Egyszeres könyvvitel - egyszerű könyvvitel? Szabályok, hibák, tévedések és javításuk

ADÓZÁSI MÓD ÉS KÖNYVELÉS

Ahhoz, hogy átlássuk az egyéni vállalkozók könyvvitelét, először azt kell megvizsgálnunk, milyen szabályok alapján kell/lehet az érintettek adóalapját megállapítani. Anélkül, hogy a lehetséges adózási módok részletes szabályaira kitérnénk, vegyük sorra a lehetőségeket! Az egyéni vállalkozó

• adózhat a személyi jövedelemadó törvény hatálya alatt, és ezen belül választhatja az átalányadózást és a tételes költségelszámolást (ez utóbbi “hivatalos” neve a vállalkozó személyi jövedelemadózás),
• lehet alanya a kisvállalkozások tételes adójának (azaz a katának), és
• dönthet az egyszerűsített vállalkozói adó (azaz az eva) mellett is.

Miért fontos ez?

A felsorolt adózási módok, pontosabban a mögöttük álló jogszabály meghatározza azokat a feltételeket, amelyeket a vállalkozónak a “papírmunka” során teljesítenie kell, azaz a szükséges nyilvántartások körét, és azok vezetésének szabályait. Természetesen ezek mindegyike az érintett adónem sajátosságait figyelembe véve, az adóalap, az adó megállapítását és ellenőrizhetőségét szolgálja.

Mielőtt a fenti felsorolás szerinti sorrendet követve górcső alá vennénk ezeket az elvárásokat, tisztáznunk kell néhány fontos dolgot! Jelesül:

• Az egyéni vállalkozók NEM tartoznak a számviteli törvény hatálya alá, válasszák is bármely, fentebb említett adózási módot!
• A számviteli törvény tartalmaz az egyszeres könyvvitelt érintő előírásokat is. Ezzel kapcsolatban kérdés - amire picit később kitérek -, hogy nevezhetjük-e az egyéni vállalkozók könyvelését a számviteli törvény szerinti egyszeresnek, pusztán azért, mert nem “kettős”, vagy esetükben valami hasonló, de mégis más rendszerről van szó?

Első lépésben vizsgáljuk meg könyvviteli szempontból a személyi jövedelemadóról szóló törvényt!

BEVÉTELI NYILVÁNTARTÁS – DE MILYEN?

Nagyon fontos, hogy az adótörvény nézőpontjából a magánszemélyek által végzett tevékenységek - mint bevétel- és jövedelemforrások - alapvetően kétfélék lehetnek: önálló vagy nem önálló tevékenységek. Az előbbi kategóriába tartozik tipikusan a munkaviszonyból származó jövedelem és a társaságok tagjainak személyes közreműködésére tekintettel juttatott tagi jövedelem. Az Szja-törvény 24.§-a sorolja fel a többi, még ideértendő jogviszonyt. Az önálló tevékenység meghatározását viszont elintézi azzal, hogy minden olyan bevételi forrás e kategóriába tartozik, amely nem minősül nem önálló tevékenységnek.

Ez azért lényeges számunkra, mert kiderül, hogy a jogalkotó számára az egyéni vállalkozó tevékenysége csak egy a sok közül: ugyanúgy önálló tevékenységnek minősül, mint mondjuk a megbízási szerződés alapján végzett munka, vagy az őstermelő, de akár a lakását bérbeadó magánszemély tevékenysége. Azzal a különbséggel, hogy az egyéni vállalkozókkal kapcsolatban felemás (kicsit az egyéni vállalkozókra, kicsit az önálló tevékenységet folytató magánszemélyekre általában jellemző előírásokat vegyítő) módon szabályoz. A lényeg azonban ugyanaz, az érintett bevétele nem jövedelem úgy, ahogy van (mint például a munkabér), hanem valamilyen módon, de figyelembe veheti az adott tevékenységgel szemben felmerült költségeit.

Azt, hogy ez utóbbit milyen rendszerben- az adótörvény által felkínált lehetőségek közül választva - teszi, az meghatározza az Szja-tv. nyilvántartásokkal kapcsolatos elvárásait. Ezeket a törvény 10.§-ában találjuk. E szakasz rendelkezik a magánszemély által vezetendő nyilvántartások köréről, de a bizonylatokkal kapcsolatos formai és tartalmi követelményeket is meghatároz. Utóbbiakat egyébként a számviteli törvény idevágó szabályaival összhangban teszi.

