Amit mindig is tudni szerettél volna a leltározásról…(1. rész)

KI, HOGYAN ÉS HÁNYSZOR…

A számviteli törvény (Szt.) előírásai szerint a gazdálkodóknak a könyvek üzleti év végi zárásához, a beszámoló elkészítéséhez, a mérleg tételeinek alátámasztásához olyan leltárt kell összeállítaniuk és e törvény előírásai szerint megőrizni, amely tételesen, ellenőrizhető módon tartalmazza a mérleg fordulónapján meglévő eszközeiket és forrásaikat, mennyiségben és értékben.

A leltározás célja a mérleg valódiságának biztosítása, a könyvelés, a nyilvántartások ellenőrzése, (a csökkent értékű készletek, a használaton kívüli eszközök feltárása), a gazdálkodó tulajdonának védelme és az anyagi felelősök elszámoltatása érdekében a bizonylati fegyelem megszilárdítása. Ez a rész egészen biztosan visszaköszön a tankönyvekből is. 

A törvény szándékosan nem a „vállalkozó” kifejezést használta, mivel a leltározással nem csak a vállalkozásoknak kell minden évben elbíbelődniük, megküzdenek ezzel rendesen a nonprofit, és a költségvetési szférában is. Igaz, számukra a számviteli törvényen kívül kormányrendelet is előír – az ágazat jellegéből adódóan speciális – szabályokat, de a „főnök” e kérdésben számukra is az Szt. 

A továbbiakban azonban a vállalkozók – ideértve az adóköteles gazdasági tevékenységet folytató szervezeteket is - problémáira helyezem a hangsúlyt, mert adójogi kérdéseket is boncolgatunk majd.

A leltárkészítési kötelezettség teljesítése azt is jelenti, hogy a főkönyvi könyvelésnek és az analitikus nyilvántartásoknak a mérleg fordulónapján érvényes adatait egyeztetjük. Fontos, hogy ez a feladat a személyi jövedelemadó törvény hatálya alá tartozó egyéni vállalkozókat is érinti, bár nekik – elvileg- a világon semmi közük nincs a számviteli törvényhez. Elvileg, mert az Szja-tv. számukra irányadó, a szükséges nyilvántartások körét és vezetésük szabályait rögzítő 5. számú melléklete itt-ott hivatkozik az Szt.-re, de erről még később lesz szó. A lényeg az, hogy nekik is kell az év végén leltározniuk.

Legalább egyszer, az üzleti év utolsó napjával – ez néhány speciális kivételtől eltekintve jellemzően december 31. napja – tehát leltároz az egyéni vállalkozó, a kft., a bt., de az egyesület és a helyi önkormányzat is.

A számviteli törvény csak az év végi leltárt várja el, de egyrészt adódhatnak olyan helyzetek, amikor az Szt. szerint is szükség van az év közben felvett leltárra (például társaságok átalakulása, egyesülése, szétválása, stb. miatt), és nem tilos, sőt sokszor célszerű szorgalmasnak lenni, és év közben is leltározni – mondjuk jelentősebb árukészlettel dolgozó cégeknél életmentő lehet a negyedévenként megejtett leltározás.

Az Szt. hatálya alá tartozó vállalkozásoknak a számviteli politikájuk részeként, az eszközök és a források leltárkészítési és leltározási szabályzatát is el kell készíteniük.

Efféle feladatot az Szja-tv. nem ír elő az egyéni vállalkozók számára – a már említett mellékletben kurtán rendelkezik a leltározás, és még kurtábban a selejtezés szabályairól -, de a kereskedelmi tevékenységet folytató, gyakran változó és nagy mennyiségű árukészlettel dolgozó egyéni vállalkozók esetében is célszerű ennek gyakorlatát leírni – mondjuk a leltározást végző alkalmazottak okulására, és későbbi problémák megelőzése érdekében.

A szakirodalom a leltározás kapcsán egyébként hivatkozni szokott a gazdálkodó, illetve a vállalkozó Szt. szerinti fogalmára is, mint arra a körre, amely nem úszhatja meg e felemelő feladatot. Ettől én inkább eltekintenék, akinek kétségei vannak arról, hogy ő vállalkozó-e vagy sem – számviteli szempontból -, az ellenőrizheti a dolgot az Szt. 3.§. (1) bekezdése 1. és 2. pontjában.

Ahogyan arra fentebb utaltam, a leltározás elvégezhető

•év közben,

•folyamatosan, vagy

•december 31-i fordulónappal.

Mind a folyamatos, mind a fordulónapi leltározást az ugyancsak elkészítendő, leltározási ütemtervben meghatározott időtartamon belül kell végrehajtani.

Évközi leltározásra van szükség például a már említett átalakulások kapcsán, de akkor is, ha a készletekért felelős személy (mondjuk a leltáros, de a házipénztár esetében ekként minősül a pénztáros is) kilép, és más veszi át a feladatait. Ilyenkor átadás-átvételi leltárt vesz fel a vállalkozás azzal a fordulónappal, amikor a változás bekövetkezik.

A folyamatos leltározás azt jelenti, hogy az eszközöket, forrásokat nem csak a beszámoló fordulónapján, hanem a leltározási szabályzatban meghatározott időszakokban – havonta, negyedévente, félévente- leltározza a cég.

A fordulónapi leltározás pedig az, amit mindenki ismer, mert kötelező. A fordulónapra (december 31-re) vonatkozóan, a vállalkozás egész területén vagy területileg különálló, elhatárolt egységeiben előre meghatározott napon kell elvégezni.

Ez – természetesen – nem azt jelenti, hogy december 31-én, az óév vidám búcsúztatása helyett, a vállalkozás érintett dolgozói, mint a hangyák szorgoskodnak a raktárban, az irodában és megszámolnak mindent, ami mozdítható (és azt is, ami nem), hanem azt, hogy az adatoknak a december 31.-i állapotot kell tükrözniük. Akkor is, ha a leltárt- mondjuk – január 10-én veszik fel.

Ha a vállalkozás nem zár be – szó szerint – december 31-től kezdve a leltározás időszakára, hanem folyamatosan működik, akkor a december 31-i készlet megállapítása jelent némi kihívást (főleg kereskedőknél).

Arról, hogy e problémára- és sok más, a leltározáshoz kapcsolódó kérdésre- mi a gyakorlatban alkalmazható megoldás, mit is kell beleírni a leltározási szabályzatba, kinek, és mi mindent kell aláírnia ilyenkor, és egyáltalán, miként kell elvégezni a leltározást, mit tegyünk, ha hiányzik egy eszköz, vagy éppen árutöbbletet találunk a raktárban, cikkem folytatásában lesz szó.