Az Online Számla rendszer tapasztalatai

Október 1-től mintegy egymillió vállalkozás valamennyi egymás közötti ügyletének számlaadatait látja az adóhivatal. Erre építve, 2021 második felétől már a hivatal készíti el a vállalkozások áfa-bevallás tervezetét.

Az MTI információi szerint, a szeptember 30-ig tartó szankciómentesség bejelentése óta duplájára, több mint félmillióval nőtt az online számla rendszerben regisztráltak száma, így október 1-től mintegy egymillió vállalkozás – ideértve az alanyi adómentességet választókat is - valamennyi egymás közötti ügyletének számlaadatait látja az adóhivatal. Ez egyben azt is jelenti, hogy a NAV kockázatelemzőinek is lényegesen több adat áll majd a rendelkezésre.

Biztos, hogy egyetlen vállalkozó sem szeretne e hálón fennakadva tanulságos példaként szolgálni a többiek számára, így az alábbiakban górcső alá veszünk néhány jellemző problémát, amellyel az Online Számla Rendszerben július 1-jét megelőzően regisztráltak találkoztak.

Tanuljunk mások hibáiból!

Bár a vállalkozók hajlamosak azzal nyugtatni magukat, hogy csak technikai, és mint ilyen, a számlázó programok fejlesztőire tartozó feladatról van szó, ők majd szépen felkészítik az adott szoftvert az online számla adatszolgáltatás teljesítésére. Ha mégsem, nos, az akkor már a cég jogászának ad munkát. Kétségtelen, hogy ebben is van némi igazság, de nem lehet az egész csomagot a fejlesztők nyakába tenni, szükség van egyéb – így különösen pénzügyi, adózási – ismeretekre is, főként, ha a cég speciális ügyleteket is számláz. Tovább bonyolítja a helyzetet, ha a vállalkozás – mondjuk az anyavállalat elvárásainak megfelelően – külföldi vagy valamilyen egyedi fejlesztésű programot használ.

Az online számla rendszerben több olyan adatlekérdezési lehetőség is a vállalkozások rendelkezésére áll, amelyek ugyan önmagában a jogszabályi kötelezettség teljesítéséhez nem szükségesek, de értékelhető mértékben csökkentik az adminisztrációs terheket azzal, hogy támogatják az adott cég számviteli folyamatait és belső ellenőrzési eljárásait.

Az online számla rendszeren keresztül ugyanis minden vállalkozó hozzáférhet azokhoz a számlaadatokhoz, amelyeket az adóhatóság vele kapcsolatban tárol.

Ezzel összefüggésben is komoly adózási kockázatot hordoznak azok a szoftverek, amelyek esetében az adatszolgáltató modult csak a fejlesztők képesek paraméterezni. Egyrészt azért, mert az adatszolgáltatásban érintett számlák és adatok köre 2021. január 1-jével várhatóan ismét módosulni fog, másrészt a számlázó rendszert olyan dokumentumok előállítására is használhatja a cég, amelyek bevonása az adatszolgáltatásba, nemcsak hogy nem kötelező, de nem is célszerű (ilyenek az ún. belső bizonylatok, előlegbekérők).

Ezért érdemes megfontolnia a vállalkozóknak olyan informatikai megoldás kidolgozását, amely megengedi, hogy az adatszolgáltató modul a megfelelő jogosultsággal rendelkezők számára a felületéről is paraméterezhető legyen. Ha kisebb módosításhoz, paraméterezéshez is fejlesztői közreműködésre van szükség, az nehézkessé teszi a rendszert, és így az adatszolgáltatási kötelezettség megfelelő teljesítését is gátolhatja.

Nem ritka, hogy a vállalkozás egyidejűleg több számlázó rendszert is működtet, esetleg év közben kell egy új számlázó programot beállítani, ezzel egyidejűleg saját, egyedi adatszolgáltató modulját is beüzemelni, és folyamatosan karbantartani az egész – összetett és bonyolult – rendszert.

