A „feledékeny hentes„ esete a NAV-val

Az érintett vállalkozók többé-kevésbé belerázódtak már az EKAER-rendszer alkalmazásába. Lehet, hogy éppen ez a rutin okoz bajt, és a cég téved, elmulasztja a szükséges bejelentést.


A Rejtő-rajongók biztosan emlékeznek a címben hivatkozott úrra, aki azért került be az idegen légióba, mert biztosítási csalást akart elkövetni, és felgyújtotta a házát. Sajnos előtte elfelejtett szólni a feleségének.

A NAV-val összetűzésbe kerülő vállalkozók közt bizonyára akad hentes is, de az alábbiakban egy általánosabb tanulságokkal bíró esetet osztanék meg önökkel.

A Té és Tova Szállítmányozási és Nagykereskedelmi Kft bajban van: egyik fuvarjukra nem kértek EKAER-számot (adminisztrációs hiba miatt).
Nem ügyeskedni akartak, a szállítmány sem „titkos”, csak az EKAER-szám valahogy elfelejtődött.
Az árut már el is adták (szerencsére, mert romlandó termékről van szó), és csak később – több mint két hét elteltével - fedezték fel a papírmunka hiányosságait.
Egyebekben az EKAER-nyilvántartásukat is pontosan, naprakészen vezetik: ennek fontosságáról már e fórumon is volt írtunk néhányszor, legutóbb például az „A NAV már az ágyunkban van - Mi mindent nem ellenőriz az adóhatóság!” címmel, de a kérdésre röviden most is visszatérünk.

A bemutatott esetben gondot okoz, hogy az EKAER-rendszert érintő jogszabályok egyike sem teszi lehetővé azt, hogy a cég az ezzel kapcsolatos bejelentését úgy pótolja, mint mondjuk egy „elfelejtettük, de még a felszólítás előtt észrevettük” típusú áfa-bevallást.
Ugyanis az EKAER életre hívásának alapvető oka és lényege az, hogy a hatóság azt a szállítmányok és áruk mozgásának valós idejű nyomon követésére használja, elsősorban azért, hogy szükség esetén késedelem nélkül beavatkozhasson, megakadályozhasson egy jogsértő cselekményt.
Ezért az EKAER-köteles áru magyar adóterületen belüli mozgását egy mindenkor valós adattartalommal bíró EKAER-bejelentésnek kell kísérnie.
Nyilvánvaló, hogy egy utólagos bejelentés nem felelhet meg e kritériumoknak, hiszen ilyenkor az adatok pontossága ellenére is egy már lezajlott ügyletről beszélünk, és ez kizárja az adott szállítmány valós idejű megfigyelését.

„Alapesetben” az EKAER-szám nélkül közlekedő szállítmányokat általában az útdíj ellenőrző kapun történő áthaladást követően megállítják EKAER-ellenőrzésre, azaz elvileg már útközben (azaz nem másnap, de főleg nem bő két hét elteltével) kiderül, hogy a vállalkozás elmulasztotta a szükséges bejelentést.
A példaként hozott esetben erre az azonnali „lebukásra”nem került sor. Viszont az adóhatóság a vállalkozó bejelentéseit – így azok hiányát is – az Art. szerinti elévülési időn belül bármikor ellenőrizheti.
Mit tehet most a Té és Tova Kft?
Meg kell teremtenie annak lehetőségét, hogy egy utólagos ellenőrzés során az adóhatóság előtt igazolni tudja, az adott ügyben jóhiszeműen és jogkövetően szándékozott eljárni, de az EKAER-bejelentést adminisztrációs hiba következményeként nem tette meg.
Ennek érdekében indokolt egy, az eset körülményeit leíró jegyzőkönyvet felvenniük, és pótolniuk az eredeti határidőben elmulasztott bejelentést. (Persze a bejelentés utólagos volta okán a feladás, vagy az érkezés dátuma már nem adható meg helyesen).
Sajnos mindezek nem teszik semmissé az eredeti hibát, azt, hogy az érintett szállítmánnyal kapcsolatban – a jogszabály által elvárt - valós idejű bejelentés nem történt meg.
Viszont, ha a cégnél e kérdést érintő ellenőrzésre kerül sor, a hatóság mérlegeli a bírság mértékének meghatározásakor, hogy a vállalkozás a lehetséges intézkedéseket megtette annak érdekében, hogy mulasztását pótolva a szállítmány jogi helyzetét rendezze.
(Egyébként a bírság mértéke az EKAER-köteles, de hibásan, vagy nem bejelentett áru értékének maximum 40 százalékáig terjedhet.)
Az is előfordulhat, hogy a bejelentés megtörténik, de – akár a vállalkozás önhibáján kívül is – nem megfelelő adatokra építve, azaz a szállítmány Magyarországra történő megérkezését követően derül ki, hogy az áru adatai nem egyeznek a bejelentésben közölt információkkal (például mennyiségi vagy összetételbeli eltérések, a jármű rendszáma más, mondjuk egy szállítás közben meghibásodott és cserélt kamion esetében).
Ilyen helyzetekben célszerű a bejelentést még az úgynevezett „lezárás” (áru megérkezési idejének megadása) előtt módosítani a helyes adatokra.
Bár ilyenkor is vonhat maga után szankciókat a bejelentés, de természetesen az ügy kimenetelét jelentősen befolyásolja az ügyfél jogkövető magatartása – jelen esetben az, hogy mindent megtett annak érdekében, hogyha utólagosan is korrigálva azokat, de a hatóság rendelkezésére álljanak az ügylet valós adatai.
Miután már többször is szó esett róla, nézzük meg, mit is takar az EKAER-nyilvántartás címszó!

