Céges házipénztár a könyvelőirodában

Ahogyan azt már korábbi írásunkban is hírül adtuk, az adóhatóság a társaságok osztalékfizetéseit és házipénztárait ellenőrizte: egyelőre Győr-Moson-Sopron vármegyében, de számíthatnak erre az ország más részein működő vállalkozók is.

Az adóhatóság kockázatelemzésének szűrőjén most azok a cégek akadtak fenn, amelyeknél felmerült, hogy az osztalék utáni személyi jövedelemadót nem fizették meg, vagy amelyek adózott eredményüket évek óta készpénzben mutatták be beszámolóikban. Az ellenőrzés célja az volt, hogy az adózók fizessék meg az évek óta halogatott, osztalék utáni személyi jövedelemadót, és a házipénztárak „papíron” kimutatott pénzkészlete megegyezzék a ténylegessel, azaz a szabályos dokumentumokra alapozott könyvelés valós adatokat tükrözzön.

A céges házipénztár vezetése, ha nem is semmiség, de nem tűnik megugorhatatlan feladatnak egy számviteles számára. Az adóhatóság mégis szépen arat, amikor e területet veszi vizsgálat alá.

Ennek oka elsősorban az, hogy a házipénztárt csak ritkán vezeti számviteles, és a vállalkozók gyakran elengedik a fülük mellett könyvelőjük ezzel kapcsolatos intelmeit.

A cégek jelentős többsége „külsősre”, azaz könyvelőirodára vagy egyéni vállalkozó könyvelőre bízza számviteli feladatait. Ez azt is jelenti, hogy a könyvelő nincs személyesen jelen az általa könyvelt vállalkozásnál, így annak házipénztárával sem tud foglalkozni: az ahhoz kapcsolódó bizonylatokat utólag kapja meg, csak utólag jelezheti, ha e téren hibát, szabálytalanságot tapasztal.

Ezért is merült fel a cégtulajdonosok igénye arra, hogy mégis az ehhez tényleg értő könyvelő vezesse a házipénztárt, ne a cég muszájból „kiokosított” munkatársa.

Persze, ilyen esetben is figyelni kell az átvállalt feladat „lepapírozására”.

Nézzünk erre példát is!

A Profi Szolgáltatások Profiknak Könyvelőiroda szerződésben vállalja ügyfelei bizonylatainak teljes körű feldolgozása mellett a házipénztár vezetését is.

Az iroda megbízói pénzkezelési szabályzatát ennek szellemében állítja össze, belefoglalja abba, hogy a házipénztár-kezelést a könyveléssel megbízott társaság vállalja, a pénztárkezeléssel kapcsolatos szabályok betartásáért a megbízott társaság a felelős.

A (megbízó) társaság egyes kijelölt munkavállalóinak, az ügyvezetőnek a cég működéséhez szükséges készpénzkiadásokra dologi előleget ad ki a Könyvelőiroda (a társaság pénztárából), amellyel az érintettek szükség esetén (de legkésőbb havonta) elszámolnak a Profi Szolgáltatások Profiknak irodájában. Amennyiben a társaság által kiállított számla ellenértékét a vevő partnerek készpénzben szeretnék kiegyenlíteni, akkor erre kizárólag a Könyvelőirodában kerülhet sor.

A szállítói számlák készpénzes kiegyenlítése (vagy dologi előlegekből) ugyancsak a Könyvelőirodában történhet, kizárólag a megbízó társaság ügyvezetőjének engedélyével. A pénzmozgásokkal egyidejűleg a Könyvelőiroda rendszeréből nyomtatják, aláíratják a pénztárbizonylatokat, egyéb dokumentumokat. A Könyvelőiroda gondoskodik arról (és egyben felelős is ezért), hogy az adott társaság készpénzkészletét önálló pénzkazettában tárolja, azaz az abban lévő összeg bármelyik pillanatban megegyezik a nyilvántartásban szereplő összeggel. Helyes ez az eljárás?

Elöljáróban fontos leszögeznünk, hogy a jelenleg hatályos jogszabályok a pénztár kezelésével kapcsolatos összeférhetetlenségi szabályokat nem tartalmaznak. Korábban volt ilyen: amelyből egyértelműen következett, hogy pénztáros és a helyettese nem lehet az, akinek a munkaköre ezzel a feladattal összeférhetetlen. Ilyenek a pénzügyi, a könyvelési és a bérelszámolási, stb. munkakörök. Természetesen, ami összeférhetetlennek minősíthető a magánszemély esetében, az összeférhetetlen a társaságok egymás közötti kapcsolatában is.

