagy mégis?

„Olyan egyszerű, mint az ácskapocs.” Egy szakmai konferencia szünetében a résztvevők egyike így kívánta érzékeltetni, milyen „semmiség” is az előlegszámla és a végszámla kiállítása. Társát azonban nem győzte meg ezzel…

Valóban. Gyakran éppen azok a feladatok okozzák a legtöbb kellemetlen meglepetést, amelyekről azt gondoljuk, egyszerű, mint a pofon – vagy akár az ácskapocs.

Az előleg- és végszámlák kapcsán, először tegyünk rendet a szükséges fogalmak között!
Ezeket az alábbiakban igyekszem olyan egyszerűen megfogalmazni, hogy tényleg olyan legyen, mint egy ácskapocs.
Lássuk tehát – a laikus vállalkozók és a pályakezdő kollégák kedvéért-, mi az alapvető különbség a proforma (díjbekérő)-, az előleg-, a rész- és a végszámla között, ideértve az áfa fizetésével kapcsolatos tudnivalókat is.
A díjbekérő
A díjbekérő – szokás proforma számlaként is említeni – egy kötetlen formájú dokumentum (azaz nincs kötelező előírás a tartalmát és formai megjelenését illetően). Ebben a vállalkozás felkéri a lehetséges megrendelőt arra, hogy bizonyos összeget utaljon bizonyos határidőre, a cég számlájára. Lényegében véve ez egy szerződéses ajánlat. Amennyiben az érintett átutalja a díjat, a szerződés létrejön az előre meghatározott feltételekkel, ha pedig nem utal, akkor annak a felekre nézve nincs más következménye, csak az, hogy nem jön létre szerződés közöttük.
Tipikusan ilyen az újságok előfizetésére buzdító levél és az ahhoz csatolt díjbekérő. A díjbekérőn szereplő összeg kifizetését tehát nem lehet követelni a címzettől, továbbá – és ez is nagyon fontos – könyvelni sem szabad ennek alapján követelést, árbevételt.
A díjbekérőt jellemzően a számlázó programok állítják ki, így technikai okokból e dokumentumnak is számla formája van (a programok általában képesek ebből számlát előállítani, ha az adott ügylet létrejött), nyilvántartásuk is megoldott a szóban forgó programokkal, de semmiféle adózási, áfabeli következményük nincs.
Az előlegszámla
Ha úgymond első lépésként tekintjük a díjbekérőt, amely elvezethet a sikeres üzletkötéshez, akkor a következő lépcsőfok a megállapodás: a termékértékesítés/szolgáltatásnyújtás feltételeiről, a fizetési feltételekről. Ez utóbbit érintően a felek megegyezhetnek abban is, hogy a tényleges teljesítés előtt a vevő, megrendelő bizonyos (megállapodás szerinti) összeget fizet az eladó számára.
Fontos, hogy még itt sem történik még tényleges termékértékesítés/szolgáltatásnyújtás, csak a vételár érkezik előbb.
Ilyenkor is szerepet kap (hat) a díjbekérő: a szerződés rendelkezései alapján, vagy a szerződésre hivatkozva egy díjbekérővel kérheti a cég az előleg összegének kifizetését, átutalását.
Az előleget a kézhezvétele/banki jóváírása napjával egyező dátummal, mint teljesítéssel állományba kell venni, és erről bizonylatot is ki kell állítani: ez az előlegszámla.
Fontos, hogy az előleg összege – amit a könyvelésben bruttó módon tartunk nyilván - termékértékesítés/szolgáltatásnyújtás végösszegébe beletartozik. Ebből az is következik, hogy mindig a majdani végszámla áfájának sorsában osztozik: a bruttó összegből az ún. felülről számított adókulccsal ki kell számolni, elő kell írni a kapott összeg áfáját. Ezt annak a vállalkozásnak kell befizetnie, aki/amely az előleget kapta. Az előleget adó vállalkozó pedig (az egyéb feltételeknek történő megfelelés esetén) az előlegszámla birtokában levonásba helyezheti ezt az áfát.
Végszámla
Az időigényes tevékenységek – tipikusan ilyen az építőipar – esetében előfordulhat, hogy a felek úgy állapodnak meg, hogy a szolgáltató több előlegszámlát is kiállíthat.
A munka végeztével a felek elszámolnak egymással: ennek egyik lényeges dokumentuma a végszámla.
Ez a bizonylat tartalmazza az összes, megállapodás szerinti tényleges tételt, valamint negatív előjellel a kapott előlege(ke)t.
A teljes ár és a már megfizetett előlegek különbsége jelenti az utolsó fizetendő összeget.
Ez a tétel, valamint a már megfizetett előlegek is ekkor – az ügylet Ptk. szerinti teljesítésekor – válnak (kötelezettségből) árbevétellé a számviteli törvény hatálya alá tartozó vállalkozásoknál (és számít az adó alapjába). A fizetendő áfából az előlegek során már befizetett áfák összegét levonva, a különbözet az adott időszak még fizetendő áfája.
Rész-számla
A felek úgy is megállapodhatnak egymással, hogy a teljes folyamatot részekre/szakaszokra bontják – jellemzően az építőiparban – úgy, hogy az egyes részek/szakaszok a folyamat egyes mérhető részeivel/szakaszaival egyeznek meg (pl. tervezés, alapozás, szerkezetkész állapot, stb.). Ezekhez a részteljesítésekhez a felek a részteljesítések összegét rendelik.
Fontos – mind adózási, mind könyvviteli szempontból-, hogy ilyen esetekben nem előlegekről beszélünk, hanem az egyes teljesítmény-szakaszok ellenértékéről!
Az egyes részteljesítésekkel ez esetben is el kell majd számolniuk a feleknek – végszámla alapján -, de a részteljesítések az árbevételbe beszámító teljesítések, és az egyes elszámolási időszakok fizetendő/levonható áfájában is figyelembe kell venni ezeket.
Könnyű összetéveszteni (figyeljünk rá!) a rész-számlát a részletfizetéssel. Ez utóbbi esetben is kiállít a szolgáltató, az értékesítő egy végszámlát a teljesítésről azzal, hogy a felek megállapodnak abban, hogy e végszámla összegét a vevő, megrendelő milyen ütemezésben fizetheti meg.
Ez abban is eltér a rész-teljesítésektől, hogy a részletfizetéses ügyletek esetében már az értékesítés pillanatában (a végszámla teljesítési időpontjával) beáll a teljes áfa-fizetési kötelezettség, továbbá az értékesítés árbevételében is ekkor kell a teljes nettó összeget figyelembe venni.
Az ügylet – a követelés - pénzügyi rendezése a felek megállapodásától függ.
Mind elméletben, mind a gyakorlatban előfordul, hogy a megrendelőtől, vevőtől kapott előleg összege megegyezik az ügylet teljes ellenértékével, azaz az előleg 100 százalékos.
Kérdés, hogy ilyen esetben is ki kell-e állítania az értékesítőnek, szolgáltatónak a végszámlát, figyelemmel arra is, hogy a végszámla már pótlólagos (áfa) fizetési kötelezettséget nem eredményez.