Murphy törvénye szerint „ami elromolhat, az el is romlik”. Az Online Számla adatszolgáltatást érintő megoldások pedig soha nem tudnak „jókor” elromlani, az adóhatóság technikai problémák iránti megértése is véges.

Ezért – informatikusok szerint – a több számlázó rendszerrel párhuzamosan dolgozó vállalkozásoknak célszerű olyan külső adatszolgáltató modult telepíteniük, amely képes az összes érintett rendszerből kikerülő számla jelentésére az adóhatóság felé.

Egy új szoftver hozzákapcsolása a központi adatszolgáltató rendszerhez általában lényegesen kisebb ráfordítást igényel, mint az egyes programok egyedi adatszolgáltató moduljának kezelése.

Ha pedig a szükséges szoftverfrissítések késnek, és így a jogszabályban elvárt határidőn túl történik meg a telepítése, az akadályozhatja a számlázási folyamatot, ezzel akár a számla adatszolgáltatás elmaradását is Ennek későbbi pótlása további munkát és költséget okoz a cégnek.

Készüljünk 2021 januárjára!

Hamarosan startol az Online Számla rendszer 3,0 verziója. Ennek leírása és fejlesztői dokumentációja elérhető az adóhatóság honlapján:

https://onlineszamla.nav.gov.hu/api/files/container/download/Online%20Szamla_interfesz%20specifik%C3%A1ci%C3%B3_HU_v3.0.pdf

Ebből szemezgetve, nézzük, mire kell jövő januárig felkészülnie a vállalkozóknak!

Az adatstruktúrának, annak változtatásának követnie kell a jogszabályi módosulásokat, így a 2021. január 1-től hatályba lépő, az Áfa törvény adatszolgáltatásokra vonatkozó változását is.

Ennek lényege, hogy a nem adóalanyoknak történő értékesítésről, valamint a közösségi és közösségen kívüli értékesítésről is kötelező lesz adatot szolgáltatni az Online Számla rendszerben.

Ebből következően 2021-től az alábbi vevői csoportokat lehet majd elkülöníteni az adatszolgáltatásban, és a vállalkozásoknak erre kell felkészíteniük adatbázisukat, számlázó rendszerüket:

• Belföldi vagy közösségi adóalany vevő: ebben az esetben a név, cím és adószám (közösségi vevőnél közösségi adószám) kötelező a számlán és az adatszolgáltatásban.

• Nem közösségi (ún. harmadik állambeli) adóalany vevő: a név, cím kötelező, az adószám pedig nem kötelező, de lehetséges feltüntetni a számlán és az adatszolgáltatásban is.

• Nem adóalany és nem magánszemély vevő: a név és a cím feltüntetése kötelező a számlán és az adatszolgáltatásban is. Ebbe a kategóriába tartoznak például a gazdasági tevékenységet nem folytató társasházak, egyesületek, alapítványok, kizárólag közhatalmi tevékenységet végző testületek.

• Magánszemély vevő: a név és a cím feltüntetése kötelező a számlán, az adatszolgáltatásban viszont nem lehet benne. A magánszemélynek kiállított számlánál jogszabály alapján el kell térnie a számla adattartalmának és az adatszolgáltatásnak.

Közkeletű tévedés, hogy ha a vevőnek nincs adószáma, akkor biztosan magánszemély. Pedig lehet olyan nem adóalany is - mondjuk egy gazdasági tevékenységet nem folytató társasház -, amely nem rendelkezik adószámmal.

A számlázó programoknak (vagy felhasználóiknak) ezért különbséget kell tenniük a magán személyek és nem magánszemély vevő között is, nem csupán adóalany és nem adóalany között.

A számlaadat-szolgáltatási rendszerben a magánszemély elkülönült kezelését az Áfa törvény írja elő. Amennyiben a vevő magánszemély, akkor bár a számlán kötelező szerepelnie a nevének, címének, az adatszolgáltatási rendszerben ezek az adatok nem szerepelhetnek.