Lényeges, hogy nincs olyan jogszabály, amely konkrétan előírná a szóban forgó nyilvántartás vezetését és annak tartalmát!
Így csak a sorok közt olvasva következtethetünk mindezekre – és lényegében az adóhatóság is ennek alapján kéri e dokumentum bemutatását!

Maga az Elektronikus Közúti Áruforgalom Ellenőrző Rendszer működéséről szóló
5/2015. (II. 27.) NGM rendelet nem fogalmaz meg ilyesfajta elvárást, és az e rendelet megalkotására felhatalmazást adó – és egyebekben az adózással kapcsolatos eljárási szabályokat rögzítő – Art. sem említ „név szerint” EKAER-nyilvántartást!
Viszont a szóban forgó NGM rendelet (7.§.) felsorolja azokat az adatokat, amelyeket az adóhatóság nyilvántartásba vesz az EKAER-bejelentésekkel összefüggésben (például a fel- és kirakodás címe, az áru általános, kereskedelmi megnevezése és vámtarifaszáma, stb.).
Az ellenőrzések során ezek valóságtartalmát fogja ellenőrizni, így az ügyfélnél is ezeket kell tartalmaznia a nyilvántartásnak, természetesen az adatokat igazoló dokumentumokkal együtt.

Továbbá az Art. szerint a nyilvántartásokat úgy kell vezetni, hogy azok az adókötelezettségek teljesítése ellenőrzésére alkalmasak legyenek (77.§. (1)-(2) bekezdései), azaz
- a bennük foglalt feljegyzések az Art., illetve a számvitel bizonylati rendjére vonatkozó és egyéb jogszabályokban előírt bizonylatokon alapuljanak,
- adónként és költségvetési támogatásonként folyamatosan, kihagyás nélkül tartalmazzák az adót, illetve költségvetési támogatást meghatározó adatokat és azok bizonylati hivatkozásait,
- azokból kitűnjék az adott időszakra vonatkozó bevallott adó, illetve támogatás alapja,
- az adó megfizetésének, a költségvetési támogatás igénybevételének, valamint az alapul szolgáló bizonylatoknak az ellenőrzését lehetővé tegyék.
Az EKAER esetében ez azt jelenti, hogy az adóhatósági ellenőrzések során – akár évekkel az adott szállítmány érkezését, távozását követően is -, igazolnia kell a vállalkozónak, hogy minden adózással kapcsolatos elvárásnak szabályosan eleget tett.

Bár a jogszabályokban – kifejezetten nevesítve – nem szerepel az EKAER-nyilvántartás kötelezettsége, a NAV előtt évek múltán is bármelyik fuvarról a cégnek bizonyítania kell, hogy minden, az adóhatóságra tartozó kérdésben szabályosan járt el.

E bizonyításnak alapja a bejelentett adatok valódiságát alátámasztó iratok megléte és az előírásoknak, a célnak megfelelő összegzése, azaz egy nyilvántartás.

Ebben utólag is visszakövethetően kell rögzíteni az EKAER-számokat a hozzájuk tartozó teljes dokumentációval együtt.

Nagyon fontos, hogy e tekintetben a vállalkozások kénytelenek a saját papírjaikra támaszkodni, mivel az EKAER-számok igénylését szolgáló program felülete nem alkalmas arra, hogy a már lejárt azonosítószámokat később (akárcsak néhány hét, vagy hónap elteltével) visszakeressük.

Ezzel szemben ellenőrzéskor, az adóhatóság viszont az adó-megállapítási jog elévüléséig – azaz a tárgyév után még 5 évig – az erre vonatkozó iratokat is követelheti a vállalkozástól.
A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy ha mondjuk, 2018 májusában érkezik áru a cég számára Olaszországból, akkor akár 2023-ban is felszólíthatják annak igazolására, hogy kért EKAER-számot ehhez a szállítmányhoz.

Az EKAER-számokat tehát meg kell őriznie az érintett vállalkozásoknak úgy, hogy azokat hozzá kell rendelniük az adott fuvarhoz is, ráadásul úgy, hogy pontosan azonosítható legyen a számhoz tartozó rakomány, jármű és útvonal is.
Célszerűen a nyilvántartás legalább az alábbi adatokat tartalmazza:
- az EKAER-számot kinyomtatva: az igénylés után ki kell nyomtatni a webes felületen megjelenő képet és csatolni azt a szállítmány további dokumentumaihoz. Ezek:
= a termékről szóló számla másolata,
= a fuvarról szóló számla másolata,
= a fuvarlevelet (rávezetve az EKAER-számot),
Mindezekből célszerű egy összegzést is készíteni (a legjobb megoldás erre szerintem a táblázatos forma), amelyben a cég nyilvántartja a kért számokat, az igénylés dátumát, a felrakási és lerakási címet, a rendszámot, a rakomány súlyát és szükség esetén értékét, azaz tulajdonképpen azokat az adatokat, melyekre az EKAER-szám igényléséhez is szüksége volt.