Ahogyan arról fentebb már volt szó, ha a felek előleg fizetésében is megállapodtak, akkor a megfizetett előleghez illetve az értékesítés teljesítéséhez kapcsolódóan is számlát kell kiállítani a kötelezettnek.
Abban az esetben, ha a vevő az ügylet teljes ellenértékét kiegyenlíti a teljesítést megelőzően, akkor kétféle számla kiállítási módszert alkalmazhat az eladó:
- Az értékesítéshez két számla kapcsolódik. A 100 százalék előleg kifizetéséről előleg számlát állít ki az értékesítő. Ezen az előleg átvételének, jóváírásának időpontja, mint ”teljesítési időpont” szerepel a számlán. Majd később, a teljesítéskor – az ügylet teljesítési időpontját megjelölve – ki kell állítani egy ún. nullás végszámlát is, amelyen feltüntetik az ügylet teljes ellenértékét és levonják az előleg összegét.
- Nem kifogásolható az a számlázási módszer sem, amely során az előleg és a végszámla azonos dokumentumban szerepel. Ezt a számlát az előleg megfizetéséhez kapcsolódóan kell kiállítani, és fel kell rajta tüntetni - többek között - az előlegként átvett 100 százalék összeget, megjelölve az előleg átvételének, jóváírásának napját, majd pedig ezen a számlán az ügylet majdani teljesítési időpontját is szerepeltetni kell, jelezve, hogy ekkor már további ellenérték rendezésére nem kerül sor.

Ez utóbbi megoldás azonban csak akkor jöhet szóba, ha a számla kiállításának időpontjában már ismert az ügylet teljesítési időpontja is, mivel azt rá kell vezetni a kiállított számlára.
Amennyiben a későbbi teljesítés időpontja nem ismert, a végszámlát kötelező külön kiállítani, még akkor is, ha 100 százalékos előleg átvételére került sor.

(Az előlegszámla, végszámla kiállításáról rendelkezik a 2013/24. számú adózási kérdés, amely szerint azokban az esetekben, amikor a teljes ellenérték egy összegben, előlegként megfizetésre kerül, a bizonylatolás során – a fenti - két megoldás lehetséges.)

Nézzünk fentiekre egy példát is!
Az Okoska Kft üzletviteli tanácsadással foglalkozik, és rendszeresen tart konferenciákat, workshopokat e témában. A rendezvényeken azok az ügyfelei vehetnek részt, akiknek a részvételi díja a rendezvény napját megelőző napig megérkezik a cég számlájára.
E feltételről előzetesen tájékoztatja az érintetteket, megadva az utaláshoz szükséges adatokat is.
Kérdés, hogy abban az esetben, ha például a tanácsadás napja 2019.04.17., és 16-án beérkezik a pénz, akkor mind a számlakiállítás napja, mind a fizetési határidő 04.16. lesz, és a teljesítés dátuma 04.17.?
Amennyiben a rendezvény napján érkezne meg a díj, akkor a számlán mind a három dátum egybeeshet, függetlenül attól, hogy utalásos a számla?

A probléma sokkal összetettebb, mint ahogyan az első pillantásra tűnik!
Ugyanis akkor, ha a teljesítést megelőzően ellenértékbe beszámítható vagyoni előnyt (előleget) juttat a vevő, a fizetendő adót pénz vagy készpénz-helyettesítő fizetési eszköz formájában juttatott előleg esetében annak jóváírásakor, kézhezvételekor, egyéb esetben annak megszerzésekor kell megállapítani.

Fentiekből következően, ha 2019.04.16-án beérkezik az ellenérték, akkor arról fő szabályként előlegszámlát kell kiállítani, majd 04.17-én kiállítható a végszámla. Tekintve, hogy az előleg 100 százalékos összegben megegyezik a konferencia díjával, valamint az ügylet teljesítési időpontja is ismert, így választható az a megoldás is, hogy csak egy bizonylatot állít ki a cég, a fentebb már bemutatottak szerint.
Viszont, ha az ellenérték 04.17-én érkezik meg, akkor nem kell előlegszámlát kiállítani.
Egybeeshet mindhárom dátum, azaz a teljesítés napja, számlakibocsátás napja, fizetési esedékesség: ez a készpénzfizetéses számláknál értelemszerűen megegyezik, de semmi sem zárja ki, hogy utalásnál is megegyezzenek az időpontok.