A számlázó programban ennek megfelelően lennie kell olyan megoldásnak, amely az Online Számla rendszerrel összhangban - megjelöli azokat a számlákat, amelyeket magánszemély vevők részére állítottak ki.

Az Online Számla rendszer elutasítja majd azon adatszolgáltatások feldolgozását, melyek magánszemély jelölővel vannak ellátva, azonban a név és cím kitöltött.

A közösségi és export ügyletek adatszolgáltatási kötelezettsége nem csupán a vevőadatokra van hatással, hanem számla adóösszegeinek a megadására is.

Így meg kell adni az adatszolgáltatásban az ügylet adómentességére, illetve az Áfa tv. hatályán kívüliségére vonatkozó kódokat, valamint a számlában szövegesen is utalni kell e körülményekre.

Ezeknek az esetköröknek a kódolása a számlázó programokban egyébként is általános megoldás, ezeket kell átemelni az adatszolgáltatásba.

Erre egyrészt a jogszabályi változás miatt lesz szükség, másrészt az adóhivatal adatelemzésében is jelentős szerepet kap majd. Fontos lesz azért is, mert 2021-ben az adóhivatal az áfa-bevallások tervezetét kiajánlja majd az adóalanyoknak, és ehhez szintén szükségesek ezek a változások.

Sok vállalkozás állít ki ügyfelei számára elektronikus számlát – ennek előnyeit a koronavírus-járvány első hulláma során is tapasztalhatták már a vállalkozók, és a mostani, második hullám is ezt igazolja.

Fontos tudni, hogy az Áfa tv. előírásai alapján elektronikus számlának minősül minden olyan, az e törvényben előírt adatokat tartalmazó számla, amelyet elektronikus formában bocsátottak ki és fogadtak be.

Az adóhatóság 2020. április 16-án az ezzel kapcsolatos legfontosabb tudnivalókat összefoglaló tájékoztatót jelentetett meg, amely elérhető a honlapjukon:

https://nav.gov.hu/nav/ado/afa/Az_elektronikus_szaml20200416.html

Eszerint „az áfa előírások értelmében a számla kibocsátása ténylegesen a számla számlabefogadó részére történő rendelkezésre bocsátással valósul meg. Ennek következtében elektronikus számlának minősül az eredetileg papír alapon előállított számla is, melyet azonban nem személyesen vagy postai úton bocsátanak a befogadó rendelkezésére, hanem úgy, hogy azt beszkennelve, elektronikusan továbbítják részére. Ezért elektronikusszámlának minősül a kizárólag e-mailben, egyéb elektronikus üzenetben megküldött PDF számla is.

Fontos, hogy a távnyomtatással kibocsátott számlák esetében a bizonylat nem elektronikus, hanem papíralapú számlának minősül. A távnyomtatás elektronikus csatornán keresztüli papíralapú számla kibocsátási megoldás. A távnyomtatás lényege, hogy a vevő számára elektronikus úton olyan dokumentum érkezik, melyet kizárólag nyomtatni tud, vagy akár egyből a nyomtatójára kerül. Ennek technikai megoldása lehet egy csak nyomtatható állomány megküldése, vagy egy olyan link megküldése, melynek megnyitását követően elindul a nyomtatás. Technikailag kivitelezhető olyan megoldás is, hogy a számla kibocsátója távolról eléri a vevőjének a nyomtatóját és azon keresztül kerül kinyomtatásra a számla. A távnyomtatás esetén a számla kibocsátásnál biztosnak kell lennie a kibocsátónak abban, hogy a befogadó oldalán papíralapú számla keletkezik.

Fentiek alapján azonban nem minősül távnyomtatásnak az olyan megoldás, amikor a számlakibocsátó e-mailben megküld egy PDF dokumentumot azzal, hogy a vevő nyomtassa ki és papíralapon őrizze meg azt.”