Továbbá e paragrafus utal a törvény 5. számú mellékletére, amely felsorolja azon alap- és kiegészítő nyilvántartásokat és azok minimálisan elvárt adattartalmát, amelyek a személyi jövedelemadó alapjának, az adónak, az esetleges kedvezmények megállapításához, nyilvántartásához és későbbi ellenőrizhetőségéhez szükségesek lehetnek (és nem csak az egyéni vállalkozókat illetően).

A hivatkozott melléklet kitér az alapnyilvántartásokra (ez a tételes költségelszámolást választó egyéni vállalkozó esetében a pénztárkönyv és a naplófőkönyv lehet) - lényegében ez a “könyvelés” -, és a még esetlegesen szükséges kiegészítő nyilvántartásokra, mint például a tárgyi eszközök nyilvántartása. Amint látjuk, itt is egy “főkönyv” és az azt kiegészítő analitikák teszik teljessé az elszámolást.

Abban az esetben, ha az egyéni vállalkozó az átalányadózást választja - a törvényben meghatározott, a végzett tevékenységre előírt kulcsokkal, a bevétel bizonyos százalékát jövedelemnek tekintve -, akkor a jogalkotó megelégszik egy bevételi nyilvántartás vezetésével is. Ennek kötelező adattartalmát a már említett melléklet határozza meg. Ugyanakkor az adótörvény (56.§.) előírja az átalányadózók számára, hogy kiadásaikat, ráfordításaikat igazoló bizonylatokat az adó utólagos megállapítására való jog elévüléséig (ez az Art. szerinti elévülési idő) meg kell őrizniük. Ez az ún. “számlatartási kötelezettség”, és más adótörvényben is találkozunk vele (például az Eva-törvényben, de erről még később lesz szó.).

Könyvelés szempontjából számunkra a pénztárkönyv és a naplófőkönyv a lényeges, térjünk hát vissza ezekre! 

PÉNZTÁRKÖNYV ÉS NAPLÓFŐKÖNYV

Az Szja-tv. 5. számú melléklete 3. pontja és ennek alpontjai sorolják fel, melyek azok az adatok (például sorszám, a gazdasági esemény időpontja, a bizonylat sorszáma, stb.), amelyeket a pénztárkönyvnek tartalmaznia kell, és kitér a vezetésének szabályaira is. Azaz az egyéni vállalkozó köteles ezt az alapnyilvántartást úgy vezetni, hogy annak alapján - a kiegészítő nyilvántartásokat is figyelembe véve - minden, a vállalkozói tevékenységével kapcsolatban pénzbevételt vagy kiadást eredményező gazdasági esemény (így különösen értékesítés, beszerzés, hitelfelvétel, kölcsönnyújtás, vállalkozói kivét felvétel) zárt rendszerben nyomon követhető legyen.

Fontos, hogy a fenti előírás értelmezésében a pénzbevétellel esik egy tekintet alá a termékértékesítés és a szolgáltatásnyújtás ellenértéke akkor is, ha teljesítése egészben vagy részben nem pénzben (hanem például csere, beszámítás révén) történt.

A fenti előírás nem csupán fontos, de érdekes is, hiszen a jogalkotó külön kiemeli, hogy csak azokat a tételeket kívánja a pénztárkönyvben látni, amelyekhez pénzmozgás is társult, azaz a pénztárkönyvet pénzforgalmi szemléletben kell vezetnie a vállalkozónak. Itt viszont arról van szó, hogy olyan gazdasági esemény is bekerülhet a nyilvántartásba, amely pénzmozgás nélkül zajlott.

Nézzünk erre egy példát!

Tegyük fel, hogy Józsi és Misi egyéni vállalkozók, és gyermekkoruk óta jó barátok. Így nincs abban semmi szokatlan, ha Józsi ingyen megjavítja a csöpögő csapot Misi vendéglőjének konyhájában, míg Misi azt egy emberes adag pacalpörkölttel, almás pitével és egy korsó jégbe hűtött sörrel honorálja. A derék cimborák talán nem is gondolnák (éber könyvelőjük viszont igen), hogy jelen esetben mindkettőjüknek származott bevétele az aznapi baráti ténykedésükből, méghozzá azok piaci értékének figyelembevételével számítva. A jogalkotó szerint legalábbis.