A társaságok esetében, a számviteli előírások szerint pénzkezelési szabályzatban kell rögzíteni a házipénztárral kapcsolatos követelményeket és feladatokat. Ez a példaként hozott esetben – részben – megtörtént. Ki kell azonban emelnünk néhány témát – mint szükséges és szabályozandó feladatot –, amelyre a vizsgált (és ahhoz hasonló) esetben ki kell térni az említett szabályzatban.

Az ügyfelek pénzkezelési szabályzatát a Könyvelőiroda rendszerébe be kell építeni. A házipénztár kezelőjeként a Könyvelőiroda munkavállalói közül ki kell jelölni egy konkrét személyt, a pénztárost, a pénztárosra vonatkozó feladatok ellátásával és felelősségével. A pénztáros a felelős elsősorban és nem a társaság.

Az így kijelölt pénztáros az ügyfél pénztáron kívüli analitikus és főkönyvi nyilvántartásait nem vezetheti, ezen társaság könyvviteli bizonylataihoz (a pénztárbizonylatokon túlmenően) nem juthat hozzá, függetleníteni kell az adott társaság könyvelésétől.

Azt is szabályozni kell, hogy az ügyfél társaságtól milyen bizonylatot kell kapnia a pénztárosnak ahhoz, hogy a pénztárból kifizetéseket teljesítsen (általános felhatalmazás nem elegendő), elsősorban a beszerzésekre, a kiküldetésekre adott előlegekkel.

A befizetések, a szállítónak történő kifizetések fentebb részletezett szabályozását célszerű kiegészíteni a megbízó cég előzetes hozzájárulásával, annak dokumentálásával.

A házipénztár esetében (is) követelmény a rendszeres ellenőrzés. Ezt a könyvelőtársaság házipénztár-kezelési tevékenysége teljesítésének igazolásához is kapcsolhatóan, célszerűen a megbízó társaság ügyvezetője végzi el, lehetőleg pénzrovancsolással összekötve.

A bemutatott esetben, a házipénztár kezelése kapcsán az összeférhetetlenség – konkrét jogszabályi kritériumok, előírások hiányában – akkor kerülhető el, ha a megbízó társaság házipénztár-kezelését a Könyvelőirodánál olyan személy látja el, aki az érintett ügyfél könyvelési bizonylataival sohasem kerül kapcsolatba, a házipénztár pénzkezelési szabályzata pedig biztosíték arra, hogy csak a megbízó társaság házipénztárában bekövetkezett változások bizonylatait rögzítse a pénztáros.

Szabályok „általában”

A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (Szt.) 14. §-ban előírtak szerint, a számviteli politika keretében el kell készíteni a pénzkezelési szabályzatot. Vegyük komolyan ezt a kötelezettséget, mivel egy esetleges adóhatósági ellenőrzés során is „nagyítóval vizsgálja” a revizor a számviteli politika részeként elkésztendő szabályzatokat, a bírság mértéke pedig több százezer forint is lehet.

Az Szt. meghatározza a pénzkezelési szabályzat kötelező elemeit is, ezek:

-         a pénzforgalom (készpénzben, illetve bankszámlán történő) lebonyolításának rendje;

-         a pénzkezelés személyi és tárgyi feltételei;

-         a pénzkezelés felelősségi szabályai;

-         a készpénzben és a bankszámlán tartott pénzeszközök közötti forgalom;

-         a készpénzállományt érintő pénzmozgások jogcímei és eljárási rendje;

-         a napi készpénz záró állomány maximális mértéke,

-         a készpénzállomány ellenőrzésekor követendő eljárás;

-         az ellenőrzés gyakorisága;

-         a pénzszállítás feltételei;

-         a pénzkezeléssel kapcsolatos bizonylatok rendje és

-         a pénzforgalommal kapcsolatos nyilvántartási szabályok.

Az ellenőrök elsősorban a házipénztár vezetésére vonatkozó előírások betartását vizsgálják, továbbá azt, hogy a cég a saját maga által lefektetett szabályokat követi-e.

Ha a gyakorlatban követett szabályok nem azonosak a szabályzatban lefektetettekkel, akkor – legyen bár önmagában mindkettő a számviteli – és adózási előírásoknak megfelelő –, az alapot adhat a cég bírságolására.