Fontos tehát különbséget tennünk az elektronikus számla (azaz az e-számla) és az elektronikusan továbbított távnyomtatással kinyomtatott (azaz e-mail számla) között.

A kétféle formáció eltérő kötelezettségeket telepít mind a bizonylat kibocsátójára, mind annak befogadójára.

E-számla megállapodás (írásbeli vagy akár szóbeli, de elég a ráutaló magatartás is, ha a vevő kifizet ilyen számlát) alapján küldhető egy vevőnek. Arról, ha az e-számla befogadását visszautasítja, a vevőnek egyértelműen nyilatkoznia kell. Az e-számla csak hitelesítéssel -elektronikus aláírással - érvényes (PKI rendszer) vagy az EDI rendszerben tárolódik, és csak és kizárólag elektronikus formában érvényes. Ebből következően, a kinyomtatott számla önmagában nem érvényes dokumentuma az adott ügyletnek, az eredeti e-számlát akkor is elektronikusan tárolnia kell a feleknek.

A tárolására olyan megoldás fogadható csak el, amely biztosítja, hogy 8 évig elektronikus formában megőrizhető az e-számla. Az e-számlát tehát nem kötelező egyik félnek sem kinyomtatnia, elektronikusan tárolnia azonban kötelező.

Az e-számla fogadása a vevő számára hátrányokkal járhat. Egyrészt a befogadónál jelentősebb adókockázattal jár, ha a kötelezően elektronikusan tárolt e-számla adatok elvesznek. Ráadásul egyes szolgáltatóknál az e- számla fogadásáért a vevőnek is fizetnie kell.

A befogadónak ugyanúgy elektronikus formában 8 évig meg kell őriznie az e-számlát. Ellenőrzés során az eredeti elektronikus formában kell a bizonylatot átadni az ellenőr számára.

Ezzel szemben az e-mail számlát a kibocsátónak minden esetben egy példányban ki kell nyomtatnia (papíralapú számlának minősül), míg a vevőnek abban az esetben kell kinyomtatnia a bizonylatot, ha az azzal dokumentált beszerzést a vállalkozásában el akarja számolni.

Az e-mail számlára is igaz, hogy a számla kibocsátójának meg kell állapodnia (írásbeli vagy akár szóbeli, de elég a ráutaló magatartás is, ha a vevő kifizet ilyen számlát) a számla befogadójával abban, hogy e-mail útján juttathatja el hozzá a bizonylatot.

A vevőnek a megállapodás szerint ki kell nyomtatnia az e-mailben küldött PDF formátumú számlát és papír alapon a könyvelésbe kell helyeznie. 

Az 1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet bevezette annak lehetőségét, hogy az elektronikus számlák archiválását az adatszolgáltatásba épített és az elektronikus számla adattartalmát védő hash kóddal is lehet teljesíteni.

Az új séma szerinti 3.0 XML is tekinthető majd e-számlának! Ha az adóalany így nyilatkozik az adatszolgáltatásában, akkor az XML képében egyben elektronikus számla kerül beküldésre. Ilyen esetben a számla teljes adattartalmának megadására lesz szükség, nem lesz elegendő az Áfa tv. szerinti kötelező adattartalom. (Feltehetőleg ezt jogszabály-módosítás is követi majd.)

Viszont a nem adóalany magánszemélyek számára kibocsátott számlák esetében is a számlán kötelező a név, cím adatok feltüntetése, de ennek XML-be emelése és jelentése az adatszolgáltatásban - adatvédelmi szempontok miatt - kifejezetten tiltott. Ezért az e körnek kiállított számla XML-je nem minősülhet elektronikus számlának.

 Erre az Online Számla rendszer kétfajta megoldást nyújt:

1. A számlázási folyamatban létrejön egy elektronikus számla dokumentum, melynek hash kódja bekerül az adatszolgáltatásba. Ebben az esetben az adatszolgáltatás és az elektronikus számla elválik egymástól, két külön dokumentumról beszélünk (e-mail számla).