Az egyszerűség kedvéért feltételezzük, hogy Józsi más esetben 3 ezer forintot kérne a csap megjavításáért, és történetesen Misinél is pont ennyibe kerül a fenti menü. Ekkor az adott napi dátummal mindkettőjük pénztárkönyvébe - alap és áfa bontásban - bekerül a 3 ezer forint “bevétel”.  Elméletileg…

Az, aki tüzetesebben megszemlél egy pénztárkönyvet, azt fogja látni, hogy a nyilvántartás nem tartalmaz bankszámla rovatokat. Ebből következően az az egyéni vállalkozó, akinek van, vagy kötelezően lennie kell vállalkozói bankszámlájának (mondjuk azért, mert nem alanyi adómentes az áfában), az két dolgot tehet

• a naplófőkönyv vezetését választja, vagy
• a pénztárkönyve és egyéb szükséges analitikája mellett még egy nyilvántartást vezet: a készpénzes és banki bevételeit elkülönítő nyilvántartást.

Ez utóbbi esetben valamennyi pénzmozgással járó bevétele és kiadása a “pénztárba” kerül, a jogcímének megfelelő rovatba (például adóköteles bevétel, vagy anyag- és árubeszerzés), de az említett nyilvántartásban ezt szét kell szednie a pénztárt és a bankszámláját érintő tételekre. A pénztárkönyv összes bevétel és kiadás forgalmának meg kell egyeznie a szóban forgó nyilvántartás megfelelő bank és pénztárforgalmával.

Ez persze így elég macerás, ezért csak az válassza a pénztárkönyv vezetését, akinek csekély banki forgalommal kell számolnia. A többieknek a naplófőkönyv vezetését ajánljuk, mert annak vannak a banki forgalmat nyilvántartó rovatai. Az adótörvény elvárásai - a könyvelés zárt rendszerét illetően - ugyanazok, mint a pénztárkönyv esetében (a már többször hivatkozott melléklet 2. pontja és ennek alpontjai foglalkoznak a naplófőkönyvvel), ideértve Józsi és Misi bevétel-beszámítós esetét is. 

MI KÖZE MINDEHHEZ A SZÁMVITELI TÖRVÉNYNEK?

Van azonban néhány nagyon fontos eltérés a két alapnyilvántartás között (a banki forgalomtól eltekintve is).

Az első és legfontosabb az, hogy picit meglepő módon, az adótörvény a számviteli törvényre hivatkozik, holott annak az egyéni vállalkozó nem alanya, az Szt. kifejezetten “elhatárolódik” az egyéni vállalkozóktól: 2.§.(3) bekezdésében kimondja, hogy hatálya nem terjed ki az egyéni vállalkozóra!.

Ezzel szemben a személyi jövedelemadó törvény (5. számú melléklet 2.3. alpont) úgy rendelkezik, hogy “A naplófőkönyv tartalmát az egyszeres könyvvitelt vezető vállalkozókra irányadó rendelkezései szerint kell megállapítani.”

Az Szt. mindössze egyetlen paragrafust (a 162-est) szentelte a kérdésnek, és kezdő könyvelő számára okozhat némi “kavart” az, hogy a jogalkotó ebben hangsúlyosan az egyszerűsített beszámoló összeállításáról (ez hagymázas álomban sem tévesztendő össze az egyszerűsített éves beszámolóval!), és a kettős könyvvitel rendszeréből ismert eszközökről és forrásokról beszél.

Ráadásul csalóka az a remény is, hogy a számviteli törvényből kiderül, mit kell beírni a naplófőkönyv egyes rovataiba - azért van néhány, nem biztos, hogy mindenki számára egyértelmű rovata -, csak arra derül fény, hogy azokat a gazdasági eseményeket, amelyekhez nem kapcsolódott pénzmozgás, külön nyilvántartásban (analitikában) kell rögzíteni. Továbbá arra is fény derül, hogy a könyvviteli kötelezettséget naplófőkönyv (vagy más, a követelményeknek megfelelő nyilvántartás) vezetésével kell teljesíteni.

E utóbbi kitétel azonban nem az egyéni vállalkozókra vonatkozik - nekik az Szja-tv. írja elő ugyanezt - hanem a kettős könyvvitel vezetésére nem kötelezett gazdálkodókra, mondjuk a közhasznú minősítéssel nem rendelkező alapítványokra érvényes. Az azonban biztos, hogy a naplófőkönyv is egy pénzforgalmi szemléletű nyilvántartás.

Most, hogy kiderült, hogy a számviteli törvénynek nincs köze - legalábbis csak kevés, és az is közvetve - az egyéni vállalkozók könyvviteléhez, kérdés, hogy mit kell beírni a pénztárkönyvbe, naplófőkönyvbe, milyen szabályok szerint és mi a teendő, ha valamit elrontunk a könyvelés során.

Nos, a bevételek és költségek elszámolása az Szja-tv. 10. és 11. számú mellékleteinek figyelembevételével történik. E mellékletekből derül ki, hogy mikor beszélhetünk az adóalapot növelő tételekről (ez nem feltétlenül csak a vállalkozó “profiljának” megfelelő, nyilvánvalóan ideértendő bevétel) és itt kapunk eligazítást a költségek közt elszámolható ráfordítások köréről is (valamint egyes esetekben annak mértékéről). A pénztárkönyvbe és a naplófőkönyvbe ezek közül is csak azok kerülhetnek, melyekhez kapcsolódott pénzmozgás.

Például a vállalkozó adóalapjából, a 11. számú mellékletben részletezettek szerint számított értékcsökkenési leírást - mint költséget - elismeri az adótörvény, elszámolásakor mégsem kapcsolódik hozzá pénzmozgás. (A részletező nyilvántartás, a tárgyi eszközök egyedi nyilvántartása alapozza meg az elszámolását.)

Viszont ha volt pénzmozgás, akkor azokat a tételeket is könyvelni kell, amelyek a fenti két melléklet szerint nem érintik az adóalapot: ezek rögzítésére mindkét nyilvántartás tartalmaz rovatot (“adóalapot nem képező bevételek” és “egyéb, költségként el nem számolható kiadás“ címén).

A könyvelés során elkövetett, illetve a könyvelést alátámasztó bizonylatokban felfedezett hibák javításának módját - a naplófőkönyv esetében is - a személyi jövedelemadó törvény határozza meg az egyéni vállalkozók számára, méghozzá a már említett 10.§-ban!

Lényeges, hogy a bizonylatok (és e fogalom alatt itt is azt kell értenünk, mint a számviteli törvény hatálya alatt, csak jelen esetben az Szja-tv. adja a definíciót) hibái esetén mindenki csak a saját portája előtt söprögethet, azaz a külső bizonylatokat (számlákat) is csak a kibocsátó (a szállító) javíthatja, a befogadó ( a vevő) nem.

A vállalkozó által kiállított bizonylatot (például egy összesítőt) vagy a naplófőkönyvbe, pénztárkönyvbe beírt téves adatot módosítani, törölni csak úgy szabad, hogy az eredeti adat a módosítást, illetve a törlést követően is olvasható maradjon (azaz áthúzással, és fölé írva a helyes adatot).

Bevallással már lezárt év könyvelési adataiba - azaz a pénztárkönyvbe, naplófőkönyvbe - az egyéni vállalkozó sem javíthat bele, miként a kettős könyvvitelt vezető vállalkozás sem. (Az “eredeti”adatoknak az “eredeti“ bevallást kell alátámasztaniuk, akkor is, ha utóbb kiderül, ez hibás volt).

Ha olyan év esetében fedeztünk fel könyvelési hibát, amelyet bevallással már lezárt az egyéni vállalkozó, azt önellenőrzési jegyzőkönyv keretében kell levezetnie, és következményeit - a befizetendő adóhiányt, önellenőrzési pótlékot- a pénzmozgással egyidejűleg írhatja be a könyvelésbe. Ez az adóhatóság határozataira is igaz.

EVA, KATA ÉS A KÖNYVELÉS 

Amennyiben az egyéni vállalkozó KATAs, úgy elég csak bevételi nyilvántartást vezetni. Ennek elvárt adattartalmát , vezetését és a hibás adatok javítását érintő szabályait a Katv. 12.§-a foglalja össze, összhangban az Szja-v. vonatkozó előírásaival.

Lényeges, hogy a nyilvántartás tényleges vezetésével egyenértékű az, ha a vállalkozó az általa kiállított nyugtákat, számlákat teljes körűen megőrzi, feltéve, hogy ezekből a bevétel megszerzésének időpontja hitelesen megállapítható. Az Art. szerinti elévülési idő a bizonylatok, a nyilvántartás megőrzésére, itt is érvényes.

Ha egyéni vállalkozónk az EVA mellett dönt, akkor bejövő számláit érintő, ún. számlatartási (számlamegőrzési) kötelezettség (Eva-tv. 4.§. (6) bekezdése) mellett szintén elég bevételi nyilvántartást vezetni. Az ennek tartalmára, hibáinak javítására, megőrzési idejére a fentebb már a KATA kapcsán említett szabályok érvényesek, azzal a különbséggel, hogy a nyilvántartást tényleg vezetni kell, nem elég a kibocsátott bizonylatok hiánytalan megőrzése. (Továbbá a járulékfizetési kötelezettséget érintő, részletező nyilvántartás vezetését is előírja az Eva-törvény (4.§. (4)-(6) bekezdése és melléklete).