2. Az adatszolgáltatás önmagában lehet hiteles elektronikus számla is (ez esetben nem különül el egymástól a számla és az adatszolgáltatás, így az adattartalma azonos).

Ez utóbbi megoldás nem alkalmazható, ha

• a vevő nem adóalany természetes személy, mivel az adatszolgáltatási rendszer nem tárolhatja a magánszemély vevő adatait, ugyanakkor azok a számla kötelező tartalmi elemei;

• a számla, számlával egy tekintet alá eső okirat XML állományának mérete a kiállítást követően a 10 Mb-ot meghaladja, ezért a kiállított számlához képest összevont tételsorokat tartalmaz az adatszolgáltatás;

• a számlával egy tekintet alá eső okirat olyan számla adat tartalmát módosítja vagy érvényteleníti, amelyről az adatszolgáltatás nem elektronikus számlának minősülő adatszolgáltatás szerint történt.

Az a vállalkozás, amely adóalanyoknak és magánszemélyeknek egyaránt értékesít, fenti korlátozások mellett is áttérhet teljes egészében az elektronikus számlázásra.

Megoldás lehet például az, hogy magánszemélyeknek PDF formátumban állítja elő a cég az elektronikus számlát, melynek a hash kódját megküldi az adatszolgáltatási rendszerbe.

Bármilyen – az adatszolgáltatás jogszerű teljesítését biztosító – megoldás mellett is dönt a vállalkozó, szem előtt kell tartania azt is, hogy az elektronikus számlák megőrzéséről neki kell gondoskodnia!

Ez attól függetlenül így van, hogy az elektronikus számlának minősülő adatszolgáltatást esetében a számla XML-ek megtalálhatóak az adóhivatal rendszerében, mivel az adóhivatal nem vállalja át az archiválási rendelet szerinti megőrzést.

Lényeges, hogy az Áfa törvény alapján az elektronikus számlázáshoz a vevőnek hozzá kell járulnia. A hozzájárulás lehet írásban, szóban, ráutaló maga - tartással is, de ez mindenképpen az Online Számla rendszeren kívüli hozzájárulást jelent.

Az adatszolgáltatást eddig is több vállalkozás használta arra is, hogy a befogadott számlák adatainak könyvviteli rögzítését is felgyorsítsa. Az adatszolgáltatási rendszerben a számlaadatok ugyanis standard adatstruktúrában megtalálhatóak így, ha azokat egy könyvelési rendszer képes beemelni, akkor nem szükséges a számlaadatokat kézzel rögzíteni.

Ezzel kapcsolatban eddig problémát jelentett, hogy a számlán megjelenő, a számla feldolgozást segítő adatok (ilyen például a megrendelésszám, a szállítólevél száma) nem standard módon jelent meg (vagy adott esetben meg sem jelent) az adatszolgáltatásokban.

Ezért az Online Számla rendszer új verziójában már szerepeltethetőek a számlák feldolgozását támogató adatok, de ezek kitöltése nem kötelező, csak választható lehetőség.

Arról, hogy az adóhatóság minden vonatkozásban komolyan veszi az informatikai fejlesztést, az a 2020. szeptember 30-án közzétett tájékoztató is tanúskodik, melyben az internetes böngészők frissítésére figyelmeztetik ügyfeleiket.

Eszerint 2020. október 6-ától a NAV szolgáltatásai az alábbi verziószámú böngészőkkel érhetők el:

• Desktop és mobile IE version 11

• Microsoft Edge

• Mozilla Firefox 27 és újabb

• Google Chrome 38 és újabb

• Android 5.0 (Lollipop) és újabb

• Mobile Safari versions 5 és újabb iOS 5 és újabbhoz

• Desktop Safari versions 7 és újabb OS X 10.9 (Mavericks) és újabbhoz

Az elavult böngészőverziók tiltásának informatikai biztonsági oka van.

A számlák jellemző tartalmi hibáival és azok javításának lehetőségeivel következő cikkemben lesz szó.